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Mag
18

Gestire i contenuti in intranet: le 6 dimensioni da considerare

Cari amici, sapete meglio di me quanto un progetto intranet di comunicazione interna sia legato a tanti fattori (umani, tecnologici, organizzativi) e come il successo si giochi spesso sul filo del rasoio: un buon contenuto, una inizitiva che centra un bisogno, un aggiornamento importante.

Di fatto, se mettiamo da parte (o, meglio, se diamo per scontate) le questioni più strattamente tecnologiche, considerandole “risolte” (anche se sappiamo che non è mai pinenamente così), resta la qestione più spinosa che è come sapete, LA vera questione della intranet: i contenuti.

Cosa sono i contenuti in una intranet? Sostranzialmente, anche se non esclusivamente, documenti, giusto? E dunque: mettiamo questi benedetti documenti una volta per tutte e facciamola finita.

La questione sembra risolta, e invece apre un mare di sottoquestioni che fanno la differenza: perché a volte i documenti sono incompleti o insufficienti rispetto alle esigenze del momento, oppure sono introvabili all’interno dell’ambiente, o ancora sono dei mattoni illeggibili e il fatto di averli piazzati sulla intranet non li rende miracolosamente seducenti.

Ma i problemi non finscono qui: spesso i documenti non sono quelli che servono davvero, oppure sono obsoleti, o convivono con cose anteguerra. Inoltre, ci si accorge molto presto che senza un’organizzazione del gruppo di lavoro vengono pubblicate cose sbagliate, nei tempi sbagliati, nei modi sbagliati.

La intranet è insoddisfacente? Ecco perché.

Oggi voglio quindi, anche sulla base di un bell’articolo di risorse sulla gestione dei contenuti in intranet, provare a definire un mio modello di gestione dei contenuti in intranet, (che amplia quello dell’articolo) basato su 6 dimensioni:

  • Sostanza
  • Struttura
  • Presentazione
  • Bisogni
  • Governance
  • Aggiornamento
Schema intranet content management

Le 6 dimensioni per la gestione dei contenuti in intranet: 3 di queste riguardano i contenuti stessi, mentre altre 3 riguardano le persone che li gestiscono.

Tre di queste dimensioni riguardano i contenuti stessi, mentre le altre tre sono legate alle persone che i contenuti li gestiscono. Di seguito descrivo meglio le 6 dimensioni:

Sostanza

I contenuti devono, per l’appunto, avere dei contenuti, e non essere versioni esangui dei contenuti reali. Se pubblicate il contratto di lavoro assicuratevi che ci siano le cose che servono ai destinatari. La sostanza comprende cose come:

  • completezza dei contenuti
  • chiarezza dei contenuti
  • rispondenza ai bisogni dei diversi target

Struttura

Non basta riversare in quelche modo il contenuto sulla intranet affiché tale contenuto sia reso fruibile. E, no, l’idea magica di un “motore di ricerca superintelligente”  che faccia il lavoro al posto vostro non vi aiuterà, perché se il motore è davvero intelligente tratterà un contenuto male indicizzato per quello che è: spazzatura.

Gli aspetti di struttura comprendono cose come:

  • Collocazione in una struttura di navigazione
  • Criteri per filtrare i contenunti
  • Metadati
  • Tag
  • Contenuti correlati
  • Labeling. Se pensate che le etichette non facciano la differenza leggetevi questo articolo spassoso che spiega come essere passati dalla label “Nuovi prodotti” a quella più enigmatica di “Fattori di crescita” abbia fatto diminuire drasticamente i clic  diun’azienda di beni di consumo.
Tag sui contenuti intranet

Un articolo dalla intranet di Fastweb: ogni contenuto ha dei tag che permettono sia l’aggregazione automatica dei contenuti con lo stesso tag sia una ricerca più intelligente.

 

Cluste tematici sui contenuti intranet

Un articolo dalla intranet di Fastweb: ogni contenuto ha dei contenuti correlati che permettono una navigazione trasversale e un raggruppmento in cluster tematici che facilitano la ricerca dell’informazione

Aggiungo una considerazione: a volte il fatto stesso di organizzare meglio una risorsa che era già disponibile diventa di per se stesso un nuovo contenuto. Immaginate di costruire una pagina di semplici link diretti a risorse sparse della vostra intranet e riguardanti un singolo argomento (ad esempio la formazione, o la sicurezza, o le relazioni con gli invensitori).  In qusto caso il valore del contenuto si divide tra la sostanza (preesistente) e la struttura (che avete fornito voi e che rende finalmente il contenuto fuibile).

La struttura ha (in un certo senso) “creato” il contenuto.

Presentazione

I contenuti, oltre ad avere una sostanza e a una struttura, dovrebbero poi essere editati in modo da renderli più leggibili e fuibili dai destinatari: gli editor interni pertanto non dovrebbero limitarsi a “caricare roba”, ma dovrebbero trasformarla opportunamente a seconda del caso.

La trasformazione dei documenti (in genere Ppt, Pdf, Word, ecc) comprende cose come:

  • trasformare i documenti in pagine con indici cliccabili
  • trasformare i documenti in slideshow
  • trasformare i documenti in infografica
  • trasformare i documenti in FAQ
  • trasformare i documenti in pagine scritte per il web
  • riassumere i documenti creando blocchi di testo omogenei
  • aggiungere abstract e titoli
  • aggiungere immagini

 

Indice cliccabile

Un documento normativo interno diventa una pagina con indici cliccabili, in modo che il dipendente possa arrivare subito al tema di interesse e in modo che il motore di ricerca sia facilitato.

 

Documento che divetna uno slideshow

Un documento molto lungo in PDF diventa uno slideshgow che mostra le informazioni principali

 

Sembra facile eh?

Veniamo ora alle dimensioni legate alle persone

Bisogni

Avere documenti che hanno “sostanza” non siginifca ancora ancer centrato i bisogni delle persone. Per fare un esempio, potreste aver creato un bellissimo slideshow con il modello 231 dell’azioenda, pieno di informazioni, ma probabilmente tutta questa sostanza non centra i bosigni del vostro customer care, che sta cercando i listini aggiornati.

Centrare i bisogni significa dunque lavorare sistematicamente con i vostri utenti e comprende cose come:

  • intervistare le persone nei diversi settori dell’azienda
  • creare workshop di codesign dei contenuti
  • esaminare i flussi (spesso deliranti) di comunicazione via mail
  • esaminare i dischi di rete dove venogno in genere “riversate” tristemente le informazioni
  • fare incontrare sistematicametne forntori di contenuti interni e fuitori
  • richiedere feed back, sia fisicamente che nelle pagine della intranet

 

Governance

La governance è il sistema con il quale tenete sotto controllo il processo di gestione dei contenuti. Ripetente come me: senza governance niente intranet. Capito? La governance comprende cose come:

  • organizzazione dei redattori distribuiti
  • supporto redazionale ed help desk
  • ruoli e funzioni
  • palinsesto editoriale
  • roadmap periodica e piano di incontri
  • guide di stile
  • policy

Aggiornamento

L’aggiornamento dei contenuti merita un punto tutto suo perché è un punto cruciale: potete aver seguito tutti i punti precedenti, ma se i contenuti non sono aggiornati tutto questo lavoro non seve a niente. Contenuti obsoleti non solo rendono inutile la intranet, ma la squalificano immediatamente agli occhi dei dipententi.

Tenere aggiornati i contenuti significa:

  • associare ogni contenuto ad un owner specifico
  • creare dei sistemi di alert e “gardening” automatico sui contenuti
  • fare audit periodiche guardando le date di pubblicazione

 

Ecco, questo è il lavoro da fare. Se non ve la sentite beh, datemi retta, non fate la intranet :-)

Dic
14

I contenuti della intranet sono marciti? Fai un assessment

Cari amici, voi sapete meglio di me che la intranet non sopravvive con contenuti vecchi, inutili, inaccurati, inapropriati. Marci.

Potete mettere tutti i widget di questo mondo, potete avere il design più cool creato dalla agency milanese col ciuffo, potete avere il motore di ricerca che trova anche i granelli di sabbia, potete inventarvi le social feature che fanno impallidire Facebook.

Senza contentui non-fun-zio-na.

Le persone vi diranno che il motore non va, o che la intranet non gli serve, oppure che la grafica non è accattivante, o che non trovano le cose giuste, opppure che non hanno tempo eccetera eccetera eccetera. La verità è un altra: i vostri contenuti fanno schifo.

Creare i contenuti giusti costa fatica, sudore, riunioni, a volte aspre lotte per il potere interno (io ho già la mia piattaforma, che volete da me?), paure organizzative immotivate (davvero volte eliminare le mail a tutti?), ma è l’unica strada per avere successo. E successo sigfinifca risparmi, eficienza, soddisfazione di tutti.

Contenuti dunque. Tanti. Aggiornati. Utili. E soprattutto gestiti. Ma come?

E’ semplice: i contenuti vanno tenuti sotto controllo, monitorati costantemente. In questo ci viene in aiuto un articolo di Nolinear enterprise che parla proprio di come fare un assessment dei contenuti della intranet (in realtà loro la chiamano “analisi del marciume” e forse hano ragone).

Ecco un esempio di grafico che analizza le pagine rispetto alla data di aggiornamento (ma non è l’unica strada).

 

Lean intranet content strategy tactic 1

 

Tenete conto che quando parliamo di assessment dei contenuti non parliamo di sitarelli vetrina, ma di oggetti con migliaia, decine, centinaia di migliaia di pagine. Ed è per questo che la intranet deve essere sca-la-bi-le (capito designer col ciuffo? Con le intranet il vostro design deve resistere ad aumenti di scala da due zeri).

Lean intranet content strategy tactic 1

L’articolo spega bene come fare un content assessment, e fornisce, udite udite, anche un ottimo foglio excel da usare per l’assessment dei contenuti.

Lo farete? Me lo promettete? :-)

Lug
15

Che cosa metto in homepage? Un benchmark danese

Se vi sentite insicuri su quale tipo di contenuto dovrebbe andare nella homepage della vostra intranet potreste dare un’occhiata al report di Intra2, un’azienda danese che si occupa di intranet. Hanno fatto un banchmark (questo benchmark è anche un servizio che offrono ai loro clienti) per capire quanto spazio è occupato in genere rispettivamente  da:

  • news e avvisi
  • link e navigazione
  • elementi collaborativi
  • Tool per “fare cose”

Il risultato medio è il seguente (41 intranet analizzate):

contenuti_home_page

 

 

 

 

 

 

Come vedete lo spazio dedicato alle news e agli aggiornamenti è è in media encora preponderante.

In ogni caso questo schema può aiutarvi a capire come si colloca il vostro specifico “mix” di elementi, se sia più  collaborativo,  informativo o operativo.

Se vi interessa tutta le loro presentazione ecco le loro slide

Mar
23

Unicoop Tirreno: la intranet alla prova della grande distribuzione

Nel mio lavoro come docente alla Scuola Coop ho potuto incontrare tanti professionisti che gravitano attorno a questo mondo, alle prese con progetti di comunicazione interna ed esterna e di intranet. Il tema, come potete immaginare, è molto importante, perché arrivare agli addetti che operano nella Grande distribuzione è sempre una sfida organizzativa.

Per questo, quando ho saputo del rinnovamento della intranet di Unicoop Tirreno, portato avanti dalla tenace Susanna Orlando e dal suo gruppo di lavoro non ho resistito alla tentazione di una intervista via mail, con tanti screenshot a corredo. Quello che segue è il risultato. Buona lettura :-)

Buongiorno Susanna, e grazie di aver accettato l’intervista. Ci puoi dire a quanti dipendenti si rivolge la intranet?
Circa 1200 pc (alcuni pc sono condivisi tra più dipendenti).

Home page Intranet unicoop tirreno

La nuova home page della intranet di Unicoop Tirreno, realizzata in Drupal

Come accedono le persone?
Al momento accedono solo dai pc fissi. Abbiamo appena iniziato il progetto per l’accessibilità da mobile ma siamo allo studio di fattibilità.

Quando avete lanciato la nuova versione?
1 dicembre 2014, dopo vari mesi di lavoro.

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Il cruscotto delle vendite, aggiornato giornalmente. Era una delle esigenze emerse nei focus group

Quali sono i contenuti e i servizi chiave?

  1. Parte informativa e Rassegna stampa quotidiana aggiornata.
  2. Cruscotto andamento quotidiano vendite. In home un sintetico grafico dà l’immediata visibilità a tutti dell’andamento vendite quotidiano confrontato con l’anno precedente. All’interno del cruscotto vari percorsi offrono dati di dettaglio su incassi e produttività di tutti i punti vendita.
  3. Agende condivise presenze e sale riunioni (si tratta di un restyling di quanto era già presente sulla vecchia versione).
  4. Cercapersone con indicazione di ruolo, foto, contatti e collegamento all’agenda condivisa, campo libero a disposizione dei colleghi.
  5. Meteo con possibilità di selezionare come predefinito il proprio territorio: gadget richiesto dai punti vendita perché ha una relazione anche con le affluenze nei negozi e gli ordini merce.
  6. Punti vendita: sezione completamente rivista con indicazioni dei reparti e servizi presenti e dettagliati filtri di ricerca a faccette. Sintetica presentazione anche dei punti vendita delle società partecipate da Unicoop Tirreno.
  7. Applicazione per il calcolo automatico delle distanze km.
  8. Possibilità di differenziare home o menu per gruppi di utenti (assoluta novità)
  9. Assistenze tecniche ai negozi (è fondamentale ma è una conferma della precedente intranet)
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L’applicazione per cercare e filtrare i punti vendita, con filtri a faccette

 

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Il dettaglio della scheda di un punto vendita

Quante persone ci operano? (come redattori interni/esterni, IT, intranet manager, ecc)
La intranet è gestita da me ma conta sulla preziosa collaborazione di diversi colleghi che intervengono in qualità di redattori news o redattori di funzione. Per fare i primi esempi che mi vengono in mente:

  • i miei colleghi dell’ufficio stampa collaborano nelle news e nella pubblicazione della Rassegna quotidiana
  • la responsabile del web nei punti vendita, orari ecc
  • una collega del Personale aggiorna le novità sugli incarichi
  • un altro pubblica gli aggiornamenti in organigramma, le aree documentali ad accesso riservato sono tutte mantenute dalle fonti dirette dell’informazione.

Solo grazie a questo riusciamo ad essere al passo con i tempi. Le persone abilitate agli aggiornamenti (non tutti ovviamente quotidiani) sono circa 10. Tra le parti più importanti poi, le assistenze ai negozi sono completamente gestite dall’help desk aziendale e Il Cruscotto vendite è alimentato da un collega dei Sistemi Informativi con il quale abbiamo condiviso il percorso in poche ore.

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Il cercapersone, con filtri a faccette

 

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La scheda profilo del dipendente, con campi editabili dal singolo

Le sezioni sono tutte pubbliche?
La maggior parte delle Sezioni sono pubbliche ma ci sono anche diverse aree riservate, ad esempio i documenti Sicurezza per i punti vendita, quelli del Controllo Gestione, quelli relativi all’andamento della Logistica ecc. Le ultime novità sono il menu della mensa di sede visibile solo agli utenti di sede e i video sui temi della sicurezza per il gruppo dirigente che pubblicherò in questi giorni.

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Un esempio di area documentale, con filtri a faccette

Ogni quanto viene aggiornata, e con che informazioni?
L’area informativa propone novità quasi ogni giorno. Tutti i giorni poi entro la mattinata è on line la rassegna stampa del giorno. Il cruscotto delle vendite è aggiornato più volte al giorno e il meteo è impostato sul giorno con visibilità dei 4 giorni successivi.

Presidio personalmente le altre aree consultandomi di tanto in tanto i colleghi cui sono affidate alcune aree della intranet oppure, su loro specifica richiesta, li ascolto per trovare soluzioni possibili. Il mio motto è che se un collega ti cerca per un’idea, una notizia o una novità sulla intranet non si debba dire mai di no……..piuttosto si tratta per trovare la soluzione più convincente!

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Un esempio di contenuto commentabile

Quali elementi di interazione e community avete introdotto?
L’area informativa è tutta commentabile. I commenti spesso arrivano quando si raccontano progetti che hanno visto il coinvolgimento diretto di alcuni colleghi. Gli utenti possono indicare “Mi è stato utile” in fondo ad ogni notizia, possono condividere via email l’articolo con altri colleghi mentre nelle storie (che sono prevalentemente progetti raccontati con immagini) hanno la possibilità di cliccare su “mi piace”.

Nel profilo personale l’utente può inserire la propria foto e cambiare il proprio numero di telefono in caso di errore. Inoltre ognuno può impostare il meteo del suo territorio preferito e selezionare i contenuti intranet da impostare come suoi “preferiti”.

 

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Commenti ai video

Che processo avete seguito per arrivare a questo redesign? Avete coinvolto gli utenti?
Avrei voluto lavorare con un maggior coinvolgimento degli utenti ma ho dovuto fare i conti con le risorse e anche un po’ con il momento aziendale alle prese con cambiamenti organizzativi. Ho comunque fatto alcuni colloqui con importanti funzioni aziendali e ho chiesto alla Direzione del Personale un contributo per l’organizzazione di tre focus group con una rappresentanza di colleghi.

In tutto hanno partecipato quasi trenta persone tra capi reparto, capi negozio e persone che lavorano in sede. Sono poche ma è stato utilissimo. A scuola coop poi abbiamo fatto insieme anche un test per la definizione del menu.

Quali sono gli insight più preziosi che sono arrivati dagli utenti?
Hanno influito sul mio modo di pensare al senso del mio lavoro e ora sono davvero più consapevole che anche un prodotto “ben fatto” può significare ben poco se non intercetta l’interesse dei colleghi.

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L’applicazione per prenotare le sale riunioni

Anche per questo si deve lavorare a un continuo rilancio. Comunque senza i focus non ci sarebbe stato il meteo e probabilmente neppure il cruscotto vendite e tanti altri piccoli aggiustamenti.

Altri suggerimenti andavano ben oltre la intranet ma mi hanno consentito di gettare comunque le basi per un migliore comprensione e anche per un miglior dialogo con i referenti interni.

Un bell'esempio di contenuto editoriale, che arriva dal territorio

Un bell’esempio di contenuto editoriale, che arriva dal territorio

Perché avete scelto proprio Drupal come piattaforma?
Perché poteva integrare diverse funzioni, perché non mette troppi limiti alle idee e perché è una piattaforma open source. Mi trovo bene: è piuttosto facile da imparare e lascia una buona dose di autonomia anche a chi non la conosce in profondità.

Quali sono i problemi maggiori che avete incontrato?
Interfacciarci in modo proficuo con i sistemi già presenti in azienda ma non è stato affatto semplice e non siamo arrivati dove avremmo voluto: volevamo creare automatismi maggiori con il software che gestisce l’anagrafica dei dipendenti. Un passo avanti comunque lo abbiamo fatto: gli utenti sono riconosciuti tramite active directory, quindi sono sparite le password intranet e i suoi permessi di lettura possono essere più facilmente gestiti sulla base di gruppi di persone già identificati.

Non esisteva una base dati aggiornato e completo delle informazioni sui punti vendita e lo abbiamo dovuto creare con una “colletta” di fonti.

Quali sono stati i feed back dagli utenti a valle del lancio?
Indifferenza al lancio (ma va bene: significa assenza di problemi) e poi complimenti scritti o a voce da qualche collega, assieme a qualche segnalazione di problema, risolto in poche ore. I primi giorni sei sempre in allerta più verso gli imprevisti dietro l’angolo che verso il risultato.

Qual è la sfida più grande che vi aspetta?
Essere molto più accessibili (anche dal mobile) e migliorare all’area del servizio alla persona o altri ambiti di interesse per  chi lavora a punto vendita.

Solo così credo si potrebbe affermare di più anche nel dialogo e nell’interazione.

Grazie mille Susanna!
Grazie a voi :-)

Potete contattare Susanna  a questo indirizzo: susanna.orlando@unicooptirreno.coop.it

Feb
7

Creare contenuti per intranet: una mini guida da scaricare

Come tutti ormai sappiamo creare contenuti per la intranet (news, avvisi, pagine informative, segnalazioni, guide, FAQ ecc) è una di quelle attività un po’ prosaiche e routinarie, ma che nel lungo periodo assicurano utilità e continuità di accesso a questo strumento.

Per questo è molto importante darsi e dare a tutti i redattori distribuiti degli standard di scrittura e di editing,  attraverso guide, manuali, tutorial e sessioni formative. Anche se queste guide e questi standard coincidono per lo più con i buoni standard di scrittura professionale e di editing per il web, ogni tanto escono dei prodotti specifici e oggi voglio segnalarvi una bella mini guida per creare contenuti per intranet, redatta in tandem da Sam Marshall e da Wedge.

 

Writing guide collage

Dovete solo lasciare nome e mail per ottenere il link da cui scaricare la guida. Buona lettura a tutti.

Mag
2

Intranet e la sottile arte del quick link

Sono sempre attratto da ogni articolo o post che dia indicazioni pratiche sul “come fare qualcosa” in ambito intranet, in special modo riguardo alla gestione dei contenuti. Per questo vi segnalo volentieri un recente articolo di IBF intitolato “La maledizione dei quick links“, che spiega come gestire i problemi relativi ad uno dei contenuti più comuni sulle intranet, ovvero il comodo box (in genere messo nella colonna di destra) che elenca una serie di risorse profonde da raggiungere subito, i “quick link” appunto.

Il problema è che questi link spesso non sono per niente quick, anzi a volte ci mandano fuori strada, o ci fanno fare giri assurdi tra le pagine della intranet o addirittura ci portano in posti di cui non ci potrebbe fregare di meno. Louise Bloom di IBF ci fa un buon esempio di un box di quick link ben disegnato:

 

Ideal Quick Links design with annotations

E ci dà alcuni consigli di buon senso per la loro creazione:

#1 – Scegliere i link per la loro importanza e popolarità e non in virtù di considerazioni “politiche”.

#2 – Mantenere una lista corta e leggibile.

#3 – Linkare direttamente alle risorse indicate.

#4 – Scrivere label chiare e senza gargo astruso.

#5 – Indicare con una icona l’apertura in una nuova finestra.

#6 – Indicare se è richiesto un login.

#7 – Lasciare che gli utenti aggiungano i loro link.

#8 – Arricchire la lisata con un tooltip di spegazione.

 

Tutto chiaro? Buon lavoro :-)

Apr
5

Omron, e le intranet che danno valore

Quando una intranet la fai usando come guida le esigenze degli utenti è raro che ti sbagli, e spesso crei anche qualcosa di originale. Sembra essere questa la lezione che si apprende dal caso della intranet di Omron, raccontato da Janus Boye.

La nuova intranet, Ozone, è nata infatti tenendo a mente tre esigenze fondamentali: trovare informazioni rilevanti per il lavoro (specialmente dei venditori), lavorare meglio assieme, semplificare i task. Ne è risultata una intranet pulita, usabile, usata e con una forte componente social integrata.

 

Ozone home page

 

Ora, qual è la killer application della intranet? Il trovaclienti sulla tua strada, che usa Google maps per mostrare possibili prospect ai venditori lungo la loro strada:

 

Fantasitco, no? Credo che le cose migliori nell’ambito dei progetti interni nascano proprio in questo modo:

  • identifico un’esigenza fondamentale
  • organizzo risorse informative interne e tool (interni e esterni) per fare in modo che la rete possa soddisfarla al meglio
  • aggiungo dove possibile una componente social che aumenti il valore del tool (anche se non nel caso del trovaclienti)
  • sviluppo nel tempo aggiungendo e affinando funzionalità sulla basse dei feed back

In genere, il risultato è qualcosa che assomiglia a cose già viste, ma che non è totalmente sovrapponibile.

Mar
29

E i contenuti? Ce li siamo dimenticati

Una delle attività più sottovalutate nei progetti intranet riguarda ciò che dovrebbe, in effetti, essere al centro del progetto, ovvero i – benedetti – contenuti. Nelle attività di redesign si pensa alla governance, alla tecnologia, alla progettazione, alla grafica, alla strategia, mentre i poveri, malcapitati contenuti se ne stanno buoni buoni in attesa che qualcuno si occupi di loro.

E quando arriva il momento del sospirato “porting”, solo  allora ci accorgiamo che non sappiamo quanti sono, quali sono, quali siano importanti, quali siano obsoleti, e soprattutto quanto è lungo il processo di migrazione e aggiornamento.

Lo capisco: occuparsi di inventariare i contenuti, magari su un mega figlio excel, è una gran rottura di palle. Ma non dobbiamo dimenticarci che è per questo che le persone vengono sulla intranet, e dedicare a questo argomento uno spazio nel progetto resta una cosa fondamentale (excel compreso).

Anche perché è a partire dai contenuti (quelli che ci sono, quelli che non ci sono ma che ci dovrebbero essere, quelli che ci sono ma NON ci dovrebbero essere), che si possono prendere tutte le decisioni strategiche che servono.

Se ne è accorto Christopher Detzi, che racconta su UX magazine come ha inventariato i contenuti nel redesign di una intranet. Detzi si è accorto che grazie a questo lavoro di catalogazione e inventory ha potuto capire che i contenuti erano molto meno di quelli che si stimavano e spesso duplicati,  poco aggiornati o collocati male.

Structure

 

Detzi spiega che la cosa fondamentale non è tanto il brutale excel con una riga per ogni contenuto, ma piuttosto capire:

  • il formato (doc, pdf, html…)
  • la collocazione prevalente nelle sezioni (la vedete rappresentata sopra)
  • gli accessi prevalenti

A partire da questi dati è possibile rispondere alle domande giuste e prendere decisioni più consapevoli.

Gen
25

Non sai che contenuti mettere? Comincia dalle stampanti

Questo Ian Harris è davvero un buontempone: sul suo blog regala continuamente consigli un po’ pazzoidi sulla comunicazione interna, e a volte dice cose sensate. In uno degli ultimi post, ad esempio, ci spiega quanto è utile pubblicare su intranet cose come “Tutto ciò che avreste voluto sapere sulle stampanti ma non avete mai osato chiedere“.

Ad esempio come fotocopiare, come stampare in A3 e altre cose del genere. Al di là dello specifico stampantifero il consiglio è corretto: coinvolgere chi ha competenze tecniche specifiche (ad esempio gli smanettoni del reparto IT) è sempre una buona mossa per avere contenuti utili a tutti da pubblicare.

E spesso questi contenuti sono molto più “terra terra” di quanto ci piace immaginare.

 

 

Gen
9

10 step per un’e-learning sostenibile in intranet

Io davvero non capisco: sono passati quasi 8 anni (otto) da quando scrissi un post su come realizzare iniziative formative a costo zero sulla intranet (il post ebbe dei commenti interessanti).

Oggi mi guardo in giro e quello che vedo è, in primo luogo, la crescita di contributi teorici di livello sempre più alto: cito solo a titolo di esempio articoli come “Desiging training for organization 2.0” oppure, ancora più articolato, “A framework for social learning in the enterprise“, che contiene anche degli acuti schemi come questo:

 

emergent practices

E ispirate tabelle come questa:

get real jaycross

Non fraintendetemi, sono contributi seri e molto interessanti. Tuttavia, a dispetto dello speranzoso titolo della tabella precedente, devo dire che nella pratica non vedo molti cambiamenti dalla situazione di allora: le aziende sono ancora impantanate, spesso, tra la scelta di costose piattaforme all inclusive (che nel frattempo si sono moltiplicate come funghi), il non fare assolutamente nulla (la scelta prevalente) e l’adozione di spericolati modelli di edutainment proposti da solerti consulenti-milanesi-moderni (che non linko per decenza).

Ora, io credo ancora che si possano fare tante belle cose per la formazione su intranet, a costi ragionevoli e con risultati decenti: basta, come al solito, partire leggeri appensantendo le cose man mano che si ottengono risultati.

Per questo voglio provare, ancora una volta, a stilare un rapido vedemecum in 10 passi per la creazione almeno di un abbozzo di progetto sostenibile di e-learning in intranet.

Vademecum: i 10 passi per un’e-learning sostenibile in intranet

 

1) Passo uno: create un’area formazione. Sulla vostra intranet create un’area di primo o di secondo livello che chiamerete (guarda un po’) “Formazione”. In questa area dovrà andare tutto quello che riguarda la formazione. L’area sarà anche evidenziata in home. ovviamente, l’area sarà gestita in modo formale da qualcuno, incaricato di portare avanti tutto il progetto. Quel qualcuno sarà evidenziato nella sezione. La sezione conterrà una serie di sottosezioni, tra cui la sottosezione “Formazione online”.

2) Passo due: popolatela di informazioni di base. Cominciate inserendo nell’area tutto ciò che riguarda la formazione in azienda. Intendo cose come (in ordine dal più facile al più difficile):

  • i riferimenti per la formazione (mail, telefoni ecc);
  • i riferimenti dei centri di formazione (indirizzi, mappe, fotografie ecc);
  • come fare per partecipare ai corsi (policy, documentazione);
  • link di riferimento (interni e esterni, ad esempio ai questionari online di fine corso);
  • news sulla formazione;
  • il catalogo formativo diviso per aree;
  • il calendario dei prossimi corsi;
  • (in fase avanzata) la possibilità di iscriversi ai corsi.

3) Passo tre: inserite il materiale formativo statico. Cominciate a creare una biblioteca online con tutto il materiale formativo che avete a disposizione, catalogato e descritto. I materiali arriveranno da tre fonti:

  • settori e dipartimenti che possiedono manualistica (ad esempio il settori IT, ma anche il marketing e altri settori);
  • dispense dei corsi già effettuati (dovete farvi firmare una liberatoria dai docenti esterni che fanno formazione per voi);
  • semplici dipendenti che hanno creato manuali e vademecum e, su vostra richiesta, hanno deciso di pubblicarli a beneficio di tutti i colleghi.

In una fase avanzata del progetto, ciascun materiale dovrà essere:

  • commentabile;
  • votabile;
  • salvabile tra i preferiti;
  • collegato al profilo personale dell’autore nel caso di contributi di colleghi.

4) Passo quattro: definite la strategia per l’e-learning. A questo punto avete già il set minimo di contenuti per un’area formativa decente. Ora potete iniziare a pensare all’e-learning vero e proprio. Per farlo dovete adottare una strategia, e per adottare una strategia dovete mettere a fuoco bene una serie di cose:

  • chi sono i destinatari (meglio pensare sempre in termini di segmenti di popolazione omogenei piuttosto che dell’interna azienda);
  • in quale contesto operativo avverrà la formazione (persone al computer, venditori fuori sede ecc);
  • attraverso quali device dovrà essere fruita la formazione (pc, ntebook, totem, tablet, smartphone);
  • Quali sono le esigenze che si prestano meglio ad una formazione online (ad esempio formazione breve ad alto tasso di aggiornamento);
  • quali contenuti sono più adatti a essere trasformati in learning object (ad esempio contenuti informativi sui listini commerciali, il funzionamento di un nuovo software ecc);
  • da chi arriveranno i contenuti (ad esempio i product manager o l’help desk IT);
  • quali saranno i rapporti possibili con la formazione d’aula (ad esempio materiali preliminari da fruire prima dell’aula o forum post aula ecc) ;
  • quale tipo di interazione dovrà avvenire prima, durante e dopo i corsi (forum, esercitazioni, comunità di pratica post formazione ecc);
  • che tipo di vincoli dovrà avere il percorso formativo (superamento di test, livelli ecc);
  • come dovranno essere monitorati i risultati;

Impostare questa strategia è fondamentale per capire esattamente che cosa vogliamo ottenere, come vogliamo ottenerlo e di quali risorse dobbiamo dotarci.

5) Passo cinque: procuratevi il software. Per iniziare non avete bisogno di molto:

procuratevi Articulate (prezzo: circa 750 euro). Vi servirà per creare corsi fatti di “slide parlanti” di alta qualità, nei quali potrete inserire anche quiz intermedi e altre funzionalità interessanti. I tipi di Articulate tengono anche un loro bleg molto utile, nel quale trovate moltissimi consigli e trucchi per creare corsi efficaci con questo software.

Procuratevi Camtasia (prezzo: 23o euro circa). Vi servirà per tutto quello che è video-screencast e videotutorial, molto utili per mostrare funzionalità software e altre cose che avvengono su uno schermo.

Procuratevi Adobe Conncect (prezzo: dipende dalla soluzione scelta). Vi servirà per le aule virtuali, le web conference e tutto ciò che è comunicazione sincrona. Con questo software il docente potrà parlare in diretta a una platea di colleghi selezionati, mostrare slide in tempo reale, condividere lo schermo e chattare con gli allievi.

Ovviamente una volta in vostro possesso dovrete imparare a usarli, in modo da rendervi il più possibile autonomi rispetto a società di consulenza e specialisti vari.

6) Passo sei: create i materiali. Questo è il passo più complicato, perché richiede tempo e la disponibilità dei vari attori aziendali in qualità di docenti. Ovviamente comincerete con il creare pochi materiali scelti tra quelli che facciano da apripista organizzativo, aumentando man mano il loro numero. La creazione di questi primi materiali dipenderà ovviamente dalle strategia che avrete deciso nel passo quattro.

Facciamo finta che come primo step vogliate produrre:

  • un video-screencast di 20 minuti sull’uso del nuovo CRM;
  • una lezione di un’ora (voce più slide) sulla Legge 626;
  • un’aula virtuale sincrona di un’ora sul listino commerciale del nuovo prodotto dell’azienda.

In tutti e tre questi casi avete bisogno di contattare i tre docenti, spiegare loro le modalità di erogazione, lavorare fianco a fianco con loro per preparare la lezione o il video.

Una volta prodotti questi contenuti o, nel caso dell’aula virtuale, predisposto l’ambiente, i contenti possono essere messi nell’area della intranet e fruiti. Nel caso dell’aula virtuale dovrete invece comunicare ai colleghi l’indirizzo web a cui collegarsi a una data ora.

7) Passo sette: costruite l’interazione e aggiungete un pizzico di 2.0. Per ora abbiamo costruito un ambiente e lo abbiamo popolato di learning object. Manca ancora la possibilità di interagire, in primo luogo con il docente, ma anche tra i diversi allievi.

Per aggiungere questa dimensione potete operare in vari modi, ad esempio:

  • aggiungete un forum per ogni contenuto prodotto. Il forum servirà a fare domande al docente o a interagire orizzontalmente tra partecipanti;
  • aggiungete un wiki didattico, che sarà a disposizione degli allievi per creare contenuti (magari su input del docente), per commentare o per eseguire dei compiti prestabiliti;
  • create un gruppo chiuso online per ogni aula, anche tradizionale, in modo che le persone che hanno fatto formazione d’aula possano avere un correlato online a valle della formazione;
  • aggiungete una chat d’aula per chi partecipa ai vari corsi;
  • le possibilità di voto-commento che abbiamo visto al passo tre.

Le possibilità sono tante, e andranno stabilite prima, come set di possibilità, in coerenza con la strategia che vi sarete dati.

8) Passo otto: automatizzate e aggiungete funzionalità avanzate. Ora avete un ambiente che contiene informazioni di base, materiali statici, learning object e possibilità interattive. E’ già un bel passo in avanti. Ma man mano che l’ambiente cresce e gli utilizzatori aumentano aumenteranno anche le esigenze, le quali richiederanno sviluppi ulteriori, per consentire da una parte di automatizzare alcune attività e dall’altra di avere a disposizione funzionalità avanzate. Questi ulteriori sviluppi potranno riguardare, ad esempio:

  • l’iscrizione ai corsi, che potrà essere automatizzata via web;
  • la ricerca, che potrà essere potenziata con un motore di ricerca specifico;
  • i feed back, tramite questionari online da erogare a fine corso;
  • il portafoglio formativo di ciascuno, che potrà essere popolato in automatico una volta fruiti i corsi (e superati gli eventuali quiz). Parte di queste informazioni potranno anche essere rappresentate sul profilo personale;
  • l’accesso ai corsi, tramite una profilazione degli utenti rispetto ai diversi materiali inseriti;
  • il collegamento diretto con la intranet, tramite ad esempio una portlet sulla intranet che dà accesso diretto ai corsi e ai materiali a cui sono iscritto.

Anche in questo caso le possibilità sono molte e dipenderanno dalle esigenze specifiche dell’azienda così come dai vincoli di budget e competenze di sviluppo presenti. Ovviamente se siete a questo step di sviluppo (ma non prima) potete davvero pensare di dotarvi di una piattaforma di e-learning, come ad esempio Moodle, integrandola in modo forte con la intranet.

9) Passo nove: comunicate e sostenete. Un processo del genere, come tutti i processi mediati dalle tecnologie che cambiano un po’ le abitudini organizzative, vanno comunicati e sostenuti, specialmente nella fase iniziale. Un processo del genere lasciato a se stesso rischia di afflosciarsi anche se animato dalle migliori intenzioni. Per questo saranno necessari:

  • una comunicazione costante (via mail e via intranet) delle nuove possibilità formative, con modalità, istruzioni per l’uso e FAQ;
  • una promozione puntuale via web dei contenuti pubblicati, ad esempio con finestre sulla intranet che evidenziano l’ultimo corso o video screencast;
  • una promozione nei contesti fisici dove si fa formazione, accompagnano ogni corso con i riferimenti online;
  • riunioni e incontri costanti con i vari stakeholder, fornitori di contenuto e settori interessati per capire meglio che cosa va e che cosa non va.

10) Passo dieci: consolidate il processo e monitorate i risultati. Ok, adesso quello che vi resta da fare è inserire questa attività in modo stabile nella vita organizzativa in modo che, ad ogni nuova occasione, la possibilità dell’online sia sempre presente come un’opzione percorribile.

Se ci sarà una nuova iniziativa che richiede formazione dovrete sempre chiedervi (e chiedere agli stakeholder): la svolgiamo in aula, online o in aula+online? In questo modo l’attività online entrerà a fare parte stabilmente della vita organizzativa. Da ultimo, dovrete monitorare i risultati di queste iniziative, sia tramite i dati di accesso, sia tramite i questionari di fine corso e infine tramite uno specifico questionario sulle iniziative online che predisporrete ogni 6 mesi.

Ecco fatto. E’ difficile? Beh, forse un po’, ma non mi dite che non è possibile. Ci rivediamo tra otto anni e vediamo che è successo, ok?

Dic
28

La difficile arte dell’intranet content manager

Chi si occupa di contenuti per la intranet, che questa sia sociale o no, ha di fronte a se un lavoraccio quotidiano: trovare risorse, rendere presentabili risorse altrui, aggiornare testi e documenti, trasformare il formato di contenuti originari in qualcosa di digeribile e così via.

Ma allo stesso tempo deve gestire l’aspetto umano e organizzativo della questione: deve farsi dare contenuti da persone di altri settori, gestire i problemi della redazione distribuita, fare rispettare standard e policy editoriali, contattare IT per tutti i malfunzionamenti e i fine tuning tecnologici, riportare ai manager.

E molto, molto altro. Oltre a celebrare questo mestiere (a volte dileggiato da colleghi che entrano nella tua stanza con un sorrisetto che dice tra le righe “qui state giocando”) vorrei oggi segnalare alcune risorse pescate in giro che affrontano da diversi punti di vista questa attività.

Ad esempio Malcom Davidson, un web writer inglese, spiega in questo post come non sia possibile, ma neanche desiderabile, ottenere una “voce unica” in ciò che viene scritto per intranet. Per varie ragioni ciò che viene pubblicato è sempre molto eterogeneo, affidato a sensibilità diverse che non sempre rispettano gli standard. Ma in intranet possiamo fare a meno di queste sottigliezze.

Tuttavia la buona scrittura è una competenza che dovrebbe essere diffusa tra tutti i publisher: ecco un post che spiega come fare buoni titoli per intranet e un altro, molto interessante, che fornisce qualche consiglio per chi organizza corsi di scrittura tra i redattori intranet.

Una delle tante attività del content manager è quella di pubblicare o editare documenti: ecco qualche consiglio da Janice Redish, tratto dal suo libro “Letting go of the words“, su come gestire i PDF, una delle tanti croci che affliggono i content manager. In particolare vi segnalo il punto in cui l’autrice specifica come dare due versioni, una in PDF e una in una sere di pagine html, sia a volte la soluziojne preferibile (ad esempio per il contratto di lavoro).

 

figure 5-14

 

Un’altra risorsa interessante è questo post che spiega come le narrazioni siano un contenuto fondamentale per le intranet. L’autore lo ha capito conversando con il CEO di un’azienda, il quale gli ha confidato che per capire che cosa succede in azienda la cosa migliore è chiederlo ai fumatori: sono infatti quelli che più si raccontano storie mentre sono in cortile a fumare. La morale della storia è che tutto quello che riesce a “mimare” questo strato narrativo è il benvenuto in intranet.

Infine, un articolo che non riguarda direttamente le intranet ma che spiega bene quali elementi considerare per creare un buon content mix in un progetto web.

 

Buona lettura (e scrittura).

Dic
23

Per gioco, o quasi

Catherine Grenfell ha scritto un articolo sui contenuti non lavorativi sulle intranet, articolo condivisibile in massima parte: le intranet sono spazi di lavoro ma il lavoro è qualcosa di complesso, e non si riduce certo all’esecuzione meccanica di task come certe applicazioni gestionali lascerebbero supporre.

Nella mia vita di intranet manager prima e di consulente e formatore dopo posso dire di averle provate tutte, e tutte con massima soddisfazione e ritorni in termini di accessi, continuità di partecipazione, apertura culturale e presenza di segnali deboli incoraggianti.

Tra i contenuti che segnala Catherine troviamo:

Naturalmente possiamo agigungere altri elementi a questa lista ad esempio:

  • iniziative di solidarietà
  • recensioni
  • contest sui pi diversi argomenti
  • compleanni del giorno

E così via.

Naturalmente, oltre ai contenuti propriamente “ludici” vi sono dinamiche ludiche applicate ai contenuti seri (l’autrice cita il caso di un sistema di feed back sulle ricerche interne)

Insomma, le possibilità sono molte e su intranet, come sul web in generale, è sempre meglio esplorare tutto lo spettro di possibilità, piuttosto che limitarsi a quello che sembra strettamente sensato in un certo momento.

 

Dic
19

E se Google mappasse l’azienda?

Come sappiamo, nelle intranet le informazioni di servizio sono essenziali: navette, orari, mensa, badge, come fare per eccetera eccetera. E tra le informazioni di servizio rientrano anche le mappe degli edifici e le varie indicazioni logistiche, specialmente se l’azienda ha stabilimenti, capannoni o tanti edifici all’interno di un campus.

In questo senso promette bene l’ultima trovata di Google , ovvero google maps indoors, un servizio per utilizzare le mappe di Google all’interno di grandi spazi come gli aeroporti.

Pensate alle implicazioni nel momento in cui collegassimo queste mappe interne con il cercapersone interno, che dite?

(via infoarch).

Giu
9

E’ la intranet o “la mia” intranet? Piccole questioni identitarie

Mi capita, a volte di avere a che fare con intranet che “non funzionano”. Una intranet che non funziona è una intranet che non viene usata, e una intranet che non viene usata è, in genere, una intranet in cui i dipendenti non si riconoscono. La domanda a cui oggi vorrei provare a rispondere è: perché non ci si riconoscono?

Questa domanda coinvolge il piano editoriale delle intranet, non meno che le questioni riguardanti l’identità professionale dei dipendenti. Mi spiego: se sei un grande gruppo industriale di decine di migliaia di persone e nella intranet ti limiti a pubblicare i videomessaggi del Grande Capo,  gli accordi commerciali col Giappone e la visita del Ministro alla sede di Stoccolma stai facendo una intranet in cui si riconosceranno pochi super manager (che peraltro non vanno sulla intranet, come si sa), mentre la maggior parte dei dipendenti proseguirà tranquilla il suo tran tran tra problemi quotidiani, piccoli successi senza importanza, innovazioni locali che sfuggono ai radar organizzativi, relazioni informali.

Le persone vogliono vedere se stesse nelle cose che usano, i dipendenti vogliono vedersi rappresentati dagli artefatti tecnologici che proponiamo loro. E questa auto rappresentazione, nelle organizzazioni, è assai più complicata di quanto immaginiamo: prima di tutto ci sono io, con le mie competenze, i miei interessi professionali e le mie attività; poi ci sono i miei colleghi, quelli con cui tutti i giorni affronto i problemi operativi; poi c’è il palazzo in cui lavoro, ovvero la sede fisica che abito dalla mattina alla sera; poi ci potrà essere il settore a ci appartengo, l’azienda di cui faccio parte e infine, se è il caso, il Gruppo industriale di cui sono una semplice rotellina.

L’identità insomma, si presenta in maniera stratificata e in genere per ciascuno strato vi sono in intranet contenuti e servizi tipici:

Schema di identità in intranet e relativi contenuti

Questo schema generale vale per ogni contento organizzativo, ed è il motivo per cui i piani editoriali tarati sul Vertice alla lunga producono intranet marziane che le persone percepiscono come corpi estranei alla loro vita professionale. Gli strati più interni sono quelli in cui le persone abitano, sono quelli che vedono tutti i giorni e sono quello che, in genere vorrebbero vedere sulla intranet.

Riusciamo a farlo, almeno un po’?

 

 

Feb
22

segnalazioni sparse su profili, casi di studio, e altre amenità intranet

Cari lettori, sono talmente saturo di materiale che mi arriva da ogni dove che faccio fatica ad assimilarlo come si deve. Una delle maniere che uso da tempo per fare ordine è proprio questo blog, nel quale cerco di tirare le fila di ciò che leggo in giro (o quantomeno di dargli una parvenza d’ordine).

In ogni caso vi lascio un po’ di segnalazioni interessanti che mi sono capitate.

Un articolo che racconta l’esperienza delle community interne in unicredit (ecco, ora che ho inserito di nuovo la parola “Unicredit” sul mio blog sarò sommerso di accessi da google con questa parola chiave, come avviene in maniera inspiegabile a tempo, il che farà aumentare a dismisura il mio bounce rate – va beh, questa era una considerazione smanettonica). Ho provato a contattare la responsabile per scrivere un caso di studio più approfondito ma non mi si è filata. Accontentiamoci di questo articolo.

Mark Morrel racconta come le ricerche di mercato e le informazioni sui trend di settore siano una killer application della intranet BT. Come al solito ha pubblicato anche degli screenshot della sezione intranet.

Un sito raccoglie e recensisce le principali piattaforme per intranet, wiki e collaboration. Utile.

Un articolo di stepTwo dedicato alla navigazione di primo livello all’interno delle intranet. Il senso, come anch’io ho più volte ribadito, è che non esiste un modello unico valido per tutti.

Una riflessione di Mike Gotta, di Cisco, sul ruolo dei profili personali e più in generale sulla costruzione dell’identità dei dipendenti in intranet. C’è anche uno suo interessante screencast.

Toby Ward riflette sulla nozione di Portale e come essa stia rapidamente invecchiando. Nel contempo le piccole intranet emergono come veri serbatoi di innovazione.

Ok, per oggi basta. Buona lettura a tutti.

Feb
2

Help, FAQ, “Come fare per…”, amici sicuri degli utenti

Uno dei compiti che qualsiasi intranet è chiamata ad assolvere è quello di semplificare la vita lavorativa delle persone. Che sia istituzionale fino al midollo o libera e aperta come un collettivo studentesco, che sia top down o bottom up una delle aspettative principali dei suoi utenti è quella di poter accedere a risorse che gli risolvano problemi.

Per questo sono fondamentali tutte le aree di FAQ, “come fare per…” e di “Help” che permettono agli utenti di risparmiarsi estenuanti cacce al tesoro interne. Costruire queste sezioni non è facile: richiede pazienza, perseveranza, amore del dettaglio.

E anche una certa indifferenza rispetto alla consapevolezza che no, non state creando una cosa “cool” da portare ai convegni, non state progettando la nuova applicazione 2.0 che spacca: vi siete solo rimboccati le maniche per raccogliere in un unico punto tutte le informazioni davvero utili per i vostri colleghi.

Per questo motivo trovo davvero interessante il caso di studio della Perkins Eastman, riportato, da Dorthe Raakjær Jespersen a ottobre. L’azienda ha costruito una sezione Help sulla intranet e riorganizzato alcuni processi attorno ad essa. Non ci sono solo risorse online ma anche riferimenti al call center interno per risolvere questioni non trattate nella sezione.

Per creare la sezione è stato fatto un lungo lavoro di indagine tra le persone, in modo da costruire una sezione di FAQ robusta e davvero utile.

Screenshot of HELP section on the Perkins Eastman intranet

Anche il lancio è stato curato nei dettagli, con una comunicazione capillare e una gadgettistica molto efficace (adesivi da attaccare al notebook con i riferimenti della sezione).

Ottimo lavoro.

Gen
12

Le news in intranet, e tutto ciò che le circonda

Qualche volta ho parlato delle news in intranet e di come il loro ruolo si stia lentamente ridimensionando man mano che i progetti evolvono verso una maggiore maturità.

Tuttavia le news continueranno a esistere per molto tempo in questi ambienti e tanto vale farci i conti. Prendo spunto, a tal proposito, da un post di Luke Oatham che racconta come, nella intranet che gestisce, abbia incrementato il traffico sulle news del 53%.

Il segreto è presto spiegato: ha inserito in ogni news un box testuale di news correlate, e questo e bastato ad aumentare la serendipity generale

Insomma, l’ambiente di news può essere anche molto frequentato dai dipendenti, purché questo ambiente possieda delle caratteristiche che lo rendono più attrattivo: un elenco di titoli, magari scritti sciattamente, che porta a pagine di tutto testo senza alcuna altra possibilità fa scendere di molto la possibilità che sia frequentato con regolarità.

Per questo oggi vorrei elencare una serie di elementi che a mio parere non dovrebbero mai mancare all’interno degli spazi di news di nuova generazione:

Elementi da inserire all’interno delle news

  • data news;
  • categoria/e news;
  • tag news;
  • abstract;
  • fotogallery;
  • documenti allegati;
  • firma dell’autore con rimando al profilo personale.

Elementi da inserire a corredo delle news

  • news correlate;
  • vota l’utilità della news;
  • commenta la news;
  • segnala la news a un collega;
  • stampa la news;
  • iscriviti alle news della stessa categoria (RSS);
  • proponi una news.

In questo modo lo spazio delle news, sebbene conservi la sua funzione di organo istituzionale dell’azienda, si arricchisce di possibilità offerte ai dipendenti per poter in qualche modo intervenire sulle news stesse.

E si sa che la partecipazione è un ingrediente indispensabile in ogni ambito intranet.

Ott
29

La cassetta delle idee 2.0

Quello della raccolta, elaborazione e utilizzo delle idee in azienda è davvero un tema cruciale e tutte le aziende, specie se ispirate da modelli giapponesi (kaizen, kanban e così via) hanno cercato nel tempo di realizzare qualcosa che andasse nella direzione di raccogliere il più altro numero di idee da parte dei dipendenti.

http://locus.cwrl.utexas.edu/jbrown/files/idea%20box.gif

I primi sistemi erano certamente rozzi: cassette e spazi dove inserire il proprio foglietto. Che cosa non andava? Beh, è abbastanza facile da intuire: nessuna feedback, nessuna possibilità di interazione tra i produttori, nessuna catalogazione, localizzazione definita eccetera.

L’arrivo del web, e del web 2.0 ha permesso di realizzare delle applicazioni molto interessanti proprio dedicate a questo: io stesso ne ho realizzata una nel 2003 usando tecnologie abbastanza grezze (in realtà poco più che un forum). Sotto potete vedere lo screenshot: non era certo la cosa più “cool” della Terra, ma ha funzionato ed era quello che potevamo permetterci sotto tanti punti di vista:

Cassetta delle idee in intranet

Ora per fortuna le cose sono cambiate in meglio, ma il tema resta lo stesso, ed è cruciale: perché le idee sono dappertutto, perché le persone elaborano continuamente idee e ipotesi sulle cose che maneggiano quotidianamente nei loro luoghi di lavoro, perché il tema del cambiare è all’ordine del giorno in tutte le organizzazioni, perché la visibilità dei propri contributi è una moneta rara e perché non c’è nulla di più naturale che provare a pensare “e se si facesse così”?

Alcune idee sono solo bozze, altre sono immegini visionarie, altre sono frutto di paziende lavoro individuale ossessivo per migliorare un’ipotesi, altre sono nell’ordine naturale delle cose e aspettano solo una spinta per essere realizzate.

Qualche settimana fa Bill Ives ha pubblicato un bel caso di studio dedicato proprio a questo, raccontando il caso dell’applicazione “brainstorm” (nome non molto originale a dire il vero) realizzata da Intuit, un’azienda di 500 persone che opera nel web.

Gli screenshot sono molto interessanti (e potete misurare la distanza dalla “povera” applicazione che realizzai io 6 anni fa):

L’applicazione è molto interessante, a parte la gradevolezza grafica e l’interfaccia estremamente user friendly: le persone possono inserire idee, commentarle, taggarle, iscriversi ai tag, vedere idee affini ecc.

Forse manca solo l’opzione “diventa sponsor dell’idea” che è un’opzione che mi solletica assai: trasformare il “like” in qualcosa di più, ovvero nella potenziale disponibilità fare qualcosa per questa idea.

Ese poi diamo un limite a queste sponsorizzazioni individuali tutto ciò si trasformerebbe anche in un buon prediciton market, giusto?

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Grazie mille per la pazienza. E' l'Europa che ce lo chiede