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Apr
5

Intranet: la cura dimagrante che migliora i contenuti

In Philips ultimamente hanno fatto alcune innovazioni molto interessanti nella gestione dei contenuti e nell’archittettura informativa della intranet.

Tanto per cominciare, un paio di anni fa sono passati da una architettura informativa tradizionale, basata su una navigazione ad albero, ad una navigazione per tag/topic, nella quale

  • sparisce il menù di navigazione
  • la ricerca occupa un posto centrale
  • la ricerca converge non tanto sul testo delle pagine ma su un sistema di tag usato coerentemente da tutti gli editor dell’azienda.

In aggiunta: la ricerca e la visibilità dei contenuti in home page vengono migliorate attraverso un sistema di  profilazione sul ruolo e attraverso un esteso gioco di “sottoscrizioni” ai singoli tag da parte di ciascun dipendente.

Il sistema è davvero interessante e ha consentito all’azienda di migliorare enormente la trovabilità dei contenuti.

 

Ma non è finita: dopo aver realizzzato questa piccola “rivoluzione copernicana” nella gestione e nella ricerca dei contenuti, l’azienda si è accorta di avere un problemino di aggiornamento e governance dei contenuti stessi.

E qui entra in gico la fase 2: con 123.000 pagine e circa 900 siti su Sharepoint la intranet era diventata un mostro informe pressoché ingovernabile.

In redazione hanno allora deciso di affrontare il mostro con una tecnica radicale:

gardening + policy + bastone nodoso di legno

In un articolo Dennis Agusi,  spiega come hanno fatto a passare da 123.000 pagine (utili e inutili, vecchie e nuove) a 5.000 pagine tutte utili. In sostanza hanno usato alcuni trucchi:

  1. Nuovo ambiente. Hanno creato un novo ambiente “pulito” dove mettere solo la roba “buona”.
  2. Il sistema “ping”. Hanno spento la maggior parte dei siti e aspettato che qualcuno si facesse vivo. Se nessuno reclamava l’ambiente, beh, indovinate un po’.
  3. Il file della Verità. Hanno creato un file che hanno chiamato il File della Verità, nel quale ad ogni sito erano collegati i dati di accesso, l’obsolescenza dei contenuti, la quantità di roba presente eccetera. Con questo file si sono presentati a ciascun owner per capire che cosa fare. Di fronte a quei dati molti owner hanno deciso di soprassedere al loro sitarello (inutile).

Con questo sistema le pagine “buone” si sono ridotte del 96%. Chiaro?

Come mantenere pulito l’ambiente? La redazione ha adottato una serie di accortezze di governance:

  • processo di revsione semestrale;
  • email automatica a tutti gli owner;
  • richiesta tassativa di prendere una decisione su ogni contenuto: cancellare, cambiare, validare (in questo caso il contenuto assume la data della validazione);
  • se nessuna risposta arriva, beh, indovintate un po’?
Inoltre le news vengono eliminate automaticamente dopo 15 mesi dalla pubblicazione (se no che news sono?)
Questo sistema, beh, ha funzionato. E sapete perché? Perché dietro a tutto questo c’è una cosa magica che si chiama GO VER NAN CE.
Prendiamo esempio.

Apr
1

Lanciare la intranet: meglio big bang o long wow?

Meglio il long wow, ve lo dico subito.

Immagine correlata

Un articolo di Intranetizen affronta un tema di governance assai dibattuto nel nostro mondo di progettisti della comunicazione interna.

Il tema è questo:  in un progetto intranet è meglio lanciare il nuovo ambiente tutto di un botto, facendo vedere in modo netto il lavoro fatto e mostrando il grande strappo rispetto al passato, o è meglio la politica dei piccoli passi? Il primo metodo è chiamato dagli autori (e non solo da loro) il metodo big bang.

A prima vista sembra una cosa sensata: non stresso le persone con continui cambiamenti, mi preparo bene bene bene ben bene e quando ho tutto a posto faccio il graaaaande lancio che lascerà tutti a bocca aperta. Daje.

E tutti restano a bocca aperta in effetti. Prima di chiudere il brwoser con una scrollata di spalle.

Sì, perché il problema del metodo Big bang (ovvero: grande cambiamento tutto in una volta, cambiamento che ti travolge e che si spera porti grandi pacche sulle spalle specialmente da parte dei nostri capi) sta proprio in quello che dovrebbe essere il suo punto di forza: si tratta di troppo cambiamento in troppo poco tempo.

I nostri colleghi resteranno storditi, è vero, ma non nel senso che pensiamo noi: ma che succede? Non vi siete mossi per dei mesi, non ci avete fatto sapere un accidente, avete fatto tutto in segreto nelle stanze di IT e della comunicazione e adesso (adesso!) ve ne venite fuori con questa novità. E quando ho il tempo di imparare? E dove sono finiti i miei link utili? Ma che vi salta in testa? Qui dobbiamo lavorare.

Eccetera eccetera.

Insomma, il metodo big bang si porta dietro una serie di conseguenze spiacevoli:

  • per tanto tanto tempo nessuno vede un cambiamento (e continua ad usare i vecchi sistemi inefficienti);
  • il cambiamento tutto insieme produce necessità di apprendimento e crea resistenze forti (o più forti);
  • il cambiamento forte è in genere seguito da una stasi, per cui diventa presto la normlità (addio big bang)

Qual è l’approccio alternatio? Gli autori (e non solo loro) lo chiamano Long wow (ecco un approfondimento sul metodo long wow)

 

In sostanza si tratta di adottare un approccio con rilasci graduali di cose belle, interessanti, e richieste dagli utenti, cominciando dalle più urgenti.

In questo modo gli utenti si abitueranno meglio ai cambiamenti, potranno dare feed back in corso d’opera, si sentiranno tirati a bordo e progrediranno nelle loro competenze e nei loro comportamenti in modo analogo a quanto progredisce la intranet.

L’unica cosa che non avranno è la “magica” sensazione del grande botto, che spesso è solo un fuoco d’artificio senza alcun reale valore.

Il vero cambiamento, il cambiemnto che dura, è fatto di piccoli movementi in avanti. Costanti, senza strappi, caparbi. La goccia che scava la roccia.

Ce la facciamo.

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Grazie mille per la pazienza. E' l'Europa che ce lo chiede