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Supportare i team virtuali? Non è un gioco.

Quando pensiamo ad intranet non dobbiamo immaginare uno spazio monolitico con certe funzionalità definite e un tipo predeterminato di utilizzo: dobbiamo invece pensare ad uno spazio polifunzionale, che supporta diversi attori durante la giornata; attori che, in momenti diversi possono avere ruoli e bisogni differenti.

Quanti sono questi attori e quali sono questi ruoli? Proviamo a definire questo elenco: una intranet aggrega in un insieme applicazioni e tool che supportano:

  • me come dipendente (es: servizi online)
  • i team interfunzionali (es: gruppi di lavoro virtuali)
  • i settori/dipartimenti (es: canali di settore)
  • le community (es: forum tematici)
  • le reti informali (es: social network)
  • i processi (es: form online)
  • l’azienda come sistema di conoscenze (es: wikipedia interna)

Si potrebbero, come ovvio, aggiungere altri esempi per ogni tipo di utilizzo, e va anche detto che, alla fine, ognuno di questi utilizzi supporta il singolo dipendente. Aggiungiamo il fatto che a volte alcune applicazioni stanno a cavallo di queste distinzioni, ma credo lo stesso sia davvero importante distinguere preliminarmente, e a livello astratto, questi possibili utilizzi, perché determinano le funzionalità che vanno pensate, progettate e poi realizzate sulla intranet.

La intranet è grande, e c’è posto per tutti,  ma è importante non confondere le mele con le pere anche per essere in grado di misurare successi e insuccessi. In particolare mi ha sempre affascinato e spaventato allo stesso temo il tema dei team interfunzionali.

Questo tema infatti è una reale sfida per il progettista ed un banco di prova tra i più seri per il progetto intranet: i team interfunzionali devono infatti arrivare a dei risultati, hanno in genere bisogni precisi, hanno una storia di collaborazione alle spalle che le nuove tecnologie tenderanno in parte a ridefinire, usano tecnologie che entrano direttamente nel flusso di lavoro.

Insomma, con le tecnologie a supporto dei team non si scherza, e la progettazione sconta sempre il dilemma se assecondare le vecchie abitudini – disfunzionali – o inaugurare nuove modalità che rischiano di  non essere adottate. Il dilemma permanente – diasporico e contraddittorio – del progettista.

In generale, direi che le tecnologie a supporto dei team virtuali si dividono i tre categorie:

– Tecnologie di comunicazione (mail, telefono, Instant messaging, videoconferenza, micro-blogging, voice over IP, ecc.)
– Tecnologie di condivisione (news, blog, document sharing, wiki, forum, ecc.)
– Tecnologie di cordinamento (calendari, project management, ecc.)

Come usarle e in quel mix presentare ai team è – appunto – tema della progettazione di questi ambienti.

A questo riguardo vi segnalo una bella ricerca sui team virtuali condotta recentemente su più di 400 aziende europee (ecco il pdf da scaricare – 879 kb)  che racconta le difficoltà e le caratteristiche della collaborazione a distanza tra i team aziendali.

Tra tutti i dati vale la pena riportare il grafico sulle tecnologie utilizzate:

grafico tecnologie usate a supproto dei team virtuali

Mi sembra che emerga come le tecnologie di comunicazione siano ancora, tra le tre, le più utilizzate. Un altro dei risultati che emergono dalla ricerca riguarda il management di queste iniziative: perché abbiano successo è infatti molto importante sia una gestione attenta e meticolosa da parte dei capi progetto sia un insieme di regole rigorose da rispettare (ad es: devi rispondere entro 48 ore e cose così) proprio perché i membri del team non hanno a disposizione molti elementi per “correggere il tiro” fisicamente se qualcosa va storto o un membro del team non dà segni di se per giorni e giorni.

Insomma, un tema affascinante, che va ben oltre le tecnologie a supporto.

Un commento

  1. Davide Tarasconi ha detto:

    “perché abbiano successo è infatti molto importante sia una gestione attenta e meticolosa da parte dei capi progetto sia un insieme di regole rigorose da rispettare”

    Vero, molto spesso dovrebbe essere il manuale della qualità stesso a dettare queste regole, solo che mi pare di aver capito che sull’argomento “comunicazione” le direttive siano definite in maniera abbastanza “fumosa” da troppe aziende.

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Grazie mille per la pazienza. E' l'Europa che ce lo chiede