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Nov
12

Gestire al meglio il gruppo di lavoro: un mio intervento

Vi segnalo un mio intervento sul blog di Ariadne Digital (di cui sono partner) dedicato alla gestione del gruppo di lavoro in un progetto inranet.

Intranet: come gestire il gruppo di lavoro

Le intranet sono oggetti complicati. L’altro giorno ero in una riunione con il team di lavoro, alla vigilia di un delivery importante. La intranet manager alla fine della riunione mi ha chiesto: io non capisco, ma perché siamo arrivati a questo punto con 3 mesi di ritardo?

Già, perché?

Oltre la tecnologia: comunicazione, organizzazione e governance

Spesso i progetti intranet hanno una forte componente tecnologica, che ne orienta l’andamento (e spesso il destino). In alcuni casi troviamo un capo progetto tecnologico, che si rapporta al cliente interno con il quale dialoga su scadenze e rilasci.

Questa impostazione, apparentemente sensata, tralascia però molte componenti, che presto si faranno sentire sotto forma di esigenze non mappate, requisiti mal definiti, attori non coinvolti che all’improvviso si trovano alle prese con un progetto di cui non avevano idea. E tutto si complica.

Se vogliamo avere successo in un progetto intranet dobbiamo considerarlo un progetto organizzativo, che coinvolge tutta l’azienda e che richiede, in fasi diverse, il coinvolgimento di tanti attori e figure […]

Continua a leggere sul blog di Ariadne Digital

Mag
18

Gestire i contenuti in intranet: le 6 dimensioni da considerare

Cari amici, sapete meglio di me quanto un progetto intranet di comunicazione interna sia legato a tanti fattori (umani, tecnologici, organizzativi) e come il successo si giochi spesso sul filo del rasoio: un buon contenuto, una inizitiva che centra un bisogno, un aggiornamento importante.

Di fatto, se mettiamo da parte (o, meglio, se diamo per scontate) le questioni più strattamente tecnologiche, considerandole “risolte” (anche se sappiamo che non è mai pinenamente così), resta la qestione più spinosa che è come sapete, LA vera questione della intranet: i contenuti.

Cosa sono i contenuti in una intranet? Sostranzialmente, anche se non esclusivamente, documenti, giusto? E dunque: mettiamo questi benedetti documenti una volta per tutte e facciamola finita.

La questione sembra risolta, e invece apre un mare di sottoquestioni che fanno la differenza: perché a volte i documenti sono incompleti o insufficienti rispetto alle esigenze del momento, oppure sono introvabili all’interno dell’ambiente, o ancora sono dei mattoni illeggibili e il fatto di averli piazzati sulla intranet non li rende miracolosamente seducenti.

Ma i problemi non finscono qui: spesso i documenti non sono quelli che servono davvero, oppure sono obsoleti, o convivono con cose anteguerra. Inoltre, ci si accorge molto presto che senza un’organizzazione del gruppo di lavoro vengono pubblicate cose sbagliate, nei tempi sbagliati, nei modi sbagliati.

La intranet è insoddisfacente? Ecco perché.

Oggi voglio quindi, anche sulla base di un bell’articolo di risorse sulla gestione dei contenuti in intranet, provare a definire un mio modello di gestione dei contenuti in intranet, (che amplia quello dell’articolo) basato su 6 dimensioni:

  • Sostanza
  • Struttura
  • Presentazione
  • Bisogni
  • Governance
  • Aggiornamento
Schema intranet content management

Le 6 dimensioni per la gestione dei contenuti in intranet: 3 di queste riguardano i contenuti stessi, mentre altre 3 riguardano le persone che li gestiscono.

Tre di queste dimensioni riguardano i contenuti stessi, mentre le altre tre sono legate alle persone che i contenuti li gestiscono. Di seguito descrivo meglio le 6 dimensioni:

Sostanza

I contenuti devono, per l’appunto, avere dei contenuti, e non essere versioni esangui dei contenuti reali. Se pubblicate il contratto di lavoro assicuratevi che ci siano le cose che servono ai destinatari. La sostanza comprende cose come:

  • completezza dei contenuti
  • chiarezza dei contenuti
  • rispondenza ai bisogni dei diversi target

Struttura

Non basta riversare in quelche modo il contenuto sulla intranet affiché tale contenuto sia reso fruibile. E, no, l’idea magica di un “motore di ricerca superintelligente”  che faccia il lavoro al posto vostro non vi aiuterà, perché se il motore è davvero intelligente tratterà un contenuto male indicizzato per quello che è: spazzatura.

Gli aspetti di struttura comprendono cose come:

  • Collocazione in una struttura di navigazione
  • Criteri per filtrare i contenunti
  • Metadati
  • Tag
  • Contenuti correlati
  • Labeling. Se pensate che le etichette non facciano la differenza leggetevi questo articolo spassoso che spiega come essere passati dalla label “Nuovi prodotti” a quella più enigmatica di “Fattori di crescita” abbia fatto diminuire drasticamente i clic  diun’azienda di beni di consumo.
Tag sui contenuti intranet

Un articolo dalla intranet di Fastweb: ogni contenuto ha dei tag che permettono sia l’aggregazione automatica dei contenuti con lo stesso tag sia una ricerca più intelligente.

 

Cluste tematici sui contenuti intranet

Un articolo dalla intranet di Fastweb: ogni contenuto ha dei contenuti correlati che permettono una navigazione trasversale e un raggruppmento in cluster tematici che facilitano la ricerca dell’informazione

Aggiungo una considerazione: a volte il fatto stesso di organizzare meglio una risorsa che era già disponibile diventa di per se stesso un nuovo contenuto. Immaginate di costruire una pagina di semplici link diretti a risorse sparse della vostra intranet e riguardanti un singolo argomento (ad esempio la formazione, o la sicurezza, o le relazioni con gli invensitori).  In qusto caso il valore del contenuto si divide tra la sostanza (preesistente) e la struttura (che avete fornito voi e che rende finalmente il contenuto fuibile).

La struttura ha (in un certo senso) “creato” il contenuto.

Presentazione

I contenuti, oltre ad avere una sostanza e a una struttura, dovrebbero poi essere editati in modo da renderli più leggibili e fuibili dai destinatari: gli editor interni pertanto non dovrebbero limitarsi a “caricare roba”, ma dovrebbero trasformarla opportunamente a seconda del caso.

La trasformazione dei documenti (in genere Ppt, Pdf, Word, ecc) comprende cose come:

  • trasformare i documenti in pagine con indici cliccabili
  • trasformare i documenti in slideshow
  • trasformare i documenti in infografica
  • trasformare i documenti in FAQ
  • trasformare i documenti in pagine scritte per il web
  • riassumere i documenti creando blocchi di testo omogenei
  • aggiungere abstract e titoli
  • aggiungere immagini

 

Indice cliccabile

Un documento normativo interno diventa una pagina con indici cliccabili, in modo che il dipendente possa arrivare subito al tema di interesse e in modo che il motore di ricerca sia facilitato.

 

Documento che divetna uno slideshow

Un documento molto lungo in PDF diventa uno slideshgow che mostra le informazioni principali

 

Sembra facile eh?

Veniamo ora alle dimensioni legate alle persone

Bisogni

Avere documenti che hanno “sostanza” non siginifca ancora ancer centrato i bisogni delle persone. Per fare un esempio, potreste aver creato un bellissimo slideshow con il modello 231 dell’azioenda, pieno di informazioni, ma probabilmente tutta questa sostanza non centra i bosigni del vostro customer care, che sta cercando i listini aggiornati.

Centrare i bisogni significa dunque lavorare sistematicamente con i vostri utenti e comprende cose come:

  • intervistare le persone nei diversi settori dell’azienda
  • creare workshop di codesign dei contenuti
  • esaminare i flussi (spesso deliranti) di comunicazione via mail
  • esaminare i dischi di rete dove venogno in genere “riversate” tristemente le informazioni
  • fare incontrare sistematicametne forntori di contenuti interni e fuitori
  • richiedere feed back, sia fisicamente che nelle pagine della intranet

 

Governance

La governance è il sistema con il quale tenete sotto controllo il processo di gestione dei contenuti. Ripetente come me: senza governance niente intranet. Capito? La governance comprende cose come:

  • organizzazione dei redattori distribuiti
  • supporto redazionale ed help desk
  • ruoli e funzioni
  • palinsesto editoriale
  • roadmap periodica e piano di incontri
  • guide di stile
  • policy

Aggiornamento

L’aggiornamento dei contenuti merita un punto tutto suo perché è un punto cruciale: potete aver seguito tutti i punti precedenti, ma se i contenuti non sono aggiornati tutto questo lavoro non seve a niente. Contenuti obsoleti non solo rendono inutile la intranet, ma la squalificano immediatamente agli occhi dei dipententi.

Tenere aggiornati i contenuti significa:

  • associare ogni contenuto ad un owner specifico
  • creare dei sistemi di alert e “gardening” automatico sui contenuti
  • fare audit periodiche guardando le date di pubblicazione

 

Ecco, questo è il lavoro da fare. Se non ve la sentite beh, datemi retta, non fate la intranet :-)

Apr
5

Intranet: la cura dimagrante che migliora i contenuti

In Philips ultimamente hanno fatto alcune innovazioni molto interessanti nella gestione dei contenuti e nell’archittettura informativa della intranet.

Tanto per cominciare, un paio di anni fa sono passati da una architettura informativa tradizionale, basata su una navigazione ad albero, ad una navigazione per tag/topic, nella quale

  • sparisce il menù di navigazione
  • la ricerca occupa un posto centrale
  • la ricerca converge non tanto sul testo delle pagine ma su un sistema di tag usato coerentemente da tutti gli editor dell’azienda.

In aggiunta: la ricerca e la visibilità dei contenuti in home page vengono migliorate attraverso un sistema di  profilazione sul ruolo e attraverso un esteso gioco di “sottoscrizioni” ai singoli tag da parte di ciascun dipendente.

Il sistema è davvero interessante e ha consentito all’azienda di migliorare enormente la trovabilità dei contenuti.

 

Ma non è finita: dopo aver realizzzato questa piccola “rivoluzione copernicana” nella gestione e nella ricerca dei contenuti, l’azienda si è accorta di avere un problemino di aggiornamento e governance dei contenuti stessi.

E qui entra in gico la fase 2: con 123.000 pagine e circa 900 siti su Sharepoint la intranet era diventata un mostro informe pressoché ingovernabile.

In redazione hanno allora deciso di affrontare il mostro con una tecnica radicale:

gardening + policy + bastone nodoso di legno

In un articolo Dennis Agusi,  spiega come hanno fatto a passare da 123.000 pagine (utili e inutili, vecchie e nuove) a 5.000 pagine tutte utili. In sostanza hanno usato alcuni trucchi:

  1. Nuovo ambiente. Hanno creato un novo ambiente “pulito” dove mettere solo la roba “buona”.
  2. Il sistema “ping”. Hanno spento la maggior parte dei siti e aspettato che qualcuno si facesse vivo. Se nessuno reclamava l’ambiente, beh, indovinate un po’.
  3. Il file della Verità. Hanno creato un file che hanno chiamato il File della Verità, nel quale ad ogni sito erano collegati i dati di accesso, l’obsolescenza dei contenuti, la quantità di roba presente eccetera. Con questo file si sono presentati a ciascun owner per capire che cosa fare. Di fronte a quei dati molti owner hanno deciso di soprassedere al loro sitarello (inutile).

Con questo sistema le pagine “buone” si sono ridotte del 96%. Chiaro?

Come mantenere pulito l’ambiente? La redazione ha adottato una serie di accortezze di governance:

  • processo di revsione semestrale;
  • email automatica a tutti gli owner;
  • richiesta tassativa di prendere una decisione su ogni contenuto: cancellare, cambiare, validare (in questo caso il contenuto assume la data della validazione);
  • se nessuna risposta arriva, beh, indovintate un po’?
Inoltre le news vengono eliminate automaticamente dopo 15 mesi dalla pubblicazione (se no che news sono?)
Questo sistema, beh, ha funzionato. E sapete perché? Perché dietro a tutto questo c’è una cosa magica che si chiama GO VER NAN CE.
Prendiamo esempio.

Apr
1

Lanciare la intranet: meglio big bang o long wow?

Meglio il long wow, ve lo dico subito.

Immagine correlata

Un articolo di Intranetizen affronta un tema di governance assai dibattuto nel nostro mondo di progettisti della comunicazione interna.

Il tema è questo:  in un progetto intranet è meglio lanciare il nuovo ambiente tutto di un botto, facendo vedere in modo netto il lavoro fatto e mostrando il grande strappo rispetto al passato, o è meglio la politica dei piccoli passi? Il primo metodo è chiamato dagli autori (e non solo da loro) il metodo big bang.

A prima vista sembra una cosa sensata: non stresso le persone con continui cambiamenti, mi preparo bene bene bene ben bene e quando ho tutto a posto faccio il graaaaande lancio che lascerà tutti a bocca aperta. Daje.

E tutti restano a bocca aperta in effetti. Prima di chiudere il brwoser con una scrollata di spalle.

Sì, perché il problema del metodo Big bang (ovvero: grande cambiamento tutto in una volta, cambiamento che ti travolge e che si spera porti grandi pacche sulle spalle specialmente da parte dei nostri capi) sta proprio in quello che dovrebbe essere il suo punto di forza: si tratta di troppo cambiamento in troppo poco tempo.

I nostri colleghi resteranno storditi, è vero, ma non nel senso che pensiamo noi: ma che succede? Non vi siete mossi per dei mesi, non ci avete fatto sapere un accidente, avete fatto tutto in segreto nelle stanze di IT e della comunicazione e adesso (adesso!) ve ne venite fuori con questa novità. E quando ho il tempo di imparare? E dove sono finiti i miei link utili? Ma che vi salta in testa? Qui dobbiamo lavorare.

Eccetera eccetera.

Insomma, il metodo big bang si porta dietro una serie di conseguenze spiacevoli:

  • per tanto tanto tempo nessuno vede un cambiamento (e continua ad usare i vecchi sistemi inefficienti);
  • il cambiamento tutto insieme produce necessità di apprendimento e crea resistenze forti (o più forti);
  • il cambiamento forte è in genere seguito da una stasi, per cui diventa presto la normlità (addio big bang)

Qual è l’approccio alternatio? Gli autori (e non solo loro) lo chiamano Long wow (ecco un approfondimento sul metodo long wow)

 

In sostanza si tratta di adottare un approccio con rilasci graduali di cose belle, interessanti, e richieste dagli utenti, cominciando dalle più urgenti.

In questo modo gli utenti si abitueranno meglio ai cambiamenti, potranno dare feed back in corso d’opera, si sentiranno tirati a bordo e progrediranno nelle loro competenze e nei loro comportamenti in modo analogo a quanto progredisce la intranet.

L’unica cosa che non avranno è la “magica” sensazione del grande botto, che spesso è solo un fuoco d’artificio senza alcun reale valore.

Il vero cambiamento, il cambiemnto che dura, è fatto di piccoli movementi in avanti. Costanti, senza strappi, caparbi. La goccia che scava la roccia.

Ce la facciamo.

Nov
7

Stai monitorando la intranet? Ma lo stai facendo bene?

Come sanno molti miei clienti e partner, sono abbastanza fissato con l’uso di analitycs per la intranet, e in particolare con Piwik, uno strumento open source intuitivo, piuttosto completo e che non crea quasi alcuna scocciatura, e siccome io odio con tutte le mie forze ogni tipo di scocciatura, mi ci sono affezionato.

Ora, come divceva Roberta Kaplan (quello che ha inventato la balcend socrecard) “Non si può gestire quello che non si può misurare” e io rimango sono sempre più sorpreso di quante aziende si dimentichino completamente di questo aspetto quando lanciano un progetto intranet, salvo poi correre ai ripari frettolosamente (spesso con trumenti inadeguati).

E a quanto pare non sono il solo, leggendo questo articolo di Sam Marshall che spiega i più comuni errori nell’uso di sutmenti in analytics per la intranet.  A quanto pare non solo nelle aziende non esiste in media nessuna pianificazione strategica a riguardo (dove per “stetegica” si intende: “pensarci per tempo”), ma le stesse fiuge che dovrebbeo occuparsene spesso sono impreparate in modo imbarazzate (e qui i consulenti si sfregano le mani).

 

Analytics objectives

 

Per aiutarci nel compito di quale sistema scegliere Sam ha anche preparato uno studio che mette a confronto 4 sistemi di analytics per le intranet (Piwik, Ngage, Harepoint e CardioLog)

Si può scaricare gratuitamente.

(Sul tema delle misure in intranet vi ricordo ovviamente la mia presentazione).

Mar
14

Misurare la intranet. La guida definitiva

Cari amici, il tema della misurazione delle intanet emerge periodicamente nei progetti e assale alle spalle gli spesso impreparati intranet manager turbando le loro giornate quando non anche i loro sonni :-)

Per questo motivo ho deciso di creare un vademecum che illustra, spero, lo stato dell’arte rispetto al tema della misurazione dei progetti intranet.

Ho inserito un ampio ventaglio di indicatori ma, soprattutto, una metodologia che spero sia facilmente adottabile. Non ultimo, ci sono alcuni riferimenti alla letteratura internazionale sul tema.

Spero vi sia utile, fatemi sapere. E buone misurazioni a tutti :-)

Ott
13

Quando la cassetta delle idee produce spazzatura

Bad-Idea-

Un articolo molto interessante di Joahn Aurik, di A.T. Kearney, fa il punto sulle iniziative di Idea management, che sempre più fanno capolino sulle intranet di tutto in mondo.

Il suo punto di partenza è piuttosto sconsolato, e parte dalla dichiarazione di un Dirigente che commenta un episodio realmetne afvvenuto nella sua azienda:

Non molto tempo dopo aver creto una cassetta delle inee in intranet, con le campane e i fischietti delle ultime tecnologie social-media, un dirigente si lamentava: Tutto ciò che otteniamo sono un sacco di piagnistei e idee talmente sconclusionate che non potrebbero essere implementate in un milione di anni.

E allora, che succede? Succede, come spiega bene l’articolo,  che una tecnlogia di collaborazione o crowdsourcing, da sola, non è in grado di generare valore, ma inizia a crearlo solo a patto che ci siano alcune condizioni.

E sono tutte condizioni organizzative. L’articolo ne elenca alcune, tratte sempre da casi reali:

  • cambiare la proposta: non chiamre più l’iniziativa “cassetta delle idee” ma, ad esempio “cassetta delle soluzoni”;
  • invitare le persone chiedendo loro un suggerimento su un tema specifico, facendole convergere su una proposta precisa;
  • dare feed back continuamente alle persone su quello che sta succedendo attorno alla loro proposta;
  • permettere alle persone non solo di inviare proposte, ma anche di selezionare e votare le proposte migliori;
  • invitare le persone individualmente, e non con email di massa;

La conclusione dell’articolo è condivisibile e saggia, e fa appello all’ingeneria della partecipazione invece che alla fanatica acquisizione tecnologica:

gli strumenti social e di collaborazione, da soli, non creano un flusso di idee e innovazioni. Ma possono essere efficaci nel convincere le persone a impegnarsi per alcuni problemi e a offrire spunti di riflessione. Per attivare le potenzialità inespresse dai dipendenti rinchiusi nei loro silos tutto quello che dovete fare è porre le domande giuste.

Ott
1

Il mio corso raddoppia: a Milano il 19 ottobre, a Roma il 27 novembre

Cari amici, non aggiorno tanto questo blog, lo so e vi prometto che rimedierò :-)

Per intanto vi segnalo due nuove edizioni del mio corso Intranet management in pratica, ovvero l’edizione “pocket” del mio corso sulle intranet, ospitata dalla UX university.

  • il 19 ottobre a Milano, allo spazio Brerapoint di viale Elvezia 10/A (zona Arena)
  • il 27 novembre a Roma, alla sede di Usertest/lab in via Salaria 292

(ecco nel dettaglio dove si svolgono i corsi)

Vi ricordo che gli argomenti sono legati alla gestione efficace del progetto:

  • che cos’è una intranet di nuova generazione e che cosa può fare
  • come è fatta la roadmap di progettazione e quali sono le atività user centered
  • qual è il sistema di governance da adottare
  • che cosa serve per gestire al meglio il progetto
  • quali sono le variabili da tenere sotto controllo

con una parte pratica dedicata alla riflessione sullo specifico progetto di ciascun partecipante.

Ecco il form di iscrizione online per Milano e il form di iscrizione online per Roma

Vi aspetto numerosi? :-)

Apr
7

Realizzare un piano di lavoro per la intranet: ecco il PDF

Cari lettori, come spesso ho ripetuto su questo blog un progetto intranet è essenzialmente un progetto organizzativo, che segue una roadmap ben definita e che, per arrivare al successo (successo vuol dire: utilità per tutti ed efficienza per l’azienda) , ha bisogno di seguire alcuni passaggi ben precisi.

Per questo, sulla scorta della mia esperienza e spinto da un recente workshop che ho organizzato, ho elaborato una guida che ho chiamato “Piano di lavoro per la intranet”, che serve ad aiutare chi è alle prese con questi progetti a raccogliere le ieee e ad elaborare un piano che lo guidi nelle diverse fasi.

Il piano si dettaglia in 8 fasi:

  1. Obiettivi della intranet
  2. Organizzazione
  3. Analisi del dominio
  4. User research
  5. Progettazione
  6. Sviluppo
  7. Lancio e promozione
  8. Gestione

Potete scaricare liberamente la guida da Slideshare

 

 

Momento autopomozionale

Per chi volesse sapere di più sull’utilizzo della guida e approfondire  i diversi elementi di cui si compone suggerisco ovviamente di partecipare al mio prossimo corso “Intranet management in pratica“, a Roma il 4 maggio: vedremo nel dettaglio i diversi passi definiti nella roadmap e ciascuno proverà ad applicarli alla propria realtà organizzativa.

Vi aspetto :-)

Gen
5

Il gallo cerca casa, e la intranet diventa virale

Molto carina questa presentazione che mostra come un galletto di nome Norris alla ricerca di una nuova casa sia diventato un vero tema virale nella intranet della federazione delle piccole imprese britanniche, aumentando l’interazione, l’interesse e le visite.

Le persone non solo hanno visitato di più la intranet, ma hanno imparato meglio ad usare le sue funzionalità più avanzate e le sezioni più “social”.

Alla l’utilizzo è cresciuto del 20%. Ci vuole solo un po’ di coraggio e fantasia. Comunicatori interni, ci proviamo?

Ott
30

Progettare una intranet, il mio webinar gratuito questo pomeriggio

Per chi fosse interessato, questo pomeriggio alle 14.00 tengo un webinar di una quarantina di minuti su “Progettare una intranet” (tanto per restare in tema).

Parlerò – brevemente – delle intranet oggi, della roadmap di progettazione, della governance e di alcuni standard emergenti. L’ospite in questo caso sono gli amici di Abstract, con cui ho lavorato in passato.

Ecco il link per registrarvi gratuitamente all’evento.

Vi aspetto :-)

p.s. upgrade: ecco il la videoregistrazione dell’evento (putroppo si sono persi i primi 10 minuti circa:-((

Apr
3

Perché l’approccio “installa e prega” non funziona

Ok, una recente ricerca di Gartner (a quanto pare esiste una ricerca di Gartner per ogni aspetto dell’esistenza, terrena e ultraterrena),ebbene una ricerca conferma una cosa che  chiunque gestisca una community interna ha imparato sulla sua pelle, ovvero che la creazione di spazi di collaborazione interna che non abbiano una proposta chiara è destinato al fallimento 9 volte su 10.

Questo approccio, chiamato dall’analista di Gartner “installa e prega”, è quello dominato unicamente dalle implementazioni tecnologiche le quali, una volta avviate, dovrebbero magicamente produrre la partecipazione dei dipendenti.

Beh, non è così: che si implementi un “obsoleto” forum interno usando phpBB o che si introducano modernissime forme di lifestreaming grazie a applicazioni di microblogging come Exo (o la una variante per Sharepoint come Beezy) il problema resta sempre quello di capire e fare capire agli impiegati perché qualcuno di loro dovrebbe scriverci dentro.

A volte su internet questo approccio funziona, ma noi non siamo in internet, come ci ricorda un bel post di Aaron Kim (Social business, the forest and the garden: Your intranet is not the Internet).

I questo senso potremmo dire che internamente non esistono tecnologie, ma solo e sempre iniziative. In altre parole le tecnologie non creano di per sé partecipazione, la abilitano solamente, ma il motore sta sempre da qualche altra parte, come la ricerca di Gartner ci spiega. E il primo passo per accendere il motore è avere una proposta chiara: tanto per capirci, formule come “è attivo il forum”, “dicci su cosa stai lavorando” non sono proposte chiare.

Gartner individua 5 caratteristiche che identificano una buona proposta (le trovate ben spiegate in questo post):

  • Magnetismo. La proposta deve offrire un vantaggio tangibile, in modo che le persone intuiscano un qualche vantaggio nella partecipazione stessa (es. risolvere problemi col PC).
  • Capacità di creazione di community. La proposta deve invogliare a creare contenuti da parte di tutti (se si basa sulla creazione di contenuti complessi abiliterà meno partecipazione).
  • Valore organizzativo. La proposta deve avere un chiaro obbiettivo di business riconoscibile da tutti.
  • Basso rischio. La proposta deve apparire poco rischiosa nella partecipazione delle persone.
  • Capacità di evolvere. La proposta deve caratterizzarsi per la sua capacità di evolvere e svilupparsi, anche sulla base della crescita della community.

E’ qualcosa di un po’ diverso dal semplice “vieni anche tu sul nostro forum”, no?

Gen
15

Il 26 marzo 2013 nuova edizione del mio corso, a Roma

Cari amici, non pago delle precedenti esperienze (tutte piuttosto positive, devo dire) ho organizzato una nuova edizione del mio corso “Progettare e gestire intranet che funzionano”. Anche questa volta, come la precedente edizione di maggio, il corso si terrà a Roma, nel comodo ed efficiente Centro congressi Cavour (vicino alla stazione Termini).

Come da tradizione il corso non è tecnico, ma metodologico, e come al solito trovate tutti i dettagli nella  scheda del corso. Vi aspetto.

Upgrade: per motivi organizzativi il corso è stato spostato al 7 maggio, con le stesse modalità. Ecco la scheda del corso aggiornata.


Gen
15

Come vendere la intranet al tuo capo: un webinar

Per chi fosse interessato segnalo che stasera, dalle 18.30 alle 19.30 (ora italiana) Toby Ward, di Prescient digital, tiene un webinar sul tema di come “vendere” al proprio interno un progetto di redesign della intranet.

Seguo spesso i seminari di Toby e trovo sempre degli spunti interessanti (o delle conferme di cose che già sapevo, ma anche questo è importante).

Ecco il link alla pagina del webinar, buona partecipazione a tutti.

Dic
31

Più di 50 video per lanciare la intranet

Come sappiamo il lancio di una nuova intranet, o in generale di una nuova applicazione web interna, va preparato con cura: l’oggetto che vogliamo promuovere non è infatti fisicamente visibile e richiede che ciascuno dei dipendenti si colleghi con un qualche device e scopra autonomamente la novità, meglio se con una qualche guida che lo aiuti nella navigazione.

In questo senso i video sono sempre stati un’ottima carata da giocare:  sono immediati, facili da fruire e possono essere usati sia per spiegare in modo dettagliato una funzionalità (uso demo) sia per raccontare con una metafora il progetto (uso teaser).

Ogni azienda in genere si organizza a modo suo e ogni tanto qualche video spunta sulla grande rete, ma nessuno fino ad ora si era preso la briga di raccogliere in modo sistematico degli esempi che potessero guidare altri professionisti alle prese con il lancio della intranet.

Beh, ci ha pensato Ellen van Aken, specialista olandese di Sharepoint, che ha raccolto, in vari post, più di 50 video di lancio di intranet in tutto il mondo (ce ne sono anche due italiane).

Di più: ha creato una raccolta usando la nota applicazione di curation Scoop.it: ecco quindi la raccolta completa dei video.

Qui di seguito riporto solo il video relativo a Cube, una intranet coreana che ha come protagonista un impiegato novello Indiana Jones alla ricerca di informazioni nei meandri della burocrazia aziendale.

 

Cube – Find the answer in a simpler and more efficient way from Cube on Vimeo.

 

Upgrade
Segnalo che nel frattempo i video italiani, abbagliati forse dalla troppa visibilità, sono ora stati resi privati. Oh, adesso sì che ci riconosciamo. The unmistakeble italian Syle.

Apr
13

Un webinar su “Sharepoint e governance”

Da un po’ di tempo sono entrato nel tunnel dei webinar gratuiti che diverse società di consulenza propongono sulle intranet, i progetti enterprise 2.0 e le community.

Sono fatti in genere molto bene, focalizzati di volta in volta su aspetti specifici della materia. Un ottimo esempio di come farsi promozione onestamente attraverso contenuti di qualità.

Il prossimo, organizzato dalla Prescient digital di Toby Ward, è dedicato alla governance dei progetti Sharepoint. E’ previsto per il 24 aprile alle 18.30 (ora italiana).

Che dite, ci imbuchiamo?

Mar
12

Il potere del pushing automagico

C’è un aspetto, nella strategia di costruzione dei social network interni e delle community di colleghi, che a dire il vero ho sempre sottovalutato, ma che mi è diventato chiarissimo leggendo il recente paper di steptwo “A week in the digital workplace“, una intelligente ed aggiornata rassegna di tool e caratteristiche innovative negli ambienti intranet raccontati in forma di narrazione, precisamente da punto di vista di un neo-assunto. Il racconto è in realtà basato su strumenti e casi realmente esistenti, in diverse aziende intercettate dalla società australiana.

Questo aspetto che ho sempre tralasciato riguarda l’integrazione degli aspetti di “push automatico” nella più generale strategia di adozione degli strumenti. Certo, sappiamo che nessuna iniziativa social interna può sopravvivere se non si alimenta del contributo e dell’azione volontaria delle persone (aspetto pull), e sappiamo anche che, allo stesso tempo, nella prima fase di un progetto del genere l’impegno nel favorire l’adozione e nel rompere le diverse forme di resistenza deve essere massima (aspetto push organizztivo).

Tuttavia ho sempre pensato questo impegno come uno “spingere” curato da qualcuno in carne e ossa (la redazione, il community manager ecc) e non come qualcosa che è inscritto nel sistema stesso.

Uno screenshot tratto dal report può aiutare a spiegarmi:

La nostra neo assunta è invitata, in maniera “automagica” a compiere delle azioni concrete e a sviluppare delle connessioni sulla base di informazioni che il sistema a elaborato: unirsi a gruppi di lavoro o di discussione, entrare in contatto con colleghi, svolgere dei task eccetera.

Voi direte: niente di nuovo. Facebook, Linkedin e tutti gli altri social network più popolari fanno questo da tempo. Anzi, questa caratteristica è presente anche in servizi 2.0 ante litteram, come i consigli di lettura di Amazon e così via.

E’ vero. Tuttavia questa caratteristica, così presente nei network della grande rete, non è stata adottata in modo altrettanto radicale dai sistemi enterprise e sfido chiunque sia alle prese con progetti del genere in Italia a citarmi  aziende che ci hanno pensato.

Ed è invece un pattern potentissimo, perché:

  • permette alle persone di prendere confidenza con il sistema (aspetto didattico);
  • seleziona nel mare magnum delle possibili azioni quelle più utili per le persone (aspetto economico);
  • fornisce un contesto divertente e un po’ misterioso al tutto (aspetto ludico).

Il sistema quindi dovrebbe potermi proporre in maniera automagica contenuti, connessioni e task sulla base:

  • di quello che sono (ruolo e autorappresentazione del profilo, ecc.);
  • di quello che faccio (#hashtag che utilizzo, contenuti che pubblico, sottoscrizioni precedente ecc.).

Ora, perché questo pattern viene poco adottato nelle aziende? Credo che il problema stia nel fatto che questo tipo di funzionalità se ne sta in genere dietro le quinte, tra le pieghe di algoritmi a noi invisibili e perciò difficilmente replicabili. Per quali imperscutabili ragioni Amazon mi consiglia questo libro e non un altro? Come viene calcolato il grado di compatibilità tra lettori di Anobii? Nessuno lo sa con certezza.

Inoltre, in azienda si ha scarsa inclinazione per questi meccanismi legati alla serendipity: la retorica prevalente, come sappiamo, è legata alla precisione piuttosto che all’affinità.

In ogni caso, secondo una ricerca recente condotta da Usability resources inc (ricerca che potete scaricare da qui e che mette a confronto le funzionalità di Sharepoint con quelle della piattaforma Moxie, sponsor della ricerca) l’aspetto di wizard e di ricerca guidata è una delle chiavi per l’adozione di queste piattaforme.

Di questa ricerca è stata fatta anche un’infografica:

does-design-matter_new1.jpg

 

Finisco dicendo che al momento sono alle prese con la progettazione di una piattaforma di condivisione per un ambiente di progettisti meccanici, i quali devono essere in grado di unire in uno stesso ambiente contenuti molto formali e strutturati con annotazioni e richieste informali.

In questo caso la piattaforma dovrà essere in grado di filtrare e notificare automagicamente persone e discussioni sulla base degli #hashtag più usati o sottoscritti dai singoli (credo che questo algoritmo ce lo dovremo creare ex novo).

Insomma, credo davvero che questo sia un pattern fondamentale. Qualcuno lo ha adottato in qualche progetto in Italia?

Gen
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Due risorse sulla governance

Come sappiamo, una intranet senza un sistema di governance ben documentato e descritto è destinata rapidamente a implodere su se stessa, o a esploderci in mano senza che sappiamo come affrontare la questione.

Le questioni di governance sono importantissime, al pari del design o dei contenuti, e vanno affrontate con approccio sistematico ed esplicito. Chi gestisce la intranet, quali sono i ruoli e le responasabilità, come devono comportarsi i redattoi, quali sono le policy per i dipendenti, come è strutturato il sistema di publishing, che cosa fare in caso di nuove applicazioni, e così via.

Le questioni si concentrano in genere i due grandi filoni:

  • l’aspetto organizzativo (ruoli e responsabilità, policy);
  • gli aspetti di publishing e di supporto al publishing (come pubblicare, tipi di workflow ecc).

Sul primo aspetto vi suggerisco di leggere il post di Toby Ward dedicato proprio alla governance.

Sul secondo aspetto, (ma anche sul primo in realtà), vale la pena leggere il lungo articolo di Rebecca Rodgers “Creating an intranet governance guide“.

Trovate anche alcuni esempi di indici di documentazione da produrre e alcuni consigli su come produrla.

 

Molto utile e completo.

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Grazie mille per la pazienza. E' l'Europa che ce lo chiede