Home » Archivi per settembre 2010

Set
30

Diffondere il verbo della intranet con i video-tutorial

Come sanno bene gli intranet manager una tra le attività imprescindibili, quando si lancia una intranet, è quella di aiutare gli utenti a esplorarne le funzionalità, e supportare il loro utilizzo delle varie parti dell’ambiente. In questa opera di divulgazione e supporto i video-tutorial svolgono un ruolo importante, perché aiutano a mostrare concretamente  come funziona l’ambiente.

A questo proposito voglio segnalarvi il video-tutorial creato per la nuova intranet di Hudson, una società di recruiting multinazionale (2.000 persone).

Il video è realizzato con Camtasia e credo sia davvero fatto bene (va beh, il razzo spaziale potevano evitarselo). Qui trovate il post che ne parla.

Set
30

La fine del portal-style e i nuovi standard per l’intranet-design

Recentemente ho avuto accesso, per una consulenza, alla intranet di una grande istituzione pubblica italiana (di quelle veramente grandi). Appena si è aperta la pagina ho esclamato: beh, fa molto 1998. Mi hanno confermato che è stata fatta nel 1998. Non lo dico per fare il fico, ma perché questa è la prova che, ci piaccia o no, esistono delle epoche per il design e ogni epoca produce degli standard a cui, consapevolmente o no, anche le intranet aderiscono.

La intranet che ho visto è ovviamente molto indietro: oggi la media dei progetti intranet aderisce, grossomodo, alla logica del “portal-style“, che ha dominato il design per parecchi anni. Naturalmente il “portal-style” è sempre stato una scappatoia piuttosto che una soluzione: assolveva i designer dal gravoso compito di inventare soluzioni efficaci e originali ripiegando su uno standard consolidato ma sempre più deludente.

Quando parlo di stile “a portale” mi riferisco ad una situazione di questo tipo:

Schema di una intranet fatta a portale

Schema di una intranet fatta a portale

Gli elementi di questa impostazione sono noti e riconoscibili

  • schema a tre colonne, di cui una centrale e due laterali più strette;
  • navigazione principale a sinistra;
  • presenza massiccia di banner;
  • nel caso delle intranet, parte centrale dominata da uno streaming di news;

Questo scheletro si porta dietro, naturalmente, altre caratteristiche, come la focalizzazione sulle news, una governance top-down e un’architettura informativa molto estesa che sfocia ben presto nel guazzabuglio.

Anche se, con poche variazioni, questo schema è ancora molto presente, nelle intranet stanno nascendo nuovi standard e nuove tendenze, che recepiscono come ovvio le tendenze più generali della Rete e vengono incontro nel contempo alle nuove esigenze che questi spazi sono chiamati a supportare.

In generale possiamo identificare queste nuove tendenze di design attorno ad alcuni nuclei precisi

  • fine delle tre colonne asimmetriche ed emergere di schemi a due colonne (modello blog) o a tre colonne simmetriche;
  • Navigazione di primo livello più stretta (con meno voci);
  • Navigazione principale orizzontale e non verticale;
  • uso più intenso e funzionalizzato delle immagini;
  • home usata come streaming dei contenuti degli utenti;
  • maggiore gerarchia visuale tra le diverse parti della home;
  • modello a “portlet”, in certi casi personalizzabili dall’utente.

Ho provato a disegnare una bozza di questi cambiamenti nei seguenti schemi:

Schema in intranet a due colonne principali - Modello blog

Schema in intranet a due colonne principali - Modello blog

Schema in intranet a tre colonne simmetriche - Modello social network

Schema in intranet a tre colonne simmetriche - Modello social network

Schema in intranet a portlet

Schema in intranet a portlet

Queste tendenze mi sembrano confermate anche in letteratura: ad esempio StepTwo ha pubblicato un articolo sulle nuove tendenze nel design delle intranet “attrattive”, con alcuni screenshot abbastanza significativi:

L’ultimo esempio è forse il più simile al “portal-style”, ma notate comunque una gerarchia visuale più precisa e la navigazione in alto.

Ancora, Bille Ives ha pubblicato l’ipotesi di redesign della intranet di Bozz Allen, che segue anch’essa un approccio nuovo, molto orientato ai contenuti generati dai dipendenti.

Anche Intranet connection ha pubblicato un post sulle nuove tendenze del design che cerca di esplorare strade nuove (anche se, a dire il vero, gli esempi proposti non mi sembrano particolarmente significativi).

infine, sul tema del design vi segnalo questo post di Toby Ward, che ribadisce come lo scrolling sia in genere malvisto dai dipendenti sulle home page delle intranet.

Insomma, c’è molto lavoro da fare e le vecchie soluzioni ci aiuteranno sempre meno di fronte ai nuovi problemi.

Set
29

Il microblogging interno a lezione dalle donne

E’ molto carina l’immagine che utilizza Oscar Berg per descrivere il cambiamento che i sistemi di microblogging portano in azienda, ed è un’immagine che tutti conosciamo: quando siamo in macchina e abbiamo perso la strada gli uomini si affannano sulle cartine e i navigatori mentre le donne cercano qualcuno a chi chiedere. Vero? Non dite di no, ormai è diventato un luogo comune.

Beh, in fondo è la stessa differenza che passa tra cercare affannosamente le informazioni in un sistema documentale e avere a disposizione una rete di colleghi a  cui chiedere.

L’articolo esplora insomma una questione già dibattuta (ne ho parlato qui), ma l’affornta da un’angolazione originale.

Q&A applications, micro-blogging platforms and applications like Aardvark all help to overcome the barriers mentioned above. If the vision of the real-time enterprise is to become true, we must adopt these kinds of tools and evolve them further. But, men also need to learn from women to understand when it’s time to stop fiddling with the GPS and instead ask someone for directions.

Set
29

Tempi duri per le news in intranet

E’ evidente a tutti che la lenta metamorfosi degli spazi intranet, che li sta portando lentamente verso un modello collaborativo guidato dagli utenti, coinvolge e trasforma molti aspetti collaterali a questi progetti, fino a ridisegnare il ruolo stesso della comunicazione interna e dei suoi strumenti tradizionali.

Ho provato a rappresentare l’insieme dei cambiamenti che sta travolgendo questi spazi in questa tabella (forse un po’ grossolana)

Schema: le tre fasi storiche della intranet

In questo insieme di cambiamenti ne fa le spese uno degli oggetti tipici delle intranet, almeno fino a qualche tempo fa, ovvero le news che raccontano le novità dall’azienda. Naturalmente le news non sono scomparse ancora dalle intranet, ma stanno soffrendo una sorta di crisi di identità che le costringe a misurarsi in continuazione con domande circa la loro utilità, il loro statuto, il loro ruolo effettivo nella nuova comunicazione interna.

Un tempo architrave dell’impianto editoriale di questi progetti, stanno poco alla volta cedendo il passo per mettersi al servizio del nuovo panorama fatti di discussioni,  servizi, applicazioni, spazi di collaborazione e così via. Questo cambiamento è testimoniato ad esempio da questo articolo che spiega la ragione segreta per cui le news non vengono lette dai dipendenti.

Io sono abituato ad evitare in questo campo contrapposizioni molto nette: credo che le news sopravviveranno per molto tempo nel modo in cui le conosciamo ma che semplicemente saranno poco alla volta affiancate da altre modalità di comunicazione (una di queste sono le notifiche, ovvero gli avvisi all’utente, un’altra sono i blog interni di progetto o specialistici e così via). Tuttavia ci sarà sempre bisogno di una parte della intranet che racconti in modo più o meno ufficiale le novità dall’azienda: semplicemente questa parte non sarà più il baricentro delle attività.

Anzi, per venire incontro a coloro che ancora si affannano sulla scrittura di news vi segnalo questa check list per misurare l’efficacia delle vostre news in intranet.

Buona lettura.

Set
28

Sharepoint 2010, il solito flop?

Leggendo questa recensione “sul campo” di Sharepoint 2010, che prova a misurarne le funzionalità rispetto al famoso modello SLATES proposto nel 2006 da A. McAfee mi viene in mente l’immagine della professoressa che corregge il compito dell’allievo e gli dice: “ma insomma, fai sempre gli stessi errori! Te l’ho detto mille volte che ‘un’episodio’ si scrive senza apostrofo” e insomma, un’immagine di questo tipo.

L’articolo merita una lettura perché spiega bene le novità “social” introdotte, ma l’impressisone di fondo è che SP 2010 resti forte nei campi in cui è sempre stato forte (document management, ricerca, integrazione con documenti Office, team site) e resti carente nelle funzionalità su cui è sempre stato carente: RSS, autorship, tagging e discussioni (in ogni caso devo aggiungere, per correttezza, che non ho mai provato personalmente SP 2010).

Vi riporto il testo del commento di una lettrice all’articolo, che credo racconti bene la situazione:

As a quick-and-dirty evaluation, I think this is a decent summary; however, much of SharePoint’s social features fall apart when you take more than a cursory look.

For example, yes, you can rate documents, but locating and using the interface for rating documents is extremely difficult. Unlike most other metadata, which can be added through a panel from within Office or by viewing the document properties, the tags can only be added when viewing documents in the original document library. Most people will be accessing documents from search or query webparts, so will never see the rating option. I’d give this a 2 (e.g., fail, but points for trying).

Moreover, having the ability to rate documents in no way fulfills the Extensions criteria, and an SMS option doesn’t cut it for Signals. What’s really useful is an activity stream that pushes relevant content to you, with a variety of smart ways of determining what’s relevant. Again, the SP2010 Activity Feed is there, but on closer examination it falls short—the activity it captures is not actually what’s most useful, such as discussions relevant to your interests.

Last but not least, it fails on the Authorship front. They did nothing to improve the usability of discussion threads—they have the same unusable interface as in 2007. They added the concept of status updates and Noteboards (like the Facebook wall), but neither of these are threaded—you can’t reply to or comment on status updates or wall posts, which instead rely on email notifications (or SMS). So, yes, it’s easy to create static content, add documents (the drop off library concept is particularly exciting), but in terms of adding the contextual commentary that makes social tools so powerful, it is just not there.

The document management and search features look fantastic in SharePoint 2010, but on the social front, I recommend looking elsewhere.

Update: su questo tema vi segnalo un articolo molto lungo e dettagliato che racconta il processo di migrazione di una intranet su Sharepoint.

Managing complex change

Set
27

Qualche intranet-segnalazione

Eccovi qualche segnalazione dal mondo della blogosfera sui temi a me cari (si vede che ho fatto un po’ di pulizia nel mio aggregatore eh?)

Mark Morrell parla dei meccanismi di governance per ottenere contenuti di qualità sulla intranet BT. Molto interessante il sistema che hanno messo in piedi: ogni pagina viene automaticamente contrassegnata con un colore diverso (verde, ambra, rosso) a seconda del ciclo di vita dell’informazione: per 12 mesi resta nella fase “verde” dopodiché, se non ci sono interventi di aggiornamento o riattivazione, entra nella fase “ambra” con un warning al redattore. Se per 60 giorni non viene fatto nulla l’informazione entra nella fase “rossa”. Se nessuno interviene per 30 giorni l’informazione viene cancellata automaticamente dalla intranet. Amen.

James Robertson se la prende con quelli che esordiscono con affermazioni ingenue tipo: “perché la nostra intranet non può avere un’interfaccia come Google, con solo il motore di ricerca”? Insomma, nelle intranet basta la ricerca?

Disegno intranet simil google

Per Robertson questo approccio funzionerebbe solo per situazioni nelle quali si sa esattamente che cosa cercare, mentre nelle situazioni ambigue poter navigare nella intranet rappresenta ancora un fattore determinate per trovare le informazioni. Ovviamente una cosa non esclude l’altra.

Simon Goh, da Singapore, propone un approccio alla creazione di community interne basato sugli hashtag. L’idea è affascinante e la rappresentazione grafica della sua ipotesi è molto potente:

Non so se davvero si possono creare community in senso stretto in questo modo, ma è certo che è un sistema che permetterebbe una maggiore serendipity nella ricerca delle informazioni.

Towerswatson ha pubblicato un pdf (che non ho ancora letto e a dire il vero non so se lo leggerò) sul ROI della comunicazione interna. Se siete a caccia di qualche suggestione per convincere il vostro capo vi conviene dare un’occhiata.

Teale Shapcott ha  pubblicato un post che riassume i benefici di un buon content inventory per la intranet.

Eight benefits of content inventories for IntranetsChe dire? Non possiamo che essere d’accordo con lei.

StepTwo pubbica il caso dello social staff directory di Ideo, che rispecchia la metamorfosi dei cercapersone di vecchia generazione verso un modello legato ai profili personali sui quali innestare relazioni.

Infine, ecco la ricetta dei fagioli all’uccelletto: non c’entra niente ma non volevo privarvi la condivisione dei i miei patetici tentativi di cucinare qualcosa di decente la sera.

Set
27

Community di progetto, di pratica, di interesse

Creare community di dipendenti dentro un’organizzazione, come tutti sanno, è una fatica nera. Si tratta di trovare il modo di aggregare persone, saperi, problemi condivisi, progetti, bisogni, interessi e cose del genere, all’insegna di un modo nuovo di lavorare assieme. Ma le persone non sono burattini, hanno in genere un sacco di problemi operativi e poco tempo, oltre che abitudini ormai sedimentate.

Sono tutte cose che sappiamo, ma per affrontarle correttamente è importante che cominciamo a distinguere, all’interno di questo campo di attività, tra le diverse applicazioni dello stesso concetto: una comunità dedicata ad un progetto aziendale o ad un evento è diversa da un’aggregazione basata su un bisogno o un insieme di problemi comuni, e si distingue da un gruppo dedicato ad una pratica condivisa. E tutte si differenziano in modo netto dai social network, come ho già scritto.

Nel mio ultimo libro ho distinto, all’interno del campo delle community, tra 4 tipi di aggregati:

  • community di progetto, ovvero gruppi di persone che si formano per portare avanti un’attività interna;
  • comunità di Pratica online, ovvero gruppi di persone che condividono una pratica comune;
  • community trasversali di saperi, che si autodelimitano sulla base di problemi condivisi;
  • community “ludiche”, legate interessi extra-lavorativi.

Ok, vi rimando al libro (che uscirà tra un paio di settimane) per ulteriori approfondimenti; oggi invece voglio segnalarvi, grazie ad un post di Community roundtable, un interessante white paper dedicato alle community di progetto, a cura di e-moderation.

Lo studio esamina questo tipo di aggregati distinguendoli dalle community di interesse: nel primo caso la community ha uno scopo preciso e un obiettivo più o meno definito, mentre nel secondo caso i fattori aggreganti sono sono legati ad uno scopo ma a un interesse più o meno definito.

Il testo è interessante e vale la pena scaricarlo. Potete scaricare il PDF da qui).

Buona lettura.

Set
24

Una comunità di redattori: la governance distribuita della Ausl di Bologna

In questo periodo mi capita spesso di scontrarmi, nei progetti intranet, con il cosiddetto “problema della governance“, che si può riassumere nella domanda: “come possiamo gestire in modo distribuito il flusso di informazioni e di persone che gira sulla intranet?” Da una parte, se accentrate tutto buttate via il bambino con l’acqua sporca mentre, dall’altra, se decentrate tutto create in genere una balcanizzazione inaccettabile.

Ora, quando capita di incontrare casi interessanti è quasi un dovere diffonderli il più possibile e per questo oggi vi propongo una lunga intervista con Luca Ribani, intranet manager della Ausl di Bologna, che ho conosciuto al barcamp degli innovatori PA e che ha raccontato la sua esperienza in una intranet nella quale, ad oggi, scrivono più di 100 redattori ufficiali coordinati da un team di appena due persone.

Flessibilità, lavoro sul campo, linee guida chiare, interfacce usabili e supporto costante sono alcuni degli ingredienti del successo del progetto, che ha saputo coniugare esigenze locali e istanze centrali in un unico ambiente.

Credo che questo caso dimostri come la sfida dell’innovazione non stia tanto nell”uso di particolari tool 2.0 (blog, wiki e via dicendo), ma piuttosto in un nuovo modello di gestione delle risorse interne (umane e informative). Nelle aziende si può fare innovazione in molti modi, anche pubblicando semplici pagine informative e FAQ: basta che nel farlo si sperimentino nuove regole del gioco e nuove forme di organizzazione. Una persona alla volta.

1) Due parole sulla vostra intranet: a quante persone si rivolge e quali sono i suoi contenuti/servizi principali?

Il bacino “potenziale” di circa 9.000 persone; tutti i collaboratori e professionisti dell’Azienda USL di Bologna sparsi trai i 9 ospedali e i 48 poliambulatori. L’accesso può avvenire da tutti i pc collegati alla rete aziendale.

I contenuti sono principalmente

  • documenti di carattere organizzativo (procedure, regolamenti, modulistica),
  • sezioni di FAQ,
  • news ed eventi con funzionalità RSS proposti direttamente anche dalle redazioni “diffuse”, fino ai podcast del giornale radio GR Salute,
  • i servizi di “scrivania dipendenti” come cartellino web, iscrizione corsi, gestione coordinate bancarie.

Abbiamo recentemente sviluppato i form per i questionari web e stiamo per lanciare gli organigrammi navigabili integrati con la struttura organizzativa.

2) Più o meno quante sono le pagine e quali sono i dati di accesso?

Nel 2009 abbiamo avuto poco meno di 1.900.000 visite, con una media mensile di circa 6.600 visitatori unici. Attualmente abbiamo circa 10.000 elementi pubblicati . Teniamo molto alle misurazioni: i dati di accesso sono uno degli strumenti che proponiamo da subito come strumento di lavoro alle redazioni.

home page della intranet della Ausl di Bologna

La home page della intranet

3) Da quante persone è composto il team centrale di gestione e a che funzione appartiene?

Intranet master, cabina di regia, ha 2 componenti; io, (funzione di Comunicazione) e Stefano Ermilli, (funzione IT). Le nostre diversità hanno costituito un valore aggiunto per la realizzazione del progetto; con il tempo io sono diventato più tecnologico e lui più comunicatore, ma soprattutto abbiamo mescolato i ruoli di committenza e di tecnico/esecutore.

4) Quanti sono attualmente i redattori della intranet e a quali funzioni appartengono?

I colleghi che gestiscono direttamente i contenuti e l’architettura delle sezioni sono 80; ma i componenti delle redazioni “diffuse”, quelli che partecipano alla fase di analisi e progettazione ed agli incontri periodici, sono il doppio, e provengono da tutti i settori, sia di staff che di line : medici, infermieri, amministrativi, veterinari, ingegneri, ma anche centralinisti e personale del controllo cucine.

5) Un numero così alto di persone non nasce dall’oggi al domani: quanto tempo ci è voluto per arrivare a questa cifra e quali sono stati i passaggi principali?

Lo start up risale al 2005, in coincidenza con una fase di importate riorganizzazione aziendale.

Il passaggio fondamentale è stato conquistare credibilità presso una direzione molto attenta agli impatti organizzativi dovuti alle scelte nel campo delle TIC; abbiamo documentato costantemente la crescita e allo stesso tempo proposto uno strumento dinamico in grado di evolversi . Da tre anni pubblichiamo il report della intranet che contiene le statistiche di accesso ed utilizzo e il resoconto e le valutazioni critiche del lavoro con le redazioni.

Nei confronti del middle management l’elemento che ci ha consentito un significativo salto di qualità è stata la proposta di un modello standard per la progettazione e la realizzazione delle sezioni che focalizza gli aspetti comunicativi e non tecnicistici, ed in cui sono chiaramente definiti fasi, tempi e risorse. Quello del rispetto della tempistica di realizzazione rimane la grande criticità del progetto.

Il ruolo strategico lo giocano comunque le redazioni distribuite in tutta l’organizzazione; senza il lavoro congiunto e capillare con i redattori, non saremmo qui a parlare del progetto intranet.

Una galleria di immagini pubblicata sulla intranet

Una galleria di immagini pubblicata sulla intranet da uno dei redattori

6) Qual è il rapporto tra redazione centrale e questi redattori distribuiti?

Negli anni il nostro rapporto con i redattori si è profondamente modificato; siamo partiti proponendo delle aule di formazione per arrivare ad un modello che privilegia il rapporto con le singole realtà redazionali.

Attualmente programmiamo una serie di incontri per la progettazione delle singole sezioni. Successivamente definiamo un calendario di giornate di affiancamento e formazione all’utilizzo delle diverse funzionalità del cms che ci consente di operare concretamente alla realizzazione della sezione.

Con i redattori si lavora fianco a fianco, sul campo; il rapporto non si conclude con la pubblicazione delle sezioni ma prosegue nelle successive fasi di sviluppo e per le necessità di assistenza operativa.
I feedback ci hanno consentito di aggiornare costantemente le modalità di intervento ed i contenuti che proponiamo.

Come team centrale, il nostro ruolo è sintetizzato nel “manifesto delle redazioni”; si tratta di un agile vademecum dei principi e dei concetti di riferimento per facilitare l’analisi e la progettazione delle aree intranet. Di fatto è il nostro “documento programmatico”. Lo abbiamo pubblicato nella intranet e lo utilizziamo diffusamente durante gli incontri.

7) Avete stabilito delle “regole del gioco” a livello editoriale o di design?

Utilizziamo CSS standard in conformità alle regole di accessibilità e non consentiamo “personalizzazioni”, ma proponiamo all’interno del template aziendale la possibilità di specifiche “visualizzazioni” per le peculiarità delle diverse sezioni. Un Dipartimento Ospedaliero ha esigenze diverse rispetto allo staff, ovviamente.

Dal punto di vista editoriale abbiamo proposto come riferimento le linee guida per applicazioni web della Regione Emilia Romagna ed indicato modalità coerenti per la scrittura di testi sul web riferendoci anche a fonti esterne, come la guida allo stile di Wikinotizie, arrivando a definire specifiche indicazioni per la composizione di titoli e descrizioni e l’utilizzo delle immagini.

8) Quali sono i principali problemi che emergono nella gestione di un gruppo così vasto e così vario?

Gli incontri “in presenza” rivestono una importanza fondamentale, ma ci siamo posti il problema di come mantenere vivo il rapporto con le redazioni al di fuori di questo ambito. C’è una casella di posta dedicata e i telefoni squillano frequentemente.

Abbiamo realizzato un’area intranet con i report e una “cassetta degli attrezzi” per i redattori con indicazioni, siti di riferimento, il manuale di base che abbiamo autoprodotto. Stiamo realizzando un’area FAQ molto operativa, che si implementa dei quesiti posti dai colleghi.

Attraverso una piccola applicazione che abbiamo chiamato “monitor delle redazioni” siamo in grado di verificare la dinamicità delle diverse realtà, quali sono gli elementi maggiormente utilizzati e di fare le opportune valutazioni sulle funzionalità utilizzate.

Un problema che sentiamo molto è quello di accorciare i tempi di realizzazione delle sezioni e qunidi di equilibrare i tempi del nostro intervento; l’organizzazione del calendario di incontri “de visu” è davvero molto onerosa ( l’anno scorso abbiamo realizzato circa 100 appuntamenti).

Stiamo pensando a forme alternative ai momenti “in presenza”, ma altrettanto efficaci: da quest’anno utilizziamo un sistema di assistenza remota (VNC) che ci consente di intervenire con rapidità per risolvere questioni tecniche ma anche per svolgere una funzione “consulenziale” in tempo reale sul lavoro delle redazioni.

È indispensabile avere sempre il polso della situazione e non fare mai sentire i redattori in stato di abbandono, valorizzando il lavoro che stanno facendo.

Sezione intranet della ausl di Bologna dedicata alla redazione allargata

La sezione intranet a supporto della redazione allargata

9) Esistono momenti e degli spazi di confronto (fisico o online) tra voi e i redattori o tra i redattori tra di loro?

Come detto prima, esiste una relazione forte tra la redazione centrale e quelle distribuite; essere noi stessi “redattori” costituisce un punto di incontro esperienziale notevole. Per chi inizia il lavoro di redattore è molto importante potere fare riferimento a sezioni già pubblicate ed alle soluzioni adottate dai colleghi; questo aspetto contribuisce a creare una rete informale di condivisione di esperienze che meriterebbe di essere maggiormente valorizzata.

Manca qualcosa che immagino possa essere il “blog delle redazioni”, anche se stiamo pensando se e quanto investire su una risorsa con queste caratteristiche.

Una bella esperienza è stata la giornata di presentazione della nuova release della piattaforma; abbiamo portato in aula 50 colleghi, c’era un’aria da community, molti non si conoscevano, abbiamo chiesto ad alcuni di presentare il proprio lavoro. Emozionante …

10) Quando è necessario essere direttivi e quanto invece partecipativi? Bisogna dire dei “no”? E quali?

Dato che il rischio dell’autoreferenzialità è forte, siamo molto espliciti sulla inutilità dell’effetto “vetrina” nelle sezioni della intranet. Il riferimento agli obiettivi aziendali costituisce uno dei punti fermi del progetto. Più che dire dei “no”, cerchiamo di contestualizzare in modo coerente la struttura di sezioni e contenuti, focalizzandoci gli aspetti e le criticità della comunicazione interna dell’organizzazione.

Sezione intranet della AUSL di Bologna

La pagina iniziale del Dipartimento Medico

11) Quali sono le carte vincenti da giocare per ottenere un tale livello di partecipazione?

Fare sentire i redattori parte di un progetto che realizza concretamente un processo di comunicazione per molti aspetti innovativo ed in cui non è indispensabile essere degli “informatici” per potere predisporre pagine e contenuti che vengono visitati da migliaia di colleghi.

Per quanto possibile, questa comunità va seguita costantemente, ai colleghi vanno proposte nuove funzionalità e nuove soluzioni che possono essere utilizzate senza avere un background di conoscenze specifiche.

La nostra azienda è in molti ambiti un’azienda “anziana” in cui il digital divide rappresenta un aspetto davvero critico; realizzare il progetto coinvolgendo le professionalità interne significa anche dare una risposta a questo problema, contribuendo ad accrescere le competenze in un ambito strategico come quello della comunicazione.

12) Su quale tecnologia si basa la intranet?

Utilizziamo PLONE, un cms open source; la scelta tecnologica è stato un tassello fondamentale del progetto della nuova intranet.

Anche se i cms rappresentano ormai uno standard per lo sviluppo di ambienti intranet, quella di PLONE si è rilevata davvero una scelta azzeccata, tanto che anche la Regione Emilia Romagna ha deciso recentemente di utilizzarlo quando ha riprogettato il proprio sito istituzionale e gran parte dei siti tematici che gestisce.

Grazie Luca, e buon lavoro!

Grazie a te!

Luca Ribani e Stefano Ermilli

Luca Ribani (a sinistra) e Stefano Ermilli (a destra), intranet master della AUSL di Bologna

Luca Ribani
Nato a Bologna 48 anni fa. Responsabile del progetto intranet della AUSL di Bologna. Prima di occuparsi di comunicazione nelle organizzazioni sanitarie, si è occupato di sviluppo organizzativo e di controllo di gestione. Ha una laurea a metà in tecnologo della comunicazione (l’altra metà, chissà dov’è finita …). ha anche un Diploma Executive in “INTRANET E GESTIONE DELL’ORGANIZZAZIONE IN RETE” del Politecnico di Milano; Amante del web, incuriosito dai migranti digitali (tribù a cui appartiene con orgoglio) e dal loro approccio al mondo delle tecnologie della comunicazione. Ha un profilo su FB e (in ordina sparso) un cane, una figlia e una moglie. Il cane si chiama Fiona (ed ha un profilo su FB …).

Set
20

Intra-wiki (per modo di dire)

Questi tipi di IntranetExperience (di Kansas City) hanno dato vita a un’iniziativa sacrosanta, ovvero raccogliere in un unico punto tutte le risorse dedicate a intranet: terminologia, eventi, vendors, community e così via.

Per farlo hanno creato una cosa che si chiama intrawiki, solo che per aggiornarla bisogna mandargli un messaggio. Boh…

Set
20

Quella voglia di tutorial

Una cosa che dovremmo scolpirci nella mente tutte le volte che progettiamo sistemi intranet per i colleghi è che i colleghi sono, mediamente molto ma molto meno capaci di noi di usare questi aggeggi.

Ci sono, certo, i supersmanettoni e le élite professionali, ma proprio la presenza di queste persone rischia di mandarci fuori strada perché  sono loro, in genere, quelle con cui ci rapportiamo e questo perpetua l’illusione di vivere in un mondo dominato da internauti provetti e programmatori delle API di Twitter.

Non è così, e la prova del nove arriva quando mettiamo a disposizione il CMS (qualsiasi CMS) alle persone della “redazione allargata”. Qui, come si dice, casca l’asino (senza offesa) perché molte persone, di fronte a comandi che a noi sembrano elementari, vengono prese da agitazione e sconforto.

La formazione agli editor non è un optional: deve far parte del progetto fin dall’inizio per evitare che parte dell’esercito si perda per strada alle prese col problema di inserire un link. A tale riguardo è emblematico il caso di Arla food, gigante danese del settore alimentare.

Come riporta Janul Boye in un suo post, il “webmaster” della intranet ha creato un tutorial per spiegare le funzionalità base dell’editor, a disposizione della redazione allargata intranet.

Esempio di tutorial per l'uso dell'editor dei contenuti del CMS intranet

E’ una banalità, certo, ma in questo modo anche i più sprovveduti (e in azienda chi non si occupa di questo ha tutti i sacrosanti diritti di essere sprovveduto) hanno gli elementi base per iniziare con il loro lavoro. Ricordate: formazione costante, informazione continua,  coinvolgimento sincero e standard rigorosi sono ingredienti fondamentali per coltivare il vostro gruppo di editor e aumentare la qualità dei vostri contenuti.

In caso contrario ce la canteremo e ce la suoneremo da soli, la intranet :-)

Set
16

L’avanzata degli intranet-qualcosa

E’ davvero buffo come il panorama delle pubblicazioni online dedicate a intranet e affini si stia facendo affollato in modo a dir poco sorprendente. Un tempo confinato a pochi specialisti fatalmente insicuri e avventuristici, il tema è esploso dando vita ad una letteratura accomunata da un’unica caratteristica: tutti i siti si chiamano intranetqualcheccosa.

Sono finiti i tempi in cui lo scettro nonché l’agenda degli argomenti era dettata dalla pionieristica newsletter di intranetfiles ( ah, i bei tempi andati): oggi abbiamo una schiera di specialisti che scalpitano con casi, consigli, indicazioni e tutto quello che può essere utile per gestire un progetto intranet.

Abbiamo le risposte dell’intranet professor, (dietro il quale sta il buon Andrew Wright), gli enigmatici tumblr di intranet secrets, (dietro il quale troviamo le vulcaniche menti di quelli di thoughtfarmer) le piccanti avventure dell‘intranet diary e le serie segnalazioni dell’intranet lounge. E anche i francesi non si fanno mancare il loro – austero – intranet-infos.

In Italia, accanto all’ormai vetusto intranetmanagement e al tenace IntranetLife arriva anche l’intranet Eccellence, dedicato all’interazione di filmati formativi in Sharepoint.

Insomma, siamo in buona compagnia e sappiamo anche qual è la prima cosa da fare se vogliamo creare una nuova pubblicazione online: trovare la parolina da coniugare con intranet. E ogni giorno che passa è sempre più difficile. :-)

Set
13

Il blogging interno e la sfida delle parole

Il blog è un oggetto fatto per agevolare la scrittura. Ma la scrittura è sempre una sfida: richiede consapevolezza, pianificazione, rimuginio e disciplina. Memoria e sensibilità. Non è mai un atto puro e istintivo (posto che esistano atti puri e istintivi), ma sempre il frutto di un accordo magico e sempre stupefacente tra diverse parti della propria  mente, un atto di generosità verso se stessi prima che verso i propri lettori.

Questa premessa noiosa e inconcludente mi serviva solo per segnalarvi un breve post di Toby Ward che si chiede perché, in genere, gli impiegati ci pensino su due o tre volte prima di cominciare a scrivere sui blog che le aziende mettono a loro disposizione. Secondo Ward l’impedimento più forte è legato proprio alla sfida che la scrittura ci mette davanti, e le persone che lavorano hanno già un sacco di grane per doversi occupare anche di questo.

Per questo motivo, come ho detto più volte, l’apertura indiscriminata di un-blog-per-ogni-dipendente è sempre una scelta rischiosa, a meno che non siate un’azienda che riesce a tollerare i fallimenti o le cose riuscite a metà. Qualcuno aderirà perché la cosa lo stuzzica, qualcuno lo farà perché gli risolve dei problemi, ma la maggior parte non si metterà a scrivere così, perché il blog è facile da usare. Li capisco.

Che fare allora? Rinunciamo ai blog interni? Manco per sogno. Quello che a cui dobbiamo dire addio è solo al sogno che chiunque abbia qualcosa da dire e voglia farlo nei modi prescritti dai blog. In azienda ci sono molte situazioni in cui i blog possono venire in aiuto: condivisione dei progetti, aggiornamenti specialistici, news, richieste feed-back e così via. in questo caso la sfida della scrittura diventa la sfida stessa del lavoro, ed è un campo in cui è più difficile tirarsi indietro.

Se dovete progettare una strategia di uso dei blog, quindi, partire dai singole persone e da singoli problemi, non provate a sparare nel mucchio. Quattro o cinque blog che fanno bene il loro lavoro sono molto meglio di quattro o cinquecento che languono tristi e sconsolati come bottiglie sul piazzale una volta che il concerto è finito.

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Grazie mille per la pazienza. E' l'Europa che ce lo chiede