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Apr
23

La intranet Mobile di Fastweb

Cari lettori,chi mi conosce un po’ sa che da quanche tempo il tema della intranet mobile è diventato una mia ossessione. Credo infatti che nei prossimi anni anche la progettazione di questi sistemi dovrà partire dal mobile come punto di riferimento, e non solo per la aziende che ne hanno necessità eviedente (grande distribuzione, reti di vendita, manifattura ecc) ma per le aziende tout court.

Per questo sono davvero felice oggi di poter raccontare su questo blog di un progetto, al quale ho dato il mio contributo, che credo sia davvero di grande interesse per chi si occupa di comunicazione interna nelle azienda italiane.

Qualche mese fa è infatti stata lanciata la prima release della intranet mobile di Fastweb, un progetto a mio parere molto importante e che credo si collochi all’avanguardia nei progetti di comunicazione interna con le nuove tecnologie nel nostro Paese.

 

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All’insegna del claim “Siamo fuori ma sempre connessi”, è infatti stato lanciato un progetto che ha visto, nella sua progettazione, la partecipazione di tantissime persone di Fastweb, coinvolti a vario titolo nella definizione dei contenuti e dei servizi principali da offrire.

La intranet mobile di Fastweb

Nella prima versione, quella attualmente in linea, sono state inserite:

  • le news (commentabili e votabili via mobile)
  • la ricerca dei colleghi in rubrica
  • le sezioni informative
  • i video
  • l’accesso ad alcuni importanti applicativi interni

La intranet mobile di Fastweb - Cereca collega

L’iniziativa è stata accolta con grande entusiasmo. I primi commenti (arrivati rigorosamente via mobile), ne sono la testimonianza.

 

La intranet mobile di Fastweb - comenti positiviLa intranet mobile di Fastweb - Commenti positivi

Per capirne qualcosa di più niente di meglio che rivolgerci ai diretti interessati, ovvero a Sara Bruno, una delle persone del team Fastweb che, assieme a Eva Bandelli e coordinate da Luciana De Laurentiis hanno curato il progetto e lo stanno portando avanti con passione.

Prima di tutto ci spiegate il perché di questa scelta coraggiosa: perché vi siete concessi il “lusso” di una intranet mobile?
FASTWEB ha cambiato Vision & Valori a settembre 2013. La vision è “Arricchire la vita e il lavoro attraverso internet”.
In coerenza con la nuova vision, la nostra azienda si è posta l’obiettivo di diventare una Digital Customer Centric Company e di cambiare il modo di lavorare all’interno.

Noi ci occupiamo di comunicazione interna, quindi i nostri clienti sono i nostri colleghi.

Ci siamo dunque chieste come potevamo «Arricchire la vita e il lavoro (delle persone di Fastweb) attraverso internet» e come contribuire all’obiettivo di diventare una Digital Customer Centric Company e di cambiare il modo di lavorare all’interno. Rendere la intranet disponibile su tutti i device ed in qualsiasi momento è stata la risposta che ci siamo date.

Quali sono le applicazioni “chiave” della intranet mobile di Fastweb?
Le applicazioni chiave sono quelle utili anche fuori dall’ufficio. Le abbiamo individuate grazie alle “abitudini” dei colleghi di Fastweb, con un workshop per far emergere i casi d’uso.

E’ stato un momento utile e fondamentale per individurare il percorso da fare e sicuramente i 50 colleghi che hanno partecipato ci sono stati di grande aiuto. Durante quella giornata, sono emerse le esigenze di persone con ruoli, orari e vite diverse (es. pendolare e chi abita accanto all’ufficio).

Ecco alcuni dei tool individuati come fondamentali da utilizzare quando non si è davanti alla scrivania dell’ufficio:

Lo sportello Dipendente, per inserire ferie, giustificativi, approvare (se si è capi), normalizzare eventuali anomalie.

La intranet mobile di FAstweb - Sportello dipendente

La prenotazione Sale Riunioni, per cercare una sala per le riunioni dell’ultimo momento

La intranet mobile di FAstweb - Prenotazione sale

E Youtool, chepermette di accettare e gestire gli inviti ai corsi di formazione

La intranet mobile di FAstweb - FormazioneAvete notato qualcosa di particolare da quando è iniziata la sperimentazione? Come sta andando l’accoglienza presso i vostri colleghi?
Nei primi giorni di lancio abbiamo assistito qualche collega nelle fasi di accesso, ma in seguito non ci è praticamente più capitato. Agorà Mobile si è integrata bene con la vita delle persone di Fastweb, anzi a volte sembra che ci sia sempre stata.

Quotidianamente sentiamo qualcuno dire “puoi farlo da Agorà Mobile”, oppure “l’ho letto/fatto tramite la intranet mobile” quindi abbiamo raggiunto l’obiettivo di migliorare la vita e il lavoro attraverso internet. In più, i dati ci dicono che i contenuti disponibili vengono consultati (anche) da mobile sempre di più.

Come siete arrivati a questo risultato? Che processo avete seguito in azienda?
Ci ha appunto guidati la nostra vision “Arricchire la vita e il lavoro attraverso Internet” che ci ha permesso di avere la sponsorship del nostro Management.
Da subito, ci è stato chiaro che per rendere possibile questo progetto, era necessario creare il team di lavoro che si sarebbe occupato di ogni aspetto: responsabili dei tool da portare su mobile, la nostra web agency (partner fondamentale e costante nel nostro lavoro), Security (per accedere in modo da rispettare gli standard di sicurezza richiesti e garantire una buona user experience), It, Operation, Network, i nostri consulenti (tra cui tu,  gli amici di Nois3 e quelli di VDU :-), i consulenti degli altri gruppi.

Dopo i primi confronti, è arrivato il momento di coinvolgere i colleghi per i casi d’uso, i test e l’usabilità quindi abbiamo fatto 1 workshop sui casi d’uso, 8 interviste one-to-one, 6 incontri di kick off, Continui test, 1 wall di commenti, 1 survey, 1 Test di lancio.

Quando, alla fine, tutto era pronto abbiamo lavorato alla campagna di comunicazione che ha annunciato l’arrivo di Agorà Mobile. Una delle attività di comunicazione, è stata la pubblicazione di un video di lancio che aveva come protagonisti le persone del team di lavoro. E’ stato il modo perfetto di concludere insieme la prima fase di lavoro.

Il giorno di lancio, infine, il team di lavoro era riunito in un’unica location per offrire e garantire supporto a chi ne avesse bisogno.

La intranet mobile di FAstweb - Tool per lavorare

Quali sono stati gli ostacoli più grandi?
Siamo stati tra i primi in Italia a lanciare la intranet su mobile e questo vuol dire che non hai riferimenti storici a cui rivolgerti in caso di bisogno. Il team di lavoro (che alla fine era composto da 40 persone) ad ogni criticità ha dovuto esplorare e trovare la soluzione migliore.
Questo ovviamente alla fine ci ha resi ancora più orgogliosi del risultato perché lo abbiamo raggiunto tappa dopo tappa, insieme.

A proposito del gruppo di lavoro… Durante i primi incontri era sicuramente complicato “capirsi”: Hr, tecnici e Security parlano lingue diverse, hanno competenze diverse, ma abbiamo saputo contaminarci a vicenda e oggi tutti abbiamo arricchito il nostro vocabolario e la nostra capacità di ascolto.

La intranet mobile di Fastweb - Video

C’è qualche lezione che avete imparato, qualche consiglio che volete dare a chi sta implementando un progetto mobile in azienda?
Bisogna sempre rimanere concentrati sull’obiettivo e fare di tutto per garantire agli utenti finali la miglior experience possibile. Un progetto all’inizio è di chi lo ha voluto, ma ben presto diventa delle persone che lo useranno, anche se non sanno che esiste :-)

Avere chiaro per chi lo si sta realizzando e il beneficio che porterà vi sarà utile nei momenti di fermo, quando si presenteranno i problemi. In quei momenti potrete fare affidamento solo sulla squadra che avrete creato, quindi create una squadra vincente.

Quali sono i vostri progetti per il futuro? Come evolverà l’applicazione?
C’è una fase 2 di Agorà mobile che partirà presto e che aumenterà i servizi a disposizione, già individuati grazie al lavoro svolto con i colleghi tester.
Abbiamo inoltre delle idee e dei progetti per rendere la nostra intranet (non solo quella mobile) sempre più utile per le persone di Fastweb, ma questo ve lo raccontiamo un’altra volta :-)

 

Grazie mille Sara
Grazie a voi!

**********************************************

Sara BrunoSara Bruno

32enne, pugliese di nascita, mi sono trasferita a Milano (e ci sono rimasta) per studiare fotografia e grafica.

Lavoro in Fastweb dal 2003 e da 4 anni mi occupo di comunicazione interna e quindi di intranet, campagne di comunicazione ed engagement, eventi aziendali e facilitazione di format sociali per la partecipazione e il coinvolgimento (world cafè e barcamp), fumetti per la comunicazione interna.

Amo il mio lavoro perché mi da la possibilità di occuparmi di tutti gli aspetti della comunicazione (di cui sono grande sostenitrice) per il cliente che più amo: quello interno.

Set
30

La intranet mobile di Coca Cola

Per chi fosse interessato, ecco il video che illustra la fichissima versione mobile della intranet (già fichissima di suo) di Coca Cola enterprise:

 

 

Non ho ancora letto il report di StepTwo che ne parla in dettaglio ma sappiamo da altre fonti che è fatta in html5, con un design responsivo rispetto alla versione desktop. Da notare come ci sia stata un’attenzione particolare nel concentrarsi sulle kille application interne. Secondo James Robertson:

Gold award winner Coca-Cola Enterprises’ mobile intranet iConnect allows employees to carry out key HR processes such as view payslips and book annual leave from a smartphone. Initial feedback has been so positive that features from the mobile version of iConnect may be incorporated into the traditional desktop version.

Ricordate: il futuro delle intranet non è legato al grado di socialità che prometteranno, ma a quello di mobilità che garantiranno. Buona visione a tutti.

Set
24

Il cercapersone? Adattivo e scaricabile come piace a noi

Jasper Bylund è l’intranet manager della municipalità di Malmo, una delle organizzazioni che hanno vinto il contest 2011 di Steptwo, grazie ad un progetto intranet davvero valido (ha vinto il premio per l’alta profilabilità dell’ambiente).

Jesper ha anche un blog dove racconta le evoluzioni del progetto e le sue considerazioni sulle intranet e i progetti interni. In uno degli ultimi post si sofferma sul design del nuovo cercapersone, costruito secondo gli standard  emergenti in questo campo, tra i quali ricordiamo (lo ricordo perché questo è un blog di servizio):

  • instant search
  • tag che dicvetano link
  • expertize
  • fotografia editabile
  • giusto mix tra campi campi editabile, campi precompilati ma editabili,  campi non editabili
  • salita e discesa gerarchica nell’organigramma

b

e

Non mi soffermo ulteriormente sulle funzionalità, evidenziate nel post, se non per dire che – attenzione – il design è altamente adattivo per poter essere fruito da dispositivi mobili e questa caratteristica, ricordatevelo bene, dovrà essere un aspetto scontato nei progetti dei prossimi anni.

In ogni caso, la cosa davvero interessante è che il cercapersone, così come tutta la intranet, sono costruiti in Rails e che tutto il progetto è interamente e gratuitamente scaricabile.

Che dite, ci facciamo un pensierino? :-)

Apr
3

La intranet mobile secondo Nielsen

Finalmente il buon Jakob Nielsen si è deciso a svolgere una ricerca sistematica sulle applicazioni mobili per intranet e/o intranet mobili. Ha perciò lanciato una richiesta di partecipazione per chiunque al mondo abbia sviluppato applicazioni del genere (l’ha chiamata “Mobile Sites or Apps for Employee Use“). Le migliori finiranno in uno dei suoi celebri report, dedicato a questo tema (il report va ad aggiungersi a quello di Steptwo già disponibile).

Sarebbe davvero l’occasione giusta per fare conoscere applicazioni mobile realizzate in Italia in questo campo (sono sicuro che siano in numero superiore a zero).

I creatori delle applicazioni selezionate, oltre a ricevere ovviamente il report, potranno partecipare
gratuitamente a uno dei seminari di usabilità che Nielsen e collaboratori tengono durante l’anno in vari continenti.

Ecco tutti i dettagli per partecipare e l’elenco di materiali che vanno spediti. C’è poco tempo: la richiesta scade il 16 aprile.

Set
19

Intranet sempre più mobili

Ho solo il tempo di segnalarvi l’ultima versione della bella presentazione di James Robertson sulle intranet in mobilità. Inutile dire che, nonostante la nota pigrizia organizzativa riguardo a tali questioni (la intranet sarà anche mobile, ma le organizzazioni no), questo tema busserà insistentemente alle porte dei progettisti  di applicazioni enterprise nei prossimi anni.

James tiene anche un seminario a Londra su questi temi a ottobre (l’ennesimo evento a cui mancherò, tristezza e sconforto).

 

Mar
19

La intranet mobile di QUT

La Queensland University of technology è un’università australiana, con 40.000 studenti e 4.000 impiegati. Perché ne parliamo? perché da circa un anno ha lanciato una versione mobile della propria intranet che ha avuto parecchio successo (è stata anche premiata quest’anno da Step two).

La intranet di QUT non è una applicazione, ma una versione della loro intranet pensata per il mobile, e i creatori ci spiegano perché in questa presentazione, che documenta molto bene tutto il processo di sviluppo dell’applicazione, e ci racconta anche le lezioni imparate durante questo lavoro.

Credo ci sia un estremo bisogno di casi ben documentati come questo per affrontare nel migliore dei modi e senza brancolare nel buio il lavoro che ci aspetta dietro l’angolo nei prossimi due o tre anni  :-)

 

 

Dic
18

La intranet mobile sta arrivando, siete pronti?

Ok, ce lo stanno dicendo tutti da tutte le parti del mondo: il prossimo passo evolutivo dei sistemi intranet non riguarderà i contenuti, le funzionalità o il grado di socialità, ma i device sui quali opereremo. Insomma, siamo tutti in attesa della intranet mobile.

Se Oscar Berg dice che i portali come li conosciamo sono morti; se si dice che le intranet, come ogni cosa, stanno diventando mobili; se si afferma, come fa CMSwire, che il mobile sta arrivando ma le aziende non sono pronte è segno che qualcosa di grosso sta arrivando, anche se pochi di noi sanno esattamente che cosa fare a riguardo.

Ne ho parlato poco su questio blog, perché le sperimentazioni erano poche e non si sono ancora sviluppati standard adeguati (stiamo tutti sperimentando), ma le cose stanno cambiando rapidamente (IBF scrive “Volete una grande intranet? Pensate mobile!“) e cominciano ad arrivare casi interessanti (spesso raccolti dai soliti Nielsen o Step Two, come vedete dagli screenshot che seguono).

 

 

 

 

Ci sono molti segnali incoraggianti, e anche molti articoli che segnalano i migliori approcci da adottare. Intranet focus ha anche pubblicato un white paper sull’argomento.

Ecco quindi alcuni consigli, che sintetizzano quello che ho capito fino ad ora rispetto a quanto ho visto e a quanto ho letto (la letteratura sta diventando imponente):

1. La intranet mobile è sempre una versione differente rispetto alla intranet desktop. Non è sufficiente dare accesso tramite smartphone alla intranet tradizionale: si rivelerebbero solo i difetti riduicendo di molto i vantaggi. La intranet mobile va quindi progettata come versione alternativa.

2. Pianficate un’integrazione progressiva. Ci sono diversi stadi di maturazione di un progetto di intranet mobile, che vanno dall’assenza di integrazione alla progettazione centrata innanzitutto sul mobile. Partite con una versione “light”, che appensantirete progressivamente, secondo una precisa strategia.

3. Pensate in termini di funzionalità-chiave. Come sistetizza bene J. Robertson ci sono diverse direzioni di utilizzo della intranet mobile: cominciate dalla funzionalità chiave che corrispondono ai task principali dei destinatari in mobilità. Queste funzionalità sono in genere legate prima di tutto ai bisogni di comunicazione, poi a qualli di connessione e poi a quelli operativi (ecco un approfondimento). Quindi, ad esempio:

  • webmail (per smartphone);
  • instant messaging;
  • calendario;
  • cercapersone/cercaprofili;
  • applicazioni-chiave (ad esempio catalogo prodotti per i venditori, acquisto fotocopie per studenti universitari);
  • info di servizio (es navette aziendali e orari);
  • accesso ai documenti interni.

cerca profili intranet mobile

4. Pensate al contesto. La intranet su dispositivi mobili deve essere pensata per un uso personale, quindi profilato fin dall’origine (no news generiche, si applicazioni personali) e per un uso contestuale in mobilità, riconfiogurando le applicazioni per questo uso.

5. La intranet mobile non è una bacchetta magica. Se la vostra intranet tradizionale è spazzatura, renderla mobile non farà che portare la spazzatura sui device delle persone.

Per finire vi segnalo una presentazione di StepTwo che mostra un bel po’ di esempi.

 

Delivering a mobile enterprise

 

Gen
2

Usare i social network interni con dispositivi mobili: un esempio

Chris Sparshott è (a quanto ho capito) un intranet-evangelist di IBM e nel suo spazio su Slideshare pubblica periodicamente delle piccole finestre sul mondo “Enterprise 2.0” di big Blue.

Vi segnalo in particolare questa presentazione perché mostra in modo concreto e chiaro il possibile utilizzo di un social network tramite mobile devices. Vi consiglio di guardare in particolare le slide dalla numero 5 alla numero 16, perché sono davvero illuminanti.

Credo che dovremmo cominciare a pensare a questa dimensione del mobile fin dall’inizio di progetti del genere, per non rischiare di ritrovarci in seguito a inseguire esigenze che sono – loro – molto più avanti della nostra capacità di soddisfarle.

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Grazie mille per la pazienza. E' l'Europa che ce lo chiede