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Feb
23

La collaborazione sociale in azienda. Un articolo di Oscar Berg

Tra  i tanti consulenti e ricercatori sui temi di cui mi occupo, la mia simpatia va da qualche tempo a Oscar Berg, un consulente svedese che ho citato spesso su questo blog e con cui spesso mi trovo d’accordo, non solo sui contenuti ma anche sull’approccio generale a questi problemi.

Quest’anno si è preso un anno sabbatico (beato lui) ma continua a scrivere articoli molto interessanti). Uno di questi affronta un tema che anche io tratto spesso nei miei seminari, e lo affronta nei termini esatti in cui ne parlo io (una cosa anche un po’ inquietante a dire il vero), ovvero il rapporto tra canali e piattaforme nella collaborazione interna.

L’articolo si intitola “Social collaboration enables us tu help each other” ed è talmente interessante che ho pensato di tradurlo e di ribubblicarlo, perché esprime in modo chiaro una posizione importante sul passaggio dalle vecchie tecnologie (email, telefonate) alle nuove nel supporto alla collabroazione. Buona lettura.

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La collaborazione sociale ci permette l’aiuto reciproco – Di oscar Berg

Immaginate di essere alle prese con un problema lavorativo scottante che non sapete come risolvere. Alla fine potreste anche farcela, ma non siete sicuri che sia una buona idea spenderci altro tempo ed energia. E poi non siete sicuri di aver scovato le cause del problema. Potrebbe mancarvi solo un pezzettino.

Che fate? In genere chiedete l’aiuto di qualche collega.

In molte situazioni chiedere aiuto – ed essere in grado di riceverlo – non è cosi facile come sembra. Le ragioni di questa difficoltà possono essere molte, ma spesso hanno a che fare con uno o più di questi tre fattori:

–    non sapete a chi chiedere perché non sapete di quale competenza, conoscenza o informazione ci sia bisogno;
–    non conoscente persone a sufficienza a cui poter chiedere;
–    non volete disturbare quelli che conoscete, anche perché non siete sicuri che possano davvero aiutarvi.

Poniamo che nel vostro caso siano vere tutte e tre queste ipotesi. Avete bisogno di trovate la competenza o l’informazione di cui avete bisogno senza sapere che tipo di competenza o informazione, o persona, cercare, e ne avete bisogno velocemente. E non volete sprecare il tempo e l’energia del vostro network personale di colleghi. Così, valutate velocemente le opzioni che avete a disposizione:

–    mandare una email a tutti i colleghi;
–    ottenere che il vostro problema venga pubblicato sulla intranet.

La prima opzione, inviare per email la vostra domanda a tutti, è fuori discussione. Molti destinatari considererebbero al vostra email come irrilevante o come spam. Per la vostra reputazione sarebbe un rischio, specialmente se non siete in grado di descrivere esattamente ciò di cui avete bisogno. Inoltre non c’è modo di raggiungere tutti se non mettendo in copia tutta la rubrica aziendale, e questo è possibile solo ai dirigenti.

Anche chiedere alla redazione intranet di pubblicare la vostra domanda è una possibilità non percorribile. Non è così importante e universale. Inoltre la intranet è prevalentemente unidirezionale, e le possibilità che qualcuno clicchi la vostra email per rispondervi sono molto basse. Anche se esiste un’area riservata al vostro dipartimento, pubblicare lì la domanda potrebbe essere inutile, perché la competenza che cercate potrebbe essere ovunque in azienda. E in ogni caso quell’area non se la fila mai nessuno.

Così, ritorniamo al punto di partenza. A questo punto, a seconda del tipo di persona che siete e dell’urgenza del vostro problema, continuerete ad analizzare il problema in cerca di una soluzione oppure farete qualche telefonata, manderete qualche email e contatterete persone fidate per farvi aiutare, il che significa che loro dovranno inoltrare la vostra richiesta alle loro reti di colleghi e coordinare le risposte.

Ora, immaginate di avere accesso a una piattaforma libera dove poter postare la vostra richiesta di aiuto senza fare spam verso i colleghi non interessati ma allo stesso tempo raggiungendo potenzialmente tutti, una piattaforma dove non è necessario sapere in anticipo chi contattare e dove potete chiarire i termini del vostro problema dialogando con i colleghi.
Non vi limitate alla vastità del vostro network personale e potete coinvolgere chiunque, dovunque si trovi, con abilità e conoscenze diverse, senza doverlo conoscere prima.

Potrebbe aiutarvi un ingegnere cinese che non avete mai incontrato, una del marketing che lavora nel vostro ufficio ma che non avete mai contattato perché “è una del marketing”, due stagisti che stanno scrivendo una tesi che ha a che fare con il vostro problema, e un collega che conoscete ma a cui non avete pensato di chiedere perché è sempre occupato.

Eppure, tutti si prendono la briga si darvi una mano. Forse hanno qualche informazione rapida a portata di mano; forse lo sforzo per condividerla è talmente basso che non pensano neanche sia uno sforzo; può essere che sperino di imparare qualcosa di nuovo partecipando; magari gli piace risolvere problemi. Può darsi che semplicemente amino aiutare i colleghi che hanno bisogno di aiuto, o che desiderino essere ringraziati per il loro aiuto.

Le persone che vi aiuteranno, il loro ruolo, la lingua che parlano, il luogo dove lavorano o da dove vengono non è un problema. Quello che è importante è che vogliano e che credano di potere aiutarvi, e che voi possiate accedere ad una piattaforma che permetta loro di farlo.

Questa è l’essenza della collaborazione sociale.

Feb
22

segnalazioni sparse su profili, casi di studio, e altre amenità intranet

Cari lettori, sono talmente saturo di materiale che mi arriva da ogni dove che faccio fatica ad assimilarlo come si deve. Una delle maniere che uso da tempo per fare ordine è proprio questo blog, nel quale cerco di tirare le fila di ciò che leggo in giro (o quantomeno di dargli una parvenza d’ordine).

In ogni caso vi lascio un po’ di segnalazioni interessanti che mi sono capitate.

Un articolo che racconta l’esperienza delle community interne in unicredit (ecco, ora che ho inserito di nuovo la parola “Unicredit” sul mio blog sarò sommerso di accessi da google con questa parola chiave, come avviene in maniera inspiegabile a tempo, il che farà aumentare a dismisura il mio bounce rate – va beh, questa era una considerazione smanettonica). Ho provato a contattare la responsabile per scrivere un caso di studio più approfondito ma non mi si è filata. Accontentiamoci di questo articolo.

Mark Morrel racconta come le ricerche di mercato e le informazioni sui trend di settore siano una killer application della intranet BT. Come al solito ha pubblicato anche degli screenshot della sezione intranet.

Un sito raccoglie e recensisce le principali piattaforme per intranet, wiki e collaboration. Utile.

Un articolo di stepTwo dedicato alla navigazione di primo livello all’interno delle intranet. Il senso, come anch’io ho più volte ribadito, è che non esiste un modello unico valido per tutti.

Una riflessione di Mike Gotta, di Cisco, sul ruolo dei profili personali e più in generale sulla costruzione dell’identità dei dipendenti in intranet. C’è anche uno suo interessante screencast.

Toby Ward riflette sulla nozione di Portale e come essa stia rapidamente invecchiando. Nel contempo le piccole intranet emergono come veri serbatoi di innovazione.

Ok, per oggi basta. Buona lettura a tutti.

Feb
21

Qualche risorsa per chi usa Sharepoint

E’ raro che mi occupi su questo blog di questioni legate a piattaforme e tecnologie, ma come sappiamo Sharepoint occupa nel campo delle intranet una posizione dominante, peraltro in crescita. Per questo non possiamo far finta di niente e ignorare le tantissime persone che in questo momento sono alle prese, nel bene o nel male, con la piattaforma di Microsoft.

E così oggi voglio condividere con voi un po’ di risorse che ho trovato nel tempo su Sharepoint, non tanto dal punto di vista strettamente tecnico (listati e codice) quanto come strumenti di supporto alla sua implementazione. Preciso che io non ho alcun rapporto commerciale né con Microsoft né con alcun altro vendor di tecnologie.

Cominciamo.

SharepointOverflow. Costruito sul modello del noto StackOverflow, è un social network di domande e risposte sulla piattaforma.

IntranetFactory. E’ un’applicazione online che permette di creare wireframe di intranet simulando Sharepoint.

Free Sharepoint Web parts. Mette a disposizione moduli per Sharepoint. Non è esattamente “free”, ma i prezzi sono ragionevoli.

Sharepoint tips and tricks. Un blog di soluzioni e listati, a cura di uno sviluppatore canadese.

Nothing but Sharepoint. Una attiva communty internazionale dedicata alla piattaforma, con una parte wiki dedicata agli sviluppatori.

Sharepoint Magazine e Sharepoint muse sono due pubblicazioni online abbastanza interessanti.

Sharepoint for collaboration è la parte di risorse del sito di Michael Books, autore di “Sharepoint roadmap for collaboration“.

Community kit for Sharepoint e la parte del codeplex dedicata a rtisorse pratiche per creare community con Sharepoint.

Non perdetevi gli elenchi di articoli sull’argomento di IntranetJournal, di Mark Morrell e di Janus Boye.

Una riflessione interessante di Michael Idinopulos sul rapporto tra Sharepoint e il concetto di “activity stream” (Michael è leasto a Socialtext e questo valga come disclaimer).

I pensieri di Richard Dennison, responsabile intranet di BT (ancora devo capire il suo rapporto con Mark Morrel, va beh…) sulla governance di Sharepoint

E per finire un filmatino di Commoncraft che spiega in plain english la piattaforma.

Feb
19

La lenta (e inesorabile) avanzata dei profili personali in intranet

Il tema dei profili personali in intranet (di cui, come sapete, parlo molto da tanto tempo) sta crescendo nella letteratura specialistica di settore: oggi ormai tutti gli osservatori considerano il profilo personale una caratteristica standard delle intranet di nuova generazione e il tema si è spostato rapidamente da considerazioni di mera opportunità (e perché mai dovremmo farlo?) a riflessioni sulla maniera migliore per crearlo e per metterlo a frutto nell’organizzazione.

Ovviamente il tema è cruciale per un sacco di questioni: l’evoluzione dinamica dei sistemi cercapersone per rendere più efficiente il contatto tra colleghi, la valorizzazione dei contributi dei singoli, la ricerca interna di competenze ed esperti, la disintermediazione delle informazioni, la reputazione e la comunicazione interna sono tutti elementi che si intrecciano con il profilo personale. E molte aziende si stanno attrezzando, creando i loro progetti in alcuni casi davvero notevoli, come quello raccontato da Alex Manchester di StepTwo

Naturalmente in azienda le cose non sono mai semplici e spesso, anche una volta ottenuto il sospirato ok manageriale, ci scontriamo con resistenze di diversa natura, innanzitutto manifestate dagli stessi colleghi, spesso presi alla sprovvista (credevate che tutti si sarebbero buttati di gran lena a compilare il profilo? Beh, non è così).

Per non parlare delle numerose rogne tecnologiche che rendono il progetto assai più complicato della compilazione di un profilo su Linkedin: ad esempio il problema dell’integrazione con i dati LDAP, la presenza di sistemi concorrenti che giacciono su piattaforme alternative o la difficile integrazione con basi dati sparse i settori diversi dell’organizzazione (ad esempio la formazione). Sembra facile ma a volte è una fatica nera.

Ok, mi sto dilungando: quello in realtà volevo segnalarvi questo post che elenca 14 consigli per motivare i dipendenti a compilare il proprio profilo personale. Ok, non sono cose stratosferiche ma sono sensate, e dimostrano in ogni caso una maturazione nella riflessione sul tema.

Vorrei aggiungerne uno, dettato da un’esperienza che sto portando avanti in questo periodo in un’azienda manifatturiera italiana di  dimensioni medio-grandi: agite per passi successivi. Non è necessario che il profilo abbia fin da subito tutti i campi che avete in mente o che sono emersi nella fase di analisi: cominciate con un set minimo e aumentate i campi a disposizione anche sulla base dei feed back e delle richieste che arrivano dai settori.

L’altro giorno ad esempio è emerso che le persone del customer care avrebbero bisogno di sapere, per ogni persona, chi è il responsabile commerciale di riferimento (riportandolo sul profilo) mentre quelli di IT avrebbero bisogno di sapere chi conosce particolari software. Queste sono come ovvio tutte possibili direzioni nelle quali espandere il profilo personale, con alcune piccole differenze rispetto ai profili tradizionali (ad esempio linkedin o facebook):

  • emergono come richieste all’interno della comunità aziendale;
  • sono specifici della singola azienda;
  • rispondono a bisogni reali dell’attività.

Questo succede *sempre*, per cui è inutile lambiccarsi il cervello cercando di pianificare tutto dall’inizio: piuttosto, partite con poco e lasciatevi un buon margine di modificabilità in corso d’opera, per aggiungere le cose che servono e che quindi – statene certi – verranno usate.

Feb
9

Le community di BASF

Vi segnalo questa bella presentazione, recuperata tramite Duperrin, relativa al progetto di community interne in Basf. La presentazione è stata mostrata a Lotusphere 2011, quindi ovviamente il software utilizzato è Lotus Connections.

La crescita virale delle community e degli utilizzatori è davvero interessante, così come la suddivisione tra community aperte, chiuse e moderate. Ovviamente l’azienda è molto grande e con più di 100.000 dipendenti ci si potrebbero aspettare risultati simili, ma non è così. A volte le community non decollano, lo sappiamo bene, anche se la massa critica per farle partire ci sarebbe. In questo caso invece una buona pianificazione, un ottimo processo di governance e un commitment forte hanno permesso un ‘adozione robusta.

Online business Network connect.basf

View more presentations from BASF.

Non c’entra nulla, ma trattandosi di Basf, non posso evitare di fare omaggio al ragazzo che ero :-)

http://4.bp.blogspot.com/_Ya4mXnw2WsI/SNqhyvp1gAI/AAAAAAAAAaQ/m74LMurY5VU/s400/basf+sm90+tape.jpg

Feb
2

Help, FAQ, “Come fare per…”, amici sicuri degli utenti

Uno dei compiti che qualsiasi intranet è chiamata ad assolvere è quello di semplificare la vita lavorativa delle persone. Che sia istituzionale fino al midollo o libera e aperta come un collettivo studentesco, che sia top down o bottom up una delle aspettative principali dei suoi utenti è quella di poter accedere a risorse che gli risolvano problemi.

Per questo sono fondamentali tutte le aree di FAQ, “come fare per…” e di “Help” che permettono agli utenti di risparmiarsi estenuanti cacce al tesoro interne. Costruire queste sezioni non è facile: richiede pazienza, perseveranza, amore del dettaglio.

E anche una certa indifferenza rispetto alla consapevolezza che no, non state creando una cosa “cool” da portare ai convegni, non state progettando la nuova applicazione 2.0 che spacca: vi siete solo rimboccati le maniche per raccogliere in un unico punto tutte le informazioni davvero utili per i vostri colleghi.

Per questo motivo trovo davvero interessante il caso di studio della Perkins Eastman, riportato, da Dorthe Raakjær Jespersen a ottobre. L’azienda ha costruito una sezione Help sulla intranet e riorganizzato alcuni processi attorno ad essa. Non ci sono solo risorse online ma anche riferimenti al call center interno per risolvere questioni non trattate nella sezione.

Per creare la sezione è stato fatto un lungo lavoro di indagine tra le persone, in modo da costruire una sezione di FAQ robusta e davvero utile.

Screenshot of HELP section on the Perkins Eastman intranet

Anche il lancio è stato curato nei dettagli, con una comunicazione capillare e una gadgettistica molto efficace (adesivi da attaccare al notebook con i riferimenti della sezione).

Ottimo lavoro.

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Grazie mille per la pazienza. E' l'Europa che ce lo chiede