Home » Archivi per aprile 2013

Apr
29

Gestire online i documenti, gestire offline le persone

Credo che il proposito di cambiare le abitudini dei colleghi rispetto alla gestione dei documenti in azienda sia uno dei più ambiziosi e spesso frustranti: le persone, che lo vogliamo o no, fanno in maniera ostinata e naturale cose come aprire il foglio Excel, mandarlo per email a 10 colleghi per le revisioni, salvarlo su chiavetta per vederlo su un altro PC, farne 10 versioni rinominandole 1,2,3 ecc.

Le persone, oggi, se non educate in altro modo, fanno questo. E’ quindi molto importante, quando si inaugura un nuovo sistema per gestire online i documenti e le varie attività ad essi connesse, accompagnare questo processo con una seria campagna di sensibilizzazione.

In questo ci viene in aiuto un bell’articolo di Pebbleroad, intitolato 10 Document Management Principles For Intranet Users. In esso Manish Nichani ci elenca dieci comportamenti (creazione contenuti, nomi dei file, versioning, diritti di accesso, co-authoring ecc) che un sistema di gestioni in intranet tende a cambiare e sui quali è necessario dare delle regole e diffonderle.

 

 

L’articolo propone anche il PDF dei principi da scaricare e da mettere nella propria intranet. Come si vede da questo banale caso di gestione della documentazione il problema è sempre meno nelle tecnologie e sempre più nelle abitudini, nelle motivazioni e nei comportamenti delle persone.

 

Apr
15

Come lanciare il forum? Raccontandolo

Se qualcuno mi chiedesse un consiglio su come lanciare e promuovere un nuovo servizio intranet certamente gli suggerirei di dare un’occhiata a quello che fanno a Interact, un’azienda inglese che produce e commercializza un CMS per creare social intranet. La verità è che io non ho mai usato quel software, ma il modo nel quale hanno lanciato le nuove funzionalità è davvero fantastico.

Date un’occhiata alla pagina che descrive i nuovi forum : una lunga sequenza di brevi testi e immagini a tutto schermo che raccontano il processo di sviluppo, le persone coinvolte, i numeri principali relativi all’applicazione e così via. Una narrazione davvero efficace, con personaggi in carne e ossa.

 

 

Non vi viene voglia di correre a provare i nuovi forum? Credo che in questo caso ci sia da imparare più sul processo di comunicazione che su quello di sviluppo (che comunque a occhio sembra ottimo). Provate per esempio a mettere a confronto questa pagina con quella che spiega i cambiamenti di Sharepoint 2013 rispetto al 2010 e vedrete la differenza.

Se vi interessa restare in contatto con l’azienda, tengono un blog davvero interessante sui temi intranet & co.

Apr
15

Arriva l’Intranet Magazine automagico

Mi sono fatto un regalo, e ho sono creato una pubblicazione automagica con Paper-li che ho chiamato IntranetMagazine. Praticamente aggrega in automatico 25 fonti di informazione diverse. Lo fa un po’ a capocchia, ma sono i miei primi passi nel mondo della curation (anche se questa non è vera e propria curation, ma tant’è).

Insomma, un altro modo per creare un po’ di serendipity tra le tante fonti legate al mondo intranet. E comunque devo dire che il miglior magazione automagico sulle intranet resta al momento The intranet weekly, creato da J.R. Lawson: merita davvero un’iscrizione.

Buona lettura a tutti :-)

Apr
8

La grande maratona dei digital workplace

Per chi stesse sviluppando o riprogettando una intranet e fosse alla ricerca di casi di studio raccontati dai protagonisti si sta avvicinando un’occasione unica: una maratona di 24 ore che coinvolgerà aziende e specialisti in tutto il mondo nel raccontare le loro esperienze.

L’iniziativa è promossa dal Digital Workplce group e coinvolge aziende del calibro di Ikea, IBM, Virgin oltre che ricercatori e consulenti nel campo. Non resta che iscriversi e prepararsi a fare le ore piccole (si fa per dire).

Si comincia alle ore 13 (ora italiana) del 14 maggio e si finisce alle ore 13 del 15 maggio. Pop corn.

Apr
5

Omron, e le intranet che danno valore

Quando una intranet la fai usando come guida le esigenze degli utenti è raro che ti sbagli, e spesso crei anche qualcosa di originale. Sembra essere questa la lezione che si apprende dal caso della intranet di Omron, raccontato da Janus Boye.

La nuova intranet, Ozone, è nata infatti tenendo a mente tre esigenze fondamentali: trovare informazioni rilevanti per il lavoro (specialmente dei venditori), lavorare meglio assieme, semplificare i task. Ne è risultata una intranet pulita, usabile, usata e con una forte componente social integrata.

 

Ozone home page

 

Ora, qual è la killer application della intranet? Il trovaclienti sulla tua strada, che usa Google maps per mostrare possibili prospect ai venditori lungo la loro strada:

 

Fantasitco, no? Credo che le cose migliori nell’ambito dei progetti interni nascano proprio in questo modo:

  • identifico un’esigenza fondamentale
  • organizzo risorse informative interne e tool (interni e esterni) per fare in modo che la rete possa soddisfarla al meglio
  • aggiungo dove possibile una componente social che aumenti il valore del tool (anche se non nel caso del trovaclienti)
  • sviluppo nel tempo aggiungendo e affinando funzionalità sulla basse dei feed back

In genere, il risultato è qualcosa che assomiglia a cose già viste, ma che non è totalmente sovrapponibile.

Apr
3

Perché l’approccio “installa e prega” non funziona

Ok, una recente ricerca di Gartner (a quanto pare esiste una ricerca di Gartner per ogni aspetto dell’esistenza, terrena e ultraterrena),ebbene una ricerca conferma una cosa che  chiunque gestisca una community interna ha imparato sulla sua pelle, ovvero che la creazione di spazi di collaborazione interna che non abbiano una proposta chiara è destinato al fallimento 9 volte su 10.

Questo approccio, chiamato dall’analista di Gartner “installa e prega”, è quello dominato unicamente dalle implementazioni tecnologiche le quali, una volta avviate, dovrebbero magicamente produrre la partecipazione dei dipendenti.

Beh, non è così: che si implementi un “obsoleto” forum interno usando phpBB o che si introducano modernissime forme di lifestreaming grazie a applicazioni di microblogging come Exo (o la una variante per Sharepoint come Beezy) il problema resta sempre quello di capire e fare capire agli impiegati perché qualcuno di loro dovrebbe scriverci dentro.

A volte su internet questo approccio funziona, ma noi non siamo in internet, come ci ricorda un bel post di Aaron Kim (Social business, the forest and the garden: Your intranet is not the Internet).

I questo senso potremmo dire che internamente non esistono tecnologie, ma solo e sempre iniziative. In altre parole le tecnologie non creano di per sé partecipazione, la abilitano solamente, ma il motore sta sempre da qualche altra parte, come la ricerca di Gartner ci spiega. E il primo passo per accendere il motore è avere una proposta chiara: tanto per capirci, formule come “è attivo il forum”, “dicci su cosa stai lavorando” non sono proposte chiare.

Gartner individua 5 caratteristiche che identificano una buona proposta (le trovate ben spiegate in questo post):

  • Magnetismo. La proposta deve offrire un vantaggio tangibile, in modo che le persone intuiscano un qualche vantaggio nella partecipazione stessa (es. risolvere problemi col PC).
  • Capacità di creazione di community. La proposta deve invogliare a creare contenuti da parte di tutti (se si basa sulla creazione di contenuti complessi abiliterà meno partecipazione).
  • Valore organizzativo. La proposta deve avere un chiaro obbiettivo di business riconoscibile da tutti.
  • Basso rischio. La proposta deve apparire poco rischiosa nella partecipazione delle persone.
  • Capacità di evolvere. La proposta deve caratterizzarsi per la sua capacità di evolvere e svilupparsi, anche sulla base della crescita della community.

E’ qualcosa di un po’ diverso dal semplice “vieni anche tu sul nostro forum”, no?

Apr
3

La intranet mobile secondo Nielsen

Finalmente il buon Jakob Nielsen si è deciso a svolgere una ricerca sistematica sulle applicazioni mobili per intranet e/o intranet mobili. Ha perciò lanciato una richiesta di partecipazione per chiunque al mondo abbia sviluppato applicazioni del genere (l’ha chiamata “Mobile Sites or Apps for Employee Use“). Le migliori finiranno in uno dei suoi celebri report, dedicato a questo tema (il report va ad aggiungersi a quello di Steptwo già disponibile).

Sarebbe davvero l’occasione giusta per fare conoscere applicazioni mobile realizzate in Italia in questo campo (sono sicuro che siano in numero superiore a zero).

I creatori delle applicazioni selezionate, oltre a ricevere ovviamente il report, potranno partecipare
gratuitamente a uno dei seminari di usabilità che Nielsen e collaboratori tengono durante l’anno in vari continenti.

Ecco tutti i dettagli per partecipare e l’elenco di materiali che vanno spediti. C’è poco tempo: la richiesta scade il 16 aprile.

Apr
2

Valutare il social software: un webinar

Cari lettori, la webinar-mania sta crescendo dappertutto e come al solito voglio segnalarvi le cose che mi sembrano più interessanti. Stavolta si tratta di un webinar gratuito organizzato da Real story group (una società indipendente di ricerca in ambito di software aziendali e CMS) dedicato ai punti critici nei processi di valutazione delle tecnologie per la collaborazione (sembra una cosa da smanettoni ma non lo è, almeno non del tutto).

E’ programmato per il 10 aprile alle ore 18 (ora italiana). Il titolo è: Evaluating Collaboration and Social Software: Challenges and Best Practices e credo che ci sia davvero molto da imparare in questo campo

Buona visione a tutti :-)

Questa pagina utilizza i cookies, come le pagine di mezzo mondo. I cookies sono una cosa che fa parte della vita, ok? Don't worry http://www.intranetmanagement.it/cookies/

Questa pagina utilizza i cookies, come le pagine di mezzo mondo. I cookies sono una cosa che fa parte della vita, ok? Don't worry

Grazie mille per la pazienza. E' l'Europa che ce lo chiede