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Ott
4

Progettare le intranet con i lego

Ho pescato un articolo di qualche anno fa di Ernst Décsey, intranet manager per l’UNICEF, che spiega come ha progettato collaborativamente una nuova intranet usando i mattoncini LEGO.

In questo caso non si tratta della più complessa metodologia del LEGO serious play, che da qualche tempo si sta affermando anche nel nostro Paese, ma di un sistema più semplificato (ogni sessione può durare anche solo 20 secondi): ad ogni partecipante viene chiesto di costruire la sua personale intranet usando mattoncini di diverso colore, e ciascun colore rappresenta una componente della intranet (contenuti, collaborazione, attività, social, news).

Il risultato è una rappresentazione “plastica” di quello che la intranet è o dovrebbe essere per ciascun partecipante.

Secondo Ernst i risultati più evidenti che si ottengono applicando il metodo in diverse sessioni sono i seguenti:

  • i contenuti vengono sempre messi come base di qualcunque progetto;
  • le news sono viste ancora come la principale porta d’ingresso;
  • la presenza di componenti di “attività”, ad esempio prenotare sale riunioni o ordinare la cancelleria) resta una forte abilitatore;
  • la componente “Collaborazione” è sempre intrecciata con la componente “Social”;
  • la componente “Social” è considerata la “colla” che unisce tutte le componenti.

Mi sembra davvero un sistema molto interessante e facile da implementare. :-)

Per chi fosse invece interessato alla più complessa metodologia dei lego serious play segnalo questo bellissimo evento a Milano dal 20 ale 23 ottobre 2016: la prima festa italiana dedicata alla metodologia.

Ci saremo? (sconti per i soci architecta).

Lug
15

Che cosa metto in homepage? Un benchmark danese

Se vi sentite insicuri su quale tipo di contenuto dovrebbe andare nella homepage della vostra intranet potreste dare un’occhiata al report di Intra2, un’azienda danese che si occupa di intranet. Hanno fatto un banchmark (questo benchmark è anche un servizio che offrono ai loro clienti) per capire quanto spazio è occupato in genere rispettivamente  da:

  • news e avvisi
  • link e navigazione
  • elementi collaborativi
  • Tool per “fare cose”

Il risultato medio è il seguente (41 intranet analizzate):

contenuti_home_page

 

 

 

 

 

 

Come vedete lo spazio dedicato alle news e agli aggiornamenti è è in media encora preponderante.

In ogni caso questo schema può aiutarvi a capire come si colloca il vostro specifico “mix” di elementi, se sia più  collaborativo,  informativo o operativo.

Se vi interessa tutta le loro presentazione ecco le loro slide

Mar
23

Unicoop Tirreno: la intranet alla prova della grande distribuzione

Nel mio lavoro come docente alla Scuola Coop ho potuto incontrare tanti professionisti che gravitano attorno a questo mondo, alle prese con progetti di comunicazione interna ed esterna e di intranet. Il tema, come potete immaginare, è molto importante, perché arrivare agli addetti che operano nella Grande distribuzione è sempre una sfida organizzativa.

Per questo, quando ho saputo del rinnovamento della intranet di Unicoop Tirreno, portato avanti dalla tenace Susanna Orlando e dal suo gruppo di lavoro non ho resistito alla tentazione di una intervista via mail, con tanti screenshot a corredo. Quello che segue è il risultato. Buona lettura :-)

Buongiorno Susanna, e grazie di aver accettato l’intervista. Ci puoi dire a quanti dipendenti si rivolge la intranet?
Circa 1200 pc (alcuni pc sono condivisi tra più dipendenti).

Home page Intranet unicoop tirreno

La nuova home page della intranet di Unicoop Tirreno, realizzata in Drupal

Come accedono le persone?
Al momento accedono solo dai pc fissi. Abbiamo appena iniziato il progetto per l’accessibilità da mobile ma siamo allo studio di fattibilità.

Quando avete lanciato la nuova versione?
1 dicembre 2014, dopo vari mesi di lavoro.

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Il cruscotto delle vendite, aggiornato giornalmente. Era una delle esigenze emerse nei focus group

Quali sono i contenuti e i servizi chiave?

  1. Parte informativa e Rassegna stampa quotidiana aggiornata.
  2. Cruscotto andamento quotidiano vendite. In home un sintetico grafico dà l’immediata visibilità a tutti dell’andamento vendite quotidiano confrontato con l’anno precedente. All’interno del cruscotto vari percorsi offrono dati di dettaglio su incassi e produttività di tutti i punti vendita.
  3. Agende condivise presenze e sale riunioni (si tratta di un restyling di quanto era già presente sulla vecchia versione).
  4. Cercapersone con indicazione di ruolo, foto, contatti e collegamento all’agenda condivisa, campo libero a disposizione dei colleghi.
  5. Meteo con possibilità di selezionare come predefinito il proprio territorio: gadget richiesto dai punti vendita perché ha una relazione anche con le affluenze nei negozi e gli ordini merce.
  6. Punti vendita: sezione completamente rivista con indicazioni dei reparti e servizi presenti e dettagliati filtri di ricerca a faccette. Sintetica presentazione anche dei punti vendita delle società partecipate da Unicoop Tirreno.
  7. Applicazione per il calcolo automatico delle distanze km.
  8. Possibilità di differenziare home o menu per gruppi di utenti (assoluta novità)
  9. Assistenze tecniche ai negozi (è fondamentale ma è una conferma della precedente intranet)
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L’applicazione per cercare e filtrare i punti vendita, con filtri a faccette

 

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Il dettaglio della scheda di un punto vendita

Quante persone ci operano? (come redattori interni/esterni, IT, intranet manager, ecc)
La intranet è gestita da me ma conta sulla preziosa collaborazione di diversi colleghi che intervengono in qualità di redattori news o redattori di funzione. Per fare i primi esempi che mi vengono in mente:

  • i miei colleghi dell’ufficio stampa collaborano nelle news e nella pubblicazione della Rassegna quotidiana
  • la responsabile del web nei punti vendita, orari ecc
  • una collega del Personale aggiorna le novità sugli incarichi
  • un altro pubblica gli aggiornamenti in organigramma, le aree documentali ad accesso riservato sono tutte mantenute dalle fonti dirette dell’informazione.

Solo grazie a questo riusciamo ad essere al passo con i tempi. Le persone abilitate agli aggiornamenti (non tutti ovviamente quotidiani) sono circa 10. Tra le parti più importanti poi, le assistenze ai negozi sono completamente gestite dall’help desk aziendale e Il Cruscotto vendite è alimentato da un collega dei Sistemi Informativi con il quale abbiamo condiviso il percorso in poche ore.

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Il cercapersone, con filtri a faccette

 

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La scheda profilo del dipendente, con campi editabili dal singolo

Le sezioni sono tutte pubbliche?
La maggior parte delle Sezioni sono pubbliche ma ci sono anche diverse aree riservate, ad esempio i documenti Sicurezza per i punti vendita, quelli del Controllo Gestione, quelli relativi all’andamento della Logistica ecc. Le ultime novità sono il menu della mensa di sede visibile solo agli utenti di sede e i video sui temi della sicurezza per il gruppo dirigente che pubblicherò in questi giorni.

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Un esempio di area documentale, con filtri a faccette

Ogni quanto viene aggiornata, e con che informazioni?
L’area informativa propone novità quasi ogni giorno. Tutti i giorni poi entro la mattinata è on line la rassegna stampa del giorno. Il cruscotto delle vendite è aggiornato più volte al giorno e il meteo è impostato sul giorno con visibilità dei 4 giorni successivi.

Presidio personalmente le altre aree consultandomi di tanto in tanto i colleghi cui sono affidate alcune aree della intranet oppure, su loro specifica richiesta, li ascolto per trovare soluzioni possibili. Il mio motto è che se un collega ti cerca per un’idea, una notizia o una novità sulla intranet non si debba dire mai di no……..piuttosto si tratta per trovare la soluzione più convincente!

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Un esempio di contenuto commentabile

Quali elementi di interazione e community avete introdotto?
L’area informativa è tutta commentabile. I commenti spesso arrivano quando si raccontano progetti che hanno visto il coinvolgimento diretto di alcuni colleghi. Gli utenti possono indicare “Mi è stato utile” in fondo ad ogni notizia, possono condividere via email l’articolo con altri colleghi mentre nelle storie (che sono prevalentemente progetti raccontati con immagini) hanno la possibilità di cliccare su “mi piace”.

Nel profilo personale l’utente può inserire la propria foto e cambiare il proprio numero di telefono in caso di errore. Inoltre ognuno può impostare il meteo del suo territorio preferito e selezionare i contenuti intranet da impostare come suoi “preferiti”.

 

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Commenti ai video

Che processo avete seguito per arrivare a questo redesign? Avete coinvolto gli utenti?
Avrei voluto lavorare con un maggior coinvolgimento degli utenti ma ho dovuto fare i conti con le risorse e anche un po’ con il momento aziendale alle prese con cambiamenti organizzativi. Ho comunque fatto alcuni colloqui con importanti funzioni aziendali e ho chiesto alla Direzione del Personale un contributo per l’organizzazione di tre focus group con una rappresentanza di colleghi.

In tutto hanno partecipato quasi trenta persone tra capi reparto, capi negozio e persone che lavorano in sede. Sono poche ma è stato utilissimo. A scuola coop poi abbiamo fatto insieme anche un test per la definizione del menu.

Quali sono gli insight più preziosi che sono arrivati dagli utenti?
Hanno influito sul mio modo di pensare al senso del mio lavoro e ora sono davvero più consapevole che anche un prodotto “ben fatto” può significare ben poco se non intercetta l’interesse dei colleghi.

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L’applicazione per prenotare le sale riunioni

Anche per questo si deve lavorare a un continuo rilancio. Comunque senza i focus non ci sarebbe stato il meteo e probabilmente neppure il cruscotto vendite e tanti altri piccoli aggiustamenti.

Altri suggerimenti andavano ben oltre la intranet ma mi hanno consentito di gettare comunque le basi per un migliore comprensione e anche per un miglior dialogo con i referenti interni.

Un bell'esempio di contenuto editoriale, che arriva dal territorio

Un bell’esempio di contenuto editoriale, che arriva dal territorio

Perché avete scelto proprio Drupal come piattaforma?
Perché poteva integrare diverse funzioni, perché non mette troppi limiti alle idee e perché è una piattaforma open source. Mi trovo bene: è piuttosto facile da imparare e lascia una buona dose di autonomia anche a chi non la conosce in profondità.

Quali sono i problemi maggiori che avete incontrato?
Interfacciarci in modo proficuo con i sistemi già presenti in azienda ma non è stato affatto semplice e non siamo arrivati dove avremmo voluto: volevamo creare automatismi maggiori con il software che gestisce l’anagrafica dei dipendenti. Un passo avanti comunque lo abbiamo fatto: gli utenti sono riconosciuti tramite active directory, quindi sono sparite le password intranet e i suoi permessi di lettura possono essere più facilmente gestiti sulla base di gruppi di persone già identificati.

Non esisteva una base dati aggiornato e completo delle informazioni sui punti vendita e lo abbiamo dovuto creare con una “colletta” di fonti.

Quali sono stati i feed back dagli utenti a valle del lancio?
Indifferenza al lancio (ma va bene: significa assenza di problemi) e poi complimenti scritti o a voce da qualche collega, assieme a qualche segnalazione di problema, risolto in poche ore. I primi giorni sei sempre in allerta più verso gli imprevisti dietro l’angolo che verso il risultato.

Qual è la sfida più grande che vi aspetta?
Essere molto più accessibili (anche dal mobile) e migliorare all’area del servizio alla persona o altri ambiti di interesse per  chi lavora a punto vendita.

Solo così credo si potrebbe affermare di più anche nel dialogo e nell’interazione.

Grazie mille Susanna!
Grazie a voi :-)

Potete contattare Susanna  a questo indirizzo: susanna.orlando@unicooptirreno.coop.it

Nov
4

Intranet management in pratica, il mio corso il 15 dicembre a Roma (e molto altro)

Scusate se vi assillo con le mie segnalazioni in parte autopromozionali, ma voglio davvero segnalarvi due bei progetti (al di là della mia presenza), entrambi legati al tema della user experience e dello user experience design.

Il primo, a Roma, nasce  dalla vulcanica mente di Stefano Dominici, si chiama UX university e vuole colmare un vuoto legato alla formazione su questi temi. Propone corsi brevi a molto pratici, focalizzati su singoli temi. Il 15 dicembre parte anche il mio corso “Intranet management in pratica”, e sul sito trovate tutte le informazioni.

Il secondo progetto, a Milano, è più ambizioso ancora, ed è organizzato dagli amici di Architecta:  si tratta del primo master italiano in Architettura dell’informazione e user experience design, presso lo IULM di Milano. Anche qui troverete una mia lezione,  verso maggio 2015.

Insomma, non avete più scuse per non saperne nulla :-)

Lug
25

Le tante varianti dei “quick links”

Come certamente sapete quasi ogni intranet presenta, in un modo o nell’altro, uno o più box di link rapidi in home page. E’ vero, non si dovrebbe fare, (appesantisce la pagina e può essere segno di incertezze nell’architettura informativa), ma di fatto questi “quick links” ci sono (quasi) sempre.

Ecco quindi che i tipi di DVG, dopo aver pubblicato in passato un tutorial di consigli su come creare un elenco efficace di link rapidi hanno ora pubblicato, sulla base del loro recente contest “My beautiful intranet 2014“, una serie di  esempi che costituiscono tutte “varianti” sul tema, sia nella collocazione che nel labeling.

Adobe intranet homepage quick links screenshot

 

ACCA intranet homepage quick links screenshot

ARI intranet homepage quick links screenshot

Ecco l’articolo completo che prova anche a illustrare i pro e i contro delle diverse soluzioni.

Lug
21

Intranet design, la lenta ricerca di nuovi standard

E insomma, sembra proprio che dal punto di vista del design stiamo arrivando anche con le intranet a un punto di svolta. Una svolta che lascia cadere come zavorra tutto quello che ancora sa di “portale” e vola verso nuove direzioni.

Quali? Difficile dare una risposta univoca, ma dagli esempi che sempre più numerosi si affacciano in rete sembra che la decisa “pintrestizzazione”, unita alla presenza massiccia di elementi dinamici (microbliogging in primis) la facciano da padroni.

A conferma di questo provate a dare un’occhiata alla nuova intranet di Adidas

Screenshot della nuova intranet di Adidas

 

Oppure a questa, segnalata all’interno di un articolo dal significativo titolo “The destruction of home page news

http://www.intranetblog.com/wp-content/uploads/2014/06/Pitney-Bowes-Intranet-home-page-2012.png

In realtà le news non vengono “distrutte”, ma solo affiancate da elementi dinamici prodotti dalla comunità. C’è insomma una decisa virta verso il “wall” a cui Facebook ci ha abituato, senza però rinunciare alla comunicazione top-down tradizionale.

Il tutto in un mix che risente molto delle tendenze attuali (Tiles, foto, carousel, streaming, navigazione in alto, ecc).

Credo sia normale che anche in ambito interno gli standard si distacchino finalmente dal pigro “portal style” che ha caratterizzato per molti anni tutte le applicazioni interne.

Il movimento è lento, ma c’è :-)

Feb
10

il WIC pubblica le migliori intranet 2013: sorpresa, c’è l’Italia

Il Wolrdwide Intranet Challenge (WIC) ha pubblicato l’elenco delle migliori intranet del 2013, secondo l’opinione degli utenti stessi (vi ricordo che l’iniziativa è una survey – gratuita – a livello globale che viene sottoposta ai dipendenti stessi delle organizzazioni, per poi confrontare i risultati).

La cosa interessante di quest’anno è che per la prima volta è risultata prima un’organizzazione italiana, ovvero la Camera di  commercio di Milano. Qui trovate un approfondimento del caso.

Home Page

 

Un complimento da parte mia a tutto il team della camera di Commercio, e spero che il caso possa darvi delle suggestioni; in ogni caso è sempre possibile partecipare alla survey del WIC. Ci volete provare anche voi?

Gen
15

Il 26 marzo 2013 nuova edizione del mio corso, a Roma

Cari amici, non pago delle precedenti esperienze (tutte piuttosto positive, devo dire) ho organizzato una nuova edizione del mio corso “Progettare e gestire intranet che funzionano”. Anche questa volta, come la precedente edizione di maggio, il corso si terrà a Roma, nel comodo ed efficiente Centro congressi Cavour (vicino alla stazione Termini).

Come da tradizione il corso non è tecnico, ma metodologico, e come al solito trovate tutti i dettagli nella  scheda del corso. Vi aspetto.

Upgrade: per motivi organizzativi il corso è stato spostato al 7 maggio, con le stesse modalità. Ecco la scheda del corso aggiornata.


Ott
15

Decisamente social, decisamente intranet

In questo periodo si moltiplicano, per fortuna, gli esempi di intranet “social” che inglobano caratteristiche molto spinte di interazione e network tra i dipendenti pur conservando però un carattere di portale intranet istituzionale.

Possiamo dire che nel mondo siamo tutti alla ricerca di queste soluzioni ibride, che riescano a trovare il giusto compromesso tra informazioni aziendali, applicazioni e networking, 3 elementi che in genere si trovano ancora separati all’interno degli spazi aziendali.

Beh, non è così per ONO, azienda di telecomunicazioni spagnola, che è riuscita a integrare davvero questi diversi elementi in un unico ambiente. Il centro pagina è occupato dal classico “wall”, ma lo stream è inglobato in un framework che prevede la presenza massiccia di servizi al dipendente e informazioni aziendali top down.

Lo screenshot che vedete sotto credo esprima bene il concetto, e possiamo vederlo grazie all’iniziativa My beautiful intranet, promossa di IBF. In questo post trovate gli screenshot più significativi.

ONO Homepage

Su Pintrest potete trovare tutti gli gli screenshot postati finora (è davvero un sacco di roba). E se volete partecipare con il vostro esempio, il contest è aperto ancora per un mese.

Set
21

Nuove miniere di screenshot per prendere ispirazione

Evviva, ho finalmente capito come si possono usare in modo produttivo ambienti come Pintrest o Behance: ovvero per trovare tonnellate di esempi di intranet design, postati da solerti grafici e da sempre attenti vendor, che non si fanno scappare l’occasione di condividere esempi di homepage realizzate sulle proprie piattaforme.

Come sapete trovare esempi di homepage o di altre pagine di intranet è uno dei problemi più grossi che affrontiamo nel nostro lavoro quotidiano; ora questi nuovi social network dedicati alla grafica promettono di riempire questa lacuna.

Non dovete fare altro che digitare “intranet” nei motori interni a questi ambienti per trovare numerosi esempi, alcuni molto belli, alcuni anche italiani (confesso che ho scoperto anche qualche esempio di progetti a cui ho collaborato anch’io, ma va beh).

 

 

intranet

Che dire? buona ricerca a tutti

 

Mar
31

Le molte virtù del “fat footer”

Una delle cose che spesso vengono lasciate al caso, nella progettazione intranet, sono i footer, nei quali in genere vengono inseriti, quando ci si ricorda, pochi sparuti link e qualche striminzito disclaimer. A volte si trovano replicati alcuni link chiave ma, insomma, questo elemento non è mai stato ritenuto strategico.

Ma le cose cambiano, e la necessità sempre più urgente di fare pulizia nelle pagine, specialmente in homepage, e di evitare ingombri eccessivi nella navigazione ha fatto riscoprire questo elemento, spingendo i progettisti ad usarlo in modo strategico per fornire elementi di navigazione e contenuti chiave.

Bill Donaldson ha recentemente scritto un breve articolo che elogia i molti pregi di questi “fat footer”, che sempre di più assomigliano a veri e propri menù di navigazione principale all’interno delle intranet. Ecco un esempio, tratto dalla intranet di Judge group:

 

Judge Group new intranet fat footer

Bill segnala anche una bella rassegna di fat footer da cui trarre ispirazione. Ecco alcuni esempi.

Dark fat footer at weightshift.com
The huge fat footer at zappos.com lists one of more core values of the company in giant text. This time it's "Build Open and Honest Relationships With Communication"

Mar
29

E i contenuti? Ce li siamo dimenticati

Una delle attività più sottovalutate nei progetti intranet riguarda ciò che dovrebbe, in effetti, essere al centro del progetto, ovvero i – benedetti – contenuti. Nelle attività di redesign si pensa alla governance, alla tecnologia, alla progettazione, alla grafica, alla strategia, mentre i poveri, malcapitati contenuti se ne stanno buoni buoni in attesa che qualcuno si occupi di loro.

E quando arriva il momento del sospirato “porting”, solo  allora ci accorgiamo che non sappiamo quanti sono, quali sono, quali siano importanti, quali siano obsoleti, e soprattutto quanto è lungo il processo di migrazione e aggiornamento.

Lo capisco: occuparsi di inventariare i contenuti, magari su un mega figlio excel, è una gran rottura di palle. Ma non dobbiamo dimenticarci che è per questo che le persone vengono sulla intranet, e dedicare a questo argomento uno spazio nel progetto resta una cosa fondamentale (excel compreso).

Anche perché è a partire dai contenuti (quelli che ci sono, quelli che non ci sono ma che ci dovrebbero essere, quelli che ci sono ma NON ci dovrebbero essere), che si possono prendere tutte le decisioni strategiche che servono.

Se ne è accorto Christopher Detzi, che racconta su UX magazine come ha inventariato i contenuti nel redesign di una intranet. Detzi si è accorto che grazie a questo lavoro di catalogazione e inventory ha potuto capire che i contenuti erano molto meno di quelli che si stimavano e spesso duplicati,  poco aggiornati o collocati male.

Structure

 

Detzi spiega che la cosa fondamentale non è tanto il brutale excel con una riga per ogni contenuto, ma piuttosto capire:

  • il formato (doc, pdf, html…)
  • la collocazione prevalente nelle sezioni (la vedete rappresentata sopra)
  • gli accessi prevalenti

A partire da questi dati è possibile rispondere alle domande giuste e prendere decisioni più consapevoli.

Mar
16

L’organizzazione delle informazioni secondo Pebbleroad

Il team di Pebbleroad ha pubblicato un nuovo paper gratuito, che va ad aggiungersi all’intranet manager’s guidebook, pubblicato lo scorso anno.

Il nuovo paper è dedicato all’organizzazione delle informazioni, sia sul web che negli spazi intranet. In realtà non dice nulla di particolarmente novo, ma sistematizza un bel po’ di informazioni e fornisce anche una buona introduzione alla classificazione a faccette, che oggi è uno standard ormai riconosciuto per l’organizzazione dei documenti, delle pagine e dei risultati dei motori di ricerca in  intranet.

Da qui potete scaricare direttamente il PDF (7 mb).

Mar
12

Il potere del pushing automagico

C’è un aspetto, nella strategia di costruzione dei social network interni e delle community di colleghi, che a dire il vero ho sempre sottovalutato, ma che mi è diventato chiarissimo leggendo il recente paper di steptwo “A week in the digital workplace“, una intelligente ed aggiornata rassegna di tool e caratteristiche innovative negli ambienti intranet raccontati in forma di narrazione, precisamente da punto di vista di un neo-assunto. Il racconto è in realtà basato su strumenti e casi realmente esistenti, in diverse aziende intercettate dalla società australiana.

Questo aspetto che ho sempre tralasciato riguarda l’integrazione degli aspetti di “push automatico” nella più generale strategia di adozione degli strumenti. Certo, sappiamo che nessuna iniziativa social interna può sopravvivere se non si alimenta del contributo e dell’azione volontaria delle persone (aspetto pull), e sappiamo anche che, allo stesso tempo, nella prima fase di un progetto del genere l’impegno nel favorire l’adozione e nel rompere le diverse forme di resistenza deve essere massima (aspetto push organizztivo).

Tuttavia ho sempre pensato questo impegno come uno “spingere” curato da qualcuno in carne e ossa (la redazione, il community manager ecc) e non come qualcosa che è inscritto nel sistema stesso.

Uno screenshot tratto dal report può aiutare a spiegarmi:

La nostra neo assunta è invitata, in maniera “automagica” a compiere delle azioni concrete e a sviluppare delle connessioni sulla base di informazioni che il sistema a elaborato: unirsi a gruppi di lavoro o di discussione, entrare in contatto con colleghi, svolgere dei task eccetera.

Voi direte: niente di nuovo. Facebook, Linkedin e tutti gli altri social network più popolari fanno questo da tempo. Anzi, questa caratteristica è presente anche in servizi 2.0 ante litteram, come i consigli di lettura di Amazon e così via.

E’ vero. Tuttavia questa caratteristica, così presente nei network della grande rete, non è stata adottata in modo altrettanto radicale dai sistemi enterprise e sfido chiunque sia alle prese con progetti del genere in Italia a citarmi  aziende che ci hanno pensato.

Ed è invece un pattern potentissimo, perché:

  • permette alle persone di prendere confidenza con il sistema (aspetto didattico);
  • seleziona nel mare magnum delle possibili azioni quelle più utili per le persone (aspetto economico);
  • fornisce un contesto divertente e un po’ misterioso al tutto (aspetto ludico).

Il sistema quindi dovrebbe potermi proporre in maniera automagica contenuti, connessioni e task sulla base:

  • di quello che sono (ruolo e autorappresentazione del profilo, ecc.);
  • di quello che faccio (#hashtag che utilizzo, contenuti che pubblico, sottoscrizioni precedente ecc.).

Ora, perché questo pattern viene poco adottato nelle aziende? Credo che il problema stia nel fatto che questo tipo di funzionalità se ne sta in genere dietro le quinte, tra le pieghe di algoritmi a noi invisibili e perciò difficilmente replicabili. Per quali imperscutabili ragioni Amazon mi consiglia questo libro e non un altro? Come viene calcolato il grado di compatibilità tra lettori di Anobii? Nessuno lo sa con certezza.

Inoltre, in azienda si ha scarsa inclinazione per questi meccanismi legati alla serendipity: la retorica prevalente, come sappiamo, è legata alla precisione piuttosto che all’affinità.

In ogni caso, secondo una ricerca recente condotta da Usability resources inc (ricerca che potete scaricare da qui e che mette a confronto le funzionalità di Sharepoint con quelle della piattaforma Moxie, sponsor della ricerca) l’aspetto di wizard e di ricerca guidata è una delle chiavi per l’adozione di queste piattaforme.

Di questa ricerca è stata fatta anche un’infografica:

does-design-matter_new1.jpg

 

Finisco dicendo che al momento sono alle prese con la progettazione di una piattaforma di condivisione per un ambiente di progettisti meccanici, i quali devono essere in grado di unire in uno stesso ambiente contenuti molto formali e strutturati con annotazioni e richieste informali.

In questo caso la piattaforma dovrà essere in grado di filtrare e notificare automagicamente persone e discussioni sulla base degli #hashtag più usati o sottoscritti dai singoli (credo che questo algoritmo ce lo dovremo creare ex novo).

Insomma, credo davvero che questo sia un pattern fondamentale. Qualcuno lo ha adottato in qualche progetto in Italia?

Feb
14

Dietro il re-design della intranet di Microsoft

Vedere come i prototipi si trasformano nel prodotto finito è sempre una cosa affascinante. Per questo voglio segnalarvi, dal portfolio di Redoctober (una web agency di Seattle), alcuni esempi del lavoro preparatorio che hanno realizzato per MSW, ovvero la intranet di Microsoft.

Microsoft corporate intranet redesign

Microsoft corporate intranet redesign

Microsoft corporate intranet redesign

Microsoft corporate intranet redesign

 

Mi sembra davvero un ottimo lavoro (anche se è abbastanza sorprendente che Microsoft  debba rivolgersi ad agenzie esterne per questo tipo di attività).

 

Feb
13

Il grado zero del template

Ad un certo punto, in un progetto intranet, arriva la fase di vero e proprio design. Abbiamo chiarito gli obiettivi, abbiamo fatto ricerche con gli utenti, abbiamo capito i contenuti e le funzionalità: ora si tratta di tradurre tutto questo in un ambiente web.

Molti (spesso anche io, a dire il vero) si rinchiudono nei loro studi a progettare wireframe e mockup, ma come sappiamo anche l’attività di design può essere fatta collaborativamente, coinvolgendo direttamente gli stakeholder interni.

Certo, partire da zero è sempre difficile, e per questo mi ha colpito il metodo che usano a Claromentis: invece di mettersi con il pennarello davanti a una lavagna bianca partono con un template di base e da quello sviluppano collaborativamente le modifiche.

Il template è il seguente:

Popular Intranet Design in 2011Me sembra un’idea intelligente, anche se il rischio ovviamente è che orienti in modo troppo pesante il processo di design successivo. Ma non è detto: se le sessioni sono condotte bene si possono massimizzare i vantaggi riducendo il rischio-omologazione.

Voi che ne dite?

Gen
16

Il cammino tortuoso della Intranet personalizzabile

Qualche post fa parlavamo del rapporto tra globale e locale in intranet, il che si potrebbe anche tradurre in termini del rapporto tra informazioni profilate e non profilate, in quanto la profilazione definisce i criteri (geografici, dipartimentali, di ruolo, di lingua, di azienda, ecc) che consentono di “localizzare” le informazioni e i servizi.

Da qualche anno a questa dimensione va sempre associata quella, come abbiamo più volte visto, della personalizzazione, ovvero delle scelte lasciate al singolo dipendente nel costruire il proprio set di informazioni. Anche su questo punto, come abbiamo visto in molti esempi recenti, non esistono scelte nette, ma uno spettro di possibilità, che hanno riassunto bene gli animatori di Intranetizen in un loro post

http://intranetizen.com/wp-content/uploads/2011/04/personalisation.png

Molto saggiamente, gli autori individuano, per ogni tipo di scelta i pro e i contro. Anche in questo caso, come per il rapporto globale/locale, al crescere della dimensione dell’azienda i vantaggi di una differenziazione si fanno sentire.

Ma attenzione perché, come fanno notare gli autori, sono ancora pochi i dipendenti che personalizzano, e quelli che lo fanno spesso creano pagine simili. Il che ci porta alla domanda: ma non era meglio fare prima una ricerca seria sugli utenti e poi dare loro subito quello che gli serve?

In realtà credo che un buon bilanciamento tra aspetti profilati e personalizzazioni sia oggi indispensabile, purché le cose che si possono personalizzare siano realmente utili (vedi la My page della intranet comune di Venezia) e purché  le funzionalità siano siano accompagnate e comunicate in modo serio a tutti i dipendenti.

Gen
7

Due libri, due alleati per l’intranet manager

Credo di non aver ancora mai segnalato due pubblicazioni piuttosto recenti che, insieme, costituiscono un po’ il punto di riferimento sui progetti intranet di nuova generazione.

Come sapete la letteratura, nazionale e internazionale, è piuttosto avara di risorse, (qualcosa c’è, ma non focalizzato) in particolar modo di quelle che si concentrano sugli aspetti realizzativi e metodologici di questi progetti.  Proprio per questo ogni nuovo arrivo nel panorama editoriale, specialmente se ben fatto, va tenuto da conto come un bene prezioso.

Designing intranets: creating sites that workIl primo volume è “Designing intranets” di James Robertson, un libro che fornisce una metodologia dettagliata per i progetti intranet basata sull’esperienza di Step Two, l’azienda australiana capitanata da Robertson che è oggi uno dei punti di riferimento a livello mondiale.

Chi segue il blog di Robertson riconoscerà molto materiale già pubblicato nel tempo, ma il valore del libro risiede nell’approccio sistematico che ha saputo dare al materiale, corredandolo di molti esempi e screenshot. Particolarmente utili le parti relative al design vero e proprio, oltre che i riferimenti alla metodologia di User centred design che da sempre caratterizza l’azienda australiana. Non un “libro spot” dunque (come ce ne sono tanti in giro), ma una vero manuale a cui fare riferimento.

intranet_management_handbookIl secondo volume, “The intranet management handbook“, di Martin White,vi confesso di non averlo ancora letto, nonostanta sia sulla mia scrivania da parecchi mesi. Tuttavia l’ho sfogliato a fondo, apprezzando la profondità con cui vengono affrontati i diversi passi metodologici di un progetto intranet.

Il libro è davvero un manuale metodologico completo, senza screenshot ma con alcuni utili schemi e molte schede di approfondimento (ad esempio sulla gestione dei blog o su come fare le interviste preliminari agli stakeholder).

Un’intera sezione è dedicata alla governance, e un capitolo alle gestione dei progetti con Sharepoint. White fa parte della società inglese intranetfocus, e mette in questo libro tutta la sua esperienza nella gestione di progetti intranet realizzati per lo più in ambito britannico.

Due libri che, insieme, vi aiuteranno a fare da soli e a rendere inutile il lavoro di persone come me. :-)

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Grazie mille per la pazienza. E' l'Europa che ce lo chiede