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Nov
1

Progettare la intranet con le jouney map: finalmente qualcuno l’ha fatto

Cari amci, come sapete da molti anni mi occupo di progettare intranet e sistemi di comunicazione interna usando strumenti presi dallo User Centered Design: negli anni, come molti di noi, ho approfondito e praticato molte tecniche per portare questi progetti dall’approssimazione volontaristica (e talvolta eroica) in cui spesso si trovano alle “vette” del rigore del metodo. E del successo.

Negli anni ho usato, con successi a dire il vero alterni, un po’ di tutto, in libertà a seconda del caso e delle opportunità (e del budget): card sorting, tree testing, personas, user sories, interviste, diari, discovery workshop, co-design workshop, test di usabilità, osservazione partecipante. E altro ancora.

C’era solo una cosa che mi rammaricavo di non aver mai usato e, ancora peggio, di non aver mai visto usare nei progetti intranet, ovvero le customer journey map (il link all’articolo di Cristina Lavazza è un atto dovuto), e la spiegazione che mi sono sempre data era questa: gli ambienti intranet sono troppo vasti, troppo “pieni” di risorse, troppo poco “lineari” come servizi per poter ipotizzare un qualche “viaggio” del dipendente, se non a prezzo di grandi forzature.

Beh, mi sbagliavo. E’ di qualche mese fa un articolo che racconta come una società di consulenza abbia usato con successo delle versioni interne (chiamate Emplyee journey map) per mappare e clusterizzzare i bisogni dei dipenenti di una azienda manifatturiera.

journey map

L’articolo spiega molto bene il processo utilizzato (adattato dal modello di Adaptive path):

  • ricerca con gli utenti per capire gli eventi da mettere nel “viaggio”;
  • co-design del viaggio (workshop);
  • design della mappa;
  • uso della mappa per trovare nuovi servizi che le intranet deve offire.

Ovviamente andranno fatte diverse mappe per diverse figure o per diversi eventi specifici legati alla intranet.

Una fi-ga-ta. Ditemi, vi prego, che li useremo *tutti* d’ora in avanti :-)

Ott
4

Progettare le intranet con i lego

Ho pescato un articolo di qualche anno fa di Ernst Décsey, intranet manager per l’UNICEF, che spiega come ha progettato collaborativamente una nuova intranet usando i mattoncini LEGO.

In questo caso non si tratta della più complessa metodologia del LEGO serious play, che da qualche tempo si sta affermando anche nel nostro Paese, ma di un sistema più semplificato (ogni sessione può durare anche solo 20 secondi): ad ogni partecipante viene chiesto di costruire la sua personale intranet usando mattoncini di diverso colore, e ciascun colore rappresenta una componente della intranet (contenuti, collaborazione, attività, social, news).

Il risultato è una rappresentazione “plastica” di quello che la intranet è o dovrebbe essere per ciascun partecipante.

Secondo Ernst i risultati più evidenti che si ottengono applicando il metodo in diverse sessioni sono i seguenti:

  • i contenuti vengono sempre messi come base di qualcunque progetto;
  • le news sono viste ancora come la principale porta d’ingresso;
  • la presenza di componenti di “attività”, ad esempio prenotare sale riunioni o ordinare la cancelleria) resta una forte abilitatore;
  • la componente “Collaborazione” è sempre intrecciata con la componente “Social”;
  • la componente “Social” è considerata la “colla” che unisce tutte le componenti.

Mi sembra davvero un sistema molto interessante e facile da implementare. :-)

Per chi fosse invece interessato alla più complessa metodologia dei lego serious play segnalo questo bellissimo evento a Milano dal 20 ale 23 ottobre 2016: la prima festa italiana dedicata alla metodologia.

Ci saremo? (sconti per i soci architecta).

Mar
15

Le 3 velocità della collaborazione in azienda

Quando si parla di collaborazione in azienda si rischia sempre di fare un po’ di confusione tra livelli, strumenti e significati diversi. Dopo tutto si collabora parlando, telefonando, passandosi documenti, e in tanti tanti altri modi. E per questo parlare di “strumenti di collaborazione” o di “intranet collaborativa” rischia spesso di confondere ciò che dovrebbe invece contribuire a chiarire.

Ora, in genere si riconsoce un buon modello esplicativo quando non solo riesce ad illuminare in modo chiaro pezzi di realtà, ma anche quando riesce a farlo in modo elegante e possibilimente semplice. E il modello delle tre velocità, proposto da Davide “folletto” Casali (lo ha proposto per la prima volta nel libro curato da Hugo Messer) ha proprio questo pregio.

Il modello, in sintesi è questo: la collaborazione in ogni organizzazione avviene *sempre* (e questo è importante) su tre piani diversi, corrispondenti a 3 diverse “velocità”:

  • collaborazione realtime;
  • collaborazione asincrona;
  • collaborazione “documentale” (se così posso tradurre “storage”).

Questi tre livelli sono presenti in ogni ambito che preveda collaborazione, e vengono “agiti” di volta in volta con strumenti più o meno adeguati (a partire dalle triade infernale telefono – email – dischi di rete).

Davide ne elenca diversi (da Hangout a Yammer, da Sharepoint a WordPress) ed il pregio del modello è proprio quello di poter collocare in modo funzionalmente corretto un buon numero di soluzioni che oggi affollano il mercato e vangono frettolosamente classificate sotto il termine-ombrello di “strumento per la collaborazione”.

Ancora più interessanti sono a mio modo di vedere alcuni principi strategici che Davide elenca e che dovrebbero essere cultura comune per ogni progettista di ambienti di collabroazione interni:

  1. Una strategia di collaborazione deve sempre affrontare tutti e tre i livelli (e nessun tool è in grado da solo di affrontmarli tuti e tre).
  2. E’ bene non mettere in compitizione più strumenti per lo stesso livello (ad esempio Skype e Hangout, tanto per dire).
  3. E’ importante permettere forme di integrazione tra gli strumenti ai diversi livelli.

Interesante vero? Ecco la presentazione di Davide che, oltre al suo articolo sul tema, permette di approfondire meglio la questione.

Buona lettura (e buona collaborazione).

Mar
23

Unicoop Tirreno: la intranet alla prova della grande distribuzione

Nel mio lavoro come docente alla Scuola Coop ho potuto incontrare tanti professionisti che gravitano attorno a questo mondo, alle prese con progetti di comunicazione interna ed esterna e di intranet. Il tema, come potete immaginare, è molto importante, perché arrivare agli addetti che operano nella Grande distribuzione è sempre una sfida organizzativa.

Per questo, quando ho saputo del rinnovamento della intranet di Unicoop Tirreno, portato avanti dalla tenace Susanna Orlando e dal suo gruppo di lavoro non ho resistito alla tentazione di una intervista via mail, con tanti screenshot a corredo. Quello che segue è il risultato. Buona lettura :-)

Buongiorno Susanna, e grazie di aver accettato l’intervista. Ci puoi dire a quanti dipendenti si rivolge la intranet?
Circa 1200 pc (alcuni pc sono condivisi tra più dipendenti).

Home page Intranet unicoop tirreno

La nuova home page della intranet di Unicoop Tirreno, realizzata in Drupal

Come accedono le persone?
Al momento accedono solo dai pc fissi. Abbiamo appena iniziato il progetto per l’accessibilità da mobile ma siamo allo studio di fattibilità.

Quando avete lanciato la nuova versione?
1 dicembre 2014, dopo vari mesi di lavoro.

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Il cruscotto delle vendite, aggiornato giornalmente. Era una delle esigenze emerse nei focus group

Quali sono i contenuti e i servizi chiave?

  1. Parte informativa e Rassegna stampa quotidiana aggiornata.
  2. Cruscotto andamento quotidiano vendite. In home un sintetico grafico dà l’immediata visibilità a tutti dell’andamento vendite quotidiano confrontato con l’anno precedente. All’interno del cruscotto vari percorsi offrono dati di dettaglio su incassi e produttività di tutti i punti vendita.
  3. Agende condivise presenze e sale riunioni (si tratta di un restyling di quanto era già presente sulla vecchia versione).
  4. Cercapersone con indicazione di ruolo, foto, contatti e collegamento all’agenda condivisa, campo libero a disposizione dei colleghi.
  5. Meteo con possibilità di selezionare come predefinito il proprio territorio: gadget richiesto dai punti vendita perché ha una relazione anche con le affluenze nei negozi e gli ordini merce.
  6. Punti vendita: sezione completamente rivista con indicazioni dei reparti e servizi presenti e dettagliati filtri di ricerca a faccette. Sintetica presentazione anche dei punti vendita delle società partecipate da Unicoop Tirreno.
  7. Applicazione per il calcolo automatico delle distanze km.
  8. Possibilità di differenziare home o menu per gruppi di utenti (assoluta novità)
  9. Assistenze tecniche ai negozi (è fondamentale ma è una conferma della precedente intranet)
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L’applicazione per cercare e filtrare i punti vendita, con filtri a faccette

 

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Il dettaglio della scheda di un punto vendita

Quante persone ci operano? (come redattori interni/esterni, IT, intranet manager, ecc)
La intranet è gestita da me ma conta sulla preziosa collaborazione di diversi colleghi che intervengono in qualità di redattori news o redattori di funzione. Per fare i primi esempi che mi vengono in mente:

  • i miei colleghi dell’ufficio stampa collaborano nelle news e nella pubblicazione della Rassegna quotidiana
  • la responsabile del web nei punti vendita, orari ecc
  • una collega del Personale aggiorna le novità sugli incarichi
  • un altro pubblica gli aggiornamenti in organigramma, le aree documentali ad accesso riservato sono tutte mantenute dalle fonti dirette dell’informazione.

Solo grazie a questo riusciamo ad essere al passo con i tempi. Le persone abilitate agli aggiornamenti (non tutti ovviamente quotidiani) sono circa 10. Tra le parti più importanti poi, le assistenze ai negozi sono completamente gestite dall’help desk aziendale e Il Cruscotto vendite è alimentato da un collega dei Sistemi Informativi con il quale abbiamo condiviso il percorso in poche ore.

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Il cercapersone, con filtri a faccette

 

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La scheda profilo del dipendente, con campi editabili dal singolo

Le sezioni sono tutte pubbliche?
La maggior parte delle Sezioni sono pubbliche ma ci sono anche diverse aree riservate, ad esempio i documenti Sicurezza per i punti vendita, quelli del Controllo Gestione, quelli relativi all’andamento della Logistica ecc. Le ultime novità sono il menu della mensa di sede visibile solo agli utenti di sede e i video sui temi della sicurezza per il gruppo dirigente che pubblicherò in questi giorni.

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Un esempio di area documentale, con filtri a faccette

Ogni quanto viene aggiornata, e con che informazioni?
L’area informativa propone novità quasi ogni giorno. Tutti i giorni poi entro la mattinata è on line la rassegna stampa del giorno. Il cruscotto delle vendite è aggiornato più volte al giorno e il meteo è impostato sul giorno con visibilità dei 4 giorni successivi.

Presidio personalmente le altre aree consultandomi di tanto in tanto i colleghi cui sono affidate alcune aree della intranet oppure, su loro specifica richiesta, li ascolto per trovare soluzioni possibili. Il mio motto è che se un collega ti cerca per un’idea, una notizia o una novità sulla intranet non si debba dire mai di no……..piuttosto si tratta per trovare la soluzione più convincente!

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Un esempio di contenuto commentabile

Quali elementi di interazione e community avete introdotto?
L’area informativa è tutta commentabile. I commenti spesso arrivano quando si raccontano progetti che hanno visto il coinvolgimento diretto di alcuni colleghi. Gli utenti possono indicare “Mi è stato utile” in fondo ad ogni notizia, possono condividere via email l’articolo con altri colleghi mentre nelle storie (che sono prevalentemente progetti raccontati con immagini) hanno la possibilità di cliccare su “mi piace”.

Nel profilo personale l’utente può inserire la propria foto e cambiare il proprio numero di telefono in caso di errore. Inoltre ognuno può impostare il meteo del suo territorio preferito e selezionare i contenuti intranet da impostare come suoi “preferiti”.

 

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Commenti ai video

Che processo avete seguito per arrivare a questo redesign? Avete coinvolto gli utenti?
Avrei voluto lavorare con un maggior coinvolgimento degli utenti ma ho dovuto fare i conti con le risorse e anche un po’ con il momento aziendale alle prese con cambiamenti organizzativi. Ho comunque fatto alcuni colloqui con importanti funzioni aziendali e ho chiesto alla Direzione del Personale un contributo per l’organizzazione di tre focus group con una rappresentanza di colleghi.

In tutto hanno partecipato quasi trenta persone tra capi reparto, capi negozio e persone che lavorano in sede. Sono poche ma è stato utilissimo. A scuola coop poi abbiamo fatto insieme anche un test per la definizione del menu.

Quali sono gli insight più preziosi che sono arrivati dagli utenti?
Hanno influito sul mio modo di pensare al senso del mio lavoro e ora sono davvero più consapevole che anche un prodotto “ben fatto” può significare ben poco se non intercetta l’interesse dei colleghi.

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L’applicazione per prenotare le sale riunioni

Anche per questo si deve lavorare a un continuo rilancio. Comunque senza i focus non ci sarebbe stato il meteo e probabilmente neppure il cruscotto vendite e tanti altri piccoli aggiustamenti.

Altri suggerimenti andavano ben oltre la intranet ma mi hanno consentito di gettare comunque le basi per un migliore comprensione e anche per un miglior dialogo con i referenti interni.

Un bell'esempio di contenuto editoriale, che arriva dal territorio

Un bell’esempio di contenuto editoriale, che arriva dal territorio

Perché avete scelto proprio Drupal come piattaforma?
Perché poteva integrare diverse funzioni, perché non mette troppi limiti alle idee e perché è una piattaforma open source. Mi trovo bene: è piuttosto facile da imparare e lascia una buona dose di autonomia anche a chi non la conosce in profondità.

Quali sono i problemi maggiori che avete incontrato?
Interfacciarci in modo proficuo con i sistemi già presenti in azienda ma non è stato affatto semplice e non siamo arrivati dove avremmo voluto: volevamo creare automatismi maggiori con il software che gestisce l’anagrafica dei dipendenti. Un passo avanti comunque lo abbiamo fatto: gli utenti sono riconosciuti tramite active directory, quindi sono sparite le password intranet e i suoi permessi di lettura possono essere più facilmente gestiti sulla base di gruppi di persone già identificati.

Non esisteva una base dati aggiornato e completo delle informazioni sui punti vendita e lo abbiamo dovuto creare con una “colletta” di fonti.

Quali sono stati i feed back dagli utenti a valle del lancio?
Indifferenza al lancio (ma va bene: significa assenza di problemi) e poi complimenti scritti o a voce da qualche collega, assieme a qualche segnalazione di problema, risolto in poche ore. I primi giorni sei sempre in allerta più verso gli imprevisti dietro l’angolo che verso il risultato.

Qual è la sfida più grande che vi aspetta?
Essere molto più accessibili (anche dal mobile) e migliorare all’area del servizio alla persona o altri ambiti di interesse per  chi lavora a punto vendita.

Solo così credo si potrebbe affermare di più anche nel dialogo e nell’interazione.

Grazie mille Susanna!
Grazie a voi :-)

Potete contattare Susanna  a questo indirizzo: susanna.orlando@unicooptirreno.coop.it

Lug
31

Psicanalizza la tua intranet con le intanet diagnosis cards

Sembra uno scherzo, ma in realtà è un bel metodo che si sono inventati quelli di Intranet directions (UK) per permettere agli intranet manager di fotografare lo stato dell’arte del loro progetto sfruttando le strategie oblique di Brian Eno (che, devo confessare, non conoscevo affatto), una sorta di “metodo” per favorire la serendipity creativa dell’artista.

In questo caso si tratta di favorire la serendipity del team di lavoro, con un mazzo di carte (scaricabili) ciascuna delle quali riporta una domanda sulla intranet riguardante un aspetto del progetto (ad esempio: “Qual è lo scopo della intranet? E’ uno scopo troppo limitato? Alle persone interessa al momento? Perché? Stai ascoltando i tuoi utenti? Il problema è tecnologico? Eccetera eccetera).

Insomma un percorso fatto di domande che aiutano ad andare “in profondità” (non lontano da una psicoterapia, dunque :)

Riporto dal post le istruzioni per l’uso:

Instructions for use

  1. icon_mis  Wake up one morning feeling like your intranet has so many problems you just don’t know where to start.
  2. icon_download Download the Intranet Directions Diagnosis Cards PDF (239 KB, on us, for free, no sign-ups)
  3. icon_print Print it out on real world paper. Or on some nice card with a view to getting it laminated if you have loads of time and budget. But you won’t have either
  4. .icon_papers  Take the pieces of paper from the printer, and go back to your desk.
  5. icon_cutting Get some real world scissors and cut across the dotted lines. Be careful with those scissors, now. You might want to get someone with a technical background to help.
  6. icons_cards  Place the cards in a nice neat pile and contemplate their zen like papery-ness. Grab some of your colleagues for a meeting.
  7. icon_cardsStart to think about some of those things the users and your team moan about.
  8. icon_look  Look at the cards to start to tease at exactly what the problem is. You can’t blame everything on the users or IT, you know. How about a few post-its?
  9. icon_idea Also identify some successes. Make small paper aeroplanes out of the ones that aren’t problems. Start to see some common themes emerging. Articulate the major pain points and prioritise what needs to be addressed.
  10. icon_happy  Feeling motivated, commit to making a plan of action.
  11. icon_drinkYou’ll now need a stiff drink after such brutal self-honesty. Raising a glass to the Intranet Directions team, you’re now on the path to success.

Ecco l’articolo completo, buona lettura!

Lug
29

Testare l’usabilità dell’architettura con il tree testing

Come ormai sappiamo, uno dei modi migliori per aumentare l’efficacia dell’architettura informativa di un sito web è testarla con gli utenti usando la tecnica del tree testing. Questo vale naturalmente anche per le intranet, e in questo caso saranno i nostri colleghi ad essere coinvolti nelle sessioni di test.

Su questo tema esistono molti contributi, a partire dal bell’articolo di StepTwo del 2011 che spiega nel detaglio come fare usando semplici fogli di carta:

 

Tuttavia la soluzione “live” non è l’unica possibile, ed esistono oggi dei tool online che permettono di fare questo test direttamente via web. Il più famoso (o meglio quello che io uso e conosco) si chiama Treejack ed è davvero ottimo e a buon prezzo (ecco un esempio di come lavora).

Naturalmente ci sono una serie di accortezze per fare funzionare bene il test, e per questo voglio segnalarvi questo aritcolo che elenca 7 trucchi per migliorare il tree testing della intranet usando Tree jack.

Beh, ora non resta che provare, che dite? :-)

 

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Grazie mille per la pazienza. E' l'Europa che ce lo chiede