Intranet design | Intranet Management

giu
29

Sharepoint, i suoi fratelli e il problema del design

2010 by Giacomo Mason, 19:44

Prendo spunto da un articolo recente di Jakob Nielsen che affronta il tema del design delle intranet e di come esso si combina con la scelta delle piattaforme, ed in particolare di Sharepoint (la quale, ricordiamolo, occupa oggi solo il 20% del mercato, con una posizione tuttavia dominante rispetto al frastagliato panorama di alternative che crescono come funghi nel tumultuoso territorio delle applicazioni enterprise).

La tesi di Nielsen è condivisibile sia nelle sue premesse sia nella sua conclusione (anche se debole nelle sue argomentazioni): dato che le intranet sia basano principalmente su alcuni precisi task dei dipendenti, la presenza di piattaforme precostituite non ci esime dall’attività di progettazione e di design. E se esaminiamo alcune intranet costruite a partire da Sharepoint ci accorgiamo immediatamente delle differenze, in barba alle funzionalità native che può presentare l’applicazione.

Homepages of 4 Intranet Design Annual winners. Top row: Huron Consulting Group and Enbridge. Bottom row: SCANA Corp. and Jet Propulsion Laboratory (JPL)

In realtà le obiezioni di Nielsen all’idea (così come alla perversa aspirazione) che una piattaforma come Sharepoint possa ridurre tutti gli ambienti a cloni di se stessi sono fin troppo lievi: per Nielsen a parità di piattaforma varieranno in modo consistente sia l’architettura informativa (o meglio le label) sia i contenuti in evidenza in home page. Ma questa obiezione non tocca il cuore del problema, perché è scontato che questi elementi saranno diversi da azienda ad azienda e non è su lor che va misurata l’eterogeneità radicale dei due elementi di design da una parte e piattaforma dall’altra.

Il fatto è che le aziende, come ho sottolineato più volte, non operano in un “vuoto di tecnologie” che la intranet dovrebbe occupare. E non operano neanche in un “vuoto di pratiche”, che la intranet sarebbe chiamata ad abilitare. Al contrario, le aziende sono già piene di tecnologie stratificate: email, dischi di rete, client della più diversa natura, bizzarre applicazioni, siti web abusivi, database estemporanei che diventano, anche in mancanza di alternative, elementi strutturali dei processi. A questo caleidoscopico orizzonte dobbiamo aggiungere le pratiche quotidiane delle persone, stratificate in abitudini, comportamenti, processi di fatto e così via.

Progettare una intranet significa guardare in faccia questa situazione, per così dire, spigolosa e disegnare – all’apparenza in astratto, ma in fine dei conti in modo molto più concreto di quanto le piattaforme possano offrire in modo nativo – un’applicazione che ne sia la sintesi. In tutto questo le piattaforme entrano fino a un certo punto e a dire il vero le migliori intranet dissimulano la loro origine, ovvero le piattaforme, perché sono sempre un oggetto ibrido che deve mettere insieme cose assai diverse tra di loro.

Il processo di design riguarda l’architettura informativa, certo, e lo schema delle pagine, ovviamente, ma anche la collocazione dell’ambiente in un ecosistema più ampio, nel quale la piattaforma si colloca come attore al pari degli altri. In alcuni casi certe funzionalità della piattaforma andranno completamente riscritte, in altri casi sarà affiancata da altre applicazioni che si integreranno ad essa. A volte metà della home sarà occupata dal motore di ricerca, in altri casi la presenza di CRM, wiki o sistemi di e-learning dovrà rubare posto ad altri elementi. Per non parlare delle pagine interne o di applicazioni verticali come il cercapersone. In questo Sharepoint o i suoi fratelli non ci possono aiutare e lo dimostrano le tante aziende che si sono portati a casa queste tecnologie per poi ritrovarsi ai dire ” e mo” che facciamo?”.

Anche la migliore piattaforma, in definitiva, resta qualcosa di più astratto del peggior design perché, mentre quest’ultimo si confronta comunque con i reali problemi dei dipendenti di un’organizzazione, la prima definisce uno standard buono per tutti e per nessuno, a cui bisognerà, nel migliore dei casi, “rimettere mano”.

Ciò non toglie, ovviamente, che molte intranet si assomiglino tra di loro, ma questo avviene meno per la presenza di piattaforme che uniformano i contenuti e più per il ricorrere di problemi comuni alle aziende, che, fortunatamente, possono essere trasformati in pattern di design. oggi i menù di navigazione principali tendono ad essere collocati in alto e il design tende ad essere a due colonne; sappiamo dove mettere il motore di ricerca e come, grossomodo, deve essere fatta la scheda di un dipendente.

Questo rende più semplice, ma non elimina il problema del design. Che eccede sempre le piattaforme per collocarsi in un territorio neutro nel quale tecnologie, pratiche, esigenze e pattern diventano progetto concreto.

P.S. Scusate lo stile fortemente ipotattico, ma mi sono accorto di essere ancora in modalità libro. Tornerò in modalità blogger dopo un sano periodo di disintossicazione :-)

Categorie: Intranet design, Software e applicazioni.
Tag: IA · jakob Nielsen · sharepoint · wireframe
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gen
15

Strategie di usabilità per il cercapersone

2010 by Giacomo Mason, 17:16

A volte capita che in azienda cerchi sul cercapersone i riferimenti di un collega ma non ti ricordi esattamente il cognome: Rossi? De Rossi? De’ Rossi (con l’apostrofo)? Questo, nei sistemi punitivi delle vecchie applicazioni, crea naturalmente messaggi di errore (e frustrazione, off course).

Naturalmente ogni idea per migliorare questo fondamentale task degli utenti sulle intranet è di enorme importanza, e nelle aziende veramente grandi significano minuti-ore-giorni uomo risparmiati all’anno. Per questo mi ha molto colpito l’articolo di Vivek Deshmuk, pubblicato su Boxes and arrows, dedicato proprio ad un suo progetto di miglioramento del cercapersone interno.

Vivek ha tenuto traccia di tutte gli errori di digitazione fatti sulle singole persone dagli utenti dell’azienda, per poi comporli automaticamente in pattern che vengono presentati come alternative all’utente. Così, se cerco De Rossi, il sistema non trova nulla ma mi chiede: “forse volevi dire De’ Rossi?

E il bello è che tutto questo non viene fatto con tabelle prestabilite a priori, ma basandosi sui concreti input degli utenti, rispettando quindi le loro intuizioni rispetto ai cognomi. Il risultato è una cosa di questo tipo:

Molto intelligente e user centred, no? :-)

Categorie: Cercapersone/directory aziendale, Intranet design.
Tag: Boxes and Arrows · Usabilità · user centred design
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ott
29

i 7 (o otto?) ruoli delle home page in intranet

2009 by Giacomo Mason, 10:33

Steptwo ha pubblicato un articolo molto interessante sugli usi prevalenti della home page in intranet (e le buone pratiche ad essi associate).

James robertson ne identifica 7:

- per evidenziare le news

- per far accedere alla navigazione interna

- per evidenziare le applicazioni chiave

- per evidenziare informazioni-chiave

- per promuovere la cultura interna

- per il marketing interno

- per gli strumenti di collaboration

Riporta poi un esempio per ogni ruolo (di seguito ne riporto due):

Display of new on the homepage, including a featured story. Screenshot courtesy of Verve Energy.

Key tools can be directly included on the intranet homepage. Screenshot courtesy of EUMETSAT.

Trovo le osservazioni dell’articolo molto corrette, ma credo si sia dimenticato di un ulteriore ruolo, ovvero quello di collettore dei contributi che arrivano dalle community: la home page può infatti ospitare in automatico le ultime cose prodotte all’interno dei diversi spazi di condivisione.

Omettere questo ruolo significa dimenticarsi che la intranet si regge anche su una serie di funzionalità di condivisione e collaborazione che è bene evidenziare in quanto comportamento emergente.

On no?

Categorie: Intranet design.
Tag: home page · Steptwo
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ott
27

Creare online wireframe per intranet

2009 by Giacomo Mason, 21:15

Avrei voluto mantenere questo enigmatico silenzio ancora per un po’ di tempo, visto che sono talmente incasinato che vado a sbattere contro i distributori di snack alla stazione. E vivo alla stazione, non so quale, maledicendo Trenitalia e rimandando cose a data da destinarsi mente non riesco più a leggere uno come Giddens per più di 3 pagine, io che leggevo kant e Hegel sull’autobus e li capivo pure e come mi sono ridotto non lo so. E poi c’è il trasloco, e ho un’autogru nel giardino di casa (eh, si adesso ho anche un giardino di casa e 4 gatti e un cancello che ho appena buttato giù per fare passare l’autobotte del gas e tremila libri sparsi per la casa dove si sente ancora l’eco e la mia mano con l’avvitatore in mano dalla mattina alla sera mentre mia sorella ha dei problemi in famiglia e così via e forse non vengono a Natale ma in ogni caso in casa non ci sono ancora le sedie a parte questa da cui scrivo che è una sedia dell’Ikea che vorrei bruciare e adesso mi candido a scrivere la frase tra parentesi più lunga della storia della blogosfera nostrana).

Ok, detto questo non potevo esimermi dal segnalarvi una cosa fi-chis-si-ma, ovvero un’applicazione web per creare wireframe di intranet di prima e seconda generazione direttamente online. L’applicazione si chiama intranetwireframe e vi consiglio caldamente di farci un giro (che sta facendo anch’io peraltro).

Categorie: Intranet design, Litanie personali.
Tag: wireframe
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giu
25

Progettare fianco a fianco con gli utenti

2009 by Giacomo Mason, 18:55

Ecco, questo dovrebbe diventare una norma di progettazione di uso comune: lavorare fianco a fianco con gli utilizzatori per creare un design fatto su misura per le loro esigenze. In intranet gli utilizzatori sono lì: approfittiamone.

Riporto il passo che mi ha colpito, tratto dal caso della intranet dei punti vendita IKEA negli Stati Uniti.

IKEA’s intranet team also delivers key content and tools based on personas or “key roles” in the stores. The team built manual pages called “dashboards’ for role specific functions. In doing so, the intranet team hit the road and visited employees on the store floors to determine the scope and focus of these dashboards, working side-by-side with employees to understand what content and online they need.

Categorie: Intranet design.
Tag: casi di studio · Ikea · personaggi · user centred design
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giu
25

Il decalogo della intranet 2.0

2009 by Giacomo Mason, 17:16

Anche per rispondere alle sollecitazioni di Emanuele, provo a buttare giù un rapido decalogo delle caratteristiche che dovrebbe avere una intranet per essere definita “intranet 2.0″.

Quando parlo di intranet 2.0 intendo, innanzitutto, l’evoluzione delle tradizionali intranet verso un modello e degli standard di eccellenza guidati dalle migliori pratiche a livello mondiale. Possiamo parlare di “nuovi standard” che tutte le intranet dovrebbero adottare per avere successo.

In questo senso distinguerei quindi tra la intranet 2.0 (I2.0) e l’enterprise (E2.0) che invece consiste in specifiche applicazioni del nuovo web riadattate all’interno dell’organizzazione per gestire, in genere, la conoscenza aziendale. Naturalmente i due ambiti si sovrappongono: la mia idea è che le intranet possono – e devono – adottare delle “iniezioni” di 2.0 all’interno delle tradizionali strutture, conservando tuttavia il tradizionale impianto “a portale” che eroga anche servizi e integra informazioni.

Vediamo dunque quelli che – secondo me – sono le caratteristiche-chiave:

1) Profilo personale. Le schede dei dipendenti sono sostituite dai profili personali dei dipendenti, che si arricchiscono di nuovi elementi. I profili personali sono l’evoluzione della rubrica del telefono e vengono collegati ad ogni contenuto prodotto sulla intranet (dei profili personali, di come costruirli e del rapporto dei profili personali col cercapersone ne ho parlato fino alla nausea su questo blog).

2) Ownership esplcita. Ogni sezione o informazione della intranet ha associato in modo esplicito l’owner della sezione o dell’informazione. Può essere un piccolo box con link e foto o un link al profilo, ma è importante che si passi dalla logica dei dipartimenti a quella delle persone (le quali, ovviamente, lavorano in un qualche dipartimento, che sarà esplicitato anch’esso).

3) Commentabilità delle notizie e delle informazioni. Ogni informazione sulla intranet è commentabile dei dipendenti. Potete, se volete, parlare di blogging diffuso, ma io preferirei distinguere i due ambiti. Un blog è un oggetto costruito secondo determinate caratteristiche, con un autore, un argomento e una dinamica cronologica precisa. Qui parliamo della commentabilità diffusa di ogni informazione, anche di una sottosezione della intranet.

4) votabilità delle informazioni. Ogni informazione è votabile quanto a utilità dai dipendenti. Questo non per dare i voti di bravura, ma per poter fare emergere le informazioni ritenute più utili e poterle mettere a disposizione subito dei dipendenti. Vale ad esempio anche per documenti o modulistica.

5) Feed-back continuo. Ogni informazione dovrebbe fornire la possibilità di un feed-back diretto con gli amministratori o con lo staff che gestisce l’intranet (leggetevi questo bel post sull’importanza di consentire i feed-back tecnici per chiudere il circolo del design sulle intranet). Questi feed-back tecnici possono finire in un forum dedicato, o trasformarsi in FAQ, o in semplici messaggi verso gli amministratori. Possono riguardare le funzionalità ma anche mancanze o lacune nelle informazioni.

6) Catalogazione polidimensionale. Ogni informazione dovrebbe poter essere taggata da chi la produce, oltre che categorizzata. Questo consente la possibilità di classificare polidimensionalmente le informazioni, facilitando la ricerca. Si possono associare tag liberi (con completamento automatico) a categorie definite a monte, salvando in genere capra e cavoli.

7) Personalizzazione. Le intranet di nuova generazione sono personalizzabili. Ciò significa varie cose: potrò avere dei box che contengono link personalizzati, oppure potrò scegliere quali tipi di informazioni vedere all’interno della “my page” della intranet, scegliendole da un set di argomenti possibili (se volete rifarvi gli occhi a riguardo è sufficiente andare sulla home della BBC).

8) Filtri, iscrizioni e notifiche. Nelle intranet di nuova generazione è possibile iscriversi a categorie di notizie o informazioni, e ritrovarle sulla propria “my page”. Posso iscrivermi a una categoria di notizie, ad un tag associato alla documentazione, alle novità di una sezione, agli orgomenti di un forum interno e così via. Uno specifico box in home si incaricherà di notificarmi le ultime novità sulle coese che ho sottoscritto (come avrete notato sono riuscito a scrivere questo paragrafo senza nominare i feed RSS, ops..).

9) Comportamenti emergenti. Nelle nuove intranet le informazioni sono disposte in modo tale da evidenziare anche i comportamenti emergenti legati ai contenuti. Non solo quindi le ultime cose, ma anche le cose più lette, più scaricate, più commentate ecc. In questo modo risparmiamo dei clic all’utente e sfruttiamo l’intelligenza collettiva.

10) SaaS e coda lunga. Le intranet di nuova generazione non contengono “poche cose per tutti”, ma moltissime cose per gruppi di colleghi. Deve quindi essere possibile con facilità creare gruppi di lavoro, spazi documentali condivisi, aree profilate dedicate a piccoli team. In questo modo la intranet diventa una vera e propria piattaforma Saas che consente in autonomia la generazione di contenuti e l’utilizzo di strumenti collaborativi in mano ai singoli team. Il grande e il piccolo, il generale e il particolare, convivono nello stesso spazio mettendo a fattor comune tecnologie e funzionalità.

Fine. Come ho detto queste sono caratteristiche che dovrebbero riguardare tutte le intranet di nuova generazione, indipendentemente dal tipo di progetto e dal tipo di contenuti e servizi che si forniscono. Naturalmente non parlo qui di UGC, governance diffusa o strumenti collaborativi. Queste caratteristiche sono in larga misura indipendenti da come si affrontano e si risolvono tali questioni.

Si tratta quindi di caratteristiche che fanno tesoro delle recenti lezioni apprese sulla Grande Rete, ma che restano, a mio parare, distinte dalle funzionalità, dai tools e dai prodotti dell’enterprise 2.0 (ovvero blog, wiki, social network, podcasting, prediction market ecc) .

E per finire guardatevi questa bella presentazione di Toby Ward dedicata all’intranet 2.0. (anche se nel suo caso si parla piuttosto di enterprise 2.0).

La parte più interessante resta, a mio parere, quella di Sabre (slide 30-31) e del suo sistema di microblogging di domande e risposte.

New Dimensions In Web 2.0: Intranet 2.0 & Employee Engagement

View more documents from Toby Ward.

Categorie: Intranet design, Presentazioni.
Tag: decaloghi · funzionalità · Sabre
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mag
14

apr
23

Oltre l’organigramma. Appunti per l’architettura informativa delle intranet

2009 by Giacomo Mason, 20:55

Sto partecipando ad una gara per la riprogettazione di una grande intranet pubblica, e questa occasione mi ha dato modo di riflettere in modo più approfondito sull’architettura informativa di intranet di grandi dimensioni, in special modo legate alle pubbliche amministrazioni ma non solo.

Mi riferisco in particolare alla costruzione dell’architettura di primo livello, la quale è naturalmente solo una parte dell’architettura informativa più generale. Tuttavia, come ovvio, rappresenta una scelta fondamentale, che orienterà l’andamento di tutto lo spazio nel tempo e che richiede particolare una cura progettuale.

Spesso però in questo campo si commettono molte leggerezze, che si trasformano rapidamente in errori decisivi. I motivi di questi errori sono legati a molti fattori:

fretta realizzativa (intanto andiamo online, poi magari modifichiamo in corso d’opera)
presunzione organizzativa (conosco bene l’azienda, i contenuti vanno organizzati attorno ai processi di marketing)
abitudini consolidate (noi in genere negli archivi cartacei le cose le organizziamo per codice matricola)
sottovalutazione strategica (architettura informativa? E che cosa c’entra con il web? Piuttosto, ti hanno mandato la bozza grafica?)
Approssimazione metodologica (ne ho parlato al bar con il Dirigente e ha detto che la mia ipotesi va bene)
Scarsa attenzione agli utenti (non la trovano? Ma se sta proprio lì, sotto la sotto-sezione “Funzioni Operative!)
Pulsioni megalomane (fate come volete, ma la mission aziendale deve apparire prima di tutto)

E molti, molti altri non facilmente classificabili. Il risultato di questa leggerezza progettuale è in genere un guazzabuglio in rapida crescita che provoca frustrazione, mal di testa, depressione cosmica; effetti soggettivi che si trasformano, nel migliore dei casi, nella dolorosa consapevolezza che bisognerà, prima o poi, “rimettere mano” a qualcosa che a prima vista sembrava funzionale, e che ora è diventato un mostro inavvicinabile.

Eppure l’architettura di primo livello di una intranet, per quanto complessa, non è un oggetto così enigmatico. Anzi, è possibile con facilità individuare alcune tipicità nella costruzione, ciascuna delle quali presenta una serie di vantaggi e di svantaggi.

Vorrei provare ad elencarle, identificandone le caratteristiche distintive. Come vedrete alcune sono assai ingenue, e inadatte a quasi tutte le situazioni tipiche che possono presentarsi. Ma vale la pena passarle comunque in rassegna.

Modello 1: Architettura per settori aziendali

Metafora: organigramma

Vantaggi

- Facilità nell’individuare gli owner di sezione. In alcuni casi possono coincidere con i rappresentanti del gruppo di lavoro.
- Relativa velocità nella costruzione dell’architettura. E’ sufficiente basarsi sull’organigramma aziendale già definito, proseguendo in profondità con le sotto-strutture e associandole alle sottosezioni.

Svantaggi

Svantaggi

- Poco “profumo dell’informazione“. Questa architettura, ottima per semplici task utente, perde valore man mano che i contenuti crescono,PErdendo “profumo informativo”.
- Contenuti “intrattabili”. Con questo tipo di metafora alcuni contenuti saranno difficili da trattare, non riuscendo ad esprimerli con un verbo adeguato
- Mescolamento. Alcuni contenuti rischiano di finire tutti in un unico contenitore, che a poco a poco si snatura.

Quando usarla

Come tutte le architetture tipiche dei servizi “2.0″, questo tipo di impostazione riflette fortemente una logica di “azione” che l’utente deve compiere su di una applicazione. Pertanto è controindicata in intranet di grandi dimensioni, che offrono una molteplicità di servizi e altrettante “situazioni” nelle quali è necessario presentare informazioni. E’ un ottimo tipo di architettura per singole applicazioni, per intranet piccole e molto centrate su task specifici o per sotto-sezioni specifiche, ma rischia di non riuscire a cogliere tutti gli effettivi “task utente” per intranet di grandi dimensioni.

…………………………………………………………………………………………

Osservazioni conclusive

Scordatevi la purezza. La maggior parte delle architetture concrete che si incontrano nella realtà non possono, né devono essere costruite secondo un modello P”uro”, scelto tra i 7 che ho elencato. Piuttosto, quello che funziona veramente è un sapiente dosaggio che ad un’architettura prevalente è capace di aggiungere elementi presi da altre architetture capaci di integrarsi con gli usi prevalenti e le mappe mentali degli utilizzatori. A volte è necessario inserire in un’architettura per Aree tematiche la funzione “H.R., altre volte è opportuno inserire la voce “Blog” in un’architettura per appartenenze. non sarà elegante, ma funziona.

Associate più architetture. Nelle intranet di grandi dimensioni è sempre una buona regola associare più architetture, in modo da offrire una visione alternativa dello stesso tipo di informazioni. In alcuni casi possono essere due architetture parallele, in altri delle architetture secondarie che si aprono sotto l’architettura principale. Quasi mail, nel caso di grandi progetti, un’unica metafora è in grado di cogliere tutti i contenuti. Nella maggior parte dei casi le architetture si alternano a seconda del livello di profondità. Per esempio:

- in superficie architetture per formati o appartenenze
- in profondità architetture per task o aree tematiche

Sono solo degli esempi: in realtà le cose vanno valutate caso per caso.

Ascoltate gli utenti. Nessuna architettura può funzionare senza un ascolto costante e attento degli utenti, ovvero dei colleghi. Se avete dei dubbi potete stare certi che loro ve li toglieranno. Usate gli strumenti a disposizione (card sorting, interviete ecc) e fatene tesoro prima di costruire l’architettura.

Categorie: Intranet design.
Tag: IA · pubblica amministrazione · schemi
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apr
10

Risorse per l’analisi intranet

2009 by Giacomo Mason, 13:24

Per la serie “tour guidati nel mio nuovo blog”, vi invito a visitare la sezione “Risorse e materiali“, dove troverete alcune cose nuove, in particolare nell’area “Materiali da scaricare“.

Nella mia compulsione da rinnovamento ho cercato infatti di aggiungere e di aggiornare i materiali metodologici che metto a disposizione, cominciando da alcune schede che avevano bisogno di una bella rinnovata.

Troverete quindi, tra le altre cose:

- la nuova scheda di check list per la vostra intranet (pdf)

- una nuova scheda per fare benchmark delle intranet altrui, con più di 80 item e centinaia di sottoitem (pdf)

- Un esempio di questionario da sottoporre alla popolazione aziendale, preliminare alla progettazione dell’ambiente (pdf)

Fatene buon uso (per la cronaca, il correttore ortografico di Firefox è una manna, ma che cosa ho aspettato a usarlo in tutti questi anni?)

Ciao

Categorie: Intranet design, Intranet governance.
Tag: pdf · risorse
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mar
30

Usability resources

2009 by Giacomo Mason, 09:45

I simpatici amici australiani di Infodesign hanno ampliato le risorse a disposizione per chi vuole fare usabilità e user experience sul serio.

Andatevi a vedere il loro elenco di risorse: troverete risposte alle vistre più morbose curiosità sull’argomento. Card sorting, scenari, partecipatory design, test di usabilità: ogni attività ha un suo articolo che spiega con precisione di che si tratta e come fare per portarla avanti.

Un insieme di risorse che vi aiuteranno a partire con il piede giusto nella progettazione di intranet.

Categorie: Intranet design.
Tag: card sorting · partecipatory desing
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lug
28

Le news? stiano al loro posto

2008 by Giacomo Mason, 11:00

Per una volta sono d’accordo con l’ultimo post di Gerry Mc Govern (non che le altre volte fossi in disaccordo: è solo che, putroppo, negli ultimi tempi nei post di gerry non c’è mai nulla sui cui essere in accordo o in disaccordo).

Il senso del post è che quando gli spazi web (internet o intranet) sono gestiti a giornalisti/comunicatori lo spazio tende a riempirsi fino all’inverosimile di “news” e questo, specialmente in intranet, può creare qualche problema. In effetti ho vissuto questa spiacevole esperienza più di una volta sulla mia pelle e devo ribadire, con buona pace dei comunicatori interni, che una intranet non è un giornale online, o almeno non è solo quello.

Oggi poi, in epoca di social network, la sfida che ci attende è più complessa e non possiamo permetterci di lasciare che la home page sia egemonizzata dalle news e tanto meno da chili e chili di link alla rassgna stampa in PDF.

In genere uno piccolo spazio per le news, in home page, è più che sufficiente (e va bene, lasciamo che sia anche lo spazio principale, ma comunque confinato), lasciando libero il resto della pagina per altri elementi (applicazioni e tools, filtri dalla community, scorciatorie per parti profonde, ecc).

In ogni caso penso che il tempo delle news “pure” sia finito da un pezzo e, personalmente, consiglio sempre di sostituire il tool che genera news con un “blog delle news”, curato dalla redazione. Stesso risultato, ma con qualcosa in più, che dite?

Categorie: Blog interni, Comunicazione interna, Intranet design.
Tag: notizie in intranet
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lug
20

Fuga dalle tre colonne

2008 by Giacomo Mason, 19:48

Guardate questa intranet: non è carina? La segnalo da un post di Toby Ward. Quello che mi colpisce è il fatto che sempre più spesso si cominci a uscire dal noioso design a tre colonne, tipico dei portali (e che ci ha veramente rotto le palle) e si abbracci il design a due colonne tipico delle applicazioni 2.0 (che sono maggiormatente task-centrate e hanno perciò bisogno di più spazio e meno distrazioni).

home page intranet defence profesisonal

Ok, qualcuno potrebbe obiettare che le tre colonne, sotto sotto, ci sono sempre, ma hanno comunque un ruolo diverso dal classico “portal style” (navigazione – contenuti – servizi).

Un’altra cosa che mi piace è l’uso di un’immagine grande come apertura (ok, la redazione si prende un bello spazio, ma secondo me va bene così) e l’evidenza, in taglio basso, degli aspetti di community, ormai non più relegati in angusti spazi da giadino zoologico ma ben presenti fin dalla home page.

Buon uso dei colori e degli spazi completano il quadro. Bravi!

Categorie: Intranet design, Screenshot intranet.
Tag: portali · Toby Ward
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apr
30

Intranet design for dummies

2008 by Giacomo Mason, 15:13

Ho pubblicato sul mio spazio in Slideshare una breve presentazione con alcuni consigli per il design intranet (architettura, home page, navigazione, ecc).

Mi raccomando, considerate che si tratta solo di poche regole della nonna (e purtroppo ho dovuto cassare molti screenshot per questioni di riservatezza). Chi già opera nel campo può saltare…

:-)

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Categorie: Intranet design, Presentazioni.
Tag: home page · IA
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apr
21

User centred intranet

2008 by Giacomo Mason, 12:18

L’ho detto più volte, e lo ripeto: per progettare una intranet coi fiocchi bisogna guardare innanzitutto ai bisogni e ai processi agìti concretamente dalle persone. Fate attenzione, perché guardare ai bisogni e ai processi:

- NON significa intervistare per una mezz’oretta il capo di IT;

- NON significa tirare a indovinare perché tanto, noi, l’azienda la conosciamo bene;

- NON significa partire da astratte indagini di mercato o trend generali per poi andarle ad applicare come automi in uno specifico organizzativo;

- NON significa fare il blog o il wiki perché è fico farlo;

- NON signifca (solo) andare a pranzo con l’A.D. per farsi dire quali sono le priorità.

In queste due presentazioni il buon James Robertson ci dà qualche elemento metodologico in più.

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Qualche tempo fa il buon Alberto, in birreria, mi diceva pressappoco questo: “Ma porca miseria, noi ci danniamo per usare queste metodologie con gli utenti per i siti esterni, e voi che le persone le avete a disposizione dentro gli ufifci non le fate. Ma perché?”

Già, perché?

Categorie: Intranet design, Presentazioni.
Tag: metodologie · Steptwo · user centred design
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gen
12

Lorem ipsum: l’archi-testo del web

2008 by Giacomo Mason, 18:30

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipisicing elit, sed do eiusmod tempor incididunt ut labore et dolore magna aliqua. Ut enim ad minim veniam, quis nostrud exercitation ullamco laboris nisi ut aliquip ex ea commodo consequat…

Chi si è trovato coinvolto in progetti web avrà certamente usato (o visto) dei finti testi come questo. In particolare, proprio il famoso “Lorem Ipsum”, il testo latino considerato l’ideale per riprodurre le irrergolarità dei testi veri e creare quindi dei prototipi di pagina web che assomiglino il più possibile alle pagine finali. Questo testo è di Cicerone, e la storia del suo uso risale addirittura ai primi stampatori del ’500. In questo sito trovate tutti i dettagli di questa frase, famosa sua malgrado.

Trovate anche un generatore autormatico di testi Lorem Ipsum.

Ciao

Categorie: Intranet design, Scrittura/ipertesto/webwriting.
Tag: Lorem Ipsum
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gen
1

Web design per tutti

2008 by Giacomo Mason, 13:22

Troppo bello per non segnalarlo in questo inizio d’anno tutto sprint (sono scappato dalla festa hi-tech per architetti lounge, non mi sono ubriacato, ho mangiato al ristorante indiano cose sane, sono andato a letto prestissimo e oggi sono uno splendido quarantenne e non uno straccio d’uomo).

Beh, insomma, webdesignfromscratch è un sito conosciutissimo, ma chi se ne frega. E’ fico e ve lo segnalo. Credo sia uno dei pochi che, oltre a sistematizzare le conoscenze sul web design, dice anche qualche cosa di nuovo.

Ottima la sua introduzione alle nuove tendenze del design e la sua guida al design dei siti 2.0 (e finalmente troviamo un po’ di sostanza dopo chili di decaloghi senza senso), ma in generale tutta la parte sul graphic design è perfetta.

Non vedo l’ora di assimilare/ripensare/trasformare/esemplificare tutto questo in modo che diventino lezioni digeribili per i ragazzi o indicazioni progettuali per i clienti…

Categorie: Intranet design, Segnalazioni.
Tag: grafica · user centred design
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dic
18

Finalmente il card sorting

2007 by Giacomo Mason, 09:58

Ogni tanto si trova qualche cliente illuminato, con il quale è possibile applicare delle metodologie evolute (va beh, diciamo delle metodologie e basta) alla progettazione della intranet.

In questo caso abbiamo avuto carta bianca praticamente su tutto, e forse è un segno dei tempi: abbiamo fatto i focus group, il brainstorming e anche, udite udite, ben 6 sessioni di card sorting con i dipendenti.

Da una parte c’eravamo io, Cristiano e qualcuno della Direzione, e dall’altra, di volta in volta, gruppi di 3 o 4 dipendenti. In mezzo, un insieme eterogeneo di contenuti, descritti da cartoline bianche, da raggruppare e ai quali dare un nome con le cartoline gialle.

Ecco la situazione di partenza:

Card_sorting_01

Ecco parte dei risultati

Card_sorting_02

Card_sorting_03

Card_sorting_04

Card_sorting_05

Inutile dire che i risultati sono stati molto interessanti e ci hanno dato parecchie indicazioni sulla progettazione delle sezioni e delle etichette della intranet.

Ecco alcune indicazioni di sintesi per chi volesse realizzare dei card sorting al proprio interno.

1) Due tipi di gruppi. Create due tipi di gruppi: quelli omogenei professionalmente e quelli che appartengono a settori diversi. Nel primo caso riuscirete ad avere una mappa mentale abbastanza precisa dei diversi gruppi profesisonali, mentre nel secondo caso potrete rilevare più facilmente i punti di frizione e i contenuti ambigui.

2) Voce alta. E’ importante il risultato, ma anche quello che avviene durante il card sorting. Fate in modo che esprimano a voce alta i loro processi di pensiero, in modo da cogliere i passaggi mentali che li portano a fare deterimnate scelte.

3) Colaborazione tra i partecipanti. E’ importante che le persone, durante il card sorting, diascutano tra loro e cerchino un accordo. Evitate che ciascuno faccia il suo compitino individualmente. Le scelte del gruppo sono mediamente più intelligenti e interessanti.

4) Focalizzazione su di sè. A volte c’è la tendenza da parte dei partecipanti a immedesimarsi nei panni del “collega-tipo”. Cercate di farli lavorare rispetto alle loro specifiche esigenze e alle loro idee particolari, evitando che si mettano “dall’altra parte” improvvisandosi designer.

5) Durata breve. Non più di 40-50 minuti

6) Nomi dei gruppi. E’ importante che le persone non solo raggruppino i contenuti, ma diano loro anche un nome. Dare un nome ad un insieme costringe i partecipanti a verificare la tenuta delle loro scelte e ad accorgersi di incongruenze o sovrapposizioni. Spesso nella fase di creazione dei nomi si fanno spostamenti anche consiestenti tra le carte raggruppate.

Ecco, adesso non avete proprio più scuse…

Categorie: Intranet design, Vita da consulente.
Tag: card sorting · casi di studio · metodologie
1 commento

nov
28

L’architettura intranet secondo Nielsen

2007 by Giacomo Mason, 09:17

L’ultima newsletter di Jacob Nielsen, dedicata all’architettura informativa per le intranet, è una delle più interessati degli ultimi tempi.

Ovviamente lo scopo è vendere il suo voluminoso report che analizza in dettaglio 56 intranet nei più diversi settori, ma le informazioni che regala sono comunque interessanti. Provo a riassumere alcuni punti salienti

1) Creare un’architettura purchessia è sempre meglio di lasciare che la intranet cresca così come viene

2) Anche se non ci sono specialisti di IA in azienda, e il team deve fare più cose contemporaneamente (caso tipico), l’utilizzo di semplici metodi (questionari, card sorting, analisi della navigazione), anche caserecci, può dare grandi risultati in termini di informazioni utili per costruire la navigazione

3) Non c’è un rapporto stretto tra dimensioni dell’azienda e complessità dell’architettura

4) Anche se c’è molta variabilità specifica, ci sono alcune voci abbastanza comuni a tutte , e cioè

- Risorse Umane

- Informazioni sull’azienda

- News

- Informazioni sui dipartimenti

5) I tool di personalizzazione sono poco usati e complicati. In genere li usano solo gli smanettoni

6) Un’ottima pratica è definire la navigazione trasversale (ovvero i link correlati) su ogni pagina)

7) E’ meglio progettare basandosi sui task che sui dipartimenti (anche perché i dipartimenti cambiano)

8) Non fate decidere ai manager le etichette dei menù, per non rischiare di ritrovarsi con label “alla moda” ma incomprensibili ai dipendenti.

Spero di entrare in possesso del report e darvi info più dettagliate.

Ciao