Cercapersone/directory aziendale | Intranet Management

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Strategie di usabilità per il cercapersone

2010 by Giacomo Mason, 17:16

A volte capita che in azienda cerchi sul cercapersone i riferimenti di un collega ma non ti ricordi esattamente il cognome: Rossi? De Rossi? De’ Rossi (con l’apostrofo)? Questo, nei sistemi punitivi delle vecchie applicazioni, crea naturalmente messaggi di errore (e frustrazione, off course).

Naturalmente ogni idea per migliorare questo fondamentale task degli utenti sulle intranet è di enorme importanza, e nelle aziende veramente grandi significano minuti-ore-giorni uomo risparmiati all’anno. Per questo mi ha molto colpito l’articolo di Vivek Deshmuk, pubblicato su Boxes and arrows, dedicato proprio ad un suo progetto di miglioramento del cercapersone interno.

Vivek ha tenuto traccia di tutte gli errori di digitazione fatti sulle singole persone dagli utenti dell’azienda, per poi comporli automaticamente in pattern che vengono presentati come alternative all’utente. Così, se cerco De Rossi, il sistema non trova nulla ma mi chiede: “forse volevi dire De’ Rossi?

E il bello è che tutto questo non viene fatto con tabelle prestabilite a priori, ma basandosi sui concreti input degli utenti, rispettando quindi le loro intuizioni rispetto ai cognomi. Il risultato è una cosa di questo tipo:

Molto intelligente e user centred, no? :-)

Categorie: Cercapersone/directory aziendale, Intranet design.
Tag: Boxes and Arrows · Usabilità · user centred design
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La scommessa del directory

2009 by Giacomo Mason, 18:15

Uno degli ultimi post di Jane McConnell riguarda un tema che mi sta molto a cuore, ovvero l’evoluzione del directory aziendale verso gli used generated content.

schema di Jane McConnel sul directory aziendale

Credo anche io che su questo tema si giochi una scommessa fondamentale: flessibilità, possibilità di modifica e di generazione dei contenuti sul directory rappresentano la vera sfida organizzativa per stemperare la visione gerarchico-organizzativa dei ruoli e delle competenze.

Tra l’altro Jane tiene un gruppo su linkedin dedicato agli intranet managers e al quale vi consiglio di aderire.

Ciao

Categorie: Cercapersone/directory aziendale.
Tag: directory · Jane McConell · profilo personale
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lug
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L’albero ondeggiante

2008 by Giacomo Mason, 19:04

Sono molto contento, perché continuo a imbattermi in post che affrontano questioni legate a intranet sulle quali rifletto da tempo. Chi segue questo blog sa infatti che sono un grande sostenitore del cercapersone (o ”Directory aziendale“) come killer application delle intranet e sa anche che questo tema rappresenta, a mio modo di vedere, la vera frontiera e il ponte cognitivo che permette a una intranet di passare dall’1.0 al 2.0 affrontando di petto la questione criuciale: mettere al centro le persone.

In particolare, come ho più volte scritto, il cercapersone dovrebbe evolvere al più presto in un sitema di social network che sappia unire, attraverso il sistema dei profili, dati organizzativi, dati personali, spazi documentali condivisi, filtri e personalizzazioni, competenze, servizi personali e accessi profilati.

Solo in questo modo è possibile sviluppare intranet che mettano insieme contenuti, relazioni e identità e sviluppino dinamiche di rete realmente alternative alle logiche gerachico-fordiste (io dirigente vedo solo i miei, i quali vedono solo i loro e così via piamidaleggiando).

Io devo poter vedere, contattare, entrare in relazione, scambiare contenuti anche in modo orizzontale e il profilo personale all’interno di un social netwok e il mattone principale di questa nuova costruzione.

E a quanto pare questa è anche l’idea di Elizabeth Marsh, dell’International Benchmarking Forum, la quale ha scritto un bel post parlando proprio di questa nuova generazione di Direcotry aziendali capaci di diventare il vero centro vivente delle intranet 2.0 (Elizabeth li definisce “Wave three“).

Ecco il post, ed ecco l’immagine che rappresenta in sintesi le diverse funzioni che dovrebbe assolvere questo oggetto all’interno della intranet.

Categorie: Cercapersone/directory aziendale, Enterprise 2.0, Social network interni.
Tag: directory · IBF · identità · profilo personale · schemi
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LDAP, amico mio

2008 by Giacomo Mason, 11:06

Nella vita di intranet c’è una cosa che sembra da smanettoni totali ma da smanettoni non è, ovvero il famoso LDAP, il protocollo che gestisce le identità e i permessi.

Nata come applicazione infrastrutturale, si è lentamente emancipata da questo ruolo invisibile e marginale per diventare una vera e propria feature che può determinare il successo o il fallimento della intranet.

Tramite questo protocollo, infatti, è possibile:

- Gestire la profilatura di accesso e i permessi
- Garantire il famigerato “Single sign on”
- Gestire le identità aziendali (e personali)
- Creare applicazioni killer come ll cercapersone, l’organigramma, il social network interno.

Insomma, senza una buona gestione di questo oggetto, (arricchito però in termini di competenze e informazioni personali generate dall’utente), ci ritroveremmo con il solito portalone generalista che sforna documenti in PDF.

Vi segnalo a proposito un recente articolo di Steptwo dedicato al tema.

Categorie: Cercapersone/directory aziendale, Segnalazioni, Software e applicazioni.
Tag: LDAP · single sign-on
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apr
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Cercapersone? Fattelo su Ning

2007 by Giacomo Mason, 08:58

Quello che dice the Workplace blog è corretto: un buon cercapersone è una sintesi di Linkedin e di My space. Ma come realizzarlo con gli strumenti classici presenti in azienda?

L’idea di quelli di Avenue A è di creare un network sociale su Ning e metterlo a disposizione degli impiegati.

Ok, io sono d’accordo, ma Ning si deve dare una mossa per diventare più semplice da usare, se no altro che aziende: rimarrà una cosa da super-smanettoni (anche se qui si dice che è l’interfaccia è migliorata: mah, la testerò…)

Categorie: Cercapersone/directory aziendale, Software e applicazioni.
Tag: Avenue A Razorfish · Ning
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Dalle 10 migliori intranet del Mondo

2006 by Giacomo Mason, 20:40

Ho finalmente letto con attenzione il report di Nielsen sulle 10 migliori intranet del mondo – 2006. E ho scoperto alcune realizzazioni bellissime, che voglio condividere con voi. Non sono, in effetti, cose strabilianti: sono solo modi molto belli di risolvere dei problemi comuni nella gestione intranet.

Piccole/grandi soluzioni, infinite variazioni su un unico tema (le informazioni aziendali), che però denotano una cura nel design, nell’orientamento all’utente, nel modello di azienda che lasciano trasparire, che sono assolutamente rimarchevoli. Ne elenco solo alcune:

Lo standard per le news, alla Banca d’Irlanda, prevede data, titolo, abstract, testo, foto, link intranet correlati, allegati documentali, evidenza del pubblicatore e del classificatore, ringraziamenti allo specifico fornitore di contenuti, oltre che una versione stampabile. Banale direte voi: Beh, provateci, a fare notizie con tutti questi elementi sulle intranet nostrane, e poi mi dite.

Sempre per le news, in Altana Pharma, è possibile contattare via mail il fornitore di contenuti, segnalare via mail la pagina a un collega, cercare pagine simili. Le pagine più segnalate ai colleghi salgono di rankng come “top news”.

In Capital one, invece, ogni notizia ospita testi, immagini, video e una survey di feedback che arriva in redazione.

In O2, società telefonica inglese, è possibile mandare SMS ai cellulari delle persone rintracciate sul cercapersone, oltre che aggiungere nomi alla propria rubrica personale. Sempre in O2 un’area community fornitissima permette, tra le altre cose, di mandare cartoline elettroniche ai colleghi.

In Atana, una specifica area Knowledge contiene schede prodotti, manuali, documenti, e un sistema di ricerca efficace e gradevole. Il sistema di CMS prevede una serie vastissima di template per costruire notizie di tutti i tipi rispettando uno standard definito.

La Metro Group ha adottato il sistema dei tutorial in Flash per fare formazione veloce ed economica ai colleghi, in una apposita area. Le stesse informazioni sono però presenti anche in versione solo-testo.

In Allianz è previsto un motore che genera questionari di survey su tutto.

In moltissime intranet è presente un’area “my page” che riporta informazioni personalizzate e profilate per gli utenti: news sottoscritte, sottoscrizioni e interventi in forum e blog (IBM), area H.R personale.

In quasi tutte le intranet vi sono sezioni alimentate direttamente dai dipartimenti, seguendo uno standard comune, con notizie di specifico interesse che le persone possono seguire in modo trasparente 8visto che sono profilate).

Ma la vera chicca, di cui non sapevo nulla, lo confesso, è il cercapersone IBM, che lo stesso Nielsen considera l’applicazione meglio riuscita al mondo. Ogni pagina del dipendente contiene (udite udite):

- Nome e cognome

- Foto

- Descrizione del ruolo

- E-Mail

- Telefono

- Cellulare

- Indirizzo della specifica sede di lavoro con indicazioni dell’ala del palazzo e del piano

- Accesso diretto al messanger interno (se è in linea appare in verde)

- Mail dell’eventuale assistente

- Evidenza del modo nel quale la persona preferisce essere contattata (mail telefono, cellulare, msn, ecc)

- Ora locale del luogo nel quale la persone lavora

- Risalita gerarchica ai responsabili

- Accesso all’elenco del persone coordinato

- Accesso all’elenco del personale allo stesso livello gerarchico

- File audio che riproduce la corretta pronuncia del nome (questa è una vera finezza)

- CV con abstract e presentazione

- Progetti seguiti in aizenda

- Skills e competenze

- Conoscenze tecnologiche

- Esperienze di business

- Storia dei settori aziendali nei quali ha lavorato

Le persone possono fare ricerche anche su tutti questi ultimi campi e aggiungere eventualmente il nome alla propria rubrica personale.

Secondo IBM questo sistema fa risparmiare 190 milioni di dollari all’anno. Capito gente?

Purtroppo non posso mostrare gli screenshot: Nielsen si arrabbierebbe.

Ad ogni modo, oggi è stata una bella giornata

Categorie: Cercapersone/directory aziendale, Intranet governance.
Tag: casi di studio · content management · jakob Nielsen · notizie in intranet · report
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set
14

La Killer Application di Jerry

2006 by Giacomo Mason, 19:23

Mi ero dimenticato di segnalare un numero della newsletter di Jerry McGovern dedicata (nientemeno che) alla killer application di intranet. Avete cliccato? Ebbeni si: è il cercapersone.

Su questo blog parliamo da tempo immemorabile del cercapersone come fattorre strategico (ad es qui) e sono lieto che anche Jerry sia dei nostri. In realtà la posta in gioco è più ampia e ha a che fare con la necessità di costruire qualche cosa gestisca le due cose più importanti in un’azienda (aggiungo: in’un’azienda innovativa): la conoscenza e relazioni. In effetti il cercapersone (in una versione, spero più evoluta che non la semplice rubrica telefonica) può essere utile in questo senso, e si candida ad essere la base dati più importante dell’organizzazione. L’unica?

Chissà: vorrei provare a lasciare andare la fantasia e provare ad immaginare altre aplicazioni che mettano al centro le due parole chiave: conoscenza e relazioni. Forse sono applicazioni e progetti che ancora non esistono da nessuna parte, ma credo che la posta in gioco sia troppo alta per lasciare che venga dispera con quisquilie da realisti.

1) A domanda rispondo. Avete presente Yahoo Answers? Dateci un’occhiata, almeno per capire il meccansimo. Beh, pensate a quello che succederebbe se lo metteste in azienda. Ovviamente i migliori andrebbero premiati per il loro contributo, e non cazziati perché non lavorano. Sembra una cazzata, ma invece è l’inizio di una piccola rivoluzione, perché entriamo, almeno un poco, nel regno del dono, o quantomeno in una regione sottratta in parte al meccanismo (apparentemente) spietato dell’economia classica e della legge di mercato

2) Reti relazionali delle competenze. Tipo Linkedin, ma più strutturato per competenze. Attenzione: dico competenze e non ruoli organizzativi, dei quali non mi frega una cippa, con tutto il rispetto. Nulla vieta di partire da un set di competenze predefinite dall’azienda e poi di estendere questo meccansimo con competenze proposte dai dipendeti (anche frivole, non importa)

3) Wikipedia aziendale. Ma che ve lo dico a fare? Ovviamente con collegamento alla base dati del cercapersone e con un meccanismo incentivante (capito parrucconi del Personale?) per i maggiori contributori. stessa cosa per i blog, ma questo è più difficile perché per i blog bisogna avere alla base un progetto ben definito e degli attori ben indentificati.

4) Folksonomie. Avete presente Ajax e xml? hei ragazzi, non avete idea di quello che si può fare con questi arnesi, ma tipo che le informazioni sulla intranet vengono riclassificate dal personale stesso, oppure possiamo attaccare al cercapersone un “cercasedi” sul modello di Google maps.

Queste cose le ho raccolte in 15 minuti. Che dite? Qualcuno vuole aggiungere idee più meditate?

Categorie: Cercapersone/directory aziendale, Contenuti per intranet, Folksonomie interne, Knowledge management, Social network interni.
Tag: Gerry McGovern · killer application · Linkedin · yahoo answers
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feb
24

Il cercapersone tra fantasia e realtà

2006 by Giacomo Mason, 09:59

Come tutti sappiamo, una delle cose di sicuro successo in intranet è il cercapersone interno (alzi la mano chi non ha qualcosa di simile sulla sua intranet), ovvero la classica rubrica telefonica online che consente di trovare i riferimenti dei colleghi semplicemente digitando il nominativo.

Questa banale applicazione rappresenta, in genere, una delle “killer application” della intranet, ed è una cosa che, sul piano della promozione del progetto, capiscono tutti, dalla segretaria al mega dirigente.
In genere questa applicazione contiene una serie di riferimenti aziendali sulla persona, ovvero una serie di campi, (che tipicamente risiedono in un database) utili a reperire la persona, ad esempio:

Telefono fisso
Telefono cellulare
Fax
Email
Indirizzo sede di lavoro
Sigla del settore

Fin qui nulla di nuovo: si tratta della trasposizione digitale della vecchia rubrica, anche se ha l’indubbio vantaggio della velocità di reperimento e dell’aggiornamento in tempo (quasi) reale da un unico server.

Ma quest’oggetto, all’apparenza innocuo, può trasformarsi rapidamente in uno strumento molto più “affilato” e utile, semplicemente aggiungendo alcuni campi, quali:

- riferimenti del responsabile, con possibilità di risalita gerarchica con un semplice clic
- riferimenti di tutte le persone specifiche del settore di appartenenza
- riferimenti dei colleghi di stanza, in modo da poter reperire informazioni in assenza della persona
- foto della persona

E adesso entriamo nel regno della fantascienza: immaginate che il cercapersone non sia costruito solo su questi campi relativi ai riferimenti, ma si allarghi ad altri oggetti, in parte automatici e in parte inseriti direttamente dalla persona, come:

- progetti seguiti in azienda
- principalmente in azienda mi interfaccio con…
- competenze informatiche
- lingue conosciute
- la mia documentazione pubblica
- i miei hobby
- forum e conversazioni alle quali partecipo (visualizza i miei ultimi messaggi)

Ora immaginate di poter fare ricerche su tutti questi campi, all’interno dell’applicativo.Cercate “CRM” e vi viene fuori il nome di chi ha inserito CRM tra i progetti seguiti. Cercate “lingua giapponese” e vi viene fuori chi conosce il giapponese.
Ora vi chiedo: che cosa è diventato questo Cercapersone? Non è forse uno strumento di knowledge management interno?

Per costruirlo non ho usato sofisticati sistemi informatici: ho usato la buona vecchia rubrica del telefono arricchita da campi inseriti direttamente dalla persona. Sento già l’obiezione dell’uomo di RU: ma chi certifica queste competenze?

La risposta è: come in tutte le comunità di pratiche la certificazione avviene dal basso, attraverso il successo pratico delle competenze trasmesse dalla persona.

Pensiamo, ad esempio, ad un meccanismo di “voto alla collaborazione”, o di ranking rispetto alla documentazione scaricata: in questo caso la community farà emergere direttamente le persone più competenti attraverso la composizione automatica dei comportamenti di ciascuno.

Alla fine dell’anno, poi, è possibile anche premiare le persone più competenti e collaborative. Un sogno?

Categorie: Cercapersone/directory aziendale, Knowledge management.
Tag: identità · killer application · prima di facebook · profilo personale
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31

L’organigramma che vorrei

2004 by Giacomo Mason, 09:08

Diciamocelo: l’organigramma tradizionale ci ha stufato. Tutte le volte che un responsabile di qualche settore mi chiede di pubblicare, oltre all’organigramma ufficiale, anche quello delle sua sottostruttura sono preso dal panico. Non è una questione tecnica. E non sono neanche sbagliate le intenzioni. E’ la logica sottostante che fa acqua. Loro ridicono che “così è più “comodo”. Ma comodo per chi? Che occasione sprecata, penso io.

L’organigramma piramidale classico, con nomi, mission, articolazione di sottostrutture, sigle, mi sembra sempre di più, qualcosa di ozioso, stantio, inutile, con un’aria un po’ retrò, come i centrini sulla tavola o le abat-jour. Anche se lo rendiamo navigabile. Anche se lo rendiamo arcicliccabile. Cosa c’è che non funziona?
C’è che quello che ci interessa, in azienda sono sempre altre cose. E’ c’è fatto che l’organigramma descrive in realtà una struttura di potere, non l’organizzazione di fatto. E l’organizzazione di fatto è un insieme di competenze, di progetti, di processi. Qualcosa di molto diverso da una piramide con una cascata organizzata di nomi. Giusto?

Mario Rossi è il responsabile IT. Ok. Ma chi segue l’implementazione del nuovo CRM? Chi si occupa delle modifiche all’interfaccia? Chi gestisce le abilitazioni? Nell’organigramma classico questo non è dato sapere. Ti basti l’inarrivabile Mario Rossi. Insoddisfacente. E questo non è un problema della aziende “moderne” o “post-moderne” (a rete, olonico-virtuale, bla bla bla…). E’ un problema di tutte le organizzazioni, potete scommetterci.

Ora, una proposta per gli organigrammi a venire: Non partiamo dal CEO per scendere a cascata con tutto il vassallaggio: partiamo invece dai progetti che ci sono in campo in azienda, e inseriamo le persone (responsabili, addetti, specialisti ecc.) che li seguono veramente. Senza guardare alla collocazione nella piramide del potere.
Poi intrecciamo i progetti, e le persone, tra di loro, in una logica legata ai processi. Ai processi “di fatto”, non a quelli descritti nei sacri “editti”.
Poi inseriamo nel DB delle keyword per ogni persona, e un motore di ricerca in modo da poter far apparire le persone “realmente” coinvolte a fronte di particolari necessità. Possiamo usare anche dei menù a tendina per i processi, insomma strumenti di ricerca.

Inoltre potremmo creare un “organigramma” delle competenze (avete presente il sistema di catalogazione decimale Dewey per le biblioteche? Si potrebbe fare lo stesso, organizzandole, queste sì, a piramide…). E inseriamo le persone.

Non riesco ad avere un’idea precisa di come si potrebbe rappresentare questo nuovo organigramma, (probabilmente un reticolo…) e non so neanche se si potrebbe chiamarlo ancora organigramma, ma sono sicuro che, questo sì, sarebbe davvero comodo.

Categorie: Cercapersone/directory aziendale, Social network interni.
Tag: Organigramma · SNA · tassonomie
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