Enterprise 2.0 | Intranet Management

giu
28

Il wiki nella piccola impresa italiana? Si può fare!

2010 by Giacomo Mason, 12:17

Cari lettori, amici, compulsivi frequentatori del mio blog, eccomi di ritorno dalla lunga maratona per la scrittura del mio libro. Il mio blog stava facendo la muffa e forse molti di voi lo avevano già dato per spacciato, ma non è così. In questi mesi sono successe un sacco di cose, ovviamente (riporto unicamente il fatto che presto diventerò papà, e questa è già una notizia) che non ho potuto raccontare vista la sovrumana concentrazione necessaria per scrivere il testo (ma chi me l’ha fatto fà), che uscirà a fine settembre, mi dicono.

Ma veniamo a noi: per il libro mi sono arrivati molti esempi (di cui ringrazio davvero tutti) e oggi voglio parlarvi del caso di una piccola azienda del Veneto, la AZ spa, che produce macchine utensili (il suo gioiello sono i sistemi per rettificare gli alberi a gomito). Roba hard, insomma, niente a che vedere con gli inafferrabili servizi da terziario avanzato: sono cose solide e voluminose che esporta in tutto il mondo (circa 30 dipendenti interni più una rete di rivenditori freelance sparsi in 105 Paesi, una “multinazionale tascabile” come l’ha definita la mia referente).

Perché ve ne parlo? Perché l’azienda, sulla carta, rientrerebbe tra quelle escluse a priori dall’uso di sistemi intranet innovativi: pochi dipendenti, settore manifatturiero, lontana da suggestioni metropolitane. E invece proprio qui hanno cominciato ad usare con successo un wiki interno per condividere informazioni e ricostruire alcuni processi operativi.

Lascio parlare direttamente la persona dell’azienda che ha seguito il progetto dall’interno:

Abbiamo deciso di implementare un wiki in azienda inizialmente per questi 3 motivi:

•   la gestione flessibile ed efficiente della documentazione relativa alla ISO9001-2008
•   la gestione delle informazioni non strutturate
•   il risparmio cartaceo e la sensibilità all’ambiente

Con l’implementazione di Wiki, oltre a gestire in maniera estremamente flessibile la documentazione relativa alla qualità ISO9001-2008, che possiamo considerare interna al flusso dei processi aziendali, ci siamo resi conto di quante informazioni “non strutturate” vi siano in azienda che escono dai normali flussi aziendali e con gli strumenti elencati precedentemente non trovano posto: con il wiki siamo è riusciti a trovare una collocazione a qualsiasi eccezione.

Sono rimasti solamente 3 moduli cartacei che seguono fisicamente il prodotto nella fase di montaggio, tutto il resto è solo su wiki (incredibile risparmio di carta); Ogni funzione aziendale è responsabile delle modifiche e validazioni della parte di wiki di sua competenza: ad ogni aggiornamento di wiki, il responsabile e le persone coinvolte ricevono automaticamente una email di avviso; le revisioni sui documenti sono automatiche. Ogni ufficio è responsabile di un certo numero di procedure e di permessi;

la certificazione non è più il fine da raggiungere ma è diventato uno strumento aziendale e un modo di pensare organizzato e snello. Tutto questo è stato possibile raggiungerlo solo grazie al wiki.

Esempio di wiki interno - Az spa

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Esempio di wiki interno 02 - Az spa

Dice ancora la persona dell’azienda:

Aver raccolto tutte le istruzioni aziendali in un unico punto ci permette di essere operativi in poche ore con qualsiasi dipendente o esterno che lavori con noi anche per brevi periodi in quanto su wiki trova qualsiasi procedura e informazione di cui ha bisogno.

Questo è un utilizzo del wiki dentro il flusso, ovvero per supportare e riconfigurare gli abituali processi di lavoro (per inciso, sono quelli veramente importanti, anche se meno appariscenti). Ma, come sappiamo in letteratura esiste un altro tipo di wiki interno, ovvero quello “fuori da flusso“, come supporto esterno ai processi (ad esempio un enciclopedia interna o un indice di acronimi aziendali). Anche in questo caso il wiki viene in aiuto all’azienda:

Tutte le leggi e normative che purtroppo sono l’incubo di molte piccole aziende non avendo una persona dedicata che le possa seguire, sono state risolte col wiki.

Tutte queste informazioni erano mille post-it e appunti sparsi per tutte le scrivanie senza un preciso responsabile. Un esempio è la gestione dei rifiuti, la quale comporta più persone coinvolte, più enti esterni, scadenze e documentazione. Anche in questo caso, tutta la documentazione relativa all’analisi dei rischi la stiamo completamente portando in wiki in modo che il responsabile ad ogni controllo possa facilmente fare le dovute verifiche e modifiche.

Ad ogni aggiornamento della legge viene semplicemente modificata questa pagina dove c’è una lista completa dei rifiuti prodotti, il responsabile da chiamare, la scadenza dei controlli e tutte quelle informazioni eccezionali che erano normalmente scritte su un post-it attaccato sotto il monitor dell’amministrazione.

Esempio di un wiki interno 03 - AZ spa

In sintesi, per questa piccola azienda il wiki oggi è:

un editor sostitutivo a Word

un sistema di backup

un sistema di versioning dei documenti

un sistema di condivisione delle informazioni

un enciclopedia aziendale

una bacheca aziendale

un manuale d’istruzione

un manuale della qualità

un repository di offerte commerciali

un gestore di progetti

un calendario

un gantt di progetto

un blog

un server condiviso

Dulcis in fundo: ci si è messo anche il titolare, che sta usando il wiki per scrivere un libro:

Il titolare stesso , l’anima dell’azienda, sta scrivendo un libro interamente su wiki. Questo libro che avrà anche uno scopo promozionale, sarà un manuale sulla rettifica per alberi a gomito. La fase attuale è raccogliere in un unico punto tutte le informazioni tecniche, le domande frequenti, i testi, i link, gli spunti da parte dei dipendenti e tutto quello che può servire per la futura stesura dello stesso.

Una volta finita la raccolta, il wiki è pronto per essere passato al curatore del libro.

Credo che questo progetto, nella suo tutto sommato modesto ambito applicativo, ci dimostri molte cose (e ringrazio ancora Ernesto Capozzo, che ha seguito la realizzazione, per avermelo segnalato): che si può fare innovazione anche nel piccolo e che si possono guardare in faccia i problemi aziendali e provare a risolverli in modo nuovo anche al di fuori dell’hype che a volte contraddistingue questi progetti: la referente dell’azienda con cui ho parlato era allegramente stupita che ci fosse attenzione attorno a questo tema; mi chiedeva curiosa se c’erano altre aziende si erano regolate in questo modo; non sapeva che ci fosse una letteratura, e tantomeno una retorica al riguardo. Avrei voluto abbracciarla.

Poco alla volta, senza clamori, senza riempirsi la bocca di termini alla moda, senza fare faraonici piani di comunicazione che non portano da nessuna pare, senza comprare costose e frustranti portaerei editoriali e soprattutto senza unirsi al coro degli entusiasti paladini del 2.0 a qualsiasi costo, alcune aziende sperimentano, innovano, coinvolgono i dipendenti, cambiamo il loro modo di lavorare, portano a casa dei risultati.

E’ una bella notizia.

Categorie: Vita da scrittore, Wiki interni.
Tag: AZ spa · casi di studio · Iso 9000 · Paternità · processi di lavoro · screenshot
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feb
22

Alla ricerca del modello perfetto per intranet e l’enterprise 2.0

2010 by Giacomo Mason, 18:55

Devo dire che nell’intenso dibattito – permanente – su enterprise 2.0 e intranet innovative, un dibattito attraversato da momenti di euforia, ripensamenti, grandi intuizioni e prosaici casi di studio, ci scontriamo con un autentico diluvio di modelli interpretativi e tentativi di cogliere astrattamente in un tutto l’insieme di dinamiche che queste nuove tendenze e questo insieme di tecnologie abilità.

La cosa è piuttosto divertente e il risultato assomiglia ad un collage di visioni che nel momento in cui si legittimano (poiché ognuna di essere ha dalla sua un bel po’ di evidenza empirica) contribuiscono a dipingere un quadro ancora davvero acerbo del fenomeno. Siamo tutti alla ricerca del nostro modello definitivo e della nostra narrazione unificante, anche se questa non si lascia ancora cogliere pienamente.

Nel frattempo accontentiamoci di frammenti di sistema: il primo, certamente già molto famoso e con un grande potenziale davanti a sé, è quello di Andrew McCafe, che cerca di dividere il territorio delle relazioni aziendali (Ricordate? Rapporti forti, deboli, potenziali, assenti).

Recentemente Andrew ha sottolineato come, secondo lui, gli strumenti dell’enterpse 2.0 diano i loro più grandi benefici negli anelli esterni di questo “bersaglio”.

Un secondo modello interessante è quello proposto da Bryan Menell, di Thoughtfarmer; Bryan racconta come nella definizione dei processi di user centred design per la loro intranet abbia utilizzato un modello che richiama la prossemica di Edward T. Hall. Il risultato è una definizione dell’ambiente intranet che va dalla persona all’ecosistema aziendale.

L’articolo è interessante anche per un altro motivo, ovvero perché propone un approccio alla personalizzazione degli ambienti che bypassa l’alternativa tra la personalizzazione totale da parte dell’utente (strategia su cui più di uno specialista ha qualche dubbio) e controllo centralizzato della home page (Un tema che molti, naturalmente, affrontano a modo loro, dai saggi consigli di Jane McConnell all’approccio darwinista di Stephan Schillerwein).

Vorrei provare a dare, in questo senso un mio contributo a questa intensa battaglia combattuta a colpi di schemi, diagrammi, freccioni e bersagli: il mio schema parte dal fatto che ogni ambiente intranet di nuova generazione supporta il lavoro dei singoli, ma lo supporta e lo segue nelle diverse situazioni sociali in cui sono impegnati in azienda:

- Supporta me in quanto lavoratore
- Supporta me in quanto appartenente a un dipartimento
- Supporta me in quanto appartenente a un team di progetto
- Supporta me in quanto appartenente ad una community (di pratica o di interesse)
- Supporta me in quanto appartenente ad un ecosistema di informazioni aziendali

Nelle diverse situazioni, ovviamente, cambiano i contenuti, i servizi, le funzionalità; ma anche l’impegno che mediamente è richiesto (sulla questione dell’impegno diversificato vi consiglio questo post di B. Duperrin, molto illuminante) il tipo di contributo che le persone danno (lavorare è diverso da collaborare che è diverso da condividere che è diverso da contribuire). Anche l’uso della mail, da sempre cartina di tornasole delle attività svolte in azienda, tende a diminuire man mano che si passa dall’uso individuale a quello “sociale”.

E’ importante, a mio parere, che ragioniamo sempre in termini di usi prevalenti e che pensiamo in quale contesto d’uso (più individuale o più sociale) si inseriscono le nostre applicazioni. Perché dobbiamo pensare che cambiano gli scopi, i tempi di utilizzo ma soprattutto l’impegno che la situazione (la situazione, non la tecnologia) richiede.

Che ne pensate?

Categorie: Enterprise 2.0, Social network interni.
Tag: knowledge workers · prossemica · schemi
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feb
18

Ancora sulle applicazioni interne di domanda/risposta

2010 by Giacomo Mason, 18:14

Ho parlato più volta del caso di “Sabre town“, il social network interno a Sabre e dedicato a domane e risposte professionali tra colleghi (qui potete scaricare il PDF con il caso descritto da Stetwo). E’ uno dei casi più interessanti al mondo di microblogging interno che funziona, e secondo i coordinatori ha già fatto risparmiare all’azienda centinaia di migliaia di dollari (soldi veri, non del Monopoli).

Come sapete (perché vi ho fatto una capa tanta) credo che il tema delle domande-risposte dentro l’organizzazione sia una delle cose più promettenti e interessanti sul tappeto perché è un argomento capace di produrre molto valore con uno sforzo minore che per altre iniziative. Il motivo di questa relativa facilità credo risieda in alcune caratteristiche proprie di questi progetti:

- Intercettano n bisogno comune a tutti: tutti abbiamo bisogno di chiedere qualcosa a qualcuno durante la nostra giornata lavorativa, e lo stesso fanno gli altri con noi.

- Mappano online una pratica già consolidata: non si tratta di far fare alle persone qualcosa di nuovo (come scrivere un documento in parallelo tra più persone) ma di portare online qualcosa che le persone conoscono bene.

- La proposta è semplice: il tipo di progetto è facile da capire, in altre parole, nei termini di Clay Shirky, promessa, strumenti e patto sono assolutamente chiari a tutti fin dall’inizio.

- L’applicazione è semplice da imparare: non richiede sofisticati layer e bottoni, ma è sufficiente, lato utente, un form per inviare la domanda e una bacheca per leggere domande e risposte, e questo abbassa la curva di apprendimento. Certo, ci saranno tag e altre opzioni; certo, il codice per inviare le domande agli esperti magari sarà sofisticato, ma lato utente la cosa è molto semplice e comprensibile.

Il tema delle domande/risposte è quindi davvero esplosivo e in rete ci sono molti esperti che cominciano a parlarne e a riportare casi interessanti (leggete ad esempio questo post di Gil Geuda dedicato al problema di trovare esperti in azienda e alla sua analisi di ArdWark, applicazione per fare, guarda un po’, domande/risposte in rete agli esperti. L’applicazione tra l’altro è stata comprata la settimana scorsa da Google e la cosa la dice lunga sugli investimenti e l’attenzione in questo campo).

Dato che Sabre è uno dei vincitori dell’Intranet Award 2009 i ragazzi di Steptwo hanno fatto l’intervista al coordinatore del progetto e l’hanno pubblicata su youtube. Credo valga la pena.

Categorie: Knowledge management, Micro-blogging.
Tag: casi di studio · Clay Shirky · Sabre · video
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feb
18

feb
2

Una manciata di link su collaborazione, ruolo di H.r. microblogging interno, community management e molto altro

2010 by Giacomo Mason, 14:03

Vi segnalo un po’ di link interessanti in ordine sparso: riguardano argomenti un po’ disparati (e-learning, collaborazione, ruolo di h.r. ecc) ma sempre legati al tema centrale di questo blog.

Alcune preoccupazioni attorno al microblogging interno. Oscar Berg affronta alcune tipiche obiezioni (poche persone orientano le discussioni, arriva lo spam, c’è il rischio di essere fraintesi). Interessante anche un suo articolo precedente: “Il microblogging interno può intimidire“.

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L’importanza di un community management attivo, provata con i dati. L’esperienza di un community manager nel corso di un anno di gestione; i numeri mostrano che cosa succede quando le communty vengono lasciate sole. Appassiscono.

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Come cambia il ruolo di H.R. con il web 2.0. Una tabella interessante (in francese). Sul tema leggete anche il post di Jon Husband.

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L’organizzazione tradizionale è una macchina e noi invece siamo esseri umani. Questo articolo prosegue il tema del rapporto tra orgnanizzazione e processi informali, tra struttura e flusso. Aspettiamo gli altri articoli della serie

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Il lato oscuro dell’enterprise 2.0. E’ bene che qualcuno ricordi non solo le promesse ma anche i rischi. Anche perché sono quelli che i manager vedono per primi. Bella anche la presentazione.

The Dark Side Of Enterprise 2 0

View more presentations from Greg Lowe.

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12 motivi per i quali l’e-learning è così efficace. Vale la pena ripassarseli.

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Tecnologia e processi collaborativi negli ambienti di ricerca e sviluppo. Interessante esplorazione dei mutamenti nei tema di lavoro legati alla ricerca con l’arrivo delle tecnologie di social networking per i team.

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Un bel caso di studio su un blog interno. E alcune regole per farlo funzionare bene.

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E per finire, alcuni dubbi sull’efficacia effettiva dei sistemi online per la ricerca di esperti interni. Il senso è: magari li trovo più facilmente, ma se sono straimpegnati che ci faccio? In risposta a questo articolo, un po’ troppo agiografico.

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Buona lettura :-)

Categorie: Blog interni, Community interne, Comunità di pratica, Micro-blogging, Social network interni, team virtuali.
Tag: collaboration · e-learning · h.r.
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gen
29

Tecniche per far fallire il blog interno dell’AD

2010 by Giacomo Mason, 13:23

In un interessante post il blog Intranet matter riporta un caso di studio relativo al fallimento di un progetto di blogging interno per i manager di un’azienda (non si sa molto di più). E’ molto interessante la lista di errori fatti in quell’occasione, perché ci dice molto sulla progettazione di queste iniziative e su quanto tali progetti procedano sempre su una lama di rasoio.

Ecco la lista degli errori evidenziati (leggete bene che c’è da ridere):

presumere che il progetto funzionerà a prescindere (ehi, dopo tutto, è roba web 2.0…);
predisporre un solo blog per tutti i manager aziendali (in modo da ostacolare il tratto personale del blog);
permettere commenti anonimi dei dipendenti in un ambiente potenzialmente esplosivo;
non rispondere ai temi negativi emergenti nei commenti critici (in modo da assicurarsi che riemergeranno ancora e ancora);
non spiegare ai manager come usare lo strumento al meglio;
dire ai manager che non è un problema si il settore Comunicazione scrive i post al posto loro (assicurandosi così perdita di spontaneità e autenticità);
non cambiare rotta quando si vede che la cosa non funziona, ma lasciarla morire per conto proprio in silenzio (così da partire col piede giusto quando mai si penserà ad un’iniziativa analoga);

La lista fa abbastanza sorridere, se non fosse che è tutto vero. Aggiungo alla lista qualche altro errore basato sulla mia esperienza:

pensare che il blog sia fatto di un post solo, o di una comunicazione all’anno;
ragionare in termini di marketing, scrivendo cose con 600 punti esclamativi, minando la credibilità del tutto
obbligare le persone a commentare (capita anche questo)
selezionare i commenti e pubblicare solo quelli positivi
pubblicare solo cose positive dell’azienda e non temi “caldi” o problematici.

Ecco - lo dico ai manager nostrani - se dovete fare un blog interno con queste premesse, potete anche evitarvi questa fatica. Sono blog, non pozioni magiche.

Categorie: Blog interni.
Tag: casi di studio · errori · occasioni mancate
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gen
27

Enterprise microblogging matrix (by Pistachio)

2010 by Giacomo Mason, 10:57

Non so perché ma credevo di averla già segnalata. Si tratta di una ricerca di Pistachio consulting dedicata ad alcuni tool per il microblogging interno.

Pistachio ha creato una matrice di comparazione molto interessante, e di alcune applicazioni non ne avevo minimamente sentito parlare.

Potete scaricare tutto il report da qui.

Oppure leggerlo su Scribd.

Enterprise Micro Sharing Tools Comparison 11032008

Categorie: Micro-blogging.
Tag: pdf · Pistachio
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gen
25

11 principi per spiegare l’enterprise 2.0 ai nostri manager

2010 by Giacomo Mason, 12:45

Era un po’ che volevo segnalare questo post che mi ha inviato Cristiano, perché mi sembra un’ottima sintesi dei principi che stanno dietro e attraversano i progetti intranet innovativi ed enterprise 2.0 in generale.

L’autore sintetizza il passaggio di prospettiva in questi progetti attraverso 11 principi oppositivi (anche se il titolo dice 10) . Praticamente una slide perfetta (o anche 10 slide perfette, se usate un approccio “zen” ortodosso nelle presentazioni) per chi si occupa di consulenza o formazione:

Eccoli:

- Conversazione vs. Broadcast
- Bottom up vs. Top-down
- Reputazione vs. gerarchia
- Emergenza vs. Struttura
- Folksonomie vs. Tassonomie
- Agilità Vs. Burocrazia
- Trasparenza vs. Sicurezza
- Reti intrecciate vs. Silos funzionali
- Semplicità vs. Complessità
- Tecnologie user-oriented vs. IT Governance
- Fiducia vs. Controllo

Niente di speciale, nulla di realmente dirompente: poche parole semplici che devono solo aiutare i manager a capire di che cosa stiamo parlando.

Può servire.

Vale la pena, già che ci siamo, segnalare anche la sua presentazione su Slideshare dedicata al tema.

Enterprise 2.0 : Leveraging collaboration platforms to foster knowledge, innovation and productivity

View more documents from Cecil Dijoux.

Categorie: Enterprise 2.0, Intranet governance.
Tag: decaloghi · metodologie
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gen
21

Procedure o micro-blogging? Appunti per uscire da un falso dilemma

2010 by Giacomo Mason, 11:52

Bertrand Duperrin torna a parlare delle molte virtù del micro-blogging interno e io lo segnalo volentieri perché questa cosa degli aggiornamenti di stato per fare domande e ricevere risposte tecniche all’interno di un’impresa mi sembra l’utilizzo più interessante e promettente.

Bertand parla esplicitamente di questo uso attraverso la metafora del messaggio nella bottiglia. Riporto un brano del post:

One of the best use of these new tools and practices is “bottle in the sea”. The famous “who knows ? Who has any information about ?”. Notice that there are also implicit bottles, those we don’t throw consciously and that are in every status update, despite of us. For instance when we say “going to meet such prospect”, we don’t expect anything back. But someone can answer “I know them well / I already worked on similar cases / etc…”. In brief, a status update can also be seen as an implicit question, adressing the sphere of the “unknown unknown” that sounded quite funny in Rumsfeld’s mouth but that is not so far from our concerns.

Secondo Bertrand questo approccio alla gestione conoscenza funziona bene per le informazioni strutturate e codificate (e quindi meglio trasmissibili), ma per le quali le persone non hanno idea di dove andare a pescarle.

In this case, if search is too tedious, or if I ignore the very existence of the tools that may help me, I need one of my peers to direct me to this information which existence and location he knows.

L’unico problema è questo: e le se persone non sono disponibili? Ovvio che il bel sistemone informativo è sempre a disposizione mentre i colleghi che sanno la risposta no. Eppure tutto questo discorso non mi convince; in fondo i sistemi informativi non sono sempre disponibili e anche quando lo sono non sempre hanno la risposta.

E’ ovvio che siamo in genere molto più disponibili ad affidarci a tali sistemi piuttosto che ad un sistema di reti di colleghi informale, perché ovviamente su di essi ricadono aspettative - retoriche – di affidabilità, serietà, disponibilità eccetera. Tutte le caratteristiche che cerchiamo invano negli esseri umani.

Ma tutta questa discussione ci manda fuori strada perché si basa su alternative fittizie che vengono contrapposte artificialmente. O i sistemi o le persone, o le informazioni strutturate o i consigli informali, o l’evanescenza del real time o la permanenza dei manuali e delle procedure.

Ma se osserviamo come interagiscono le persone nella loro attività quotidiana e che uso fanno delle risorse a loro disposizione ci accorgiamo che queste alternative di fatto collassano l’una nell’altra. Provate ad osservare da vicino un pony express, un muratore sul tetto, un tranviere, una commessa dei grandi magazzini, un operatore di call center, un funzionario di banca: vi accorgerete che ciascuno di loro fa un suo continuo e mescolato di risorse cognitive personali, valutazioni ambientali, interazioni coi colleghi, uso di tecnologie strutturate, uso di tecnologie di comunicazione, procedure codificate, soluzioni non codificate.

Quello che le persone hanno a disposizione è in genere un vero e proprio ecosistema, di cui ovviamente il micro-blogging può (o no) rappresentare un elemento. Ed è bene che questo ecosistema, come tutti gli ecosistemi, sia sufficientemente ricco per permettere lo sviluppo e la salute dei suoi partecipanti.

I nuovi media non sostituiscono i vecchi media, le nuove procedure convivono con le vecchie, i vincoli e le possibilità di un nuovo ambiente si mescolano con le conoscenze pregresse delle persone che lo abitano. A volte il micro blogging funzionerà, a volte no, a volte i sistemi di incepperanno e a volte andranno alla grande, a volte il collega di stanza di manderà a cagare e a volte invece sarà disponibile.

L’importante è che la bio diversità cognitiva e le possibilità a disposizione tendano ad arricchirsi. E allora anche i messaggi nella bottiglia avranno un loro senso, al di là delle – sempre perdenti – aspettative magiche.

Categorie: Micro-blogging.
Tag: Bertand Duperrin · conoscenza informale
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gen
3

gen
2

Far entrare i blog interni nel flusso di lavoro

2010 by Giacomo Mason, 18:29

Come ho detto in altre occasioni, i blog interni possono essere essere un’ottima occasione per mettere alla prova dei progetti, testare le beta-versioni, condividere l’avanzamento di un progetto con i destinatari, ricevere feed-back. Qualche tempo fa ho anche postato quello che a mio parare era un’ottimo caso di studio a riguardo.

Oggi vedo che quest’idea di utilizzo dei blog interni ha trovato altri sostenitori, in particolare Patric Walsh, che ha scritto un altro caso di studio riportando un’esperienza simile. La sua idea è chiara: le ricerche sugli utenti coprono mediamente la fase che viene prima della progettazione, mentre i test di usabilità coprono la fase che viene dopo la progettazione. I blog interni possono agevolmente coprire tutto ciò che avviene durante la progettazione (e questo utilizzo dei social media per coprire fasi che stanno “nel flusso” di lavoro delle persone mi appassiona particolarmente) . In questo modo, grazie alla triade:

1) user research

2) blog di progetto

3) test di usabilità

abbiamo la possibilità di raggiungere un pieno coinvolgimento di tutti in tutte le fasi del progetto.

Aggiungo anche che, dato che in genere questi progetti toccano la vita lavorativa delle persone, il coinvogimento e la partecipazione all’interno dei blog non hanno bisogno di essere “pompati” artificialmente: le persone partecipano perché sanno che il loro contributo è anche un contributo all miglioramento della loro vita lavorativa.

Categorie: Blog interni.
Tag: casi di studio · collaboration
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gen
2

set
20

Forza e debolezza nei legami aziendali

2009 by Giacomo Mason, 20:48

Ok, ecomi qui. Non credo di essermi ancora ripreso da questa ripresa lavorativa. Il rientro mi è venuto addosso schiaffegiandomi ripetutamente; cosa che avevo ampiamente previsto, del resto, e ciò costituisce certo una magra consolazione dato che tale puntale previsione è servita unicamente a tormentare sottilmente le mie ferie senza peraltro proteggermi dall’inevitabile.

E così, mentre dalla mia camera d’albergo a Mestre, in attesa del prossimo corso da tenere, rifletto sulle tante variabili da trasformare in costanti attraverso il sapiente lavorio e la paziente pianificazione, mentre il trasloco nella mia nuova casa incombe con le sue innumerevoli necessità, mentre il pensiero sugli anni che passano e su quanto le abitudini si siano trasformate in una sorta di destino senza aura alcuna – quall’aura che tutte le cose avevano prima di trasformarsi in cose, – mentre questo pensiero diventa sempre più segreto, e illegittimo (ok, adesso finisco la frase, ve lo prometto, ma ho giurato a Philiph Roth che gli avrei fatto un omaggio, e questa era l’occasione, grazie Philiph anche se so bene che non potrò mai competere con le tue sublimi subordinate), insomma in tutto questo tiraemmolla tra meccanica e desiderio (e desideri meccanici) mi torna in mente che una delle soddisfazioni più grandi di questa estate è stato aver finito – in tre giorni – La voce e il fenomeno di Derrida, riuscendo anche a seguire per la gran parte il filo del ragionamento. In realtà è stato un regalo che ho voluto fare al ragazzo che ero.

Ora, per non lasciare che questo post di rientro deragli fatalmente, voglio segnalarvi una cosa a mio parere interessante che riguarda i processi di collaborazione e che ho pescato grazie all’ultimo report di Nielsen dedicato, guarda un po’, ai social network interni.

Nielsen cita un video di Andrew Mcafee nel quale il professiore distingue 4 situazioni possibili relativamente ai lagami tra dipendenti all’interno dell’organizzazione. McAfee distingue tra legami forti (i colleghi di stanza, il capo, il team ecc), legami deboli (progetti occasionali, rapporti saltuari ecc), legami potenziali (legami ancora non presenti che che potrebbero svilupparsi) e assenza di legami, identificando per ciascuna situazione degli strumenti tipici (anche se credo ci siano, su questo punto, ampie sovrapposizioni e integrazioni possibili).

Ho schematizzato la cosa in questo disegno (ripreso dal video)

Trovo questa distinzione molto intelligente ma soprattutto molto utile nell’identificare il campo di lavoro possible all’interno delle aziende. Spesso nei progetti intranet di nuova generazione si hanno in mente cose diverse quando si discute di “collaborazione”, e questo avviene perché si ha in mente uno specifico tipo di legami da supportare.

Perché è ovvio che nelle organizzazioni sono sempre presenti *tutte* queste situazioni, ma per realizzare degli obiettivi specifici dobiamo sempre capire a chi ci rivolgiamo e – soprattutto – ipotizzare come si comporterà in una data situazione.

Per inciso, rilevo che questa distinzione non si sovrappone a quella di “Comunità di pratica” di E. Wenger: una comunià di pratica può infatti avere legami forti, deboli, potenziali e anche, paradossalmente, conservare “in figura” anche un’assenza di legami (ad esempio il gruppo di operatori che “non ha mai visto la dirigenza”).

ok, eccovi il video.

Categorie: Social network interni.
Tag: Andrew McCafe · collaboration · videointerventi
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lug
26

Segnalazioni su collaborazione, conoscenza e altre amenità

2009 by Giacomo Mason, 17:36

Ecco un po’ di segnalazioni in ordine sparso di articoli, post e interventi su diversi aspetti collegati al tema delle intranet e della collaborazione (ne ho tantissime, questa è solo una prima parte)

- L’enterprise 2.0 va bene solo per i wkowledge worker? Un bell’articolo che spiega come diversi tipi di strumento e diversi tipi di iniziative possano, a diverso titolo, riguardare tutta l’organizzazione e non solo le èlite interne.

spectrum of social software participation

- Otto buone ragioni di business per adottare una intranet. Un bell’articolo e un bello schema riassuntivo

- Esiste qualcosa come “il miglior CMS per il mio settore merceologico”?. Un bell’articolo di Tony Byrne prova a spiegare perché questa è una domanda fuori luogo. Le specifiche di un CMS hanno un rapporto solo marginale con il tipo di attività e di prodotti dell’azienda, e ne hanno uno molto più stretto con i processi interni della specifica organizzazione.

- 44 guiedline per la vostra intranet. Senza pretese, un articoletto con un po’ di punti chiave da tenere a mente.

- I punti di contatto tra Enterprise 2.0 e Enterprise content Management. Oscar Berg prova ad affrontare una questione che emerge sempre più potentemente all’interno del discorso teorico sull’adozione di questi strumenti

- Quando usare i PDF e quando i form in una intranet. Un bell’articolo che spiega come impostare un uso sostenibile dei (tanti) PDF che affollano le nostre intranet.

- Enterprise 2.0 come volano. La metafora del volano applicata ai progetti enterprise 2.0. E’ citato anche il caso della Toyota (ma è di qualche anno fa) con tanto di PDF.

- Quando l’1.5 è meglio del 2.0. Un post che prova a problematizzare la tematica dei contenuti generati dagli utenti. A volte una forma di supervisione e di controllo è assolutamente necessaria. E questo è un tema davvero pertinente per tutti i progetti interni.

Buona lettura.

:-)

Categorie: Enterprise 2.0, Segnalazioni.
Tag: cms · collaboration · content management · ECM · pdf
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lug
26

lug
9

La vera sfida dei wiki è entrare nel flusso

2009 by Giacomo Mason, 19:27

Un bell’articolo pubblicato sul blog di Stewart Mader fa il punto sulle dinamiche organizzative tipiche dei wiki interni, e si focalizza su una questione – a dire il vero – assai dibattuta tra gli smanettoni che si occupano di ‘sta roba, ovvero la distinzione tra “fuori-dal flusso” e “dentro-il-flusso”.

L’articolo si intitola significativamente “In-the-Flow & Above-the-Flow: Two Types of Wikis at Work” ed è stato scritto da un vicepresident si Socialtext, un big vendor del settore.

Di che si tratta? E’ presto detto: il senso dell’articolo è che se consideriamo i wiki unicamente come oggetti che si pongono al di fuori dei normali flussi di lavoro (ad esempio come enciclopedie, indici, repository o altri spazi di publishing destinati a una conoscenza incrementale sganciata dall’operatività) la dinamica di questi oggetti sociali rischia di assestarsi su una bassa percentuale di partecipanti molto motivati, lasciando da parte tutti gli altri.

Cito dall’articolo:

Above-the-flow wikis are used lightly (when at all) by large groups of people. Many are encouraged to participate, but participating is rarely an urgent or critical-path activity. Lurking is extremely common, and the bulk of content comes from <5% of users who are either personally invested in the success of the project or just love to publish. Wikipedia works because of the law of large numbers: A small percentage of a huge number is still a large number.

Diverso è il caso dei wiki usanti dentro i flussi di lavoro: qui troviamo piccoli tema di persone che invece di usare la mail o cartelle di rete condivise utilizza uno strumento di colalboration per portare avanti le normali attività. Senza troppi clamori.

La differenza è sostanziale, e può essere rappresentata – classicamente – in questo modo

Nel primo caso abbiamo wiki con grande partecipazione di – tutto sommato – poche persone, mentre nel secondo caso avremo tanti wiki a cui partecipano poche persone ciascuno (i membri di un team interfunzionale, di un dipartimento eccetera) e che nel complesso coprono però gran parte dell’azienda.

Questa è la vera sfida, ed è naturalmente molto più complicata della creazione di un’enciclopedia interna, perché

richiede la partecipazione di tutti, a diverso titolo
cambia il modo di lavorare di tutti, a diverso titolo
inaugura dinamiche solo parzialmente prevedibili

E’ una differenza sostanziale, e voglio aggiungere una cosa: le grandi rivoluzioni avvengono quanto tante persone, in modo più o meno coordinato passano individualmente ad utilizzare nuove tecnologie spesso per scopi eterogenei ed individuali (pensate alle mail) e credo che potremo dire di avere fatto un reale passo in avanti davvero solido solo quando saremo riusciti a catturare la coda lunga dei processi operativi all’interno delle nuove dinamiche collaborative.

Categorie: Wiki interni.
Tag: socialtext · Stewart Mader
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lug
7

Babbo Natale e l’Enterprise 2.0

2009 by Giacomo Mason, 20:08

Bertrand Duperrin ha scritto un bel post provocatorio sul crepuscolo dell’enterprise 2.0. e l’emergere della socializzazione dei processi. Il senso è che tutte le discussioni tra specialisti che facciamo a riguardo sono e resteranno, per le aziende, dei discorsi vaghi e accademici finché questi sistemi non dimostreranno il loro valore. Ed è su questo che bisogna puntare. Il resto sono pippe.

Cito dal post:

Many people complain about companies who don’t understand enterprise 2.0, say that managers should by dictionnaries, that we may have to wait for an entire generation do retire (or die) to get to something. I don’t subscribe to this point of view. More, I think it traduces a total lack of humility : it’s enterprise 2.0 that has to learn to speak the enterprise language, because even if we change the way things are done, there are structuring realities that are unchanging.

[...]

Of course, some may prefer the “believe in Santa Claus” attitude. Complain about being misunderstood. Repeat endlessly that ROI is not the point. Wonder if Sharepoint is an enterprise 2.0 platform or not. Say we have to believe. Tearing one’s hair out because nobody understands it’s about people and not about technology. Wonder what a community is. Wonder about what email is worth. Say it’s not a revolution but an evolution (or the contrary). Make it a religious case and burn heretics. But, in this case, we may go round in circles for many years without making any kind of progress.
Successful companies didn’t lose their time on this kind of questions. They wanted to create value and tackled the way value is actually created. They took into account the fact they had to adress people’s daily tasks and concerns, make sense regarding to collective and individual issues, position their 2.0 project on a strategic point so that they couldn’t afford failure. In short : they took enterprise 2.0 out of its traditional sanitized zone an applied it to what determines and structures the company’s activity.

**********************************************

Vi segnalo anche un’altra risorsa critica (questa volta in generale), che parla della noiosità dell’eneterprise 2.0. e mi sembra uno dei pochi articoli intelligenti scritti sul tema.

Categorie: Enterprise 2.0.
Tag: Bertand Duperrin · citazioni · polemiche · roi
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giu
26

Appunti sul microblogging in intranet

2009 by Giacomo Mason, 20:09

Il tema del microblogging in azienda in passato mi lasciava un po’ indifferente, perché non riuscivo proprio a dargli una collocazione operativa. Non riuscivo ad immaginarmelo. Sbagliavo. In realtà una collocazione ce l’ha, eccome.

Il microblogging (ovvero la possibilità di aggiornare il proprio status e fare sapere qualcosa in modo rapido a un gruppo di persone) è anzi, forse, il modo migliore per gestire l’insieme di conoscenze “fluide” e contestuali che attraversano quotidianamente le attività organizzative.

Fare domande ad un gruppo di colleghi, segnalare una risorsa al proprio team, condividere piccole esperienze a beneficio dei propri colleghi non sono altro che le attività che quotidianamente ciascun dipendente fa per conto suo in azienda. Queste tecnologie permettono di espandere al quadrato e di capitalizzare un’attività che è forse la più naturale per le persone in azienda (molto di più che caricare un documento e mettere dei metadati, ad esempio)

Il modello migliore che mi viene in mente in questo senso è, come ho già detto, Yahoo anwsers, oppure Stack overflow e non a caso uno dei casi più belli e funzionali che ho potuto vedere, quello della Sabre, si ispira proprio a questo tipo di modelli di microblogging. (Qui potete leggere il caso di studio della Sabre)

La mia idea che è queste cose possono funzionare alla grande, ma, rispetto ad un tool come Twitter, è necessario aggiungere una serie di funzionalità che permettono l’uso in modo appropriato all’interno del contesto lavorativo.

Ad esempio:

- Possibilità di condividere in modo differenziato. Se mando un messaggio devo poter sceglierlo se mandarlo a tutti, solo ai miei contatti, solo ai miei gruppi di lavoro, solo agli esperti della materia (se sono stati previsti), solo ad una persona in specifico (modalità Instant messaging)

- Commentabilità. Ogni domanda o post deve poter essere commentato (è il grande passaggio da Twitter e Friendfeed)

- Tag e categorie. Qui ci vengono in aiuto Yahoo answers e Stack overflow. Devo poter associare i post a categorie (Y. answers ) o tag (Stack overflow) in modo da creare una base di conoscenza in cui poi le persone possono pescare.

- Voti. Ogni risposta è votabile dai colleghi (pollicioni)

- Esperti. Ci si può candidare come esperti di una categoria o tag. A questo punto le domande o i post riguardanti quel tag o categoria verranno inviate di default alle persone, con un alert aggiuntivo.

C’è altro? Probabilmente si, siamo solo agli inizi. Mi in ogni caso le attività che questi sistemi sono destinati a supportare richiederanno comunque e sempre un impegno di personalizzazione relativamente alle singole organizzazioni (è il motivo per cui usare Twitter non è la scelta più indicata).

A supporto di quanto dico vi segnalo una serie di risorse molto interessanti sull’argomento

Twitter-like tools for enterprise. Un bellissimo articolo sull’inserimento di questi tool per gestire la conoscenza fluida. Quoto:

“internal microblogging allows people to talk about things that they can’t talk about externally. It’s potentially a form of catharsis. An interesting metric – on Twitter, 80% of traffic is social. On internal microblogging platforms, 80% is professional. That changes the way we need to think about these tools. There’s a need to separate the wheat from the chaff – how to balance the big talkers from the important talkers? One of the panellists reported that he stopped using twitter because the loudest and most verbose people used it; while more innovative/quiet people didn’t use it – quality vs quantity.”

Twitter on your intranet: 17 microblogging tools for business. Un bell’articolo di Dion Hinchcliffe sui motivi organizzativi e tecnologici per i quali è meglio installare una piattaforma all’interno, invece di usare un prodotto esterno. Inoltre Dion cita ben 17 prodotti che si possono utilizzare. Tra l’altro cita anche un prodotto open source, ovvero Laconica.

Anche Andrew McAfee dedica un post all’argomento, concentrandosi però sui vantaggi del “modello” twitter, mentre Gil Yehuda riconosce che a livello enterprise Twitter è davvero primitivo, e afferma con decisione che se vogliamo usare questi sistemi internamente i pattern di adozione sono molto più complessi e ci deve essere uno scopo organizzativo ben preciso. In ogni caso, come dice Oscar Berg, l’informazione ha bisogno fluire.

Finisco riproponendo il caso di Jitter, l’esperimento di microblogging di Janssen-Cilag australia e nuova Zelanda