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Nov
7

Stai monitorando la intranet? Ma lo stai facendo bene?

Come sanno molti miei clienti e partner, sono abbastanza fissato con l’uso di analitycs per la intranet, e in particolare con Piwik, uno strumento open source intuitivo, piuttosto completo e che non crea quasi alcuna scocciatura, e siccome io odio con tutte le mie forze ogni tipo di scocciatura, mi ci sono affezionato.

Ora, come divceva Roberta Kaplan (quello che ha inventato la balcend socrecard) “Non si può gestire quello che non si può misurare” e io rimango sono sempre più sorpreso di quante aziende si dimentichino completamente di questo aspetto quando lanciano un progetto intranet, salvo poi correre ai ripari frettolosamente (spesso con trumenti inadeguati).

E a quanto pare non sono il solo, leggendo questo articolo di Sam Marshall che spiega i più comuni errori nell’uso di sutmenti in analytics per la intranet.  A quanto pare non solo nelle aziende non esiste in media nessuna pianificazione strategica a riguardo (dove per “stetegica” si intende: “pensarci per tempo”), ma le stesse fiuge che dovrebbeo occuparsene spesso sono impreparate in modo imbarazzate (e qui i consulenti si sfregano le mani).

 

Analytics objectives

 

Per aiutarci nel compito di quale sistema scegliere Sam ha anche preparato uno studio che mette a confronto 4 sistemi di analytics per le intranet (Piwik, Ngage, Harepoint e CardioLog)

Si può scaricare gratuitamente.

(Sul tema delle misure in intranet vi ricordo ovviamente la mia presentazione).

Mar
14

Misurare la intranet. La guida definitiva

Cari amici, il tema della misurazione delle intanet emerge periodicamente nei progetti e assale alle spalle gli spesso impreparati intranet manager turbando le loro giornate quando non anche i loro sonni :-)

Per questo motivo ho deciso di creare un vademecum che illustra, spero, lo stato dell’arte rispetto al tema della misurazione dei progetti intranet.

Ho inserito un ampio ventaglio di indicatori ma, soprattutto, una metodologia che spero sia facilmente adottabile. Non ultimo, ci sono alcuni riferimenti alla letteratura internazionale sul tema.

Spero vi sia utile, fatemi sapere. E buone misurazioni a tutti :-)

Ott
13

Quando la cassetta delle idee produce spazzatura

Bad-Idea-

Un articolo molto interessante di Joahn Aurik, di A.T. Kearney, fa il punto sulle iniziative di Idea management, che sempre più fanno capolino sulle intranet di tutto in mondo.

Il suo punto di partenza è piuttosto sconsolato, e parte dalla dichiarazione di un Dirigente che commenta un episodio realmetne afvvenuto nella sua azienda:

Non molto tempo dopo aver creto una cassetta delle inee in intranet, con le campane e i fischietti delle ultime tecnologie social-media, un dirigente si lamentava: Tutto ciò che otteniamo sono un sacco di piagnistei e idee talmente sconclusionate che non potrebbero essere implementate in un milione di anni.

E allora, che succede? Succede, come spiega bene l’articolo,  che una tecnlogia di collaborazione o crowdsourcing, da sola, non è in grado di generare valore, ma inizia a crearlo solo a patto che ci siano alcune condizioni.

E sono tutte condizioni organizzative. L’articolo ne elenca alcune, tratte sempre da casi reali:

  • cambiare la proposta: non chiamre più l’iniziativa “cassetta delle idee” ma, ad esempio “cassetta delle soluzoni”;
  • invitare le persone chiedendo loro un suggerimento su un tema specifico, facendole convergere su una proposta precisa;
  • dare feed back continuamente alle persone su quello che sta succedendo attorno alla loro proposta;
  • permettere alle persone non solo di inviare proposte, ma anche di selezionare e votare le proposte migliori;
  • invitare le persone individualmente, e non con email di massa;

La conclusione dell’articolo è condivisibile e saggia, e fa appello all’ingeneria della partecipazione invece che alla fanatica acquisizione tecnologica:

gli strumenti social e di collaborazione, da soli, non creano un flusso di idee e innovazioni. Ma possono essere efficaci nel convincere le persone a impegnarsi per alcuni problemi e a offrire spunti di riflessione. Per attivare le potenzialità inespresse dai dipendenti rinchiusi nei loro silos tutto quello che dovete fare è porre le domande giuste.

Ott
1

Il mio corso raddoppia: a Milano il 19 ottobre, a Roma il 27 novembre

Cari amici, non aggiorno tanto questo blog, lo so e vi prometto che rimedierò :-)

Per intanto vi segnalo due nuove edizioni del mio corso Intranet management in pratica, ovvero l’edizione “pocket” del mio corso sulle intranet, ospitata dalla UX university.

  • il 19 ottobre a Milano, allo spazio Brerapoint di viale Elvezia 10/A (zona Arena)
  • il 27 novembre a Roma, alla sede di Usertest/lab in via Salaria 292

(ecco nel dettaglio dove si svolgono i corsi)

Vi ricordo che gli argomenti sono legati alla gestione efficace del progetto:

  • che cos’è una intranet di nuova generazione e che cosa può fare
  • come è fatta la roadmap di progettazione e quali sono le atività user centered
  • qual è il sistema di governance da adottare
  • che cosa serve per gestire al meglio il progetto
  • quali sono le variabili da tenere sotto controllo

con una parte pratica dedicata alla riflessione sullo specifico progetto di ciascun partecipante.

Ecco il form di iscrizione online per Milano e il form di iscrizione online per Roma

Vi aspetto numerosi? :-)

Apr
7

Realizzare un piano di lavoro per la intranet: ecco il PDF

Cari lettori, come spesso ho ripetuto su questo blog un progetto intranet è essenzialmente un progetto organizzativo, che segue una roadmap ben definita e che, per arrivare al successo (successo vuol dire: utilità per tutti ed efficienza per l’azienda) , ha bisogno di seguire alcuni passaggi ben precisi.

Per questo, sulla scorta della mia esperienza e spinto da un recente workshop che ho organizzato, ho elaborato una guida che ho chiamato “Piano di lavoro per la intranet”, che serve ad aiutare chi è alle prese con questi progetti a raccogliere le ieee e ad elaborare un piano che lo guidi nelle diverse fasi.

Il piano si dettaglia in 8 fasi:

  1. Obiettivi della intranet
  2. Organizzazione
  3. Analisi del dominio
  4. User research
  5. Progettazione
  6. Sviluppo
  7. Lancio e promozione
  8. Gestione

Potete scaricare liberamente la guida da Slideshare

 

 

Momento autopomozionale

Per chi volesse sapere di più sull’utilizzo della guida e approfondire  i diversi elementi di cui si compone suggerisco ovviamente di partecipare al mio prossimo corso “Intranet management in pratica“, a Roma il 4 maggio: vedremo nel dettaglio i diversi passi definiti nella roadmap e ciascuno proverà ad applicarli alla propria realtà organizzativa.

Vi aspetto :-)

Gen
5

Il gallo cerca casa, e la intranet diventa virale

Molto carina questa presentazione che mostra come un galletto di nome Norris alla ricerca di una nuova casa sia diventato un vero tema virale nella intranet della federazione delle piccole imprese britanniche, aumentando l’interazione, l’interesse e le visite.

Le persone non solo hanno visitato di più la intranet, ma hanno imparato meglio ad usare le sue funzionalità più avanzate e le sezioni più “social”.

Alla l’utilizzo è cresciuto del 20%. Ci vuole solo un po’ di coraggio e fantasia. Comunicatori interni, ci proviamo?

Ott
30

Progettare una intranet, il mio webinar gratuito questo pomeriggio

Per chi fosse interessato, questo pomeriggio alle 14.00 tengo un webinar di una quarantina di minuti su “Progettare una intranet” (tanto per restare in tema).

Parlerò – brevemente – delle intranet oggi, della roadmap di progettazione, della governance e di alcuni standard emergenti. L’ospite in questo caso sono gli amici di Abstract, con cui ho lavorato in passato.

Ecco il link per registrarvi gratuitamente all’evento.

Vi aspetto :-)

p.s. upgrade: ecco il la videoregistrazione dell’evento (putroppo si sono persi i primi 10 minuti circa:-((

Apr
3

Perché l’approccio “installa e prega” non funziona

Ok, una recente ricerca di Gartner (a quanto pare esiste una ricerca di Gartner per ogni aspetto dell’esistenza, terrena e ultraterrena),ebbene una ricerca conferma una cosa che  chiunque gestisca una community interna ha imparato sulla sua pelle, ovvero che la creazione di spazi di collaborazione interna che non abbiano una proposta chiara è destinato al fallimento 9 volte su 10.

Questo approccio, chiamato dall’analista di Gartner “installa e prega”, è quello dominato unicamente dalle implementazioni tecnologiche le quali, una volta avviate, dovrebbero magicamente produrre la partecipazione dei dipendenti.

Beh, non è così: che si implementi un “obsoleto” forum interno usando phpBB o che si introducano modernissime forme di lifestreaming grazie a applicazioni di microblogging come Exo (o la una variante per Sharepoint come Beezy) il problema resta sempre quello di capire e fare capire agli impiegati perché qualcuno di loro dovrebbe scriverci dentro.

A volte su internet questo approccio funziona, ma noi non siamo in internet, come ci ricorda un bel post di Aaron Kim (Social business, the forest and the garden: Your intranet is not the Internet).

I questo senso potremmo dire che internamente non esistono tecnologie, ma solo e sempre iniziative. In altre parole le tecnologie non creano di per sé partecipazione, la abilitano solamente, ma il motore sta sempre da qualche altra parte, come la ricerca di Gartner ci spiega. E il primo passo per accendere il motore è avere una proposta chiara: tanto per capirci, formule come “è attivo il forum”, “dicci su cosa stai lavorando” non sono proposte chiare.

Gartner individua 5 caratteristiche che identificano una buona proposta (le trovate ben spiegate in questo post):

  • Magnetismo. La proposta deve offrire un vantaggio tangibile, in modo che le persone intuiscano un qualche vantaggio nella partecipazione stessa (es. risolvere problemi col PC).
  • Capacità di creazione di community. La proposta deve invogliare a creare contenuti da parte di tutti (se si basa sulla creazione di contenuti complessi abiliterà meno partecipazione).
  • Valore organizzativo. La proposta deve avere un chiaro obbiettivo di business riconoscibile da tutti.
  • Basso rischio. La proposta deve apparire poco rischiosa nella partecipazione delle persone.
  • Capacità di evolvere. La proposta deve caratterizzarsi per la sua capacità di evolvere e svilupparsi, anche sulla base della crescita della community.

E’ qualcosa di un po’ diverso dal semplice “vieni anche tu sul nostro forum”, no?

Gen
15

Il 26 marzo 2013 nuova edizione del mio corso, a Roma

Cari amici, non pago delle precedenti esperienze (tutte piuttosto positive, devo dire) ho organizzato una nuova edizione del mio corso “Progettare e gestire intranet che funzionano”. Anche questa volta, come la precedente edizione di maggio, il corso si terrà a Roma, nel comodo ed efficiente Centro congressi Cavour (vicino alla stazione Termini).

Come da tradizione il corso non è tecnico, ma metodologico, e come al solito trovate tutti i dettagli nella  scheda del corso. Vi aspetto.

Upgrade: per motivi organizzativi il corso è stato spostato al 7 maggio, con le stesse modalità. Ecco la scheda del corso aggiornata.


Gen
15

Come vendere la intranet al tuo capo: un webinar

Per chi fosse interessato segnalo che stasera, dalle 18.30 alle 19.30 (ora italiana) Toby Ward, di Prescient digital, tiene un webinar sul tema di come “vendere” al proprio interno un progetto di redesign della intranet.

Seguo spesso i seminari di Toby e trovo sempre degli spunti interessanti (o delle conferme di cose che già sapevo, ma anche questo è importante).

Ecco il link alla pagina del webinar, buona partecipazione a tutti.

Dic
31

Più di 50 video per lanciare la intranet

Come sappiamo il lancio di una nuova intranet, o in generale di una nuova applicazione web interna, va preparato con cura: l’oggetto che vogliamo promuovere non è infatti fisicamente visibile e richiede che ciascuno dei dipendenti si colleghi con un qualche device e scopra autonomamente la novità, meglio se con una qualche guida che lo aiuti nella navigazione.

In questo senso i video sono sempre stati un’ottima carata da giocare:  sono immediati, facili da fruire e possono essere usati sia per spiegare in modo dettagliato una funzionalità (uso demo) sia per raccontare con una metafora il progetto (uso teaser).

Ogni azienda in genere si organizza a modo suo e ogni tanto qualche video spunta sulla grande rete, ma nessuno fino ad ora si era preso la briga di raccogliere in modo sistematico degli esempi che potessero guidare altri professionisti alle prese con il lancio della intranet.

Beh, ci ha pensato Ellen van Aken, specialista olandese di Sharepoint, che ha raccolto, in vari post, più di 50 video di lancio di intranet in tutto il mondo (ce ne sono anche due italiane).

Di più: ha creato una raccolta usando la nota applicazione di curation Scoop.it: ecco quindi la raccolta completa dei video.

Qui di seguito riporto solo il video relativo a Cube, una intranet coreana che ha come protagonista un impiegato novello Indiana Jones alla ricerca di informazioni nei meandri della burocrazia aziendale.

 

Cube – Find the answer in a simpler and more efficient way from Cube on Vimeo.

 

Upgrade
Segnalo che nel frattempo i video italiani, abbagliati forse dalla troppa visibilità, sono ora stati resi privati. Oh, adesso sì che ci riconosciamo. The unmistakeble italian Syle.

Apr
13

Un webinar su “Sharepoint e governance”

Da un po’ di tempo sono entrato nel tunnel dei webinar gratuiti che diverse società di consulenza propongono sulle intranet, i progetti enterprise 2.0 e le community.

Sono fatti in genere molto bene, focalizzati di volta in volta su aspetti specifici della materia. Un ottimo esempio di come farsi promozione onestamente attraverso contenuti di qualità.

Il prossimo, organizzato dalla Prescient digital di Toby Ward, è dedicato alla governance dei progetti Sharepoint. E’ previsto per il 24 aprile alle 18.30 (ora italiana).

Che dite, ci imbuchiamo?

Mar
12

Il potere del pushing automagico

C’è un aspetto, nella strategia di costruzione dei social network interni e delle community di colleghi, che a dire il vero ho sempre sottovalutato, ma che mi è diventato chiarissimo leggendo il recente paper di steptwo “A week in the digital workplace“, una intelligente ed aggiornata rassegna di tool e caratteristiche innovative negli ambienti intranet raccontati in forma di narrazione, precisamente da punto di vista di un neo-assunto. Il racconto è in realtà basato su strumenti e casi realmente esistenti, in diverse aziende intercettate dalla società australiana.

Questo aspetto che ho sempre tralasciato riguarda l’integrazione degli aspetti di “push automatico” nella più generale strategia di adozione degli strumenti. Certo, sappiamo che nessuna iniziativa social interna può sopravvivere se non si alimenta del contributo e dell’azione volontaria delle persone (aspetto pull), e sappiamo anche che, allo stesso tempo, nella prima fase di un progetto del genere l’impegno nel favorire l’adozione e nel rompere le diverse forme di resistenza deve essere massima (aspetto push organizztivo).

Tuttavia ho sempre pensato questo impegno come uno “spingere” curato da qualcuno in carne e ossa (la redazione, il community manager ecc) e non come qualcosa che è inscritto nel sistema stesso.

Uno screenshot tratto dal report può aiutare a spiegarmi:

La nostra neo assunta è invitata, in maniera “automagica” a compiere delle azioni concrete e a sviluppare delle connessioni sulla base di informazioni che il sistema a elaborato: unirsi a gruppi di lavoro o di discussione, entrare in contatto con colleghi, svolgere dei task eccetera.

Voi direte: niente di nuovo. Facebook, Linkedin e tutti gli altri social network più popolari fanno questo da tempo. Anzi, questa caratteristica è presente anche in servizi 2.0 ante litteram, come i consigli di lettura di Amazon e così via.

E’ vero. Tuttavia questa caratteristica, così presente nei network della grande rete, non è stata adottata in modo altrettanto radicale dai sistemi enterprise e sfido chiunque sia alle prese con progetti del genere in Italia a citarmi  aziende che ci hanno pensato.

Ed è invece un pattern potentissimo, perché:

  • permette alle persone di prendere confidenza con il sistema (aspetto didattico);
  • seleziona nel mare magnum delle possibili azioni quelle più utili per le persone (aspetto economico);
  • fornisce un contesto divertente e un po’ misterioso al tutto (aspetto ludico).

Il sistema quindi dovrebbe potermi proporre in maniera automagica contenuti, connessioni e task sulla base:

  • di quello che sono (ruolo e autorappresentazione del profilo, ecc.);
  • di quello che faccio (#hashtag che utilizzo, contenuti che pubblico, sottoscrizioni precedente ecc.).

Ora, perché questo pattern viene poco adottato nelle aziende? Credo che il problema stia nel fatto che questo tipo di funzionalità se ne sta in genere dietro le quinte, tra le pieghe di algoritmi a noi invisibili e perciò difficilmente replicabili. Per quali imperscutabili ragioni Amazon mi consiglia questo libro e non un altro? Come viene calcolato il grado di compatibilità tra lettori di Anobii? Nessuno lo sa con certezza.

Inoltre, in azienda si ha scarsa inclinazione per questi meccanismi legati alla serendipity: la retorica prevalente, come sappiamo, è legata alla precisione piuttosto che all’affinità.

In ogni caso, secondo una ricerca recente condotta da Usability resources inc (ricerca che potete scaricare da qui e che mette a confronto le funzionalità di Sharepoint con quelle della piattaforma Moxie, sponsor della ricerca) l’aspetto di wizard e di ricerca guidata è una delle chiavi per l’adozione di queste piattaforme.

Di questa ricerca è stata fatta anche un’infografica:

does-design-matter_new1.jpg

 

Finisco dicendo che al momento sono alle prese con la progettazione di una piattaforma di condivisione per un ambiente di progettisti meccanici, i quali devono essere in grado di unire in uno stesso ambiente contenuti molto formali e strutturati con annotazioni e richieste informali.

In questo caso la piattaforma dovrà essere in grado di filtrare e notificare automagicamente persone e discussioni sulla base degli #hashtag più usati o sottoscritti dai singoli (credo che questo algoritmo ce lo dovremo creare ex novo).

Insomma, credo davvero che questo sia un pattern fondamentale. Qualcuno lo ha adottato in qualche progetto in Italia?

Gen
29

Due risorse sulla governance

Come sappiamo, una intranet senza un sistema di governance ben documentato e descritto è destinata rapidamente a implodere su se stessa, o a esploderci in mano senza che sappiamo come affrontare la questione.

Le questioni di governance sono importantissime, al pari del design o dei contenuti, e vanno affrontate con approccio sistematico ed esplicito. Chi gestisce la intranet, quali sono i ruoli e le responasabilità, come devono comportarsi i redattoi, quali sono le policy per i dipendenti, come è strutturato il sistema di publishing, che cosa fare in caso di nuove applicazioni, e così via.

Le questioni si concentrano in genere i due grandi filoni:

  • l’aspetto organizzativo (ruoli e responsabilità, policy);
  • gli aspetti di publishing e di supporto al publishing (come pubblicare, tipi di workflow ecc).

Sul primo aspetto vi suggerisco di leggere il post di Toby Ward dedicato proprio alla governance.

Sul secondo aspetto, (ma anche sul primo in realtà), vale la pena leggere il lungo articolo di Rebecca Rodgers “Creating an intranet governance guide“.

Trovate anche alcuni esempi di indici di documentazione da produrre e alcuni consigli su come produrla.

 

Molto utile e completo.

Gen
9

10 step per un’e-learning sostenibile in intranet

Io davvero non capisco: sono passati quasi 8 anni (otto) da quando scrissi un post su come realizzare iniziative formative a costo zero sulla intranet (il post ebbe dei commenti interessanti).

Oggi mi guardo in giro e quello che vedo è, in primo luogo, la crescita di contributi teorici di livello sempre più alto: cito solo a titolo di esempio articoli come “Desiging training for organization 2.0” oppure, ancora più articolato, “A framework for social learning in the enterprise“, che contiene anche degli acuti schemi come questo:

 

emergent practices

E ispirate tabelle come questa:

get real jaycross

Non fraintendetemi, sono contributi seri e molto interessanti. Tuttavia, a dispetto dello speranzoso titolo della tabella precedente, devo dire che nella pratica non vedo molti cambiamenti dalla situazione di allora: le aziende sono ancora impantanate, spesso, tra la scelta di costose piattaforme all inclusive (che nel frattempo si sono moltiplicate come funghi), il non fare assolutamente nulla (la scelta prevalente) e l’adozione di spericolati modelli di edutainment proposti da solerti consulenti-milanesi-moderni (che non linko per decenza).

Ora, io credo ancora che si possano fare tante belle cose per la formazione su intranet, a costi ragionevoli e con risultati decenti: basta, come al solito, partire leggeri appensantendo le cose man mano che si ottengono risultati.

Per questo voglio provare, ancora una volta, a stilare un rapido vedemecum in 10 passi per la creazione almeno di un abbozzo di progetto sostenibile di e-learning in intranet.

Vademecum: i 10 passi per un’e-learning sostenibile in intranet

 

1) Passo uno: create un’area formazione. Sulla vostra intranet create un’area di primo o di secondo livello che chiamerete (guarda un po’) “Formazione”. In questa area dovrà andare tutto quello che riguarda la formazione. L’area sarà anche evidenziata in home. ovviamente, l’area sarà gestita in modo formale da qualcuno, incaricato di portare avanti tutto il progetto. Quel qualcuno sarà evidenziato nella sezione. La sezione conterrà una serie di sottosezioni, tra cui la sottosezione “Formazione online”.

2) Passo due: popolatela di informazioni di base. Cominciate inserendo nell’area tutto ciò che riguarda la formazione in azienda. Intendo cose come (in ordine dal più facile al più difficile):

  • i riferimenti per la formazione (mail, telefoni ecc);
  • i riferimenti dei centri di formazione (indirizzi, mappe, fotografie ecc);
  • come fare per partecipare ai corsi (policy, documentazione);
  • link di riferimento (interni e esterni, ad esempio ai questionari online di fine corso);
  • news sulla formazione;
  • il catalogo formativo diviso per aree;
  • il calendario dei prossimi corsi;
  • (in fase avanzata) la possibilità di iscriversi ai corsi.

3) Passo tre: inserite il materiale formativo statico. Cominciate a creare una biblioteca online con tutto il materiale formativo che avete a disposizione, catalogato e descritto. I materiali arriveranno da tre fonti:

  • settori e dipartimenti che possiedono manualistica (ad esempio il settori IT, ma anche il marketing e altri settori);
  • dispense dei corsi già effettuati (dovete farvi firmare una liberatoria dai docenti esterni che fanno formazione per voi);
  • semplici dipendenti che hanno creato manuali e vademecum e, su vostra richiesta, hanno deciso di pubblicarli a beneficio di tutti i colleghi.

In una fase avanzata del progetto, ciascun materiale dovrà essere:

  • commentabile;
  • votabile;
  • salvabile tra i preferiti;
  • collegato al profilo personale dell’autore nel caso di contributi di colleghi.

4) Passo quattro: definite la strategia per l’e-learning. A questo punto avete già il set minimo di contenuti per un’area formativa decente. Ora potete iniziare a pensare all’e-learning vero e proprio. Per farlo dovete adottare una strategia, e per adottare una strategia dovete mettere a fuoco bene una serie di cose:

  • chi sono i destinatari (meglio pensare sempre in termini di segmenti di popolazione omogenei piuttosto che dell’interna azienda);
  • in quale contesto operativo avverrà la formazione (persone al computer, venditori fuori sede ecc);
  • attraverso quali device dovrà essere fruita la formazione (pc, ntebook, totem, tablet, smartphone);
  • Quali sono le esigenze che si prestano meglio ad una formazione online (ad esempio formazione breve ad alto tasso di aggiornamento);
  • quali contenuti sono più adatti a essere trasformati in learning object (ad esempio contenuti informativi sui listini commerciali, il funzionamento di un nuovo software ecc);
  • da chi arriveranno i contenuti (ad esempio i product manager o l’help desk IT);
  • quali saranno i rapporti possibili con la formazione d’aula (ad esempio materiali preliminari da fruire prima dell’aula o forum post aula ecc) ;
  • quale tipo di interazione dovrà avvenire prima, durante e dopo i corsi (forum, esercitazioni, comunità di pratica post formazione ecc);
  • che tipo di vincoli dovrà avere il percorso formativo (superamento di test, livelli ecc);
  • come dovranno essere monitorati i risultati;

Impostare questa strategia è fondamentale per capire esattamente che cosa vogliamo ottenere, come vogliamo ottenerlo e di quali risorse dobbiamo dotarci.

5) Passo cinque: procuratevi il software. Per iniziare non avete bisogno di molto:

procuratevi Articulate (prezzo: circa 750 euro). Vi servirà per creare corsi fatti di “slide parlanti” di alta qualità, nei quali potrete inserire anche quiz intermedi e altre funzionalità interessanti. I tipi di Articulate tengono anche un loro bleg molto utile, nel quale trovate moltissimi consigli e trucchi per creare corsi efficaci con questo software.

Procuratevi Camtasia (prezzo: 23o euro circa). Vi servirà per tutto quello che è video-screencast e videotutorial, molto utili per mostrare funzionalità software e altre cose che avvengono su uno schermo.

Procuratevi Adobe Conncect (prezzo: dipende dalla soluzione scelta). Vi servirà per le aule virtuali, le web conference e tutto ciò che è comunicazione sincrona. Con questo software il docente potrà parlare in diretta a una platea di colleghi selezionati, mostrare slide in tempo reale, condividere lo schermo e chattare con gli allievi.

Ovviamente una volta in vostro possesso dovrete imparare a usarli, in modo da rendervi il più possibile autonomi rispetto a società di consulenza e specialisti vari.

6) Passo sei: create i materiali. Questo è il passo più complicato, perché richiede tempo e la disponibilità dei vari attori aziendali in qualità di docenti. Ovviamente comincerete con il creare pochi materiali scelti tra quelli che facciano da apripista organizzativo, aumentando man mano il loro numero. La creazione di questi primi materiali dipenderà ovviamente dalle strategia che avrete deciso nel passo quattro.

Facciamo finta che come primo step vogliate produrre:

  • un video-screencast di 20 minuti sull’uso del nuovo CRM;
  • una lezione di un’ora (voce più slide) sulla Legge 626;
  • un’aula virtuale sincrona di un’ora sul listino commerciale del nuovo prodotto dell’azienda.

In tutti e tre questi casi avete bisogno di contattare i tre docenti, spiegare loro le modalità di erogazione, lavorare fianco a fianco con loro per preparare la lezione o il video.

Una volta prodotti questi contenuti o, nel caso dell’aula virtuale, predisposto l’ambiente, i contenti possono essere messi nell’area della intranet e fruiti. Nel caso dell’aula virtuale dovrete invece comunicare ai colleghi l’indirizzo web a cui collegarsi a una data ora.

7) Passo sette: costruite l’interazione e aggiungete un pizzico di 2.0. Per ora abbiamo costruito un ambiente e lo abbiamo popolato di learning object. Manca ancora la possibilità di interagire, in primo luogo con il docente, ma anche tra i diversi allievi.

Per aggiungere questa dimensione potete operare in vari modi, ad esempio:

  • aggiungete un forum per ogni contenuto prodotto. Il forum servirà a fare domande al docente o a interagire orizzontalmente tra partecipanti;
  • aggiungete un wiki didattico, che sarà a disposizione degli allievi per creare contenuti (magari su input del docente), per commentare o per eseguire dei compiti prestabiliti;
  • create un gruppo chiuso online per ogni aula, anche tradizionale, in modo che le persone che hanno fatto formazione d’aula possano avere un correlato online a valle della formazione;
  • aggiungete una chat d’aula per chi partecipa ai vari corsi;
  • le possibilità di voto-commento che abbiamo visto al passo tre.

Le possibilità sono tante, e andranno stabilite prima, come set di possibilità, in coerenza con la strategia che vi sarete dati.

8) Passo otto: automatizzate e aggiungete funzionalità avanzate. Ora avete un ambiente che contiene informazioni di base, materiali statici, learning object e possibilità interattive. E’ già un bel passo in avanti. Ma man mano che l’ambiente cresce e gli utilizzatori aumentano aumenteranno anche le esigenze, le quali richiederanno sviluppi ulteriori, per consentire da una parte di automatizzare alcune attività e dall’altra di avere a disposizione funzionalità avanzate. Questi ulteriori sviluppi potranno riguardare, ad esempio:

  • l’iscrizione ai corsi, che potrà essere automatizzata via web;
  • la ricerca, che potrà essere potenziata con un motore di ricerca specifico;
  • i feed back, tramite questionari online da erogare a fine corso;
  • il portafoglio formativo di ciascuno, che potrà essere popolato in automatico una volta fruiti i corsi (e superati gli eventuali quiz). Parte di queste informazioni potranno anche essere rappresentate sul profilo personale;
  • l’accesso ai corsi, tramite una profilazione degli utenti rispetto ai diversi materiali inseriti;
  • il collegamento diretto con la intranet, tramite ad esempio una portlet sulla intranet che dà accesso diretto ai corsi e ai materiali a cui sono iscritto.

Anche in questo caso le possibilità sono molte e dipenderanno dalle esigenze specifiche dell’azienda così come dai vincoli di budget e competenze di sviluppo presenti. Ovviamente se siete a questo step di sviluppo (ma non prima) potete davvero pensare di dotarvi di una piattaforma di e-learning, come ad esempio Moodle, integrandola in modo forte con la intranet.

9) Passo nove: comunicate e sostenete. Un processo del genere, come tutti i processi mediati dalle tecnologie che cambiano un po’ le abitudini organizzative, vanno comunicati e sostenuti, specialmente nella fase iniziale. Un processo del genere lasciato a se stesso rischia di afflosciarsi anche se animato dalle migliori intenzioni. Per questo saranno necessari:

  • una comunicazione costante (via mail e via intranet) delle nuove possibilità formative, con modalità, istruzioni per l’uso e FAQ;
  • una promozione puntuale via web dei contenuti pubblicati, ad esempio con finestre sulla intranet che evidenziano l’ultimo corso o video screencast;
  • una promozione nei contesti fisici dove si fa formazione, accompagnano ogni corso con i riferimenti online;
  • riunioni e incontri costanti con i vari stakeholder, fornitori di contenuto e settori interessati per capire meglio che cosa va e che cosa non va.

10) Passo dieci: consolidate il processo e monitorate i risultati. Ok, adesso quello che vi resta da fare è inserire questa attività in modo stabile nella vita organizzativa in modo che, ad ogni nuova occasione, la possibilità dell’online sia sempre presente come un’opzione percorribile.

Se ci sarà una nuova iniziativa che richiede formazione dovrete sempre chiedervi (e chiedere agli stakeholder): la svolgiamo in aula, online o in aula+online? In questo modo l’attività online entrerà a fare parte stabilmente della vita organizzativa. Da ultimo, dovrete monitorare i risultati di queste iniziative, sia tramite i dati di accesso, sia tramite i questionari di fine corso e infine tramite uno specifico questionario sulle iniziative online che predisporrete ogni 6 mesi.

Ecco fatto. E’ difficile? Beh, forse un po’, ma non mi dite che non è possibile. Ci rivediamo tra otto anni e vediamo che è successo, ok?

Gen
7

Due libri, due alleati per l’intranet manager

Credo di non aver ancora mai segnalato due pubblicazioni piuttosto recenti che, insieme, costituiscono un po’ il punto di riferimento sui progetti intranet di nuova generazione.

Come sapete la letteratura, nazionale e internazionale, è piuttosto avara di risorse, (qualcosa c’è, ma non focalizzato) in particolar modo di quelle che si concentrano sugli aspetti realizzativi e metodologici di questi progetti.  Proprio per questo ogni nuovo arrivo nel panorama editoriale, specialmente se ben fatto, va tenuto da conto come un bene prezioso.

Designing intranets: creating sites that workIl primo volume è “Designing intranets” di James Robertson, un libro che fornisce una metodologia dettagliata per i progetti intranet basata sull’esperienza di Step Two, l’azienda australiana capitanata da Robertson che è oggi uno dei punti di riferimento a livello mondiale.

Chi segue il blog di Robertson riconoscerà molto materiale già pubblicato nel tempo, ma il valore del libro risiede nell’approccio sistematico che ha saputo dare al materiale, corredandolo di molti esempi e screenshot. Particolarmente utili le parti relative al design vero e proprio, oltre che i riferimenti alla metodologia di User centred design che da sempre caratterizza l’azienda australiana. Non un “libro spot” dunque (come ce ne sono tanti in giro), ma una vero manuale a cui fare riferimento.

intranet_management_handbookIl secondo volume, “The intranet management handbook“, di Martin White,vi confesso di non averlo ancora letto, nonostanta sia sulla mia scrivania da parecchi mesi. Tuttavia l’ho sfogliato a fondo, apprezzando la profondità con cui vengono affrontati i diversi passi metodologici di un progetto intranet.

Il libro è davvero un manuale metodologico completo, senza screenshot ma con alcuni utili schemi e molte schede di approfondimento (ad esempio sulla gestione dei blog o su come fare le interviste preliminari agli stakeholder).

Un’intera sezione è dedicata alla governance, e un capitolo alle gestione dei progetti con Sharepoint. White fa parte della società inglese intranetfocus, e mette in questo libro tutta la sua esperienza nella gestione di progetti intranet realizzati per lo più in ambito britannico.

Due libri che, insieme, vi aiuteranno a fare da soli e a rendere inutile il lavoro di persone come me. :-)

Dic
31

Tra globale e locale

James Robertson è tornato recentemente su un tema abbastanza discusso nel design delle intranet (specialmente all’estero, dove ci sono molte più aziende grandi e grandissime), ovvero il rapporto tra informazioni e servizi globali (che riguardano tutti i dipendenti) e informazioni e servizi locali (che riguardano a vario titolo particolari gruppi di dipendenti).

La sua idea è che non ci sia una ricetta corretta per bilanciare aspetti globali e aspetti locali, e che globale e locale siano estremi di uno stesso spettro, che Robertson esemplifica con alcuni casi tratti che ha seguito da vicino.

 

 

Il realtà, come Robertson lascia intendere e come anche io ho cercato di dire anche recentemente, gli aspetti globali (news che riguardano tutti, servizi comuni, pagine informative globali ecc) sono in genere la parte più “debole” delle intranet: è ciò che viene dato per scontato, insomma il minimo sindacale. Ciò che porta a casa il risultato e fa fare un salto di qualità al progetto sono proprio le diverse segmentazioni che si possono operare sulla coda lunga dei bisogni informativi dei dipendenti.

E le segmentazioni tipiche sono:

  • per azienda (nel caso di gruppi industriali);
  • per lingua (nel caso di multinazionali);
  • per area geografica (es le filiali, ma anche i palazzi);
  • per settore (IT, HR ecc);
  • per ruolo (dirigente, venditore ecc);
  • per mansione (sviluppatore, ingegnere ecc).

Ricordate che riuscire a “localizzare” la intranet non è uno scherzo, e richiede di operare contemporaneamente sui piani tecnologico (profilazione, multiportali), di governance (policy, standard editoriali, redazioni distribuite), di content management (palinsesti, rapporto globale/locale), di architettura informativa e di design.

Tenete conto che è indispensabile “localizzare” il più possibile tutte le volte che:

  • l’azienda è un gruppo industriale;
  • l’azienda ha sedi all’estero;
  • l’azienda ha molte sedi sparse;
  • l’azienda ha alcuni ruoli al suo interno con caratteristiche particolari.

Naturalmente il problema principale della localizzazione resta come far quadrare il cerchio: assicurare servizi comuni utili (evitando duplicazioni) e allo stesso tempo preservare la specificità delle esigenze di ciascuno.

Dic
29

Correva l’anno 2003

Nel 2002, anche su consiglio di Luisa (che ringrazio ancora per questo), scrissi il mio primo libro, che si intitolava “intranet”, e si basava quasi interamente sulla mia esperienza, alquanto avventurosa di content manager in una grande azienda. Il libro uscì nel 2003, con una bibliografia ridotta al minimo e un impianto metodologico un po’ scricchiolante (c’era davvero poca letteratura all’epoca).

Copertina di IntranetE’ inutile ribadire quanto tempo sia passato da allora e quanti cambiamenti siano avvenuti nel frattempo. Tuttavia, sfogliandolo recentemente mi sono reso conto di come alcune intuizioni che avevo avuto all’epoca abbiamo resistito alla forza del tempo.

Il libro è fuori catalogo da tantissimo tempo, ho chiesto all’editore se aveva intenzione di farci qualcosa e non ho avuto risposte chiare. Ora, dato che capita ancora che qualcuno me lo chieda e dato che alcune parti, relativamente agli aspetti di governance, restano a mio parere ancora valide, ho deciso di metterlo a disposizione dei miei lettori (sempre che l’editore non si manifesti bellicosamente).

Non ho il PDF dello stampato, ma solo il testo grezzo che ho mandato all’editore, quindi dovrete accontentarvi :-)

Ecco il PDF del libro, buona lettura.

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Grazie mille per la pazienza. E' l'Europa che ce lo chiede