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Nov
29

Le intranet tra chat, bot e chatbot

Come da più parti viene sottolineato, le chat e gli instant messaging stanno diventano la nuova frontiera della collaborazione sincona nelle aziende: là dove prima esisteva solo il telefono ora comincia ad affermarsi in maniera stabile la comunicazione via intranet messaging o chat.

Complice di questo affermarsi – natuaralmente – è la diffusione massiccia di software e plug in molto popolari  sia dentro le aziende, come ad esempio Slack (per chi ancora non conoscesse slack vi consiglio l’articolo “i segreti del successo di Slak che ora vale 3,6 miliardi“) sia fuori di esse (Whatsapp in primis).

Come dicevo qualche tempo fa questo tipo di tecnologie copre solo il primo dei tre livelli di collaborazione presenti in azienda, ma lo comincia a coprire in modo massiccio e soddisfacente (ecco un raro articolo italiano sul tema chat interne).

Il tema è talmente maturo che oggi non  si parla più solo di chat, ma la frontiera si è spostata sul tema dei bot e dei chatbot, ovvero degli algoritmi che simulano la conversazione in chat in modo da offriere servizi ai dipendenti.

Sembra dunque che nei prossimi anni avremo sembre più a che fare con questi strani oggetti sempre più intelligenti e sofisticati: a titolo di esempio vi segnalo un articolo che parla esplicitamente di chat bot nelle intranet, e un altro, molto simpatico, che prova ad elencare gli 8 bot che sarebero davvero utili in una intranet.

Per non parlare di Awhy, startup bolognese che ha creato un sitema di chatBot che apprende man mano che lo si usa e che ci spiega sul suo blog perché le chatbot rivoluzioneranno la comunicazione interna).

Siamo solo agli inzi, ma è meglio che cominciamo a pensarci :-)

Per concludere questa rassegna con qualcosa di utile ecco due risorse da consultare:

confronto_chat

Mar
15

Le 3 velocità della collaborazione in azienda

Quando si parla di collaborazione in azienda si rischia sempre di fare un po’ di confusione tra livelli, strumenti e significati diversi. Dopo tutto si collabora parlando, telefonando, passandosi documenti, e in tanti tanti altri modi. E per questo parlare di “strumenti di collaborazione” o di “intranet collaborativa” rischia spesso di confondere ciò che dovrebbe invece contribuire a chiarire.

Ora, in genere si riconsoce un buon modello esplicativo quando non solo riesce ad illuminare in modo chiaro pezzi di realtà, ma anche quando riesce a farlo in modo elegante e possibilimente semplice. E il modello delle tre velocità, proposto da Davide “folletto” Casali (lo ha proposto per la prima volta nel libro curato da Hugo Messer) ha proprio questo pregio.

Il modello, in sintesi è questo: la collaborazione in ogni organizzazione avviene *sempre* (e questo è importante) su tre piani diversi, corrispondenti a 3 diverse “velocità”:

  • collaborazione realtime;
  • collaborazione asincrona;
  • collaborazione “documentale” (se così posso tradurre “storage”).

Questi tre livelli sono presenti in ogni ambito che preveda collaborazione, e vengono “agiti” di volta in volta con strumenti più o meno adeguati (a partire dalle triade infernale telefono – email – dischi di rete).

Davide ne elenca diversi (da Hangout a Yammer, da Sharepoint a WordPress) ed il pregio del modello è proprio quello di poter collocare in modo funzionalmente corretto un buon numero di soluzioni che oggi affollano il mercato e vangono frettolosamente classificate sotto il termine-ombrello di “strumento per la collaborazione”.

Ancora più interessanti sono a mio modo di vedere alcuni principi strategici che Davide elenca e che dovrebbero essere cultura comune per ogni progettista di ambienti di collabroazione interni:

  1. Una strategia di collaborazione deve sempre affrontare tutti e tre i livelli (e nessun tool è in grado da solo di affrontmarli tuti e tre).
  2. E’ bene non mettere in compitizione più strumenti per lo stesso livello (ad esempio Skype e Hangout, tanto per dire).
  3. E’ importante permettere forme di integrazione tra gli strumenti ai diversi livelli.

Interesante vero? Ecco la presentazione di Davide che, oltre al suo articolo sul tema, permette di approfondire meglio la questione.

Buona lettura (e buona collaborazione).

Dic
24

L’adozione della intranet 2.0 e i suoi dilemmi

C’è un aspetto che riguarda i social software interni e più in generale tutte le funzionalità avanzate di collaborazione e community che, fino a ora, non ero mai riuscito a chiarirmi: quanto dobbiamo lasciare libere le persone di adottare queste funzionalità e quanto invece dobbiamo costruire un contesto adeguato capace di dare un senso operativo a questi strumenti?

Naturalmente conosco bene l’importanza del community management, e io stesso battuto su questo tasto ripetutamente in questi anni. In buona compagnia peraltro: basta leggere ad esempio “Software is not enough“, di Rachel Happe o”6 Keys to Launching Successful Collaborative Intranet Groups“, o ancora “Enabling Participation: More Art Than Science“, solo per citare alcuni esempi, per rendersi conto di quanto sia diffusa la convinzione che sia *sempre* necessaria una qualche strategia di adozione.

Eppure c’è qualcosa che non mi quadra in questa posizione così netta: tutte le volte che un cliente mi parla del successo immediato del nuovo sistema di instant messaging o tutte le volte che leggo di come un qualche software di microblogging sia stato adottato seza problemi all’inerno di una certa realtà organizzativa, un campanello d’allarme suona nella mia testa.

In questo caso infatti non c’è alcuna “strategia di community management”, ma solo una logica Software as a Service (SaaS) nella quale un nuovo sistema viene messo online per fare fare ai dipendenti alcune cose (in genere comunicare) dopodiché vengono esaminati i risultati e i valutati comportamenti.

Come la mettiamo allora, SaaS o community management? Notate che le conseguenze della risposta influenzano l’organizzazione interna, il peso che le tecnologie assumeranno, le strategie di comunicazione e di analisi preliminare.

E la risposta è che queste due alternative non si escludono tra loro, e il dilemma tra “lanciare un software e vedere che effetto fa” e “costruire il contesto perché le persone lo utilizzino” è in realtà falso. Si tratta di capire che le due alternative sono in realtà due estremi di uno stesso spettro, nel quale vanno inseriti i diversi strumenti.

Spero che lo schema seguente mi aiuti a farmi capire:

Lo schema presenta:

  • nella parte alta gruppi di strumenti, in ordine di adottabilità SaaS;
  • nella parte bassa le relative strategie di adozione.

All’estremo sinistro dello spettro abbiamo gli strumenti che possono essere erogati in modalità SaaS, e man mano che ci spostiamo verso destra troviamo strumenti e funzionalità che necessitano sempre di più di modalità gestionali complesse.

Come vedete, all’estremo sinistro troviamo strumenti legati per lo più alla comunicazione, mentre all’estremo destro troviamo iniziative legate per lo più alla partecipazione attiva e alla produzione di contenuti. Come vedete, gli strumenti SaaS come la webmail o l’instant messaging necessitano in genere solo di policy e tutorial, mentre man mano che ci spostiamo verso destra le strategie di adozione diventano sempre più complesse.

Adottare in modalità SaaS un sistema di IM è quindi relativamente più “facile” che adottare gli RSS, che sono più facili della compilazione del profilo personale arrichito, il quale è a sua volta più facilmente adottabile dei commenti ai contenuti e così via, fino ad arrivare ai wiki o ai forum tematici.

Credo che questa soluzione, che vede SaaS e communtiy management lungo una linea di continuità, permetta di superare certe “anomaile di Kuhn” nelle quali talvolta ci capita di imbatterci (almeno per me).

Che ne dite? Intanto buon Natale a tutti.

Dic
19

Atos, e la guerra perduta alle email

Si è parlato un po’ nei giorni scorsi, della decisione di Thierry Breton, Amministratore delegato di Atos, di dichiarare guerra alle email interne (è uscito qualcosa anche in italiano): le email infatti ( ma guarda un po’, verrebbe da dire) fanno perdere un sacco di tempo tempo agli impiegati, sia nelle attività di gestione sia nella separazione di quelle utili da quelle – troppe – inutili.

Il tema ha una solida storia alle spalle, oltre ad appoggiarsi al vissuto quotidiano di ciascuno di noi. Non sono mancate le reazioni alla notizia, e in particolare mi ha colpito quella di Brian Prentice, di Gartner, alquanto pessimista a riguardo: la policy “zero mail”, dice l’analista, fallirà. Perché? il problema nella maggior parte delle aziende non riguarda la quantità di email, ma il peso degli adempimenti ad esse connessi.

Oggi, dice, le email rappresentano solo la parte visibile della serie di attività assegnate a ciascuno di noi, attività per lo più burocratiche e inutili, ma che reclamano comunque una risposta. Il problema si sposta quindi dalla manifestazione visibile (le email) alla sua causa latente: l’eccessiva burocratizzazione di alcuni processi, anche tecnologici (ad esempio CRM).

Sono contento di questo articolo, come di tutte le posizioni che fanno fare passi in avanti ad un tema rimettendo in discussione quello che sembrava assodato (e come sapete rimettere in movimento concetti che sembravano solidi e distinti è il compito principale che Hegel assegna alla filosofia), ovvero che le email sono il male assoluto da combattere.

Tuttavia le osservazioni di Prentice colgono solo un aspetto del fenomeno, ovvero le email legate al coordinamento direzionale: “fai questo e quest’altro”. Purtroppo l’universo dei messaggi che ci scambiamo in azienda è più vasto di questo sottoinsieme, e la parte eccedente, guarda caso, è proprio quella che ci crea più problemi: scambio documenti, archivio discussioni, verbalizzazioni, insomma conoscenze.

Ed è su questo aspetto, guarda caso, che i progetti intranet cercano di incidere. Su questo aspetto vi invito a leggere il bel post di Wedge, che elenca gli errori tipici dell’uso delle email in questo senso.

 

Lug
15

Per monolochattare

Volete sentirvi soli, ma soli veramente? Apritevi una stanza su Lively. Extraterrestre, portami via, voglio tornare, indietro a casa miaaaaa….:-)

Mar
25

Risorse per collaborare

Raramente segnalo software e applicazioni, anche se mi capita di navigare alla ricerca di particolari soluzioni “tampone” a problemi intranet. Voglio segnalarvi due risorse che ho imparato ad apprezzare nel tempo.

La prima è la sezione Collaborazione online” del noto blogger con la mutanda in testa: sfogliando nell’archivio troverete moltissimi servizi online e softwarini utili per chat, videoconferenze, condivisione risorse, documentazione condivisa, didattica, wiki e tanti altri task legati alla collaborazione. L’aspetto lo penalizza, ma se navigate in archivio troverete un tesoro di segnalazioni.

La seconda risorsa e la sezione “productivity” del noto blogger-segnalatore-compulsivo (scherzo): anche qui, scorrendo in archivio, tantissime segnalazioni utili. A parte gli scherzi, MastroAlberto è veramente un grande…

Ehi, adesso non avete veramente più scuse per collaborare…

Feb
6

Intra-messaging

Sono reduce da una intera giornata di lezioni sull’uso delle chat e quindi tendo, per gli strani giochi del destino che ormai conosco come le mie tasche, a reincontrarle anche oggi, come una specie di alone chattatorio che mi circonda (io che in realtà non amo chattare).

Beh, ad ogni modo vi segnalo un bell’articolo di Paul Chin sull’uso efficace dei sistemi di Instant messaging in intranet. E’ interessante il confronto con mail e telefono, ovvero gli altri due strumenti che usiamo per comunicare tra due persone in azienda. Ad alcuni usi proprio non avevo pensato.

Già che ci siete leggetevi anche il suo articolo precedente, su come incrementare il traffico sulla intranet.

Ciao

Nov
17

Vi è piaciuta quella sui blog? Ecco quella sulle chat

Visto che la pubblicazione della breve lezione sui blog ha avuto, contrariamente alle mie previsioni, un suo perché, ho deciso di fare un ulteriore passo indietro e di pubblicare anche la breve lezione che terrò nell’aula virtuale di Lunedì.

Ovviamente anche in questo caso chi conosce l’argomento può saltare. E’ una lezione di un’ora destinata ad un pubblico alle prime armi e quasi totalmente a digiuno dell’argomento. Va ad aggiungersi alla tonnellata di altro materiale che potete trovare in rete sul tema.

Ma, come diceva un mio collega quando non sapeva cosa dire, ad ogni modo è così.

Ciao

Mag
21

Second office? Speriamo sia meglio del primo…

Ok, non spaventatevi. Su VIsion blog (il miglior giornale online italiano di cultura digitale, IMHO) Carola Frediani racconta delle prime “timide” esperienze di SUN e IBM di creare uno spazio intranet 3D, su modello Second life.

Gli impiegati possono interagire tra di loro con Avatar e partecipare a sessioni interattive, scaricare e visionare documentazione, ecc.

Scheramta_intranet_3D

Sul sito della SUN trovate una serie di informazioni più dettagliate, compreso il link ad una serie di video dimostrativi. Che dire? Personalmente non ho assolutamente idea di quello che comporterà questa cosa. Gioco? Moda? O avanguardia di un nuovo modo di interagire che farà il “botto”?

So solo che quando, più 3 anni  fa, si provò a farlo da noi la cosa fu alquanto deludente. Ma erano altri tempi, ed eravamo ad Alcatraz. Tuttavia resta il fatto che manovrare queste interfacce non è mai molto agevole e mi chiedo come faremo con le persone che hanno già dei problemi a manovrare le tecnologie 1.0 (tipo posta elettronica).

Ma non voglio essere disfattista. Staremo e vedere cercando di imparare da chi ha avuto più coraggio di noi.

Feb
26

Pro o contro gli IM

Credo che Toby Ward abbia un po’ di ragione: che bisogno abbiamo di costosi sistemi di instant messaging in intranet quando, di fatto, abbiamo moltissime alternative a nostra disposizione?

Secondo lo studio che viene citato i sistemi di IM cominciano ad amortizzare i loro costi sopra i 5.000 dipendenti. Al di sotto perché non accontentarsi di bacheche, mail, blog, forum, telefonate, riunioni, podcast, sms, incontri al bar?

Certo, gli IM all’interno dell’azienda sono divertenti, ma non così tanto. Sono anche in parte utili, ma non così tanto. Peraltro i recenti studi sulle tecnologie al lavoro dimostrano che sono poco efficaci a supportare processi decisionali complessi. E il motivo è abbastanza comprensibile: un più alto rischio di fraintendimento e soprattutto l’istantaneità, che spesso è nemica della saggia decisione.

In effetti anche io li ho usati per un po’ e devo dire che, a parte qualche penoso flirt (su cui vorrei stendere un velo pietroso), mi sono sempre serviti a poco. Alla fine la mia lucina era quasi sempre rossa.

Ma non voglio fare la parte del retrogrado. Ci costano poco? Installaiamoli. In qualche caso ci aiutano? Usiamoli. Ma non riponiamo su di loro tutte le nostre spranze. Ok?

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Grazie mille per la pazienza. E' l'Europa che ce lo chiede