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Gen
29

Due risorse sulla governance

Come sappiamo, una intranet senza un sistema di governance ben documentato e descritto è destinata rapidamente a implodere su se stessa, o a esploderci in mano senza che sappiamo come affrontare la questione.

Le questioni di governance sono importantissime, al pari del design o dei contenuti, e vanno affrontate con approccio sistematico ed esplicito. Chi gestisce la intranet, quali sono i ruoli e le responasabilità, come devono comportarsi i redattoi, quali sono le policy per i dipendenti, come è strutturato il sistema di publishing, che cosa fare in caso di nuove applicazioni, e così via.

Le questioni si concentrano in genere i due grandi filoni:

  • l’aspetto organizzativo (ruoli e responsabilità, policy);
  • gli aspetti di publishing e di supporto al publishing (come pubblicare, tipi di workflow ecc).

Sul primo aspetto vi suggerisco di leggere il post di Toby Ward dedicato proprio alla governance.

Sul secondo aspetto, (ma anche sul primo in realtà), vale la pena leggere il lungo articolo di Rebecca Rodgers “Creating an intranet governance guide“.

Trovate anche alcuni esempi di indici di documentazione da produrre e alcuni consigli su come produrla.

 

Molto utile e completo.

Gen
27

Gamificare la intranet, siamo solo all’inizio

Il tema della gamification, ovvero dell’uso di meccaniche di gioco in ambienti non giocosi, si arricchisce continuamente di nuovi contributi e credo che, assieme a quello della intranet in mobilità, sarà l’argomento dominante nella progettazione intranet dei prossimi due-tre anni.

Su questo terreno c’è infatti spazio per molte sperimentazioni,  e cominciano ad uscire alcuni casi e molte idee. Sylvain Cottong, ad esempio, cita il caso di Google e della sua politica per le trasferte (i soldi che avanzi li puoi usare la volta dopo, donarli o farteli rimborsare) in un post dedicato proprio alla gamification nelle intranet sociali.

Ancora, Ellisa Calder spiega come usare la gamification in Sharepoint. Ad esempio, dice Ellisa, se vogliamo che le persone inseriscano bene i metadati nei contenuti pubblicati possiamo stabilire un set di Badge dedicati a questo argomento.

Ma naturalmente possiamo applicare meccanismi simili a tantissimi altri task. Ultimamente, ad esempio, mi è capitato di proporre di usare delle “coccarde” che appaiono automaticamente sul profilo del dipendente che conclude un modulo formativo in e-learning.

Credo che l’applicazione di queste meccaniche  sia alla fine molto più facile di quanto possa sembrare e, una volta rotto il ghiaccio, possa davvero funzionare, sempre che si sia fatto un minimo di studio preliminare dell’ambiente organizzativo.

Credo quindi che in futuro, di fronte ad ogni nuova iniziativa in intranet dovremmo chiederci:

  • quali contenuti dovranno essere prodotti?
  • chi dovrà produrli?
  • in quale forma saranno pubblicati?
  • quali comportamenti vogliamo incentivare?
  • Attraverso quali meccaniche di gioco?

Ne riparleremo, spero con qualche caso in più da esibire.

Gen
25

Non sai che contenuti mettere? Comincia dalle stampanti

Questo Ian Harris è davvero un buontempone: sul suo blog regala continuamente consigli un po’ pazzoidi sulla comunicazione interna, e a volte dice cose sensate. In uno degli ultimi post, ad esempio, ci spiega quanto è utile pubblicare su intranet cose come “Tutto ciò che avreste voluto sapere sulle stampanti ma non avete mai osato chiedere“.

Ad esempio come fotocopiare, come stampare in A3 e altre cose del genere. Al di là dello specifico stampantifero il consiglio è corretto: coinvolgere chi ha competenze tecniche specifiche (ad esempio gli smanettoni del reparto IT) è sempre una buona mossa per avere contenuti utili a tutti da pubblicare.

E spesso questi contenuti sono molto più “terra terra” di quanto ci piace immaginare.

 

 

Gen
24

Creare social intranet con Drupal

Per chi fosse interessato ad aggiungere funzionalità social alla intranet usando software open  source segnalo Commons 2.0, il modulo di streamng di Drupal, rilasciato dai tipi di Acquia (ecco il link per il download).

Ovviamente dovete essere capaci di operare su Drupal :-)

Ecco il video screenacast

Il video screencast di commons

Gen
23

Q & A senza barriere

Come ho detto spesso, l’uso dei sistemi di forum o micro-blogging per creare ambienti di domanda & risposta tra colleghi è uno dei più promettenti e produttivi:

  • perché chiedere qualcosa è tecnicamente facile;
  • perché le persone sono abituate a chiedere qualcosa ai colleghi;
  • perché chiedere qualcosa o dare una risposta è un’attività che riconoscono e per cui possiedono una rappresentazione che può essere portata online;
  • infine, perché l’atto di chiedere qualcosa, o di rispondere a una domanda di lavoro, non è  vissuto come una perdita di tempo da nessuno, neanche online.

Tutto bene dunque. Tuttavia a pensarci bene ci possono essere molte barriere psicologiche  nell’adozione di questi sistemi: le persone potrebbero pensare che la loro domanda sia stupida, o che farà perdere tempo agli altri, o che la risposta sarà aggressiva, o che in qualche modo la domanda non sia una “buona” domanda (chi fa formazione sa che questo succede anche in classe).

Insomma bisogna creare un buon clima anche per questo tipo di ambiente; per questo vi segnalo un post di  Scott Ginsberg in cui ci dà alcuni consigli per creare una ambiente favorevole alle domande.

E, se non avete ancora implementato alcun ambiente di Q & A nella vostra intranet date un’occhiata a Coordino, un sistema open source per creare in intranet un sistema di Q & A simile alla nota piattaforma per smanettoni StackOverflow.

Oppure a OSQA, un altro sistema open source con funzionalità simili.

Ok, vi ho segnalato qualche risorsa per abbattere le barriere culturali e vi ho segnalato qualche altra risorsa per abbattere le barriere tecnologiche.

Che dite, ce la facciamo questa volta?

Gen
22

Grafico, perché non parli?

Credo che tra le stranezze che dominano la letteratura internazionale sul tema intranet ed enterprise 2.0 meriti un posto di rilievo la compulsione infografica di Dion Hinchcliffe (che mi sembra sia pure peggiorata negli ultimi tempi).

Posso dire una cosa, molto sommessamente? Credo che questi grafici barocchi non solo dicano poco, ma in generale non facciano affatto bene alla causa.

Ecco :-)

 

 

The Changing DNA of Technology And Business

Big

Gen
20

Ombud, la piattaforma social per valutare le altre piattaforme

Ok, se per valutare la piattaforma che ci serve per le nostre attività aziendali decidiamo di non affidarci ai roboanti report di Forrester del post precedente, cominciano a emergere un po’ di problemi, legati più che altro alla immensa varietà di scelte che abbiamo a disposizione.

Possiamo aiutarci con il noto CMS matrix, o con l’analogo Wiki Matrix nel caso di tecnologie wiki, o con la nota directory dei software Capterra. Sono tutte interessanti applicazioni che consentono di filtrare le piattaforme in base a tantissime caratteristiche.

Ma oggi esiste anche un’altra piattaforma, Ombud, che consente la valutazione sociale aggregata dei prodotti enterprise. Al momento sono mappati circa 200 prodotti e le cose cominciano a farsi interessanti. Si possono vedere le schede dei prodotti, dare commenti e feed back, e comparare le funzionalità.

scheda prodotto ombud

 

Esperimento ancora in fieri, ma davvero molto promettente.

Gen
18

L’onda di Forrester sul pianeta Terra

Ogni tanto arriva dall’iperspazio qualche società di consulenza internazionale che ci dice quali sono i software migliori in circolazione per gestire i contenuti aziendali. E’ il caso di Forrester, un’azienda che vive su Marte e che ogni tanto sforna i suoi mitici report.

Uno degli ultimi, relativo ai sistemi di Enterprise content management (ECM), ha il roboante di titolo di “the Forrester wave: Enterprise content management Q4 2011“.

Ora la mia domanda è semplicemente questa: perché nelle parti “fighe” di questi report (quelle in alto a destra per intenderci) devo sempre trovare prodotti che, quando me li ritrovo installati nelle aziende, suscitano, nel migliore dei casi, moti di ribrezzo nella maggior parte dei dipendenti?

Schema forrester ECM 2001

Le risposte possibili che mi sono dato per spiegare lo scarto valutazioni teoriche e esperienza quotidiana sono le seguenti:

1) il software è buono, ma in azienda è stato implementato male (da società di consulenza simili a Forrester)

2) il software è buono, ma per fare un’altra cosa rispetto a come viene usato (m siccome il software stava nel quadrante alto lo abbiamo preso lo stesso)

3) il software è “troppo” buono, e mentre ai dipendenti servono 3 cose lui ne fa 300 (e le 257 inutili sono tutte in primo piano rispetto alle 3 che servono)

4) il software è buono, funziona bene, ma si innesta su processi aziendali noiosissimi, e le persone associano la noia al prodotto, e non al processo (ok, questa è seria)

5) il software è buono ma solo in America

6) i Vendor pagano Forrester pr finire in questi report marziani

7) Ormai hanno messo quei nomi e si vergognano a toglierli.

Se vi interessa qui trovate il PDF da scaricare.

Gen
16

Il cammino tortuoso della Intranet personalizzabile

Qualche post fa parlavamo del rapporto tra globale e locale in intranet, il che si potrebbe anche tradurre in termini del rapporto tra informazioni profilate e non profilate, in quanto la profilazione definisce i criteri (geografici, dipartimentali, di ruolo, di lingua, di azienda, ecc) che consentono di “localizzare” le informazioni e i servizi.

Da qualche anno a questa dimensione va sempre associata quella, come abbiamo più volte visto, della personalizzazione, ovvero delle scelte lasciate al singolo dipendente nel costruire il proprio set di informazioni. Anche su questo punto, come abbiamo visto in molti esempi recenti, non esistono scelte nette, ma uno spettro di possibilità, che hanno riassunto bene gli animatori di Intranetizen in un loro post

http://intranetizen.com/wp-content/uploads/2011/04/personalisation.png

Molto saggiamente, gli autori individuano, per ogni tipo di scelta i pro e i contro. Anche in questo caso, come per il rapporto globale/locale, al crescere della dimensione dell’azienda i vantaggi di una differenziazione si fanno sentire.

Ma attenzione perché, come fanno notare gli autori, sono ancora pochi i dipendenti che personalizzano, e quelli che lo fanno spesso creano pagine simili. Il che ci porta alla domanda: ma non era meglio fare prima una ricerca seria sugli utenti e poi dare loro subito quello che gli serve?

In realtà credo che un buon bilanciamento tra aspetti profilati e personalizzazioni sia oggi indispensabile, purché le cose che si possono personalizzare siano realmente utili (vedi la My page della intranet comune di Venezia) e purché  le funzionalità siano siano accompagnate e comunicate in modo serio a tutti i dipendenti.

Gen
15

Collegare le intranet alla felicità: un webinar

Mercoledì 18 gennaio, alle 19.00 (ora locale nostra) Andy Janowski, responsabile di IBF, tiene un webinar di un’ora sull’arte di collegare la intranet alla felicità dei dipendenti.

Che dite, ci iscriviamo?

Gen
14

Il tocco francese sull’Enterprise 2.0

Se vi interessa la riflessione francese sull’enterprise 2.0 nei suoi vari aspetti date un’occhiata al ricco report “Enterprise 2.0, the french touch”, tutto scritto da specialisti d’oltralpe.

 

Gen
12

Del perché creare cose cretine è meglio del non crearne affatto

Una delle cose che ci sentiamo spesso ripetere in riunione quando progettiamo ambienti collaborativi è “ma se poi cazzeggiano, si dicono cose inutili o si mettono a giocare? Questo non possiamo permetterlo”.

Questa cosa della paura del cazzeggio, del terrore che ogni cosa creata in azienda sia ben ancorata alla retorica della seriosa operatività (che mai del resto si ritrova nella realtà), beh, questa cosa non mi ha mai convinto.

Il fatto è che ho sempre pensato che l’atto di collaborare a qualcosa, a qualsiasi cosa, fosse già un passo in avanti rispetto al non fare assolutamente nulla. E non importa quale sia l’oggetto del collaborare: le persone, ho sempre pensato, stanno costruendo comunque capitale sociale nell’organizzazione.

Ok, ora non c’è nessuno al mondo, credo, che sia capace di dare forma rigorosa a questi pensieri più di Clay Shirky, lo studioso di cultura digitale del quale è uscito recentemente in italiano il secondo libro, Surplus cognitivo.

Shirky ha parlato di parte di questo libro alle TEd conference e oggi voglio segnalarvi il video del suo intervento, come al solito impeccabile quanto a chiarezza, lucidità e capacità di raccontare storie.

In questo video Shirky parla dei temi fondamentali del suo libro: delle motivazioni intrinseche alla collaborazione; di come i media digitali abbiano cambiato il panorama della collaborazione e abbiano fatto diventare il nostro tempo libero qualcosa di più di un tempo da occupare consumando; di come la collaborazione con i media digitali possa essere un veicolo per aggregare cose molto serie (le violenze in Kenia) o molto frivole(i LOLcats) , ma di come il suo motore interno resti lo stesso; e infine di come la radice da cui trae origine la collaborazione sia qualcosa che eccede le dinamiche economiche in cui comunemente ci riconosciamo.

La conclusione è chiara: se vogliamo una cultura della collaborazione attraverso i media digitali dobbiamo accettare anche le conseguenze frivole, dilettantesche, cretine di questa collaborazione.

Dura 13 minuti, e vi assicuro che ne vale davvero la pena (è sottotitolato in italiano).

Gen
11

Ciao 2011, ecco i trend del 2012

Come sarà il 2012 dal punto di vista dell’evoluzione dei progetti intranet? Molti, ogni anno, si cimentano in questo esercizio mentale; io non lo farò, ma voglio segnalarvi alcune risorse che lo fanno.

Innanzitutto come è andato il 2011? Sam Marshall prova a elencare alcune tendenze che hanno dominato l’anno che è appena passato (ciao, anno passato). Tra queste:

  • la presenza massiccia di Sharepoint;
  • la crescita – parallela – del livello di insoddisfazione verso Sharepoint;
  • la crescita di Yammer, spesso come piattaforma “carbonara” dentro le organizzazioni;
  • l’incremento di meccanismi di gamification;
  • la crescita di interesse verso gli aspetti di governance.

Per il 2012 vi segnalo invece un articolo di Paul Miller, di IBF, che elenca 10 trend che a sue parere si consolideranno:

  1. I progetti intranet cresceranno nonostante la crisi. Saranno progetti migliori e a più basso costo.
  2. Aumenteranno gli aspetti di integrazione applicativa, anche se i motori di ricerca resteranno le Cenerentola dei progetti intranet.
  3. Molte più intranet cominceranno a essere progettate per dispositivi mobili (tablet e smartphone).
  4. Gli ambienti digitali interni diventeranno un criterio con cui i giovani valuteranno il datore di lavoro e decideranno se restare o cambiare azienda (questa non vale per l’Italia, ovviamente).
  5. Le intranet continueranno ad essere poco “sexy” per il management, ma resteranno un servizio critico per il business.
  6. Gli investimenti in questo settore resteranno costanti anche di fronte ad altalene finanziarie.
  7. Diminuirà il peso nelle “news” in home page (questa l’ho già sentita).
  8. Gli intranet manager ritroveranno l’orgoglio per il loro lavoro.
  9. Le intranet saranno viste come la componente-chiave dell’ambiente digitale interno.
  10. Grazie al design per dispositivi mobili migliorerà il look and feel e la user experience.

Mah, a dire il vero alcune mi sembrano un po’ deliranti. Forse possiamo equilibrare queste previsioni un po’ vaticinanti con i dati 2012 della survey di J. McConnell, che tracciano un quadro più preciso dello scenario.

Se invece volte voi provare a cimentarvi su quali saranno gli elementi chiave del 2012, Intrateam ha creato un breve sondaggio sui trend dell’anno che arriva. Ecco i risultati al momento:

 

 

Beh, come si suol dire: partecipate

:-)

Gen
9

10 step per un’e-learning sostenibile in intranet

Io davvero non capisco: sono passati quasi 8 anni (otto) da quando scrissi un post su come realizzare iniziative formative a costo zero sulla intranet (il post ebbe dei commenti interessanti).

Oggi mi guardo in giro e quello che vedo è, in primo luogo, la crescita di contributi teorici di livello sempre più alto: cito solo a titolo di esempio articoli come “Desiging training for organization 2.0” oppure, ancora più articolato, “A framework for social learning in the enterprise“, che contiene anche degli acuti schemi come questo:

 

emergent practices

E ispirate tabelle come questa:

get real jaycross

Non fraintendetemi, sono contributi seri e molto interessanti. Tuttavia, a dispetto dello speranzoso titolo della tabella precedente, devo dire che nella pratica non vedo molti cambiamenti dalla situazione di allora: le aziende sono ancora impantanate, spesso, tra la scelta di costose piattaforme all inclusive (che nel frattempo si sono moltiplicate come funghi), il non fare assolutamente nulla (la scelta prevalente) e l’adozione di spericolati modelli di edutainment proposti da solerti consulenti-milanesi-moderni (che non linko per decenza).

Ora, io credo ancora che si possano fare tante belle cose per la formazione su intranet, a costi ragionevoli e con risultati decenti: basta, come al solito, partire leggeri appensantendo le cose man mano che si ottengono risultati.

Per questo voglio provare, ancora una volta, a stilare un rapido vedemecum in 10 passi per la creazione almeno di un abbozzo di progetto sostenibile di e-learning in intranet.

Vademecum: i 10 passi per un’e-learning sostenibile in intranet

 

1) Passo uno: create un’area formazione. Sulla vostra intranet create un’area di primo o di secondo livello che chiamerete (guarda un po’) “Formazione”. In questa area dovrà andare tutto quello che riguarda la formazione. L’area sarà anche evidenziata in home. ovviamente, l’area sarà gestita in modo formale da qualcuno, incaricato di portare avanti tutto il progetto. Quel qualcuno sarà evidenziato nella sezione. La sezione conterrà una serie di sottosezioni, tra cui la sottosezione “Formazione online”.

2) Passo due: popolatela di informazioni di base. Cominciate inserendo nell’area tutto ciò che riguarda la formazione in azienda. Intendo cose come (in ordine dal più facile al più difficile):

  • i riferimenti per la formazione (mail, telefoni ecc);
  • i riferimenti dei centri di formazione (indirizzi, mappe, fotografie ecc);
  • come fare per partecipare ai corsi (policy, documentazione);
  • link di riferimento (interni e esterni, ad esempio ai questionari online di fine corso);
  • news sulla formazione;
  • il catalogo formativo diviso per aree;
  • il calendario dei prossimi corsi;
  • (in fase avanzata) la possibilità di iscriversi ai corsi.

3) Passo tre: inserite il materiale formativo statico. Cominciate a creare una biblioteca online con tutto il materiale formativo che avete a disposizione, catalogato e descritto. I materiali arriveranno da tre fonti:

  • settori e dipartimenti che possiedono manualistica (ad esempio il settori IT, ma anche il marketing e altri settori);
  • dispense dei corsi già effettuati (dovete farvi firmare una liberatoria dai docenti esterni che fanno formazione per voi);
  • semplici dipendenti che hanno creato manuali e vademecum e, su vostra richiesta, hanno deciso di pubblicarli a beneficio di tutti i colleghi.

In una fase avanzata del progetto, ciascun materiale dovrà essere:

  • commentabile;
  • votabile;
  • salvabile tra i preferiti;
  • collegato al profilo personale dell’autore nel caso di contributi di colleghi.

4) Passo quattro: definite la strategia per l’e-learning. A questo punto avete già il set minimo di contenuti per un’area formativa decente. Ora potete iniziare a pensare all’e-learning vero e proprio. Per farlo dovete adottare una strategia, e per adottare una strategia dovete mettere a fuoco bene una serie di cose:

  • chi sono i destinatari (meglio pensare sempre in termini di segmenti di popolazione omogenei piuttosto che dell’interna azienda);
  • in quale contesto operativo avverrà la formazione (persone al computer, venditori fuori sede ecc);
  • attraverso quali device dovrà essere fruita la formazione (pc, ntebook, totem, tablet, smartphone);
  • Quali sono le esigenze che si prestano meglio ad una formazione online (ad esempio formazione breve ad alto tasso di aggiornamento);
  • quali contenuti sono più adatti a essere trasformati in learning object (ad esempio contenuti informativi sui listini commerciali, il funzionamento di un nuovo software ecc);
  • da chi arriveranno i contenuti (ad esempio i product manager o l’help desk IT);
  • quali saranno i rapporti possibili con la formazione d’aula (ad esempio materiali preliminari da fruire prima dell’aula o forum post aula ecc) ;
  • quale tipo di interazione dovrà avvenire prima, durante e dopo i corsi (forum, esercitazioni, comunità di pratica post formazione ecc);
  • che tipo di vincoli dovrà avere il percorso formativo (superamento di test, livelli ecc);
  • come dovranno essere monitorati i risultati;

Impostare questa strategia è fondamentale per capire esattamente che cosa vogliamo ottenere, come vogliamo ottenerlo e di quali risorse dobbiamo dotarci.

5) Passo cinque: procuratevi il software. Per iniziare non avete bisogno di molto:

procuratevi Articulate (prezzo: circa 750 euro). Vi servirà per creare corsi fatti di “slide parlanti” di alta qualità, nei quali potrete inserire anche quiz intermedi e altre funzionalità interessanti. I tipi di Articulate tengono anche un loro bleg molto utile, nel quale trovate moltissimi consigli e trucchi per creare corsi efficaci con questo software.

Procuratevi Camtasia (prezzo: 23o euro circa). Vi servirà per tutto quello che è video-screencast e videotutorial, molto utili per mostrare funzionalità software e altre cose che avvengono su uno schermo.

Procuratevi Adobe Conncect (prezzo: dipende dalla soluzione scelta). Vi servirà per le aule virtuali, le web conference e tutto ciò che è comunicazione sincrona. Con questo software il docente potrà parlare in diretta a una platea di colleghi selezionati, mostrare slide in tempo reale, condividere lo schermo e chattare con gli allievi.

Ovviamente una volta in vostro possesso dovrete imparare a usarli, in modo da rendervi il più possibile autonomi rispetto a società di consulenza e specialisti vari.

6) Passo sei: create i materiali. Questo è il passo più complicato, perché richiede tempo e la disponibilità dei vari attori aziendali in qualità di docenti. Ovviamente comincerete con il creare pochi materiali scelti tra quelli che facciano da apripista organizzativo, aumentando man mano il loro numero. La creazione di questi primi materiali dipenderà ovviamente dalle strategia che avrete deciso nel passo quattro.

Facciamo finta che come primo step vogliate produrre:

  • un video-screencast di 20 minuti sull’uso del nuovo CRM;
  • una lezione di un’ora (voce più slide) sulla Legge 626;
  • un’aula virtuale sincrona di un’ora sul listino commerciale del nuovo prodotto dell’azienda.

In tutti e tre questi casi avete bisogno di contattare i tre docenti, spiegare loro le modalità di erogazione, lavorare fianco a fianco con loro per preparare la lezione o il video.

Una volta prodotti questi contenuti o, nel caso dell’aula virtuale, predisposto l’ambiente, i contenti possono essere messi nell’area della intranet e fruiti. Nel caso dell’aula virtuale dovrete invece comunicare ai colleghi l’indirizzo web a cui collegarsi a una data ora.

7) Passo sette: costruite l’interazione e aggiungete un pizzico di 2.0. Per ora abbiamo costruito un ambiente e lo abbiamo popolato di learning object. Manca ancora la possibilità di interagire, in primo luogo con il docente, ma anche tra i diversi allievi.

Per aggiungere questa dimensione potete operare in vari modi, ad esempio:

  • aggiungete un forum per ogni contenuto prodotto. Il forum servirà a fare domande al docente o a interagire orizzontalmente tra partecipanti;
  • aggiungete un wiki didattico, che sarà a disposizione degli allievi per creare contenuti (magari su input del docente), per commentare o per eseguire dei compiti prestabiliti;
  • create un gruppo chiuso online per ogni aula, anche tradizionale, in modo che le persone che hanno fatto formazione d’aula possano avere un correlato online a valle della formazione;
  • aggiungete una chat d’aula per chi partecipa ai vari corsi;
  • le possibilità di voto-commento che abbiamo visto al passo tre.

Le possibilità sono tante, e andranno stabilite prima, come set di possibilità, in coerenza con la strategia che vi sarete dati.

8) Passo otto: automatizzate e aggiungete funzionalità avanzate. Ora avete un ambiente che contiene informazioni di base, materiali statici, learning object e possibilità interattive. E’ già un bel passo in avanti. Ma man mano che l’ambiente cresce e gli utilizzatori aumentano aumenteranno anche le esigenze, le quali richiederanno sviluppi ulteriori, per consentire da una parte di automatizzare alcune attività e dall’altra di avere a disposizione funzionalità avanzate. Questi ulteriori sviluppi potranno riguardare, ad esempio:

  • l’iscrizione ai corsi, che potrà essere automatizzata via web;
  • la ricerca, che potrà essere potenziata con un motore di ricerca specifico;
  • i feed back, tramite questionari online da erogare a fine corso;
  • il portafoglio formativo di ciascuno, che potrà essere popolato in automatico una volta fruiti i corsi (e superati gli eventuali quiz). Parte di queste informazioni potranno anche essere rappresentate sul profilo personale;
  • l’accesso ai corsi, tramite una profilazione degli utenti rispetto ai diversi materiali inseriti;
  • il collegamento diretto con la intranet, tramite ad esempio una portlet sulla intranet che dà accesso diretto ai corsi e ai materiali a cui sono iscritto.

Anche in questo caso le possibilità sono molte e dipenderanno dalle esigenze specifiche dell’azienda così come dai vincoli di budget e competenze di sviluppo presenti. Ovviamente se siete a questo step di sviluppo (ma non prima) potete davvero pensare di dotarvi di una piattaforma di e-learning, come ad esempio Moodle, integrandola in modo forte con la intranet.

9) Passo nove: comunicate e sostenete. Un processo del genere, come tutti i processi mediati dalle tecnologie che cambiano un po’ le abitudini organizzative, vanno comunicati e sostenuti, specialmente nella fase iniziale. Un processo del genere lasciato a se stesso rischia di afflosciarsi anche se animato dalle migliori intenzioni. Per questo saranno necessari:

  • una comunicazione costante (via mail e via intranet) delle nuove possibilità formative, con modalità, istruzioni per l’uso e FAQ;
  • una promozione puntuale via web dei contenuti pubblicati, ad esempio con finestre sulla intranet che evidenziano l’ultimo corso o video screencast;
  • una promozione nei contesti fisici dove si fa formazione, accompagnano ogni corso con i riferimenti online;
  • riunioni e incontri costanti con i vari stakeholder, fornitori di contenuto e settori interessati per capire meglio che cosa va e che cosa non va.

10) Passo dieci: consolidate il processo e monitorate i risultati. Ok, adesso quello che vi resta da fare è inserire questa attività in modo stabile nella vita organizzativa in modo che, ad ogni nuova occasione, la possibilità dell’online sia sempre presente come un’opzione percorribile.

Se ci sarà una nuova iniziativa che richiede formazione dovrete sempre chiedervi (e chiedere agli stakeholder): la svolgiamo in aula, online o in aula+online? In questo modo l’attività online entrerà a fare parte stabilmente della vita organizzativa. Da ultimo, dovrete monitorare i risultati di queste iniziative, sia tramite i dati di accesso, sia tramite i questionari di fine corso e infine tramite uno specifico questionario sulle iniziative online che predisporrete ogni 6 mesi.

Ecco fatto. E’ difficile? Beh, forse un po’, ma non mi dite che non è possibile. Ci rivediamo tra otto anni e vediamo che è successo, ok?

Gen
7

Due libri, due alleati per l’intranet manager

Credo di non aver ancora mai segnalato due pubblicazioni piuttosto recenti che, insieme, costituiscono un po’ il punto di riferimento sui progetti intranet di nuova generazione.

Come sapete la letteratura, nazionale e internazionale, è piuttosto avara di risorse, (qualcosa c’è, ma non focalizzato) in particolar modo di quelle che si concentrano sugli aspetti realizzativi e metodologici di questi progetti.  Proprio per questo ogni nuovo arrivo nel panorama editoriale, specialmente se ben fatto, va tenuto da conto come un bene prezioso.

Designing intranets: creating sites that workIl primo volume è “Designing intranets” di James Robertson, un libro che fornisce una metodologia dettagliata per i progetti intranet basata sull’esperienza di Step Two, l’azienda australiana capitanata da Robertson che è oggi uno dei punti di riferimento a livello mondiale.

Chi segue il blog di Robertson riconoscerà molto materiale già pubblicato nel tempo, ma il valore del libro risiede nell’approccio sistematico che ha saputo dare al materiale, corredandolo di molti esempi e screenshot. Particolarmente utili le parti relative al design vero e proprio, oltre che i riferimenti alla metodologia di User centred design che da sempre caratterizza l’azienda australiana. Non un “libro spot” dunque (come ce ne sono tanti in giro), ma una vero manuale a cui fare riferimento.

intranet_management_handbookIl secondo volume, “The intranet management handbook“, di Martin White,vi confesso di non averlo ancora letto, nonostanta sia sulla mia scrivania da parecchi mesi. Tuttavia l’ho sfogliato a fondo, apprezzando la profondità con cui vengono affrontati i diversi passi metodologici di un progetto intranet.

Il libro è davvero un manuale metodologico completo, senza screenshot ma con alcuni utili schemi e molte schede di approfondimento (ad esempio sulla gestione dei blog o su come fare le interviste preliminari agli stakeholder).

Un’intera sezione è dedicata alla governance, e un capitolo alle gestione dei progetti con Sharepoint. White fa parte della società inglese intranetfocus, e mette in questo libro tutta la sua esperienza nella gestione di progetti intranet realizzati per lo più in ambito britannico.

Due libri che, insieme, vi aiuteranno a fare da soli e a rendere inutile il lavoro di persone come me. :-)

Gen
6

Compilare il profilo? Diventa una gara

Alla Lewis group, un’azienda inglese di 600 dipendenti (credo che facciano il simpatico mestiere di recupero crediti) hanno creato un contest per la compilazione del profilo da parte dei dipendenti. In palio un voucher da 25 sterline e t-shirt esclusive.

I dipendenti, una volta compilato, mandano un alert alla redazione (che valuterà la qualità dei contenuti inseriti) usando un bottone “talking point” posto sulla testata.

Come sapere l’idea di monetizzare pervasivamente la partecipazione è una cosa sbagliata, ma puntellare con piccoli riconoscimenti (che poi hanno il sapore del gioco) alcuni task chiave in certi momenti della vita organizzativa può essere una strategia percorribile.

 

Gen
5

Anche Ibm ci prova col co-editing

La necessità di co-editare i documenti è una delle più frequenti in ambito lavorativo, e una di quelle dove i sistemi online spesso si scontrano con un muro fatto di abitudini consolidate e di diffidenze il più delle volte ingiustificate.

Oggi scopo (in un articolo fin troppo celebrativo) che Ibm sta tentando una sua strada verso il co-editing a livello aziendale, con la piattaforma Lotus live. L’evoluzione rispetto ai sistemi come Google docs è notevole, almeno guardando la demo.

 

Gen
4

La guida online per gestire comunità di pratica

RedHat ha pubblicato una guida online per la creazione e gestione di community.

Non l’ho ancora letta, ma la guida è molto ricca e dettagliata, inoltre ha un intero capitolo dedicato alle comunità di pratica, a partire dal bel libro di Wenger et al. Vi segnalo ance un post dove trovate una sintesi dello specifico capitolo, che espone i 7 principi per gestire una cop:

  1. progettate pensando all’evoluzione;
  2. unite interno ed esterno;
  3. Pensate a diversi livelli di partecipazione;
  4. Bilanciate pubblico e privato;
  5. Concentratevi sul valore;
  6. Mescolate familiarità e eccitazione;
  7. Date un ritmo alla comunità.

Nella guida trovate tante altre informazioni utili.

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Grazie mille per la pazienza. E' l'Europa che ce lo chiede