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L’adozione della intranet 2.0 e i suoi dilemmi

C’è un aspetto che riguarda i social software interni e più in generale tutte le funzionalità avanzate di collaborazione e community che, fino a ora, non ero mai riuscito a chiarirmi: quanto dobbiamo lasciare libere le persone di adottare queste funzionalità e quanto invece dobbiamo costruire un contesto adeguato capace di dare un senso operativo a questi strumenti?

Naturalmente conosco bene l’importanza del community management, e io stesso battuto su questo tasto ripetutamente in questi anni. In buona compagnia peraltro: basta leggere ad esempio “Software is not enough“, di Rachel Happe o”6 Keys to Launching Successful Collaborative Intranet Groups“, o ancora “Enabling Participation: More Art Than Science“, solo per citare alcuni esempi, per rendersi conto di quanto sia diffusa la convinzione che sia *sempre* necessaria una qualche strategia di adozione.

Eppure c’è qualcosa che non mi quadra in questa posizione così netta: tutte le volte che un cliente mi parla del successo immediato del nuovo sistema di instant messaging o tutte le volte che leggo di come un qualche software di microblogging sia stato adottato seza problemi all’inerno di una certa realtà organizzativa, un campanello d’allarme suona nella mia testa.

In questo caso infatti non c’è alcuna “strategia di community management”, ma solo una logica Software as a Service (SaaS) nella quale un nuovo sistema viene messo online per fare fare ai dipendenti alcune cose (in genere comunicare) dopodiché vengono esaminati i risultati e i valutati comportamenti.

Come la mettiamo allora, SaaS o community management? Notate che le conseguenze della risposta influenzano l’organizzazione interna, il peso che le tecnologie assumeranno, le strategie di comunicazione e di analisi preliminare.

E la risposta è che queste due alternative non si escludono tra loro, e il dilemma tra “lanciare un software e vedere che effetto fa” e “costruire il contesto perché le persone lo utilizzino” è in realtà falso. Si tratta di capire che le due alternative sono in realtà due estremi di uno stesso spettro, nel quale vanno inseriti i diversi strumenti.

Spero che lo schema seguente mi aiuti a farmi capire:

Lo schema presenta:

  • nella parte alta gruppi di strumenti, in ordine di adottabilità SaaS;
  • nella parte bassa le relative strategie di adozione.

All’estremo sinistro dello spettro abbiamo gli strumenti che possono essere erogati in modalità SaaS, e man mano che ci spostiamo verso destra troviamo strumenti e funzionalità che necessitano sempre di più di modalità gestionali complesse.

Come vedete, all’estremo sinistro troviamo strumenti legati per lo più alla comunicazione, mentre all’estremo destro troviamo iniziative legate per lo più alla partecipazione attiva e alla produzione di contenuti. Come vedete, gli strumenti SaaS come la webmail o l’instant messaging necessitano in genere solo di policy e tutorial, mentre man mano che ci spostiamo verso destra le strategie di adozione diventano sempre più complesse.

Adottare in modalità SaaS un sistema di IM è quindi relativamente più “facile” che adottare gli RSS, che sono più facili della compilazione del profilo personale arrichito, il quale è a sua volta più facilmente adottabile dei commenti ai contenuti e così via, fino ad arrivare ai wiki o ai forum tematici.

Credo che questa soluzione, che vede SaaS e communtiy management lungo una linea di continuità, permetta di superare certe “anomaile di Kuhn” nelle quali talvolta ci capita di imbatterci (almeno per me).

Che ne dite? Intanto buon Natale a tutti.

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15

AltanA, piccoli passi verso l’innovazione nel Comune di Venezia

Come sapete quando posso cerco di pubblicare casi di studio reali, a maggior ragione se vengono dalla pubblica amministrazione italiana. Credo che questo sia il miglior modo di mettere a fattor comune buone pratiche e contemporaneamente tastare il polso dell’innovazione sui progetti intranet.

Per questo sono molto contento di mostrarvi il lavoro che stanno facendo al Comune di Venezia, dove da un paio d’anni è attivo un progetto intranet (AltanA) davvero interessante. Personalmente non ho partecipato alla costruizione della intranet, ma ho dato una mano con alcune giornate formative all’inizio del progetto.

altana - home - Intranet del comune di Venezia

Ho chiesto quindi a una delle animatrici della intranet, Paola Caporossi, di mandarmi  qualche dettaglio in più. Il progetto è interessante per molte ragioni, alcune di carattere organizzativo, altre relative alle funzionalità e alle scelte tecnologiche. In particolare vorrei segnalare:

  1. Coinvolgimento diffuso
  2. Publishing distribuito
  3. Forte personalizzazione
  4. Strumenti partecipativi
  5. Killer application
  6. Tecnologie open source

Convolgimento diffuso: i 4.000 dipendenti, su 260 sedi, sono stati coinvolti preliminarmente nella creazione del progetto. Nelle parole di Paola:

Per coinvolgere gli stessi dipendenti nella realizzazione del progetto è stato aperto un forum, “La Intranet che vorrei” per chiedere  a tutto il personale dell’Amministrazione che cosa avrebbe voluto trovare. Ne è emerso un dibattito molto interessante e partecipato in cui i colleghi non solo hanno espresso esigenze concrete come ad esempio la possibilità di avere un organigramma navigabile, la vetrina della mobilità interna, la logistica delle sedi comunali, ma anche richieste più astratte, ma molto significative, quali la valorizzazione delle persone e delle professionalità, la condivisione della conoscenza, lo sviluppo dell’interattività.

Inoltre tutta la intranet è pensata in ottica partecipativa:

Gli utenti della nuova Intranet non sono più destinatari passivi perché ogni contenuto è pensato e pubblicato per stimolare il loro intervento. Tutto il personale del Comune può creare forum e partecipare a sondaggi. Ogni pagina, ogni notizia, ogni sezione ha uno spazio dedicato ai commenti e un sistema per votare i contenuti pubblicati. Anche la prassi di gestione delle informazioni cambia con l’abbandono della modalità top-down.

notizia con commenti - Intranet del comune di Venezia

 

sondaggio con commenti - Intranet comune di venezia

Publishing decentrato: il publishing è stato fortemente decentrato: al momento il team centrale della itranet è affiancato da 42 redazioni decentrate che gestiscono in modo autonomo i contenuti ufficiali della intranet. Grazie al sistema di profilazione degli utenti, molto flessibile e configurabile, tutti i servizi dell’Amministrazione sono autonomi nell’organizzazione, pubblicazione e aggiornamento dei contenuti.

Formazione intranet comune di venezia

Ma, come ribadiesce Paola:

E’ invece aperta a tutti gli utenti autenticati la pubblicazione di alcuni contenuti: nuovi argomenti di discussione del forum, commenti alle notizie, critiche, suggerimenti, annunci della bacheca.

bacheca_annunci_annuncio - Comune di Venezia

 

Forte personalizzazione: nella intranet è presente una sezione, denominata “La mia AltanA”, che consente a ciascun dipendente di aggregare diverse fonti di informazioni in un unica pagina utilizzando un semplice meccansimo Drag and drop. La pagina è quindi composta di widget configurabili dal singolo dipendente.

My page della intranet del comune di Venezia

 

Strumenti partecipativi: è presente unh blog di progetto relativo alla nuova intranet, curato dlla stessa Paola, per aggiornare i colleghi sulle novità principlai della intranet.

blog interno - Intranet del comune di Venezia

Inoltre è molto attivo uno spazio forum che viene utilizzato per diversi aspetti della vita organizzativa. Questi forum sono molto usati dai dipendenti. Dice Paola:

E’ stato ad esempio attivato un forum “SCAI 2.0” come strumento di supporto on-line per un applicativo nuovo, SCAI (sistema contabile amministrativo integrato), di cui si è dotata l’Amministrazione. E’ stato creato un forum denominato “Sperimentazione Zimbra” per consentire agli utilizzatori della nuova webmail di esprimere un parere sul sistema di gestione della posta elettronica appena introdotto, e un altro ancora per consentire di gestire al meglio dubbi e criticità legate alla procedura per la gestione delle determinazioni digitali.

forum scai - Intraent comune di Venezia

Ancora,  sono molto utilizzati wbebform che hanno nel tempo sostituito i questionari cartacei.

Killer application: vi sono ovviamente alcune killer application. Tra queste, come spesso avviene, troviamo:

  • Self service al dipendente (presenze, giustificativi…)
  • Cedolino paga
  • Webmail
  • Rubrica telefonica

Su quest’ultimo punto, dice Paola:

La rubrica telefonica è stata completamente riprogettata per valorizzare l’identità professionale delle persone. Accanto ai dati ufficiali (nome, cognome, numero di matricola, servizio di appartenenza) è stato dato spazio alle informazioni personali. Lo scopo è far emergere non solo di cosa si occupa il lavoratore, ma anche chi è: le sue competenze, i suoi interessi, le sue passioni.

scheda personale - Intranet del comune di Venezia

I punti chiave della nuova applicazione sono:

-         l’ampliamento delle modalità di ricerca: un unico campo in cui è possibile effettuare ricerche per nome, cognome, numero di telefono, numero di matricola, tag.

-         l’inserimento di nuovi campi in cui il dipendente può pubblicare informazioni personali: curriculum, competenze, hobby, note personali (assenze per ferie, maternità ecc) e indicazioni su come essere raggiunto;

-         l’organigramma navigabile: grazie ad un lavoro di programmazione che ha intrecciato i codici struttura a cui ciascuno dipendente è associato, si è riusciti a restituire l’organigramma navigabile dell’Amministrazione comunale. Se si cerca una persona è possibile conoscere non solo la struttura di appartenenza, ma anche il livello superiore e l’organizzazione interna, scorrendo la pianta organica verso l’alto oppure verso il basso.

-         Tag cloud: i più chiamati per evidenziare le persone più cercate all’interno dell’Amministrazione comunale.

-         Cerco spesso: una mini rubrica con i numeri che il singolo dipendente cerca di più. Il servizio consente a chi lo desidera di attivare la funzione di registrazione dei numeri ricercati attraverso la rubrica. Il sistema, una volta attivato, crea un contatore per ciascun utente, proponendo poi l’elenco dei 10 numeri più cercati.

TagCloud - Rubrica intranet comune d Venezia

Tecnologia open source: infine va segnalata la scelta di Drupal per costruire tutta la nuova intranet. La piattaforma è stata ricustomizzata grazie anche al contributo dell’azienda informatica del comune. Dice ancora Paola:

Drupal aveva tutte le caratteristiche di cui avevamo bisogno: flessibilità, semplicità d’uso, presenza di più di 4000 moduli-estensione con cui poterne ampliare le funzionalità, possibilità di integrazione con LDAP. L’uso di Drupal avrebbe consentito l’autenticazione degli utenti alla Intranet con la stessa login e password con cui accedono al proprio computer.

Tutte queste caratteristiche ne fanno un progetto che ha avuto successo, si è poco alla volta inserito nella vita organizzativa e produce valore per tutti.

Con il passar dei mesi, e il coinvolgimento di tutti, Altana si è consolidata come strumento di lavoro, conoscenza e dibattito. E’ diventata il punto d’accesso unico per molteplici applicativi e un supporto democratico alla partecipazione.

 

Ringrazio Paola Caporossi e tutto il gruppo di lavoro della intranet del comune di Venezia per aver voluto condividere questo caso.

nov
15

Intranet 2.0: il libro è disponibile, e ora viene il bello :-)

copertina del libro intranet 2.0Cari amici, lettori, blogger complusivi, donne e uomini di azienda, questa è una comunicazione di servizio per avvisarvi dell’uscita in libreria della mia nuova fatica editoriale, ovvero “Intranet 2.0. Gestire la collaborazione e creare community interne con forum, blog, wiki e social network“, edito da Tecniche Nuove.

Il libro raccoglie tutte le mie riflessioni sul tema, a partire da ciò che ho scritto in questi anni su questo blog (i lettori assidui possono quindi astenersi dal comprarlo), arrichite di esempi nazionali e internazionali che ho raccolto sul campo oppure che ho ottenuto grazie all’immensa cortesia di tanti amici e di tante organizzazioni che mi hanno dato una mano in vari modi.

Voglio ringraziare, in ordine sparso: Roberto Bernabò, Ernesto Capozzo, Gigi Cogo, Milco Forni, Massimo Mortini, Francesco Paradiso, Alessandra Pelagallo, Anna Pizzolato, Luca Ribani, Tamara Scapin, AUSL di Bologna, Assifero, Camst, Enel, Honda Italia, Iks-Coreconsulting, Polizia di Stato, Sea, Telecom Italia, Zambon, Cristiano Siri, Michele Melis, Anna Lapenna, Giuliana Mason, Luisa Carrada, Fausto Liberini, Beatrice Monacelli, Marco Lotito.

Un grazie riconoscente ad Alberto Mucignat ed Emanuele Quintarelli, per aver arricchito il libro con le due preziose appendici in calce al volume.  Un grazie a Patrizio Di Nicola e Marco Stancati per aver accettato di scrivere, rispettivamente, la prefazione e la postfazione al volume.

Per chi fosse interessato, ho creato una pagina dedicata al libro (che contiene la quarta di copertina e l’indice) e una pagina di dettaglio con tutti i link citati nel libro.

Per i più avventurosi c’è anche una pagina su Facebook dedicata al libro (non ci siamo fatti mancare niente).

Il libro è un manuale di gestione: non troverete quindi indicazioni tecnologiche specifiche, e nemmeno (troppi) grafici e indicazioni di scenario.  Spero invece che il libro possa darvi una mano a realizzare concretamente questi progetti dentro la vostra organizzazione.

Un saluto a tutti, e fatemi sapere che ne pensate :-)

set
13

Il blogging interno e la sfida delle parole

Il blog è un oggetto fatto per agevolare la scrittura. Ma la scrittura è sempre una sfida: richiede consapevolezza, pianificazione, rimuginio e disciplina. Memoria e sensibilità. Non è mai un atto puro e istintivo (posto che esistano atti puri e istintivi), ma sempre il frutto di un accordo magico e sempre stupefacente tra diverse parti della propria  mente, un atto di generosità verso se stessi prima che verso i propri lettori.

Questa premessa noiosa e inconcludente mi serviva solo per segnalarvi un breve post di Toby Ward che si chiede perché, in genere, gli impiegati ci pensino su due o tre volte prima di cominciare a scrivere sui blog che le aziende mettono a loro disposizione. Secondo Ward l’impedimento più forte è legato proprio alla sfida che la scrittura ci mette davanti, e le persone che lavorano hanno già un sacco di grane per doversi occupare anche di questo.

Per questo motivo, come ho detto più volte, l’apertura indiscriminata di un-blog-per-ogni-dipendente è sempre una scelta rischiosa, a meno che non siate un’azienda che riesce a tollerare i fallimenti o le cose riuscite a metà. Qualcuno aderirà perché la cosa lo stuzzica, qualcuno lo farà perché gli risolve dei problemi, ma la maggior parte non si metterà a scrivere così, perché il blog è facile da usare. Li capisco.

Che fare allora? Rinunciamo ai blog interni? Manco per sogno. Quello che a cui dobbiamo dire addio è solo al sogno che chiunque abbia qualcosa da dire e voglia farlo nei modi prescritti dai blog. In azienda ci sono molte situazioni in cui i blog possono venire in aiuto: condivisione dei progetti, aggiornamenti specialistici, news, richieste feed-back e così via. in questo caso la sfida della scrittura diventa la sfida stessa del lavoro, ed è un campo in cui è più difficile tirarsi indietro.

Se dovete progettare una strategia di uso dei blog, quindi, partire dai singole persone e da singoli problemi, non provate a sparare nel mucchio. Quattro o cinque blog che fanno bene il loro lavoro sono molto meglio di quattro o cinquecento che languono tristi e sconsolati come bottiglie sul piazzale una volta che il concerto è finito.

feb
2

Una manciata di link su collaborazione, ruolo di H.r. microblogging interno, community management e molto altro

Vi segnalo un po’ di link interessanti in ordine sparso: riguardano argomenti un po’ disparati (e-learning, collaborazione, ruolo di h.r. ecc)  ma sempre legati al tema centrale di questo blog.

Alcune preoccupazioni attorno al microblogging interno. Oscar Berg affronta alcune tipiche obiezioni (poche persone orientano le discussioni, arriva lo spam, c’è il rischio di essere fraintesi). Interessante anche un suo articolo precedente:  “Il microblogging interno può intimidire“.

L’importanza di un community management attivo, provata con i dati.  L’esperienza di un community manager nel corso di un anno di gestione; i numeri mostrano che cosa succede quando le communty vengono lasciate sole. Appassiscono.

Google Analytics - 1/1/2008 to 12/31/2008

Come cambia il ruolo di H.R. con il web 2.0. Una tabella interessante (in francese). Sul tema leggete anche il post di Jon Husband.

RH 2.0   HR 2.0

L’organizzazione tradizionale è una macchina e noi invece siamo esseri umani. Questo articolo prosegue il tema del rapporto tra orgnanizzazione e processi informali, tra struttura e flusso. Aspettiamo gli altri articoli della serie

Employee_Engagement_This_is_how_it_is2

Il lato oscuro dell’enterprise 2.0. E’ bene che qualcuno ricordi non solo le promesse ma anche i rischi. Anche perché sono quelli che i manager vedono per primi. Bella anche la presentazione.

12 motivi per i quali l’e-learning è così efficace. Vale la pena ripassarseli.

Tecnologia e processi collaborativi negli ambienti di ricerca e sviluppo. Interessante esplorazione dei mutamenti nei tema di lavoro legati alla ricerca con l’arrivo delle tecnologie di social networking per i team.

Un bel caso di studio su un blog interno. E alcune regole per farlo funzionare bene.

E per finire, alcuni dubbi sull’efficacia effettiva dei sistemi online per la ricerca di esperti interni. Il senso è: magari li trovo più facilmente, ma se sono straimpegnati che ci faccio? In risposta a questo articolo, un po’ troppo agiografico.

Buona lettura :-)

gen
29

Tecniche per far fallire il blog interno dell’AD

In un interessante post il blog Intranet matter riporta un caso di studio relativo al fallimento di un progetto di blogging interno per i manager di un’azienda (non si sa molto di più). E’ molto interessante la lista di errori fatti in quell’occasione, perché ci dice molto sulla progettazione di queste iniziative e su quanto tali progetti procedano sempre su una lama di rasoio.

Ecco la lista degli errori evidenziati (leggete bene che c’è da ridere):

  • presumere che il progetto funzionerà a prescindere (ehi, dopo tutto, è roba web 2.0…);
  • predisporre un solo blog per tutti i manager aziendali (in modo da ostacolare il tratto personale del blog);
  • permettere commenti anonimi dei dipendenti in un ambiente potenzialmente esplosivo;
  • non rispondere ai temi negativi emergenti nei commenti critici (in modo da assicurarsi che riemergeranno ancora e ancora);
  • non spiegare ai manager come usare lo strumento al meglio;
  • dire ai manager che non è un problema si il settore Comunicazione scrive i post al posto loro (assicurandosi così perdita di spontaneità e autenticità);
  • non cambiare rotta quando si vede che la cosa non funziona, ma lasciarla morire per conto proprio in silenzio (così da partire col piede giusto quando mai si penserà ad un’iniziativa analoga);

La lista fa abbastanza sorridere, se non fosse che è tutto vero. Aggiungo alla lista qualche altro errore basato sulla mia esperienza:

  • pensare che il blog sia fatto di un post solo, o di una comunicazione all’anno;
  • ragionare in termini di marketing, scrivendo cose con 600 punti esclamativi, minando la credibilità del tutto
  • obbligare le persone a commentare (capita anche questo)
  • selezionare i commenti e pubblicare solo quelli positivi
  • pubblicare solo cose positive dell’azienda e non temi “caldi” o problematici.

Ecco -  lo dico ai manager nostrani -  se dovete fare un blog interno con queste premesse,  potete anche evitarvi questa fatica. Sono blog, non pozioni magiche.

gen
2

Far entrare i blog interni nel flusso di lavoro

Come ho detto in altre occasioni, i blog interni possono essere essere un’ottima occasione per mettere alla prova dei progetti, testare le beta-versioni,  condividere l’avanzamento di un progetto con i destinatari, ricevere feed-back. Qualche tempo fa ho anche postato quello che a mio parare era un’ottimo caso di studio a riguardo.

Oggi vedo che quest’idea di utilizzo dei blog interni ha trovato altri sostenitori, in particolare Patric Walsh, che ha scritto un altro caso di studio riportando un’esperienza simile. La sua idea è chiara: le ricerche sugli utenti coprono mediamente la fase che viene prima della progettazione, mentre i test di usabilità coprono la fase che viene dopo la progettazione. I blog interni possono agevolmente coprire tutto ciò che avviene durante la progettazione (e questo utilizzo dei social media per coprire fasi che stanno “nel flusso” di lavoro delle persone mi appassiona particolarmente) . In questo modo, grazie alla triade:

1) user research

2) blog di progetto

3) test di usabilità

abbiamo la possibilità di raggiungere un pieno coinvolgimento di tutti in tutte le fasi del progetto.

Aggiungo anche che, dato che in genere questi progetti toccano la vita lavorativa delle persone, il coinvogimento e la partecipazione all’interno dei blog non hanno bisogno di essere “pompati” artificialmente: le persone partecipano perché sanno che il loro contributo è anche un contributo all miglioramento della loro vita lavorativa.

mag
14

Intranetmanagement a CRM TV

Per chi fosse interessato, vi segnalo due miei video-interventi pubblicati su CRM TV (un sito con un’usabilità che lascia davvero a desiderare, ma lasciamo perdere).

io_a_crm_tv

Gli interventi – sapientemente montati dal team che se ne è venuto a casa mia con tutto un ambaradam di telecamere microfoni ecc ecc – riguardano la nuova comunicazione interna e le tecnologie a supporto, e sono articolati secondo due format inventati da questi ragazzi:

Il pezzo di libreria in sottofondo era la cosa più dignitosa di casa mia che potevo mostrare, e vabbè.

Buona visione a tutti.

apr
29

Moderare (o no) i forum e i blog interni

Davvero molto interessante uno degli ultimi articoli di Steptwo dedicato questa volta al tema della moderazione degli spazi di discussione in intranet. Il tema mi sta molto a cuore, come sapete, e ho scritto molte volte a riguardo.

L’articolo ha il pregio di evidenziare alcuni punti nodali e di proporre diverse alternative nell’approccio al tema della moderazione.

In sintesi, ecco i punti che Alex Manchester mette sotto i riflettori:

- Policy: ogni azienda ha sue caratteristiche e sue dinamiche interne, per cui non esiste un approccio universale, ma delle linee guida vanno comunque redatte sempre, e l’articolo linka diverse fonti (forse la più interessante è la policy di BT, scaricabile in pdf)

- Identità: ogni contributo dovrebbe esserfe associato ad un’identità ben definibile, evitando discussioni anonime. Il nome e cognome dovrebbe apparire sempre vicnio ai contributo (e aggiungo io, portare al proprio profilo personale)

- Single sign on: per ridurre lo stress utente e migliorare la user experience, il meccanismo di autenticazione dovrebbe appoggiarsi sul più generale single sign on interno, in modo da non dover ri-digitare continuamente UID e password

- Moderazione: l’articolo propone tra scelte:

  • auto-moderazione
  • moderazione “light”
  • moderazione “full”

Identificando per ciascuna rischi e opportunità. Personalmente credo che non esista un confine netto tra queste tre scelte: credo che le cose cambino molto con il passare del tempo (passando in genere da più controllo a meno controllo) così come credo che a volte la moderazione full su alcuni aspetti (ad esempio le questioni tecniche) conviva con l’auto-moderazione per altri aspetti.

In ogni caso, all’elenco di fattori critici per la riuscita di un progetto di discussione vorrei aggiungere alcune caratteristiche, non elencate nell’articolo:

- Segnala un abuso: inserire questo elemento in ogni contributo consente di allentare la briglia, lasciando alla community il compito di fare da primo filtro, oltre che dare un preciso segnale rispetto al fatto che non tutto è consentito

- Vota il contributo: permette di fare emergere i contenuti ritenuti migliori, alimentando un circolo virtuoso

- Facilità: il sistema nel suo complesso deve essere facile da usare. Semplicemente. Se diventa l’ennesima farraginosa applicazione da usare le persone si ritrarranno o non si riterranno neanche all’altezza di poter partecipare (“roba da smanettoni”)

- Parole-chiave: tenete una bella lista di parole-chiave “calde” e fatevi arrivare un warning ogni volta che queste vengono scritte. In questo modo si riduce la necessità di controllo puntuale ma si ha comunque il posto della situazione

- Black list e gold list: le persone potranno finire nella “black list” o nella “gold list” a seconda del loro comportamento, condi differenze nei privilegi d’accesso.

C’è altro?

feb
18

E son soddisfazioni…

Come forse ricordate sono alle prese con la costruzione e la gestione di un social network tecnico-professionale per persone che lavorano in un grande call center. Persone con la cuffia in testa che rispondono al cliente e hanno il bisogno di scambiarsi informazioni rapide oltre che quello di aggiornanrsi continuamente su prodotti, tariffe, soluzioni tecniche.

Il social network è già in piedi da un po’ (con il nome di “Campus” – sottotitolo: “Costruiamolo insieme”) e oggi, a commento di un post inserito dalla redazione nel “blog della Redazione” è arrivato questo commento:

'Redazionissima' io non pensavo mai di poter imparare quanto sto imparando dal 'nostro' social network  'Campus' , di conoscere tante persone in gamba e preparate come voi e tutti i colleghi che ora mi sento di poter chiamare anche 'amici'. Non vi nego che all'inizio sono rimasta un attimo spiazzata dall'apertura di Campus e che ho anche pensato: 'eccoooo!! una delle nuove trovate aziendali'. Bene ci è voluto un po’, ma non troppo,  per ricredermi sulla sua utilità e funzionalità e per aderire all’idea che fare network è per davvero un gioco da ragazzi!!:D). Ringrazio personalmente tutti voi della redazione per aver creduto in questo progetto e averlo potuto rendere fattibile. Il mio augurio e che si possa continuare su questa linea, crescere nelle idee e nelle realizzazioni ed ovviamente di avere sempre più nuovi campusiani d.o.c (denominazione di origine campusiana) e d.o.s (denominazione di origine simpatica). Ops......  dimenticavo, 'redazionissima' noi siamo in attesa di poter organizzare il ;nostro; raduno. Per info e suggerimenti siamo a completa disposizione.... :D

Giuro che non abbiamo pagato la collega…:-)

Lo riporto in calce

‘Redazionissima’ io non pensavo mai di poter imparare quanto sto imparando dal ‘nostro’ social network  ‘Campus’ , di conoscere tante persone in gamba e preparate come voi e tutti i colleghi che ora mi sento di poter chiamare anche ‘amici’. Non vi nego che all’inizio sono rimasta un attimo spiazzata dall’apertura di Campus e che ho anche pensato: ‘eccoooo!! una delle nuove trovate aziendali’. Bene ci è voluto un po’, ma non troppo,  per ricredermi sulla sua utilità; e funzionalità; e per aderire all’idea che fare network è per davvero un gioco da ragazzi!!:D). Ringrazio personalmente tutti voi della redazione per aver creduto in questo progetto e averlo potuto rendere fattibile. Il mio augurio e che si possa continuare su questa linea, crescere nelle idee e nelle realizzazioni ed ovviamente di avere sempre più nuovi campusiani d.o.c (denominazione di origine campusiana) e d.o.s (denominazione di origine simpatica). Ops……  dimenticavo, ‘redazionissima’ noi siamo in attesa di poter organizzare il “nostro” raduno. Per info e suggerimenti siamo a completa disposizione…. :D

Collega, grazie a te!

nov
18

Usare i blog per le beta-versioni

Come sapete ho parlato abbastanza spesso dei blog interni, e uno degli usi per cui li ho sempre consigliati è quello di condividere con gli utilizzatori le betaversioni di un progetto (informatico e non).

I blog, infatti, come è risaputo, sono un oggetto tecnologico:

- Asimmetrico (differenza tra chi scrive e chi commenta)
- Cronologico (andamento temporale)
- Dialogico (scambio bidirezionale tra i lettori)
- Asincorono (permanenza del testo)

Queste caratteristiche, come ho già deto, lo rendono un oggetto ideale per tutte le sitiuazioni nelle quali “qualcosa” si muove nel tempo e ha un owner che ha bisogno di feed-back e idee. ovvero i progetti, e nelle aziende moltissime cose si muovono per progetti.

Ora, sono davvero contento di aver potuto vedere, nei giorni scorsi, una splendida realizzazione concreta di questa che, per il momento, era solo poco più di un’intuizione. E vi assicuro che vederla in azione mi ha emozionato come un bambino.

La situazione è questa: il capo progetto di un settore tecnico deve realizzare l’interfaccia utente (GUI) di un sistema informatico di gestione di alcuni flussi di dati riguardanti la clientela. Per farlo crea un blog, nel quale inserisce, come prima cosa, la versione “zero” delle schermate che ha pensato  nel sistema.

A questo punto chiama a raccolta i colleghi che saranno i futuri utilizzatori e chiede loro di esaminare le varie funzionalità e di proporre delle correzione e dei suggerimenti.

Dai colleghi piovono sugerimenti a valanga oltre che domande di chiarimento e altre considerazioni. La cosa va avanti per qualche tempo, fino a che il capo progetto crea un altro post, dove inserisce la nuova versione dell’interfaccia, che recepisce tutti i miglioramenti proposti.

il ciclo si ripete, e i colleghi danno ulteriori suggerimenti migliorativi.

Dopo 5 post fatti in questo modo, nell’arco di 2 mesi, la nuova interfaccia del sistema è pronta. Senza riunioni, senza telefonate, coinvolgendo direttamten gli utilizzatori, mettendo a fattor comune le esperienze di tutti, adattando il progeto sulla base dei feed-back.

Fine del progetto, chisura del blog, tutti contenti.

Non vi sembra una figata pazzesca? Ecco, per gentile concessione dei miei amici di GrandeAzienda, lo sreenshot del blog, opportunamente oscurato nei punti sensibili per garantire la riservatezza di dati e persone (ma tanto a noi interessa il senso generale della cosa)

home blog di progetto interno

Ed ecco uno stralcio dei commenti al primo e all’ultimo post di questo blog di progetto

home blog di progetto interno

home blog di progetto interno

Alcuni dettagli tecnici, che possono servire per chi realizza progetti del genere di blogging interno:

- Sia l’autore che i commentatori devono avere la possibilità di allegare documentazione
- I post e i commenti sono votabili dagli altri
- Esiste un sistema di notifiche che mi permette, se lo desidero, di tenere sotto controllo commenti e post

Questo progetto è interessante per più di un motivo: molte persone considerano ancora la comunicazione interna e gli strumenti ad essa associati (1.0 o 2.0 che siano) come qualcosa che sta ai margini dei processi operativi.

Progetti come questo dimostrano al contrario che è possibile portare questi strumenti, la partecipazione, la comunicazione dentro i processi operativi. Ed è questa la vera posta in palio della nuova comunicazione interna e della nuova intranet e dell’enterprise 2.0.

Un grazie a tutti i colleghi che lo hanno reso possibile.

ott
24

Tra top-down e bottom-up

Come sempre, i temi che solleva Richard Dannison sono interessanti e pertinenti. Attualmente è alle prese con il compito di distinguere, nella sua intranet, i contenuti che arrivano Top-down (ovvero dall’azienda) da quelli bottom-up (generati dai dipendenti).

La sua proposta è di usare un diverso header con un’icona che contraddistingua il secondo tipo di conenuti.

icona ugc in intranet

E’ una buona idea, ma che dire degli spazi “misti”? Ad esempio, il blog di un dirigente è top-down o bottom-up? E una pagina con le informazioni sul contratto di lavoro che però presenta un forum per chiarire aspetti normativi, è top-down o bottom-up? Difficile dirlo su due piedi…

Ad ogni modo ecco il link al post di Richard.

ott
14

Il tutorial dell’intranet blogger

Quando mettiamo in piedi dei blog interni siamo alle prese con qualche problema in più; in particolare dobbiamo fare i conti con il fatto che alcuni candidati blogger sono poco pratici dello strumento. E’ quindi una buona norma creare una sorta di mini-guida editoriale che aiuti il collega/futuro blogger a partire con il piede giusto. Ecco quindi, per voi lettori, una bozza su cui potrete basarvi per costruire le vostre guide editoriali interne. E’ divisa in due parti:

- Per che cosa puoi usare il tuo blog interno?
- Il decalogo del bravo intranet-blogger

Ok, non sorridete: molti di questi consigli vi sembreranno, a voi navigatori esperti, delle autentiche banalità, ma dovete tenere conto del target a cui questi consigli sono rivolti. Ecco il tutorial: ognuno potrà copiarlo e adattarlo come meglio crede alla propria realtà, avendo però una base di partenza che lo aiuti nel lavoro. Buon copia e incolla a tutti!

A) Per che cosa puoi usare il tuo blog interno?
Un blog è un oggetto molto versatile e ti permette di realizzare facilmente molte attività legate alla comunicazione e all’aggiornamento dei tuoi colleghi. Ecco di seguito alcune possibili applicazioni interne, anche se la gamma di usi non è vincolante: tu stesso potrai trovare nuove possibilità di utilizzo nella tua pratica quotidiana.

1) Aggiornare i colleghi sui propri progetti
Un blog è uno strumento che vive nel tempo. Questo significa che ti permette con facilità di aggiornare i colleghi, giorno dopo giorno, settimana dopo settimana, dell’avanzamento di un progetto che stai seguendo, mettendo in luce le novità, i punti deboli, le sperimentazioni, i punti di svolta

2) Informare i colleghi su una materia specialistica
Se sei uno specialista di una materia, probabilmente hai una serie di informazioni tecniche e puoi accedere ad una serie di fonti specialistiche a cui i tuoi colleghi non accedono. Grazie al blog puoi condividere con i tuoi colleghi queste conoscenza, inserente, di volta in volta, approfondimenti o segnalazioni rispetto alla tua specifica materia. In questo fai crescere le competenze diffuse della tua comunità di riferimento. Risparmiando, spesso, mail e telefonate di colleghi che ti domandano qualcosa.

3) Chiedere feed-back
Il blog, grazie alla sua struttura “dialogica” ti permette di entrare direttametne in contatto con i tuoi lettori. In questo modo puoi con facilità chiedere feed-back rispetto ad un progetto, ad una attività o ad un’idea che stai seguendo. Grazie al blog puoi fare mini-brainstorming e raccogliere rapidamente idee e suggerimenti dai colleghi

4) Mettere in contatto centro e periferia
Grazie al blog hai uno strumento che permette a chi sta in Direzione Generale di dialogare direttamente con il territorio e viceversa, diminuendo i tempi di touble solvinge accorciando le distanze nel flusso di informazioni-chiave necessarie all’organizzazione

5) Pubblicare documentazione
Grazie al blog puoi pubblicare documentazione e commentarla all’interno dei post. La documentazione sarà sempre disponibile e rintracciabile. Eviterai così l’uso della mail e allargherai il bacino di fruitori potenziali della documentazione

6) Pubblicare segnalazioni
Tutti navighiamo in rete, trovando risorse interessanti per il nostro lavoro. Con il blog potrai segnalare dei link interessanti riguardanti la tua attività e quella dei tuoi colleghi.

7) Condividere verbali
Grazie al blog potrai condividere verbali e resoconti di incontri e riunioni, evitando l’uso della mail e aumentando il bacino di lettori.

B) Il decalogo del bravo intranet-blogger
Di seguito trovi elencate alcune regole “auree” dell’attività di blogger. Seguirle ti aiuterà ad usare la meglio questo strumento e a metterne a frutto al massimo le sue potenzialità.

1) Centra il tema
Ricorda che i blog migliori (e di maggior successo) sono quelli legati ad un tema specifico, ovvero che hanno uno scopo preciso e restano, più o meno, coerenti con esso nel corso della vita del blog. Ricorda anche che non è indispensabile arrivare a tutti i colleghi: ogni blog si rivolge a nicchie di lettori interessati. Questo sottoinsieme di colleghi è la community che il tema del tuo blog aggrega.

2) Scrivi post brevi
Non è necessario che i post siano lunghissimi (ad esempio 2-3 pagine word). Anzi, è meglio che siano sintetici e vadano al dunque subito. Le persone in rete non leggono volentieri, e hanno poco tempo. Meglio quindi concentrarsi sull’essenziale. Ricorda: non stai scrivendo un romanzo né un saggio scientifico. Stai solo aggiornando i tuoi colleghi su progetti e segnalazioni. Mantieni i tuoi post in una lunghezza accettabile (da 5 a 40 righe) e sarai sicuro di essere letto.

3) Scrivi con regolarità
In un blog non è importante scrivere articoli lunghi e complessi una volta ogni tanto, ma al contrario scrivere post magari più brevi ma con una certa regolarità. Il blog è un “diario di bordo” e come tale dovrebbe contenere aggiornamenti continui. Non è necessario scrivere 2 o 3 post al giorno, ma mantenere una certa regolarità nella pubblicazione. Se decidi di scrivere un post alla settimana va bene, basta che tu lo faccia sempre. Mantieni un ritmo, tieniti in contatto con i tuoi lettori. Se poi qualche volta avrai qualche aggiornamento in più – o in meno - non è un problema. Ricorda comunque che il blog è uno strumento dinamico.

4) Scrivi in modo informale
Il blog non è una testata giornalistica o un convegno di scienziati: è un diario di bordo nel quale l’autore stabilisce una sorta di conversazione con i suoi lettori. Ricordati di mantenere uno stile informale. Puoi anche affrontare argomenti seri, o serissimi: l’importante è farlo nella consapevolezza di essere in un ambiente web di tipo colloquiale. Evita toni eccessivamente formali o altisonanti; cerca di scrivere nel modo in cui parleresti a un collega alla macchinetta del caffé.

5) Leggi i commenti dei tuoi colleghi
Nei blog ogni post è commentabile. Questo significa che qualche collega potrà commentare o integrare le informazioni che dai. Ricordati quindi di controllare periodicamente se ci sono commenti ai tuoi post.

6) Rispondi ai commenti
Nei blog l’autore dei post sta conversando con una community di lettori/commentatori. Ricordati di rispondere, all’interno del blog, ai commenti più significativi dei tuoi lettori. Ovviamente, non è necessario che tu risponda a *tutti*  i commenti di *tutti* i lettori; è sufficiente che, a fronte degli spunti che ritieni più significativi, tu dia una risposta, o integri e precisi le informazioni. Ricorda: la conversazione con la tua comunità di lettori è parte integrate dell’attività di blogging. Se riesci a mantenere un ritmo nella lettura/risposta ai commenti il successo del tuo blog è assicurato.

7) Impara a tollerare gli “off topic”
Nel blog potrà capitare che qualche lettore vada fuori tema o, peggio, scriva cose sgradevoli o inappropriate. Se la quantità di questi interventi resta entro un limite ragionevole, questo fatto è normale e capita sempre. Impara a tollerare questo tipo di manifestazioni, evita di rispondere a queste persone e concentrati invece sui commenti e gli interventi dei lettori più propositivi. Con il tempo, anche i polemici più accaniti si stancheranno.

8) Scrivi post “ricchi”
In un blog non siamo limitati a pubblicare solo testi. È possibile, anzi, arricchire ogni post con foto, video, link esterni e interni significativi, documentazione. Ed è possibile farlo con facilità. La redazione potrà darti una mano nell’imparare le semplici operazioni necessarie. Ricorda: un post ricco di contenuti sarà letto più volentieri e fornirà un’informazione più completa ai tuoi lettori.

9) Scrivi titoli significativi
Ogni post che scrivi ha un titolo. Ricorda che i titoli sono la prima cose su cui si concentra il lettore del web e rappresentano la prima “porta d’accesso” alle informazioni che fornisci. Ricorda di creare titoli che siano significativi e descrivano in modo diretto e completo il contenuto del post.

10) Mettici la faccia
Il blog è un oggetto “d’autore”, ovvero legato ad una persona o ad un gruppo di persone specifiche. È importante che queste persone siano riconoscibili, perché il lettore del blog desidera entrare in conversazione con persone “vere” e non con sigle aziendali. Ricorda: l’autore del blog sei tu, non la tua funzione d’appartenenza. Non nasconderti, anzi: fatti vedere e firma i tuoi interventi con nome e cognome.

11 – “Golden rule”) Divertiti!
Tenere un blog può essere impegnativo, ma ricordati che può anche essere molto piacevole. Raccontare la propria attività, aggiornare i colleghi, dare informazioni importanti e tempestive, dialogare con i lettori può essere una cosa soddisfacente, efficace,  ma soprattutto divertente. Ricordati, quando blogghi, di considerare sempre anche questo lato della questione.

lug
28

Le news? stiano al loro posto

Per una volta sono d’accordo con l’ultimo post di Gerry Mc Govern (non che le altre volte fossi in disaccordo: è solo che, putroppo, negli ultimi tempi nei post di gerry non c’è mai nulla sui cui essere in accordo o in disaccordo).

Il senso del post è che quando gli spazi web (internet o intranet) sono gestiti a giornalisti/comunicatori lo spazio tende a riempirsi fino all’inverosimile di “news” e questo, specialmente in intranet, può creare qualche problema. In effetti ho vissuto questa spiacevole esperienza più di una volta sulla mia pelle e devo ribadire, con buona pace dei comunicatori interni, che una intranet non è un giornale online, o almeno non è solo quello.

Oggi poi, in epoca di social network, la sfida che ci attende è più complessa e non possiamo permetterci di lasciare che la home page sia egemonizzata dalle news e tanto meno da chili e chili di link alla rassgna stampa in PDF.

In genere uno piccolo spazio per le news, in home page, è più che sufficiente (e va bene, lasciamo che sia anche lo spazio principale, ma comunque confinato), lasciando libero il resto della pagina per altri elementi (applicazioni e tools, filtri dalla community, scorciatorie per parti profonde, ecc).

In ogni caso penso che il tempo delle news “pure” sia finito da un pezzo e, personalmente, consiglio sempre di sostituire il tool che genera news con un “blog delle news”, curato dalla redazione. Stesso risultato, ma con qualcosa in più, che dite?

giu
22

Intranet e TLC: si può fare

Devo ammettere che questo Richard Dennison comincia a farmi veramente rosicare. Sta riuscendo a fare, dentro un gigate delle TLC quael è British Telecom, delle cose fichissime.

Ecco la sua ultima presentazione su Slideshare. Guardate bene, perché ci troverete moltissime cose: wiki, blog, podcasting, rss, My page e molto altro. Un’ottima lezione per tutti quelli del ramo TLC.

Bravo Richard!

feb
13

Intranet blog

Una mia breve presentazione sugli usi dei blog all’interno di intranet. Niente di stratosferico. Ho anche dovuto eliminare gli screenshot, sapete com’è…

feb
12

Usare i blog interni per le beta-versioni

Come ho già detto in altre occasioni (in particolare la slide 13) i blog interni possono essere un ottimo strumento per condividere beta-versioni di un progetto con stakeholder e altri attori interessati.

In questo post di Bill Ives troviamo un caso concreto di questo utilizzo. In questo caso Cris Peterson, Il responsabile dei Sistemi informativi della Bridgespan ha usato un blog interno per condividere i materiali di una campagna di informazione.

Secondo Bill, Cris all’inizio era molto scettico rispetto ai blog, e aderiva all’affermazione di Guy Kawasaki secondo cui i blog “sono scritti da gente che non a niente da dire per altra gente che non ha niente da fare”.

Ha cambiato idea.

gen
7

Internal blog experience

Un video che racconta l’esperienza di una piccola azienda che ha messo su un blog interno dove scrivono tutti. E il bello e che un sacco di gente, a quanto si vede dal video, non aveva idea di che cosa fossero i blog. Le cose interessanti arrivano alla fine. Ma…in che lingua parlano?

Mi sa che si nota che oggi sto a cazzeggià eh..:-)