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24

Il cercapersone? Adattivo e scaricabile come piace a noi

Jasper Bylund è l’intranet manager della municipalità di Malmo, una delle organizzazioni che hanno vinto il contest 2011 di Steptwo, grazie ad un progetto intranet davvero valido (ha vinto il premio per l’alta profilabilità dell’ambiente).

Jesper ha anche un blog dove racconta le evoluzioni del progetto e le sue considerazioni sulle intranet e i progetti interni. In uno degli ultimi post si sofferma sul design del nuovo cercapersone, costruito secondo gli standard  emergenti in questo campo, tra i quali ricordiamo (lo ricordo perché questo è un blog di servizio):

  • instant search
  • tag che dicvetano link
  • expertize
  • fotografia editabile
  • giusto mix tra campi campi editabile, campi precompilati ma editabili,  campi non editabili
  • salita e discesa gerarchica nell’organigramma

b

e

Non mi soffermo ulteriormente sulle funzionalità, evidenziate nel post, se non per dire che – attenzione – il design è altamente adattivo per poter essere fruito da dispositivi mobili e questa caratteristica, ricordatevelo bene, dovrà essere un aspetto scontato nei progetti dei prossimi anni.

In ogni caso, la cosa davvero interessante è che il cercapersone, così come tutta la intranet, sono costruiti in Rails e che tutto il progetto è interamente e gratuitamente scaricabile.

Che dite, ci facciamo un pensierino? :-)

mar
26

Intranet e il catalogo (sognato) degli skill

A pensarci bene, di fronte al – frequente – problema di “mappare le competenze e gli skills” delle persone in azienda mi sento un po’ come Sant’Agostino di fronte al concetto di tempo (Cos’è dunque il tempo? Se nessuno m’interroga, lo so; se volessi spiegarlo a chi m’interroga, non lo soConf.  11, 14,1 7).

Insomma, siamo tutti d’accordo che avere una “mappa” dinamica di quello che le persone sanno fare, magari associata  al loro profilo personale e ricercabile per parola chiave, sia una cosa ottima per tutti, ma quando cominciamo a riflettere su cosa siano e come debbano essere raccolte queste competenze cominciano i problemi.

Fate questo esperimento: mettetevi davanti ad un foglio bianco, spegnete il computer e il cellulare, concentratevi e provate, in 5 minuti, a scrivere i vostri skill sul foglio. Fatto? Non è un gran risultato, vero? Magari avete una conoscenza perfetta delle strade di Barcellona, ma non vi è venuto in mente di scriverlo. E così. Se però vi chiedo di elencarmi i vostri skill sugli applicativi grafici, sulle tecniche di meditazione, sulle lingue straniere o sui sughi col pomodoro ecco che la vostra mente comincia a ritrovare degli elementi. Una specie di archeologia dei saperi (scusate il gioco di parole foucaultiano).

Il fatto è che le competenze si comportano come il linguaggio, nel modo in cui Wittgenstein lo raffigurava nelle Ricerche filosofiche in un celebre passo (ecco un riferimento tra i tanti):

Il nostro linguaggio può essere considerato una vecchia città: un dedalo di stradine e di piazze, di case vecchie e nuove, e di case con parti aggiunte in tempi diversi; e il tutto circondato da una rete di nuovi sobborghi con strade diritte e regolari, e case uniformi. (Ric. Fil, oss. 18)

Esistono skill perfettamente definibili, perché appartengono a una qualche pratica specialistica dominata da sottocodici linguistici (i sobborghi con le strade dritte nella metafora di Wittgenstein) e una propria storia consolidata nel tempo (pensiamo alla divisione accademica dei saperi). Ma ne esistono altri che possono emergere solo laddove una qualche forma di “contesto” ne ritagli  il profilo: conoscere perfettamente le strade di Barcellona è uno skill – eccome – per un pony express catalano.

Si potrebbe continuare a divagare, ma vorrei invece fermarmi per osservare come, in questo terreno così scivoloso e pieno di trappole si siano create nel tempo  due strade, una antica, l’altra recentissima, che affrontano il problema da due punti di vista diametralmente opposti:

  • l’approccio top-down, rappresentato da tutti i progetti più o meno tradizionali di skill matrix, ovvero la definizione delle competenze come un catalogo precostituito associato al proprio ruolo, secondo il tradizionale approccio dello skill management;
  • l’approccio bottom-up, rappresentato oggi nella sua forma migliore dalla sezione skills di Linkedin, non a caso una sezione definita sperimentale, che consiste nella mappatura degli skill a partire da una raccolta non regolata di tutti gli utenti.

Le due strade per mappare le competenze

Il primo approccio è piuttosto semplice (e anche divertente) perché prevede una sequenza di passi piuttosto chiara:

  • definire i ruoli organizzativi nell’organizzazione;
  • associare le competenze richieste per ciascun ruolo;
  • mappare le competenze (in genere con un grading da 1 a 5);
  • predisporre le necessarie azioni di sviluppo per coprire i “buchi” di competenze nei diversi ruoli.

Di seguito alcuni esempi, più o meno “evoluti”, di questi approccio:

mappatura_skill_top_down

 

sungard_avantgard_skillmatrix_reporstartscreen_web

Il primo esempio è tratto da un progetto che ho seguito personalmente per operatori di call center: potete notare, nella versione aggiornata dell’applicazione, che a fronte della competenza mappata dalla persona vengono proposti, in modo automatico, dei contatti che hanno competenze simili e dei materiali formativi a supporto.

Il secondo appartiene invece ad una intranet che ha vinto un premio nel 2009 nel contest di StepTwo.

 

Ora, paragoniamo questo approccio a quello che vediamo all’opera in Linkedin:

Skill Linkedin 01

 

Skill Linkedin 02

 

Quali sono le differenze? Elenco le principali:

  • Le competenze non sono legate al ruolo: posso essere esperto di giardinaggio e di Photoshop;
  • le competenze sono un catalogo dinamico che si alimenta man mano: ogni nuova aggiunta diventa così una possibilità da selezionare per chi viene dopo;
  • le competenze diventano Tag, che vengono  associati da basso in base alle associazioni che gli utenti stessi fanno (è probabile che se sono competente in “intranet strategy” lo sia anche in “intranet portals”, semplicemente perché gli utenti tendono ad associare il possesso di queste competenze);
  • le competenze vengono valutate dagli altri, che possono confermarne il possesso, aggiungendo così anche un meccanism,o di gioco e relazione, oltre che di filtro e selezione;
  • sono le persone stesse ad aiutarsi nel definire quali competenze mettere, grazie al semplice meccanismo di autocomplete che il sistema propone.

Vi confesso che trovo questo esperimento di Linkedin di un’importanza cruciale e penso che chiunque si occupi di competenze in azienda dovrebbe seguirlo con attenzione. Credo che questo esperimento (che forse solo Linkedin poteva fare, sia per il volume di utenti sia per la sua natura come social network) ci dica molto già adesso su quali siano i meccanismi necessari per creare sistemi simili in azienda.

Da parte mia vedo almeno due azioni indispensabili affinché queste iniziative non si rivelino un buco nell’acqua:

  • creare sempre un contesto, ovvero un insieme di “categorie” che aiutino le persone a fare mente locale su quali siano le competenze da elencare. Le categorie dovrebbero essere aperte e dinamiche come gli stessi skill, ma dovrebbero costituire un nucleo di partenza
  • creare un bacino, ovvero permettere alle competenze già inserite di fare da guida per i colleghi, ad esempio attraverso i sistemi di autocomplete.

Aggiungiamo, come sempre, una buona dose di pazienza e umiltà: la partecipazione degli altri è sempre un regalo, non dimentichiamolo.

feb
20

Nordea, e il nuovo standard per il cercapersone interno

Ormai gli esempi di cercapersone aziendale “evoluto” si stanno moltiplicando come funghi, e non è più così difficile trovare casi di profili personali di nuova concezione che vanno a sostituire le obsolete schede-dipendente.

Guy van Leemput ha riportato recentemente il caso del gruppo Nordea,  emblematico di questa nuova tendenza. Il caso esprime bene lo stato dell’arte relativo a questa funzionalità-chiave interna ed è ben documentato da un significativo screenshot del profilo personale:

Nordea People Book: profile page

 

C’è più o meno tutto quello che serve (a loro): foto, collegamento all’instant messaging interno, dati organizzativi, dati personali, competenze, attività, risalita gerarchica eccetera.

Non c’è nulla di particolarmente nuovo se non il consolidarsi di uno standard di progettazione: credo che possiamo considerare questo screenshot la base da cui partire per la progettazione dei cercapersone da qui in avanti.

dic
19

Si fa presto a dire profilo personale

Sono contento che negli ultimi tempi il tema dei profili personali in intranet e nelle community interne abbia fatto un gigantesco passo in avanti; si è infatti passati dal problema di capire perché dovremmo averli a quello, molto più pratico, di come far compilare il profilo ai dipendenti.

Si, perché la grossa novità (si fa per dire) che stiamo scoprendo e che non basta mettere a disposizione la mera possibilità affinché i dipendenti accorrano a compilare la sospirata scheda. Ma come? Abbiamo fatto le barricate per riuscire ad avere questa funzionalità e adesso la snobbate in questo modo? Che ingrati.

Ma non tutti i mali vengono per nuocere, e la constatazione di questa amara verità è  di fatto il primo passo per capire meglio come funzionano le dinamiche di partecipazione. Le persone, nella vita e ancora di più in azienda, non fanno nulla se non percepiscono un qualche valore, reale o potenziale. E il profilo personale, lasciato a se stesso, ha solo l’aria di una vaga promessa.

E questa promessa viene tradita tutte le volte che:

  • il profilo è in competizione con altri sistemi di gestione dell’identità a cui gli utenti sono abituati;
  • il profilo è troppo complicato da compilare;
  • il profilo è slegato da tutte le altre applicazioni della intranet;
  • con il profilo, apparentemente, non ci puoi fare una mazza.

Parlo di questo tema perché è uscito un articolo, come sempre illuminante, di Oscar Berg dedicato proprio ai profili personali (intitolato “The employee profile – What’s in it for me?“). Nell’articolo Berg analizza in modo dettagliato tutti i fattori di impedimento, che dicendono come declinazioni dal Grande Problema Principale, ovvero l’inutilità percepita. Ecco le ragioni che elenca per motivare il disinteresse del personale:

  • i dipendenti devono fornire dati senza sapere per che cosa saranno usati e in che contesto saranno visualizzati;
  • l’inserimento è troppo complesso;
  • spesso devono fornire tutti i dati assieme senza una guida e una distinzione tra i dati importanti e quelli marginali;
  • non è facile dare feed back e nessuno si cura della qualità dei dati inseriti;
  • i dipendenti non hanno alcun controllo su quello che verrà visualizzato;
  • i dipendenti sono sanno per quale scopo saranno usati i dati.

Come vedete sono tutti problemi seri, che riguardano in primo luogo fattori di comunicazione e accompagnamento, oltre che di tecnologie performanti.

Ecco invece quali sarebbero gli elementi di un possibile scenario che favorisse al massimo la partecipazione dei dipendenti:

  • il mio profilo è visibile a chiunque ne avesse bisogno, che può condividerlo e aggiungerlo ai propri segnalibri;
  • il mio profilo è ricercabile e appare negli altri sistemi aziendali;
  • il mio profilo è un hub per tutti i miei contributi;
  • non devo compilare tutti i campi subito: il sistema mi guida nel fornirli e mi aiuta a compilare quelli fondamentali. Mi avvisa anche del progresso nel completamento;
  • per ogni dato che inserisco  so chiaramente quale potrebbe essere l’utilità;
  • compilare il profilo è così facile e intuitivo che non richiede sforzo;
  • i colleghi possono inviarmi feed back e suggerimenti su quello che ho inserito;
  • altre persone possono interagire e arricchire i dati che ho fornito;
  • i dati che fornisco si combinano automaticamente con altri dati per darmi valore;
  • alcuni dati del profilo sono mostrati automaticamente in contesti dove possono creare per me nuove opportunità;
  • ho il controllo sui dati che vengono mostrati e forme di preview nei diversi contesti;
  • ho dettagliate informazioni su dove questi dati sono stati mostrati e chi li ha visti o condivisi;
  • i dati sono connessi automaticamente ad altre informazioni che mi permettono di scoprire altre informazioni rilevanti per me.

Come vedete, in questo scenario il profilo non è più un’ulteriore incombenza, ma un’ulteriore possibilità, che le persone percepiscono perché è stata ben descritta e comunicata.

La disponibilità a partecipare non quindi è una caratteristica dei singoli, che alcune aziende avrebbero la fortuna di avere ed altre no, ma un percorso che può essere progettato

A volte il gradino da superare (economico, tecnologico, culturale, cognitivo) per partecipare è semplicemente troppo alto. Abbassiamolo, e le persone lo saliranno.

 

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19

E se Google mappasse l’azienda?

Come sappiamo, nelle intranet le informazioni di servizio sono essenziali: navette, orari, mensa, badge, come fare per eccetera eccetera. E tra le informazioni di servizio rientrano anche le mappe degli edifici e le varie indicazioni logistiche, specialmente se l’azienda ha stabilimenti, capannoni o tanti edifici all’interno di un campus.

In questo senso promette bene l’ultima trovata di Google , ovvero google maps indoors, un servizio per utilizzare le mappe di Google all’interno di grandi spazi come gli aeroporti.

Pensate alle implicazioni nel momento in cui collegassimo queste mappe interne con il cercapersone interno, che dite?

(via infoarch).

dic
15

AltanA, piccoli passi verso l’innovazione nel Comune di Venezia

Come sapete quando posso cerco di pubblicare casi di studio reali, a maggior ragione se vengono dalla pubblica amministrazione italiana. Credo che questo sia il miglior modo di mettere a fattor comune buone pratiche e contemporaneamente tastare il polso dell’innovazione sui progetti intranet.

Per questo sono molto contento di mostrarvi il lavoro che stanno facendo al Comune di Venezia, dove da un paio d’anni è attivo un progetto intranet (AltanA) davvero interessante. Personalmente non ho partecipato alla costruizione della intranet, ma ho dato una mano con alcune giornate formative all’inizio del progetto.

altana - home - Intranet del comune di Venezia

Ho chiesto quindi a una delle animatrici della intranet, Paola Caporossi, di mandarmi  qualche dettaglio in più. Il progetto è interessante per molte ragioni, alcune di carattere organizzativo, altre relative alle funzionalità e alle scelte tecnologiche. In particolare vorrei segnalare:

  1. Coinvolgimento diffuso
  2. Publishing distribuito
  3. Forte personalizzazione
  4. Strumenti partecipativi
  5. Killer application
  6. Tecnologie open source

Convolgimento diffuso: i 4.000 dipendenti, su 260 sedi, sono stati coinvolti preliminarmente nella creazione del progetto. Nelle parole di Paola:

Per coinvolgere gli stessi dipendenti nella realizzazione del progetto è stato aperto un forum, “La Intranet che vorrei” per chiedere  a tutto il personale dell’Amministrazione che cosa avrebbe voluto trovare. Ne è emerso un dibattito molto interessante e partecipato in cui i colleghi non solo hanno espresso esigenze concrete come ad esempio la possibilità di avere un organigramma navigabile, la vetrina della mobilità interna, la logistica delle sedi comunali, ma anche richieste più astratte, ma molto significative, quali la valorizzazione delle persone e delle professionalità, la condivisione della conoscenza, lo sviluppo dell’interattività.

Inoltre tutta la intranet è pensata in ottica partecipativa:

Gli utenti della nuova Intranet non sono più destinatari passivi perché ogni contenuto è pensato e pubblicato per stimolare il loro intervento. Tutto il personale del Comune può creare forum e partecipare a sondaggi. Ogni pagina, ogni notizia, ogni sezione ha uno spazio dedicato ai commenti e un sistema per votare i contenuti pubblicati. Anche la prassi di gestione delle informazioni cambia con l’abbandono della modalità top-down.

notizia con commenti - Intranet del comune di Venezia

 

sondaggio con commenti - Intranet comune di venezia

Publishing decentrato: il publishing è stato fortemente decentrato: al momento il team centrale della itranet è affiancato da 42 redazioni decentrate che gestiscono in modo autonomo i contenuti ufficiali della intranet. Grazie al sistema di profilazione degli utenti, molto flessibile e configurabile, tutti i servizi dell’Amministrazione sono autonomi nell’organizzazione, pubblicazione e aggiornamento dei contenuti.

Formazione intranet comune di venezia

Ma, come ribadiesce Paola:

E’ invece aperta a tutti gli utenti autenticati la pubblicazione di alcuni contenuti: nuovi argomenti di discussione del forum, commenti alle notizie, critiche, suggerimenti, annunci della bacheca.

bacheca_annunci_annuncio - Comune di Venezia

 

Forte personalizzazione: nella intranet è presente una sezione, denominata “La mia AltanA”, che consente a ciascun dipendente di aggregare diverse fonti di informazioni in un unica pagina utilizzando un semplice meccansimo Drag and drop. La pagina è quindi composta di widget configurabili dal singolo dipendente.

My page della intranet del comune di Venezia

 

Strumenti partecipativi: è presente unh blog di progetto relativo alla nuova intranet, curato dlla stessa Paola, per aggiornare i colleghi sulle novità principlai della intranet.

blog interno - Intranet del comune di Venezia

Inoltre è molto attivo uno spazio forum che viene utilizzato per diversi aspetti della vita organizzativa. Questi forum sono molto usati dai dipendenti. Dice Paola:

E’ stato ad esempio attivato un forum “SCAI 2.0” come strumento di supporto on-line per un applicativo nuovo, SCAI (sistema contabile amministrativo integrato), di cui si è dotata l’Amministrazione. E’ stato creato un forum denominato “Sperimentazione Zimbra” per consentire agli utilizzatori della nuova webmail di esprimere un parere sul sistema di gestione della posta elettronica appena introdotto, e un altro ancora per consentire di gestire al meglio dubbi e criticità legate alla procedura per la gestione delle determinazioni digitali.

forum scai - Intraent comune di Venezia

Ancora,  sono molto utilizzati wbebform che hanno nel tempo sostituito i questionari cartacei.

Killer application: vi sono ovviamente alcune killer application. Tra queste, come spesso avviene, troviamo:

  • Self service al dipendente (presenze, giustificativi…)
  • Cedolino paga
  • Webmail
  • Rubrica telefonica

Su quest’ultimo punto, dice Paola:

La rubrica telefonica è stata completamente riprogettata per valorizzare l’identità professionale delle persone. Accanto ai dati ufficiali (nome, cognome, numero di matricola, servizio di appartenenza) è stato dato spazio alle informazioni personali. Lo scopo è far emergere non solo di cosa si occupa il lavoratore, ma anche chi è: le sue competenze, i suoi interessi, le sue passioni.

scheda personale - Intranet del comune di Venezia

I punti chiave della nuova applicazione sono:

-         l’ampliamento delle modalità di ricerca: un unico campo in cui è possibile effettuare ricerche per nome, cognome, numero di telefono, numero di matricola, tag.

-         l’inserimento di nuovi campi in cui il dipendente può pubblicare informazioni personali: curriculum, competenze, hobby, note personali (assenze per ferie, maternità ecc) e indicazioni su come essere raggiunto;

-         l’organigramma navigabile: grazie ad un lavoro di programmazione che ha intrecciato i codici struttura a cui ciascuno dipendente è associato, si è riusciti a restituire l’organigramma navigabile dell’Amministrazione comunale. Se si cerca una persona è possibile conoscere non solo la struttura di appartenenza, ma anche il livello superiore e l’organizzazione interna, scorrendo la pianta organica verso l’alto oppure verso il basso.

-         Tag cloud: i più chiamati per evidenziare le persone più cercate all’interno dell’Amministrazione comunale.

-         Cerco spesso: una mini rubrica con i numeri che il singolo dipendente cerca di più. Il servizio consente a chi lo desidera di attivare la funzione di registrazione dei numeri ricercati attraverso la rubrica. Il sistema, una volta attivato, crea un contatore per ciascun utente, proponendo poi l’elenco dei 10 numeri più cercati.

TagCloud - Rubrica intranet comune d Venezia

Tecnologia open source: infine va segnalata la scelta di Drupal per costruire tutta la nuova intranet. La piattaforma è stata ricustomizzata grazie anche al contributo dell’azienda informatica del comune. Dice ancora Paola:

Drupal aveva tutte le caratteristiche di cui avevamo bisogno: flessibilità, semplicità d’uso, presenza di più di 4000 moduli-estensione con cui poterne ampliare le funzionalità, possibilità di integrazione con LDAP. L’uso di Drupal avrebbe consentito l’autenticazione degli utenti alla Intranet con la stessa login e password con cui accedono al proprio computer.

Tutte queste caratteristiche ne fanno un progetto che ha avuto successo, si è poco alla volta inserito nella vita organizzativa e produce valore per tutti.

Con il passar dei mesi, e il coinvolgimento di tutti, Altana si è consolidata come strumento di lavoro, conoscenza e dibattito. E’ diventata il punto d’accesso unico per molteplici applicativi e un supporto democratico alla partecipazione.

 

Ringrazio Paola Caporossi e tutto il gruppo di lavoro della intranet del comune di Venezia per aver voluto condividere questo caso.

feb
19

La lenta (e inesorabile) avanzata dei profili personali in intranet

Il tema dei profili personali in intranet (di cui, come sapete, parlo molto da tanto tempo) sta crescendo nella letteratura specialistica di settore: oggi ormai tutti gli osservatori considerano il profilo personale una caratteristica standard delle intranet di nuova generazione e il tema si è spostato rapidamente da considerazioni di mera opportunità (e perché mai dovremmo farlo?) a riflessioni sulla maniera migliore per crearlo e per metterlo a frutto nell’organizzazione.

Ovviamente il tema è cruciale per un sacco di questioni: l’evoluzione dinamica dei sistemi cercapersone per rendere più efficiente il contatto tra colleghi, la valorizzazione dei contributi dei singoli, la ricerca interna di competenze ed esperti, la disintermediazione delle informazioni, la reputazione e la comunicazione interna sono tutti elementi che si intrecciano con il profilo personale. E molte aziende si stanno attrezzando, creando i loro progetti in alcuni casi davvero notevoli, come quello raccontato da Alex Manchester di StepTwo

Naturalmente in azienda le cose non sono mai semplici e spesso, anche una volta ottenuto il sospirato ok manageriale, ci scontriamo con resistenze di diversa natura, innanzitutto manifestate dagli stessi colleghi, spesso presi alla sprovvista (credevate che tutti si sarebbero buttati di gran lena a compilare il profilo? Beh, non è così).

Per non parlare delle numerose rogne tecnologiche che rendono il progetto assai più complicato della compilazione di un profilo su Linkedin: ad esempio il problema dell’integrazione con i dati LDAP, la presenza di sistemi concorrenti che giacciono su piattaforme alternative o la difficile integrazione con basi dati sparse i settori diversi dell’organizzazione (ad esempio la formazione). Sembra facile ma a volte è una fatica nera.

Ok, mi sto dilungando: quello in realtà volevo segnalarvi questo post che elenca 14 consigli per motivare i dipendenti a compilare il proprio profilo personale. Ok, non sono cose stratosferiche ma sono sensate, e dimostrano in ogni caso una maturazione nella riflessione sul tema.

Vorrei aggiungerne uno, dettato da un’esperienza che sto portando avanti in questo periodo in un’azienda manifatturiera italiana di  dimensioni medio-grandi: agite per passi successivi. Non è necessario che il profilo abbia fin da subito tutti i campi che avete in mente o che sono emersi nella fase di analisi: cominciate con un set minimo e aumentate i campi a disposizione anche sulla base dei feed back e delle richieste che arrivano dai settori.

L’altro giorno ad esempio è emerso che le persone del customer care avrebbero bisogno di sapere, per ogni persona, chi è il responsabile commerciale di riferimento (riportandolo sul profilo) mentre quelli di IT avrebbero bisogno di sapere chi conosce particolari software. Queste sono come ovvio tutte possibili direzioni nelle quali espandere il profilo personale, con alcune piccole differenze rispetto ai profili tradizionali (ad esempio linkedin o facebook):

  • emergono come richieste all’interno della comunità aziendale;
  • sono specifici della singola azienda;
  • rispondono a bisogni reali dell’attività.

Questo succede *sempre*, per cui è inutile lambiccarsi il cervello cercando di pianificare tutto dall’inizio: piuttosto, partite con poco e lasciatevi un buon margine di modificabilità in corso d’opera, per aggiungere le cose che servono e che quindi – statene certi – verranno usate.

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27

Qualche intranet-segnalazione

Eccovi qualche segnalazione dal mondo della blogosfera sui temi a me cari (si vede che ho fatto un po’ di pulizia nel mio aggregatore eh?)

Mark Morrell parla dei meccanismi di governance per ottenere contenuti di qualità sulla intranet BT. Molto interessante il sistema che hanno messo in piedi: ogni pagina viene automaticamente contrassegnata con un colore diverso (verde, ambra, rosso) a seconda del ciclo di vita dell’informazione: per 12 mesi resta nella fase “verde” dopodiché, se non ci sono interventi di aggiornamento o riattivazione, entra nella fase “ambra” con un warning al redattore. Se per 60 giorni non viene fatto nulla l’informazione entra nella fase “rossa”. Se nessuno interviene per 30 giorni l’informazione viene cancellata automaticamente dalla intranet. Amen.

James Robertson se la prende con quelli che esordiscono con affermazioni ingenue tipo: “perché la nostra intranet non può avere un’interfaccia come Google, con solo il motore di ricerca”? Insomma, nelle intranet basta la ricerca?

Disegno intranet simil google

Per Robertson questo approccio funzionerebbe solo per situazioni nelle quali si sa esattamente che cosa cercare, mentre nelle situazioni ambigue poter navigare nella intranet rappresenta ancora un fattore determinate per trovare le informazioni. Ovviamente una cosa non esclude l’altra.

Simon Goh, da Singapore, propone un approccio alla creazione di community interne basato sugli hashtag. L’idea è affascinante e la rappresentazione grafica della sua ipotesi è molto potente:

Non so se davvero si possono creare community in senso stretto in questo modo, ma è certo che è un sistema che permetterebbe una maggiore serendipity nella ricerca delle informazioni.

Towerswatson ha pubblicato un pdf (che non ho ancora letto e a dire il vero non so se lo leggerò) sul ROI della comunicazione interna. Se siete a caccia di qualche suggestione per convincere il vostro capo vi conviene dare un’occhiata.

Teale Shapcott ha  pubblicato un post che riassume i benefici di un buon content inventory per la intranet.

Eight benefits of content inventories for IntranetsChe dire? Non possiamo che essere d’accordo con lei.

StepTwo pubbica il caso dello social staff directory di Ideo, che rispecchia la metamorfosi dei cercapersone di vecchia generazione verso un modello legato ai profili personali sui quali innestare relazioni.

Infine, ecco la ricetta dei fagioli all’uccelletto: non c’entra niente ma non volevo privarvi la condivisione dei i miei patetici tentativi di cucinare qualcosa di decente la sera.

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Strategie di usabilità per il cercapersone

A volte capita che in azienda cerchi sul cercapersone i riferimenti di un collega ma non ti ricordi esattamente il cognome: Rossi? De Rossi? De’ Rossi (con l’apostrofo)? Questo, nei sistemi punitivi delle vecchie applicazioni, crea naturalmente messaggi di errore  (e frustrazione, off course).

Naturalmente ogni idea per migliorare questo fondamentale task degli utenti sulle intranet è di enorme importanza, e nelle aziende veramente grandi significano minuti-ore-giorni uomo risparmiati all’anno. Per questo mi ha molto colpito l’articolo di Vivek Deshmuk, pubblicato su Boxes and arrows, dedicato proprio ad un suo progetto di miglioramento del cercapersone interno.

Vivek ha tenuto traccia di tutte gli errori di digitazione fatti sulle singole persone dagli utenti dell’azienda, per poi comporli automaticamente in pattern che vengono presentati come alternative all’utente. Così, se cerco De Rossi, il sistema non trova nulla ma mi chiede: “forse volevi dire De’ Rossi?

E il bello è che tutto questo non viene fatto con tabelle prestabilite a priori, ma basandosi sui concreti input degli utenti, rispettando quindi le loro intuizioni rispetto ai cognomi. Il risultato è una cosa di questo tipo:

Molto intelligente e user centred, no? :-)

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Usare i social network interni con dispositivi mobili: un esempio

Chris Sparshott è (a quanto ho capito) un intranet-evangelist di IBM e nel suo spazio su Slideshare pubblica periodicamente delle piccole finestre sul mondo “Enterprise 2.0″ di big Blue.

Vi segnalo in particolare questa presentazione perché mostra in modo concreto e chiaro il possibile utilizzo di un social network tramite mobile devices. Vi consiglio di guardare in particolare le slide dalla numero 5 alla numero 16, perché sono davvero illuminanti.

Credo che dovremmo cominciare a pensare a questa dimensione del mobile fin dall’inizio di progetti del genere, per non rischiare di ritrovarci in seguito a inseguire esigenze che sono – loro – molto più avanti della nostra capacità di soddisfarle.

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25

Altri case studies di profili personali su intranet

Navigando tra gli arretrati del mio aggregatore scopro moltissime informazioni, davvero molto interessanti , che faccio molta fatica ad assimilare. In questo senso il blog diventa un ottimo strumento di riflessione e “digestione” delle tante suggestioni.

Sul tema dei profili personali, in particolare ho trovato delle segnalazioni interessanti, ad esempio Dorjem segnala una serie di casi che ha visto durante gli Intranets live 2009.

Ecco il post con le sue segnalazioni sui profili  personali di Nokia, Deloitte, e delle sua azienda (non so quale sia, ma è grande e  sta in Nuova Zelanda).

Nokia:

Deloitte:

Grande Azienda neozelandese:

In particolare è interessante il caso di Nokia, nel quale sono evidenziate molte funzionalità interessanti, tra cui l’indicatore di presenza della persona, la possibilità di inviare wia web un SMS alla persona, le competenze personali e le esperienze in azienda.

mar
3

La scommessa del directory

Uno degli ultimi post di Jane McConnell riguarda un tema che mi sta molto a cuore, ovvero l’evoluzione del directory aziendale verso gli used generated content.

schema di Jane McConnel sul directory aziendale

Credo anche io che su questo tema si giochi una scommessa fondamentale: flessibilità, possibilità di modifica e di generazione dei contenuti sul directory rappresentano la vera sfida organizzativa per stemperare la visione gerarchico-organizzativa dei ruoli e delle competenze.

Tra l’altro Jane tiene un gruppo su linkedin dedicato agli intranet managers e al quale vi consiglio di aderire.

Ciao

lug
16

L’albero ondeggiante

Sono molto contento, perché continuo a imbattermi in post che affrontano questioni legate a intranet sulle quali rifletto da tempo. Chi segue questo blog sa infatti che sono un grande sostenitore del cercapersone (o “Directory aziendale“) come killer application delle intranet e sa anche che questo tema rappresenta, a mio modo di vedere, la vera frontiera e il ponte cognitivo che permette a una intranet di passare dall’1.0 al 2.0 affrontando di petto la questione criuciale: mettere al centro le persone.

In particolare, come ho più volte scritto, il cercapersone dovrebbe evolvere al più presto in un sitema di social network che sappia unire, attraverso il sistema dei profili, dati organizzativi, dati personali, spazi documentali condivisi, filtri e personalizzazioni, competenze, servizi personali e accessi profilati.

Solo in questo modo è possibile sviluppare intranet che mettano insieme contenuti, relazioni e identità e sviluppino dinamiche di rete realmente alternative alle logiche gerachico-fordiste (io dirigente vedo solo i miei, i quali vedono solo i loro e così via piamidaleggiando).

Io devo poter vedere, contattare, entrare in relazione, scambiare contenuti anche in modo orizzontale e il profilo personale all’interno di un social netwok e il mattone principale di questa nuova costruzione.

E a quanto pare questa è anche l’idea di Elizabeth Marsh, dell’International Benchmarking Forum, la quale ha scritto un bel post parlando proprio di questa nuova generazione di Direcotry aziendali capaci di diventare il vero centro vivente delle intranet 2.0 (Elizabeth li definisce “Wave three“).

Ecco il post, ed ecco l’immagine che rappresenta in sintesi le diverse funzioni che dovrebbe assolvere questo oggetto all’interno della intranet.

funzioni_profilo_personale-intranet

mag
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LDAP, amico mio

Nella vita di intranet c’è una cosa che sembra da smanettoni totali ma da smanettoni non è, ovvero il famoso LDAP, il protocollo che gestisce le identità e i permessi.

Nata come applicazione infrastrutturale, si è lentamente emancipata da questo ruolo invisibile e marginale per diventare una vera e propria feature che può determinare il successo o il fallimento della intranet.

Tramite questo protocollo, infatti, è possibile:

- Gestire la profilatura di accesso e i permessi
- Garantire il famigerato “Single sign on”
- Gestire le identità aziendali (e personali)
- Creare applicazioni killer come ll cercapersone, l’organigramma, il social network interno.

Insomma, senza una buona gestione di questo oggetto, (arricchito però in termini di competenze e informazioni personali generate dall’utente), ci ritroveremmo con il solito portalone generalista che sforna documenti in PDF.

Vi segnalo a proposito un recente articolo di Steptwo dedicato al tema.

apr
21

Visti di profilo

Ecco una bella presentazione che spiega l’importanza dei profili utente nella nuova intranet (by Kiwilight). Personalmente, considero quella dei profili utente una questione cruciale per traghettare le intranet verso le nuove frontiere collaborative e il vero ponte concettuale/operativo che permette di passare dall’1.0 al 2.0.

Insomma, la scommessa è passare dalla semplice rubrica del telefono online (o cercapersone) ad un vero sistema di social network nel quale le persone gestiscono la prorpia identità, i prorpi interventi sulla intranet, la propria documentazione, le proprie competenze, i propri interessi.

Dal punto di vista tecnologico significa arrivare ad un sistema di single sign on, ma dal punto di vista della governance significa molto di più: arrivare ad una intranet guidata dalle persone e basata sulle loro attività, profilata sulle loro esigenze, che dà visibilità e che permette aggregazioni diverse da quelle gerarchico-funzionali.

Qualisasi progetto intranet mettiate in piedi, ricordate che quella del cercapersone/profili utente/My page resta una questione architetturale di base, sulla quale innestare tutte le iniziative a seguire.

mar
5

Cercapersone? Fattelo su Ning

Quello che dice the Workplace blog è corretto: un buon cercapersone è una sintesi di Linkedin e di My space. Ma come realizzarlo con gli strumenti classici presenti in azienda?

L’idea di quelli di Avenue A è di creare un network sociale su Ning e metterlo a disposizione degli impiegati.

Ok, io sono d’accordo, ma Ning si deve dare una mossa per diventare più semplice da usare, se no altro che aziende: rimarrà una cosa da super-smanettoni (anche se qui si dice che è l’interfaccia è migliorata: mah, la testerò…)

set
22

Dalle 10 migliori intranet del Mondo

Ho finalmente letto con attenzione il report di Nielsen sulle 10 migliori intranet del mondo – 2006. E ho scoperto alcune realizzazioni bellissime, che voglio condividere con voi. Non sono, in effetti, cose strabilianti: sono solo modi molto belli di risolvere dei problemi comuni nella gestione intranet.

Piccole/grandi soluzioni, infinite variazioni su un unico tema (le informazioni aziendali), che però denotano una cura nel design, nell’orientamento all’utente, nel modello di azienda che lasciano trasparire, che sono assolutamente rimarchevoli. Ne elenco solo alcune:

Lo standard per le news, alla Banca d’Irlanda, prevede data, titolo, abstract, testo, foto, link intranet correlati, allegati documentali, evidenza del pubblicatore e del classificatore, ringraziamenti allo specifico fornitore di contenuti, oltre che una versione stampabile. Banale direte voi: Beh, provateci, a fare notizie con tutti questi elementi sulle intranet nostrane, e poi mi dite.

Sempre per le news, in Altana Pharma, è possibile contattare via mail il fornitore di contenuti, segnalare via mail la pagina a un collega, cercare pagine simili. Le pagine più segnalate ai colleghi salgono di rankng come “top news”.

In Capital one, invece, ogni notizia ospita testi, immagini, video e una survey di feedback che arriva in redazione.

In O2, società telefonica inglese, è possibile mandare SMS ai cellulari delle persone rintracciate sul cercapersone, oltre che aggiungere nomi alla propria rubrica personale. Sempre in O2 un’area community fornitissima permette, tra le altre cose, di mandare cartoline elettroniche ai colleghi.

In Atana, una specifica area Knowledge contiene schede prodotti, manuali, documenti, e un sistema di ricerca efficace e gradevole. Il sistema di CMS prevede una serie vastissima di template per costruire notizie di tutti i tipi rispettando uno standard definito.

La Metro Group ha adottato il sistema dei tutorial in Flash per fare formazione veloce ed economica ai colleghi, in una apposita area. Le stesse informazioni sono però presenti anche in versione solo-testo.

In Allianz è previsto un motore che genera questionari di survey su tutto.

In moltissime intranet è presente un’area “my page” che riporta informazioni personalizzate e profilate per gli utenti: news sottoscritte, sottoscrizioni e interventi in forum e blog (IBM), area H.R personale.

In quasi tutte le intranet vi sono sezioni alimentate direttamente dai dipartimenti, seguendo uno standard comune, con notizie di specifico interesse che le persone possono seguire in modo trasparente 8visto che sono profilate).

Ma la vera chicca, di cui non sapevo nulla, lo confesso, è il cercapersone IBM, che lo stesso Nielsen considera l’applicazione meglio riuscita al mondo. Ogni pagina del dipendente contiene (udite udite):

- Nome e cognome

- Foto

- Descrizione del ruolo

- E-Mail

- Telefono

- Cellulare

- Indirizzo della specifica sede di lavoro con indicazioni dell’ala del palazzo e del piano

- Accesso diretto al messanger interno (se è in linea appare in verde)

- Mail dell’eventuale assistente

- Evidenza del modo nel quale la persona preferisce essere contattata (mail telefono, cellulare, msn, ecc)

- Ora locale del luogo nel quale la persone lavora

- Risalita gerarchica ai responsabili

- Accesso all’elenco del persone coordinato

- Accesso all’elenco del personale allo stesso livello gerarchico

- File audio che riproduce la corretta pronuncia del nome (questa è una vera finezza)

- CV con abstract e presentazione

- Progetti seguiti in aizenda

- Skills e competenze

- Conoscenze tecnologiche

- Esperienze di business

- Storia dei settori aziendali nei quali ha lavorato

Le persone possono fare ricerche anche su tutti questi ultimi campi e aggiungere eventualmente il nome alla propria rubrica personale.

Secondo IBM questo sistema fa risparmiare 190 milioni di dollari all’anno. Capito gente?

Purtroppo non posso mostrare gli screenshot:  Nielsen si arrabbierebbe.

Ad ogni modo, oggi è stata una bella giornata

set
14

La Killer Application di Jerry

Mi ero dimenticato di segnalare un numero della newsletter di Jerry McGovern dedicata (nientemeno che) alla killer application di intranet. Avete cliccato? Ebbeni si: è il cercapersone.

Su questo blog parliamo da tempo immemorabile del cercapersone come fattorre strategico (ad es qui) e sono lieto che anche Jerry sia dei nostri. In realtà la posta in gioco è più ampia e ha a che fare con la necessità di costruire qualche cosa gestisca le due cose più importanti in un’azienda (aggiungo: in’un’azienda innovativa): la conoscenza e relazioni. In effetti il cercapersone (in una versione, spero più evoluta che non la semplice rubrica telefonica) può essere utile in questo senso, e si candida ad essere la base dati più importante dell’organizzazione. L’unica?

Chissà: vorrei provare a lasciare andare la fantasia e provare ad immaginare altre aplicazioni che mettano al centro le due parole chiave: conoscenza e relazioni. Forse sono applicazioni e progetti che ancora non esistono da nessuna parte, ma credo che la posta in gioco sia troppo alta per lasciare che venga dispera con quisquilie da realisti.

1) A domanda rispondo.  Avete presente Yahoo Answers? Dateci un’occhiata, almeno per capire il meccansimo. Beh, pensate a quello che succederebbe se lo metteste in azienda. Ovviamente i migliori andrebbero premiati per il loro contributo, e non cazziati perché non lavorano. Sembra una cazzata, ma invece è l’inizio di una piccola rivoluzione, perché entriamo, almeno un poco, nel regno del dono, o quantomeno in una regione  sottratta in parte al meccanismo (apparentemente) spietato dell’economia classica e della legge di mercato

2) Reti  relazionali delle competenze. Tipo Linkedin, ma più strutturato per competenze. Attenzione: dico competenze e non ruoli organizzativi, dei quali non mi frega una cippa, con tutto il rispetto. Nulla vieta di partire da un set di competenze predefinite dall’azienda e poi di estendere questo meccansimo con competenze proposte dai dipendeti (anche frivole, non importa)

3)  Wikipedia aziendale. Ma che ve lo dico a fare? Ovviamente con collegamento alla base dati del cercapersone e con un meccanismo incentivante (capito parrucconi del Personale?) per i maggiori contributori. stessa cosa per i blog, ma questo è più difficile perché per i blog bisogna avere alla base un progetto ben definito e degli attori ben indentificati.

4) Folksonomie. Avete presente Ajax e xml? hei ragazzi, non avete idea di quello che si può fare con questi arnesi, ma tipo che le informazioni sulla intranet vengono riclassificate dal personale stesso, oppure possiamo attaccare al cercapersone un “cercasedi” sul modello di Google maps.

Queste cose le ho raccolte in 15 minuti. Che dite? Qualcuno vuole aggiungere idee più meditate?