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Ott
28

Promuovere la intranet con le cacce al tesoro

Come sapete, il tema dell’adozione da parte dei dipendenti dei progetti intranet, una volta lanciati, è una delle principali preoccupazioni organizzative da parte dei team di progetto: la intranet non si “incontra per caso” nei corridoi; è un sito web a cui bisogna collegarsi e che richiede, anche nel migliore dei casi, una curva di apprendimento oltre che piccoli o grandi cambiamenti nelle proprie abituidini e routine quotidiane.

Per questo il tema dell’intranet adoption  è uno dei più battuti in rete (basta cercare su Google). Da parte mia ho sempre considerato le strategie di adoption come un insieme di iniziative di varia natura , che possono essere adottate in misura diversa a sdeconda del tipo di organizzazione:

  • Messaggistica (canali tradizionali, manifesti, email, fumetti, messaggi CEO, brochure)
  • Gadgettistica (ad esempio chiavette, mosepad, collari portabadfge)
  • Guerrilla marketing (atrii, bagni, postazioni comuni)
  • Eventi (workshop, cacce al tesoro online, contest, inaugurazioni)
  • Temi virali (ad esempio: il gallo cerca casa)
  • Video illustrativi (video tutorial, video “emozionali”)
  • Organizzazione (Amobasciatori locali, champions)

In questo senso vi voglio segnalare una balla iniziativa messa in piedi dal Teachers’ Retirement System of the City of New York (TRS), e segnalata recentemente da Thougtfarmer.

Per fare conoscere la nuova intranet agli impiegati hanno organizzato una caccia al tesoro dentro la intranet:  i dipendenti potevano rispondere a un questionario in intranet ma per rispondere “dovevano” visitare alcune sezioni della intranet, imparando così a conoscerla. A ogni risposta esatta si guadaganvano punti.

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Un ottimo modo di creare interesse e di aumentare la conoscenza del nuovo ambiente informativo.

Che dite, lo facciamo? :-)

Apr
23

La intranet Mobile di Fastweb

Cari lettori,chi mi conosce un po’ sa che da quanche tempo il tema della intranet mobile è diventato una mia ossessione. Credo infatti che nei prossimi anni anche la progettazione di questi sistemi dovrà partire dal mobile come punto di riferimento, e non solo per la aziende che ne hanno necessità eviedente (grande distribuzione, reti di vendita, manifattura ecc) ma per le aziende tout court.

Per questo sono davvero felice oggi di poter raccontare su questo blog di un progetto, al quale ho dato il mio contributo, che credo sia davvero di grande interesse per chi si occupa di comunicazione interna nelle azienda italiane.

Qualche mese fa è infatti stata lanciata la prima release della intranet mobile di Fastweb, un progetto a mio parere molto importante e che credo si collochi all’avanguardia nei progetti di comunicazione interna con le nuove tecnologie nel nostro Paese.

 

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All’insegna del claim “Siamo fuori ma sempre connessi”, è infatti stato lanciato un progetto che ha visto, nella sua progettazione, la partecipazione di tantissime persone di Fastweb, coinvolti a vario titolo nella definizione dei contenuti e dei servizi principali da offrire.

La intranet mobile di Fastweb

Nella prima versione, quella attualmente in linea, sono state inserite:

  • le news (commentabili e votabili via mobile)
  • la ricerca dei colleghi in rubrica
  • le sezioni informative
  • i video
  • l’accesso ad alcuni importanti applicativi interni

La intranet mobile di Fastweb - Cereca collega

L’iniziativa è stata accolta con grande entusiasmo. I primi commenti (arrivati rigorosamente via mobile), ne sono la testimonianza.

 

La intranet mobile di Fastweb - comenti positiviLa intranet mobile di Fastweb - Commenti positivi

Per capirne qualcosa di più niente di meglio che rivolgerci ai diretti interessati, ovvero a Sara Bruno, una delle persone del team Fastweb che, assieme a Eva Bandelli e coordinate da Luciana De Laurentiis hanno curato il progetto e lo stanno portando avanti con passione.

Prima di tutto ci spiegate il perché di questa scelta coraggiosa: perché vi siete concessi il “lusso” di una intranet mobile?
FASTWEB ha cambiato Vision & Valori a settembre 2013. La vision è “Arricchire la vita e il lavoro attraverso internet”.
In coerenza con la nuova vision, la nostra azienda si è posta l’obiettivo di diventare una Digital Customer Centric Company e di cambiare il modo di lavorare all’interno.

Noi ci occupiamo di comunicazione interna, quindi i nostri clienti sono i nostri colleghi.

Ci siamo dunque chieste come potevamo «Arricchire la vita e il lavoro (delle persone di Fastweb) attraverso internet» e come contribuire all’obiettivo di diventare una Digital Customer Centric Company e di cambiare il modo di lavorare all’interno. Rendere la intranet disponibile su tutti i device ed in qualsiasi momento è stata la risposta che ci siamo date.

Quali sono le applicazioni “chiave” della intranet mobile di Fastweb?
Le applicazioni chiave sono quelle utili anche fuori dall’ufficio. Le abbiamo individuate grazie alle “abitudini” dei colleghi di Fastweb, con un workshop per far emergere i casi d’uso.

E’ stato un momento utile e fondamentale per individurare il percorso da fare e sicuramente i 50 colleghi che hanno partecipato ci sono stati di grande aiuto. Durante quella giornata, sono emerse le esigenze di persone con ruoli, orari e vite diverse (es. pendolare e chi abita accanto all’ufficio).

Ecco alcuni dei tool individuati come fondamentali da utilizzare quando non si è davanti alla scrivania dell’ufficio:

Lo sportello Dipendente, per inserire ferie, giustificativi, approvare (se si è capi), normalizzare eventuali anomalie.

La intranet mobile di FAstweb - Sportello dipendente

La prenotazione Sale Riunioni, per cercare una sala per le riunioni dell’ultimo momento

La intranet mobile di FAstweb - Prenotazione sale

E Youtool, chepermette di accettare e gestire gli inviti ai corsi di formazione

La intranet mobile di FAstweb - FormazioneAvete notato qualcosa di particolare da quando è iniziata la sperimentazione? Come sta andando l’accoglienza presso i vostri colleghi?
Nei primi giorni di lancio abbiamo assistito qualche collega nelle fasi di accesso, ma in seguito non ci è praticamente più capitato. Agorà Mobile si è integrata bene con la vita delle persone di Fastweb, anzi a volte sembra che ci sia sempre stata.

Quotidianamente sentiamo qualcuno dire “puoi farlo da Agorà Mobile”, oppure “l’ho letto/fatto tramite la intranet mobile” quindi abbiamo raggiunto l’obiettivo di migliorare la vita e il lavoro attraverso internet. In più, i dati ci dicono che i contenuti disponibili vengono consultati (anche) da mobile sempre di più.

Come siete arrivati a questo risultato? Che processo avete seguito in azienda?
Ci ha appunto guidati la nostra vision “Arricchire la vita e il lavoro attraverso Internet” che ci ha permesso di avere la sponsorship del nostro Management.
Da subito, ci è stato chiaro che per rendere possibile questo progetto, era necessario creare il team di lavoro che si sarebbe occupato di ogni aspetto: responsabili dei tool da portare su mobile, la nostra web agency (partner fondamentale e costante nel nostro lavoro), Security (per accedere in modo da rispettare gli standard di sicurezza richiesti e garantire una buona user experience), It, Operation, Network, i nostri consulenti (tra cui tu,  gli amici di Nois3 e quelli di VDU :-), i consulenti degli altri gruppi.

Dopo i primi confronti, è arrivato il momento di coinvolgere i colleghi per i casi d’uso, i test e l’usabilità quindi abbiamo fatto 1 workshop sui casi d’uso, 8 interviste one-to-one, 6 incontri di kick off, Continui test, 1 wall di commenti, 1 survey, 1 Test di lancio.

Quando, alla fine, tutto era pronto abbiamo lavorato alla campagna di comunicazione che ha annunciato l’arrivo di Agorà Mobile. Una delle attività di comunicazione, è stata la pubblicazione di un video di lancio che aveva come protagonisti le persone del team di lavoro. E’ stato il modo perfetto di concludere insieme la prima fase di lavoro.

Il giorno di lancio, infine, il team di lavoro era riunito in un’unica location per offrire e garantire supporto a chi ne avesse bisogno.

La intranet mobile di FAstweb - Tool per lavorare

Quali sono stati gli ostacoli più grandi?
Siamo stati tra i primi in Italia a lanciare la intranet su mobile e questo vuol dire che non hai riferimenti storici a cui rivolgerti in caso di bisogno. Il team di lavoro (che alla fine era composto da 40 persone) ad ogni criticità ha dovuto esplorare e trovare la soluzione migliore.
Questo ovviamente alla fine ci ha resi ancora più orgogliosi del risultato perché lo abbiamo raggiunto tappa dopo tappa, insieme.

A proposito del gruppo di lavoro… Durante i primi incontri era sicuramente complicato “capirsi”: Hr, tecnici e Security parlano lingue diverse, hanno competenze diverse, ma abbiamo saputo contaminarci a vicenda e oggi tutti abbiamo arricchito il nostro vocabolario e la nostra capacità di ascolto.

La intranet mobile di Fastweb - Video

C’è qualche lezione che avete imparato, qualche consiglio che volete dare a chi sta implementando un progetto mobile in azienda?
Bisogna sempre rimanere concentrati sull’obiettivo e fare di tutto per garantire agli utenti finali la miglior experience possibile. Un progetto all’inizio è di chi lo ha voluto, ma ben presto diventa delle persone che lo useranno, anche se non sanno che esiste :-)

Avere chiaro per chi lo si sta realizzando e il beneficio che porterà vi sarà utile nei momenti di fermo, quando si presenteranno i problemi. In quei momenti potrete fare affidamento solo sulla squadra che avrete creato, quindi create una squadra vincente.

Quali sono i vostri progetti per il futuro? Come evolverà l’applicazione?
C’è una fase 2 di Agorà mobile che partirà presto e che aumenterà i servizi a disposizione, già individuati grazie al lavoro svolto con i colleghi tester.
Abbiamo inoltre delle idee e dei progetti per rendere la nostra intranet (non solo quella mobile) sempre più utile per le persone di Fastweb, ma questo ve lo raccontiamo un’altra volta :-)

 

Grazie mille Sara
Grazie a voi!

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Sara BrunoSara Bruno

32enne, pugliese di nascita, mi sono trasferita a Milano (e ci sono rimasta) per studiare fotografia e grafica.

Lavoro in Fastweb dal 2003 e da 4 anni mi occupo di comunicazione interna e quindi di intranet, campagne di comunicazione ed engagement, eventi aziendali e facilitazione di format sociali per la partecipazione e il coinvolgimento (world cafè e barcamp), fumetti per la comunicazione interna.

Amo il mio lavoro perché mi da la possibilità di occuparmi di tutti gli aspetti della comunicazione (di cui sono grande sostenitrice) per il cliente che più amo: quello interno.

Mar
23

Unicoop Tirreno: la intranet alla prova della grande distribuzione

Nel mio lavoro come docente alla Scuola Coop ho potuto incontrare tanti professionisti che gravitano attorno a questo mondo, alle prese con progetti di comunicazione interna ed esterna e di intranet. Il tema, come potete immaginare, è molto importante, perché arrivare agli addetti che operano nella Grande distribuzione è sempre una sfida organizzativa.

Per questo, quando ho saputo del rinnovamento della intranet di Unicoop Tirreno, portato avanti dalla tenace Susanna Orlando e dal suo gruppo di lavoro non ho resistito alla tentazione di una intervista via mail, con tanti screenshot a corredo. Quello che segue è il risultato. Buona lettura :-)

Buongiorno Susanna, e grazie di aver accettato l’intervista. Ci puoi dire a quanti dipendenti si rivolge la intranet?
Circa 1200 pc (alcuni pc sono condivisi tra più dipendenti).

Home page Intranet unicoop tirreno

La nuova home page della intranet di Unicoop Tirreno, realizzata in Drupal

Come accedono le persone?
Al momento accedono solo dai pc fissi. Abbiamo appena iniziato il progetto per l’accessibilità da mobile ma siamo allo studio di fattibilità.

Quando avete lanciato la nuova versione?
1 dicembre 2014, dopo vari mesi di lavoro.

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Il cruscotto delle vendite, aggiornato giornalmente. Era una delle esigenze emerse nei focus group

Quali sono i contenuti e i servizi chiave?

  1. Parte informativa e Rassegna stampa quotidiana aggiornata.
  2. Cruscotto andamento quotidiano vendite. In home un sintetico grafico dà l’immediata visibilità a tutti dell’andamento vendite quotidiano confrontato con l’anno precedente. All’interno del cruscotto vari percorsi offrono dati di dettaglio su incassi e produttività di tutti i punti vendita.
  3. Agende condivise presenze e sale riunioni (si tratta di un restyling di quanto era già presente sulla vecchia versione).
  4. Cercapersone con indicazione di ruolo, foto, contatti e collegamento all’agenda condivisa, campo libero a disposizione dei colleghi.
  5. Meteo con possibilità di selezionare come predefinito il proprio territorio: gadget richiesto dai punti vendita perché ha una relazione anche con le affluenze nei negozi e gli ordini merce.
  6. Punti vendita: sezione completamente rivista con indicazioni dei reparti e servizi presenti e dettagliati filtri di ricerca a faccette. Sintetica presentazione anche dei punti vendita delle società partecipate da Unicoop Tirreno.
  7. Applicazione per il calcolo automatico delle distanze km.
  8. Possibilità di differenziare home o menu per gruppi di utenti (assoluta novità)
  9. Assistenze tecniche ai negozi (è fondamentale ma è una conferma della precedente intranet)
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L’applicazione per cercare e filtrare i punti vendita, con filtri a faccette

 

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Il dettaglio della scheda di un punto vendita

Quante persone ci operano? (come redattori interni/esterni, IT, intranet manager, ecc)
La intranet è gestita da me ma conta sulla preziosa collaborazione di diversi colleghi che intervengono in qualità di redattori news o redattori di funzione. Per fare i primi esempi che mi vengono in mente:

  • i miei colleghi dell’ufficio stampa collaborano nelle news e nella pubblicazione della Rassegna quotidiana
  • la responsabile del web nei punti vendita, orari ecc
  • una collega del Personale aggiorna le novità sugli incarichi
  • un altro pubblica gli aggiornamenti in organigramma, le aree documentali ad accesso riservato sono tutte mantenute dalle fonti dirette dell’informazione.

Solo grazie a questo riusciamo ad essere al passo con i tempi. Le persone abilitate agli aggiornamenti (non tutti ovviamente quotidiani) sono circa 10. Tra le parti più importanti poi, le assistenze ai negozi sono completamente gestite dall’help desk aziendale e Il Cruscotto vendite è alimentato da un collega dei Sistemi Informativi con il quale abbiamo condiviso il percorso in poche ore.

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Il cercapersone, con filtri a faccette

 

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La scheda profilo del dipendente, con campi editabili dal singolo

Le sezioni sono tutte pubbliche?
La maggior parte delle Sezioni sono pubbliche ma ci sono anche diverse aree riservate, ad esempio i documenti Sicurezza per i punti vendita, quelli del Controllo Gestione, quelli relativi all’andamento della Logistica ecc. Le ultime novità sono il menu della mensa di sede visibile solo agli utenti di sede e i video sui temi della sicurezza per il gruppo dirigente che pubblicherò in questi giorni.

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Un esempio di area documentale, con filtri a faccette

Ogni quanto viene aggiornata, e con che informazioni?
L’area informativa propone novità quasi ogni giorno. Tutti i giorni poi entro la mattinata è on line la rassegna stampa del giorno. Il cruscotto delle vendite è aggiornato più volte al giorno e il meteo è impostato sul giorno con visibilità dei 4 giorni successivi.

Presidio personalmente le altre aree consultandomi di tanto in tanto i colleghi cui sono affidate alcune aree della intranet oppure, su loro specifica richiesta, li ascolto per trovare soluzioni possibili. Il mio motto è che se un collega ti cerca per un’idea, una notizia o una novità sulla intranet non si debba dire mai di no……..piuttosto si tratta per trovare la soluzione più convincente!

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Un esempio di contenuto commentabile

Quali elementi di interazione e community avete introdotto?
L’area informativa è tutta commentabile. I commenti spesso arrivano quando si raccontano progetti che hanno visto il coinvolgimento diretto di alcuni colleghi. Gli utenti possono indicare “Mi è stato utile” in fondo ad ogni notizia, possono condividere via email l’articolo con altri colleghi mentre nelle storie (che sono prevalentemente progetti raccontati con immagini) hanno la possibilità di cliccare su “mi piace”.

Nel profilo personale l’utente può inserire la propria foto e cambiare il proprio numero di telefono in caso di errore. Inoltre ognuno può impostare il meteo del suo territorio preferito e selezionare i contenuti intranet da impostare come suoi “preferiti”.

 

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Commenti ai video

Che processo avete seguito per arrivare a questo redesign? Avete coinvolto gli utenti?
Avrei voluto lavorare con un maggior coinvolgimento degli utenti ma ho dovuto fare i conti con le risorse e anche un po’ con il momento aziendale alle prese con cambiamenti organizzativi. Ho comunque fatto alcuni colloqui con importanti funzioni aziendali e ho chiesto alla Direzione del Personale un contributo per l’organizzazione di tre focus group con una rappresentanza di colleghi.

In tutto hanno partecipato quasi trenta persone tra capi reparto, capi negozio e persone che lavorano in sede. Sono poche ma è stato utilissimo. A scuola coop poi abbiamo fatto insieme anche un test per la definizione del menu.

Quali sono gli insight più preziosi che sono arrivati dagli utenti?
Hanno influito sul mio modo di pensare al senso del mio lavoro e ora sono davvero più consapevole che anche un prodotto “ben fatto” può significare ben poco se non intercetta l’interesse dei colleghi.

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L’applicazione per prenotare le sale riunioni

Anche per questo si deve lavorare a un continuo rilancio. Comunque senza i focus non ci sarebbe stato il meteo e probabilmente neppure il cruscotto vendite e tanti altri piccoli aggiustamenti.

Altri suggerimenti andavano ben oltre la intranet ma mi hanno consentito di gettare comunque le basi per un migliore comprensione e anche per un miglior dialogo con i referenti interni.

Un bell'esempio di contenuto editoriale, che arriva dal territorio

Un bell’esempio di contenuto editoriale, che arriva dal territorio

Perché avete scelto proprio Drupal come piattaforma?
Perché poteva integrare diverse funzioni, perché non mette troppi limiti alle idee e perché è una piattaforma open source. Mi trovo bene: è piuttosto facile da imparare e lascia una buona dose di autonomia anche a chi non la conosce in profondità.

Quali sono i problemi maggiori che avete incontrato?
Interfacciarci in modo proficuo con i sistemi già presenti in azienda ma non è stato affatto semplice e non siamo arrivati dove avremmo voluto: volevamo creare automatismi maggiori con il software che gestisce l’anagrafica dei dipendenti. Un passo avanti comunque lo abbiamo fatto: gli utenti sono riconosciuti tramite active directory, quindi sono sparite le password intranet e i suoi permessi di lettura possono essere più facilmente gestiti sulla base di gruppi di persone già identificati.

Non esisteva una base dati aggiornato e completo delle informazioni sui punti vendita e lo abbiamo dovuto creare con una “colletta” di fonti.

Quali sono stati i feed back dagli utenti a valle del lancio?
Indifferenza al lancio (ma va bene: significa assenza di problemi) e poi complimenti scritti o a voce da qualche collega, assieme a qualche segnalazione di problema, risolto in poche ore. I primi giorni sei sempre in allerta più verso gli imprevisti dietro l’angolo che verso il risultato.

Qual è la sfida più grande che vi aspetta?
Essere molto più accessibili (anche dal mobile) e migliorare all’area del servizio alla persona o altri ambiti di interesse per  chi lavora a punto vendita.

Solo così credo si potrebbe affermare di più anche nel dialogo e nell’interazione.

Grazie mille Susanna!
Grazie a voi :-)

Potete contattare Susanna  a questo indirizzo: susanna.orlando@unicooptirreno.coop.it

Ago
2

Grandi intranet social a confronto

Voglio segnalarvi un bel White paper, prodotto dai canadesi della Prescient digital media,  che racconta nei dettagli alcuni casi di studio riguardanti intranet “social”. In particolare si trovano descritti “con screenshot” i casi di.

  • Cisco
  • IBM
  • Unisys
  • DIRECTV

Credo valga la pena, ed è gratuito (previa compilazione di un semplice form).  Ecco il link per scaricare il Paper.

Lug
21

Intranet design, la lenta ricerca di nuovi standard

E insomma, sembra proprio che dal punto di vista del design stiamo arrivando anche con le intranet a un punto di svolta. Una svolta che lascia cadere come zavorra tutto quello che ancora sa di “portale” e vola verso nuove direzioni.

Quali? Difficile dare una risposta univoca, ma dagli esempi che sempre più numerosi si affacciano in rete sembra che la decisa “pintrestizzazione”, unita alla presenza massiccia di elementi dinamici (microbliogging in primis) la facciano da padroni.

A conferma di questo provate a dare un’occhiata alla nuova intranet di Adidas

Screenshot della nuova intranet di Adidas

 

Oppure a questa, segnalata all’interno di un articolo dal significativo titolo “The destruction of home page news

http://www.intranetblog.com/wp-content/uploads/2014/06/Pitney-Bowes-Intranet-home-page-2012.png

In realtà le news non vengono “distrutte”, ma solo affiancate da elementi dinamici prodotti dalla comunità. C’è insomma una decisa virta verso il “wall” a cui Facebook ci ha abituato, senza però rinunciare alla comunicazione top-down tradizionale.

Il tutto in un mix che risente molto delle tendenze attuali (Tiles, foto, carousel, streaming, navigazione in alto, ecc).

Credo sia normale che anche in ambito interno gli standard si distacchino finalmente dal pigro “portal style” che ha caratterizzato per molti anni tutte le applicazioni interne.

Il movimento è lento, ma c’è :-)

Feb
10

il WIC pubblica le migliori intranet 2013: sorpresa, c’è l’Italia

Il Wolrdwide Intranet Challenge (WIC) ha pubblicato l’elenco delle migliori intranet del 2013, secondo l’opinione degli utenti stessi (vi ricordo che l’iniziativa è una survey – gratuita – a livello globale che viene sottoposta ai dipendenti stessi delle organizzazioni, per poi confrontare i risultati).

La cosa interessante di quest’anno è che per la prima volta è risultata prima un’organizzazione italiana, ovvero la Camera di  commercio di Milano. Qui trovate un approfondimento del caso.

Home Page

 

Un complimento da parte mia a tutto il team della camera di Commercio, e spero che il caso possa darvi delle suggestioni; in ogni caso è sempre possibile partecipare alla survey del WIC. Ci volete provare anche voi?

Mag
3

Pleio, il civil hacking delle intranet

Solo una piccola segnalazione, giusto per fare sapere come in Olanda un gruppo di persone della Pubblica amministrazione olandese abbia creato una piattaforma intranet open source, chiamate Pleio, a disposizione degli enti pubblici che ne abbiano bisogno.

Ecco di seguito alcuni esempi di realizzazioni:

https://mijndeelsite.pleio.nl/file/download/201048

Fico eh? La piattaforma è stata creta adattando la nota piattaforma Elgg, e ad oggi conta circa 31.000 utilizzatori nel Paese. Ecco un approfondimento e anche una presentazione con Prezi.

 

 

Che dici, Ernesto,  lo possiamo chiamare Civil Hacking? A quando qualcosa del genere anche da noi? Pensate ai risparmi in termini di riuso. E al salto di qualità che farebbero in media le amministrazioni.

Apr
5

Omron, e le intranet che danno valore

Quando una intranet la fai usando come guida le esigenze degli utenti è raro che ti sbagli, e spesso crei anche qualcosa di originale. Sembra essere questa la lezione che si apprende dal caso della intranet di Omron, raccontato da Janus Boye.

La nuova intranet, Ozone, è nata infatti tenendo a mente tre esigenze fondamentali: trovare informazioni rilevanti per il lavoro (specialmente dei venditori), lavorare meglio assieme, semplificare i task. Ne è risultata una intranet pulita, usabile, usata e con una forte componente social integrata.

 

Ozone home page

 

Ora, qual è la killer application della intranet? Il trovaclienti sulla tua strada, che usa Google maps per mostrare possibili prospect ai venditori lungo la loro strada:

 

Fantasitco, no? Credo che le cose migliori nell’ambito dei progetti interni nascano proprio in questo modo:

  • identifico un’esigenza fondamentale
  • organizzo risorse informative interne e tool (interni e esterni) per fare in modo che la rete possa soddisfarla al meglio
  • aggiungo dove possibile una componente social che aumenti il valore del tool (anche se non nel caso del trovaclienti)
  • sviluppo nel tempo aggiungendo e affinando funzionalità sulla basse dei feed back

In genere, il risultato è qualcosa che assomiglia a cose già viste, ma che non è totalmente sovrapponibile.

Mar
26

Intranet e il catalogo (sognato) degli skill

A pensarci bene, di fronte al – frequente – problema di “mappare le competenze e gli skills” delle persone in azienda mi sento un po’ come Sant’Agostino di fronte al concetto di tempo (Cos’è dunque il tempo? Se nessuno m’interroga, lo so; se volessi spiegarlo a chi m’interroga, non lo soConf.  11, 14,1 7).

Insomma, siamo tutti d’accordo che avere una “mappa” dinamica di quello che le persone sanno fare, magari associata  al loro profilo personale e ricercabile per parola chiave, sia una cosa ottima per tutti, ma quando cominciamo a riflettere su cosa siano e come debbano essere raccolte queste competenze cominciano i problemi.

Fate questo esperimento: mettetevi davanti ad un foglio bianco, spegnete il computer e il cellulare, concentratevi e provate, in 5 minuti, a scrivere i vostri skill sul foglio. Fatto? Non è un gran risultato, vero? Magari avete una conoscenza perfetta delle strade di Barcellona, ma non vi è venuto in mente di scriverlo. E così. Se però vi chiedo di elencarmi i vostri skill sugli applicativi grafici, sulle tecniche di meditazione, sulle lingue straniere o sui sughi col pomodoro ecco che la vostra mente comincia a ritrovare degli elementi. Una specie di archeologia dei saperi (scusate il gioco di parole foucaultiano).

Il fatto è che le competenze si comportano come il linguaggio, nel modo in cui Wittgenstein lo raffigurava nelle Ricerche filosofiche in un celebre passo (ecco un riferimento tra i tanti):

Il nostro linguaggio può essere considerato una vecchia città: un dedalo di stradine e di piazze, di case vecchie e nuove, e di case con parti aggiunte in tempi diversi; e il tutto circondato da una rete di nuovi sobborghi con strade diritte e regolari, e case uniformi. (Ric. Fil, oss. 18)

Esistono skill perfettamente definibili, perché appartengono a una qualche pratica specialistica dominata da sottocodici linguistici (i sobborghi con le strade dritte nella metafora di Wittgenstein) e una propria storia consolidata nel tempo (pensiamo alla divisione accademica dei saperi). Ma ne esistono altri che possono emergere solo laddove una qualche forma di “contesto” ne ritagli  il profilo: conoscere perfettamente le strade di Barcellona è uno skill – eccome – per un pony express catalano.

Si potrebbe continuare a divagare, ma vorrei invece fermarmi per osservare come, in questo terreno così scivoloso e pieno di trappole si siano create nel tempo  due strade, una antica, l’altra recentissima, che affrontano il problema da due punti di vista diametralmente opposti:

  • l’approccio top-down, rappresentato da tutti i progetti più o meno tradizionali di skill matrix, ovvero la definizione delle competenze come un catalogo precostituito associato al proprio ruolo, secondo il tradizionale approccio dello skill management;
  • l’approccio bottom-up, rappresentato oggi nella sua forma migliore dalla sezione skills di Linkedin, non a caso una sezione definita sperimentale, che consiste nella mappatura degli skill a partire da una raccolta non regolata di tutti gli utenti.

Le due strade per mappare le competenze

Il primo approccio è piuttosto semplice (e anche divertente) perché prevede una sequenza di passi piuttosto chiara:

  • definire i ruoli organizzativi nell’organizzazione;
  • associare le competenze richieste per ciascun ruolo;
  • mappare le competenze (in genere con un grading da 1 a 5);
  • predisporre le necessarie azioni di sviluppo per coprire i “buchi” di competenze nei diversi ruoli.

Di seguito alcuni esempi, più o meno “evoluti”, di questi approccio:

mappatura_skill_top_down

 

sungard_avantgard_skillmatrix_reporstartscreen_web

Il primo esempio è tratto da un progetto che ho seguito personalmente per operatori di call center: potete notare, nella versione aggiornata dell’applicazione, che a fronte della competenza mappata dalla persona vengono proposti, in modo automatico, dei contatti che hanno competenze simili e dei materiali formativi a supporto.

Il secondo appartiene invece ad una intranet che ha vinto un premio nel 2009 nel contest di StepTwo.

 

Ora, paragoniamo questo approccio a quello che vediamo all’opera in Linkedin:

Skill Linkedin 01

 

Skill Linkedin 02

 

Quali sono le differenze? Elenco le principali:

  • Le competenze non sono legate al ruolo: posso essere esperto di giardinaggio e di Photoshop;
  • le competenze sono un catalogo dinamico che si alimenta man mano: ogni nuova aggiunta diventa così una possibilità da selezionare per chi viene dopo;
  • le competenze diventano Tag, che vengono  associati da basso in base alle associazioni che gli utenti stessi fanno (è probabile che se sono competente in “intranet strategy” lo sia anche in “intranet portals”, semplicemente perché gli utenti tendono ad associare il possesso di queste competenze);
  • le competenze vengono valutate dagli altri, che possono confermarne il possesso, aggiungendo così anche un meccanism,o di gioco e relazione, oltre che di filtro e selezione;
  • sono le persone stesse ad aiutarsi nel definire quali competenze mettere, grazie al semplice meccanismo di autocomplete che il sistema propone.

Vi confesso che trovo questo esperimento di Linkedin di un’importanza cruciale e penso che chiunque si occupi di competenze in azienda dovrebbe seguirlo con attenzione. Credo che questo esperimento (che forse solo Linkedin poteva fare, sia per il volume di utenti sia per la sua natura come social network) ci dica molto già adesso su quali siano i meccanismi necessari per creare sistemi simili in azienda.

Da parte mia vedo almeno due azioni indispensabili affinché queste iniziative non si rivelino un buco nell’acqua:

  • creare sempre un contesto, ovvero un insieme di “categorie” che aiutino le persone a fare mente locale su quali siano le competenze da elencare. Le categorie dovrebbero essere aperte e dinamiche come gli stessi skill, ma dovrebbero costituire un nucleo di partenza
  • creare un bacino, ovvero permettere alle competenze già inserite di fare da guida per i colleghi, ad esempio attraverso i sistemi di autocomplete.

Aggiungiamo, come sempre, una buona dose di pazienza e umiltà: la partecipazione degli altri è sempre un regalo, non dimentichiamolo.

Ott
15

Decisamente social, decisamente intranet

In questo periodo si moltiplicano, per fortuna, gli esempi di intranet “social” che inglobano caratteristiche molto spinte di interazione e network tra i dipendenti pur conservando però un carattere di portale intranet istituzionale.

Possiamo dire che nel mondo siamo tutti alla ricerca di queste soluzioni ibride, che riescano a trovare il giusto compromesso tra informazioni aziendali, applicazioni e networking, 3 elementi che in genere si trovano ancora separati all’interno degli spazi aziendali.

Beh, non è così per ONO, azienda di telecomunicazioni spagnola, che è riuscita a integrare davvero questi diversi elementi in un unico ambiente. Il centro pagina è occupato dal classico “wall”, ma lo stream è inglobato in un framework che prevede la presenza massiccia di servizi al dipendente e informazioni aziendali top down.

Lo screenshot che vedete sotto credo esprima bene il concetto, e possiamo vederlo grazie all’iniziativa My beautiful intranet, promossa di IBF. In questo post trovate gli screenshot più significativi.

ONO Homepage

Su Pintrest potete trovare tutti gli gli screenshot postati finora (è davvero un sacco di roba). E se volete partecipare con il vostro esempio, il contest è aperto ancora per un mese.

Set
21

Nuove miniere di screenshot per prendere ispirazione

Evviva, ho finalmente capito come si possono usare in modo produttivo ambienti come Pintrest o Behance: ovvero per trovare tonnellate di esempi di intranet design, postati da solerti grafici e da sempre attenti vendor, che non si fanno scappare l’occasione di condividere esempi di homepage realizzate sulle proprie piattaforme.

Come sapete trovare esempi di homepage o di altre pagine di intranet è uno dei problemi più grossi che affrontiamo nel nostro lavoro quotidiano; ora questi nuovi social network dedicati alla grafica promettono di riempire questa lacuna.

Non dovete fare altro che digitare “intranet” nei motori interni a questi ambienti per trovare numerosi esempi, alcuni molto belli, alcuni anche italiani (confesso che ho scoperto anche qualche esempio di progetti a cui ho collaborato anch’io, ma va beh).

 

 

intranet

Che dire? buona ricerca a tutti

 

Feb
14

Dietro il re-design della intranet di Microsoft

Vedere come i prototipi si trasformano nel prodotto finito è sempre una cosa affascinante. Per questo voglio segnalarvi, dal portfolio di Redoctober (una web agency di Seattle), alcuni esempi del lavoro preparatorio che hanno realizzato per MSW, ovvero la intranet di Microsoft.

Microsoft corporate intranet redesign

Microsoft corporate intranet redesign

Microsoft corporate intranet redesign

Microsoft corporate intranet redesign

 

Mi sembra davvero un ottimo lavoro (anche se è abbastanza sorprendente che Microsoft  debba rivolgersi ad agenzie esterne per questo tipo di attività).

 

Dic
18

Qual è la homepage più utile? Il contest del WIC

Il Worldwide intranet challenge è un progetto ideato dall’ottimo Andrew Wright per promuovere un benchmark e un confronto permanente tra professionisti intranet in tutto il mondo.

una delle ultime iniziative è un contest dedicato alla home page di intranet ritenuta più utile per le persone che la utilizzano. E’ naturalmente un’occasione per mostrare un po’ di esempi; al momento non c’è nulla di davvero “stratosferico”, ma lo scopo non è quello, e in ogni caso è sempre utile sbirciare un po’ dietro ai firewall altrui.

Di seguito alcuni esempi tratti dal contest.

2.MyCo Intranet - Mike Gallers

 

 

3.The Customizers - Sonja Madsen

 

6.Smart & Savvy - Tara Clark

 

Dic
17

Ibm esplora nuove strade nell’intranet design

Tra specialisti e appassionati si è parlato molto, nelle scorse settimane, del nuovo design della intranet di Ibm, (che per la cronaca si chiama W3), che si è rivelato grazie a un post di Toby Ward dal significativo titolo “IBM’s Galactic Intranet Redesign & The Death of the Intranet“, nel quale sono forniti molti dettagli, oltre che uno screenshot della nuova intranet.

Nuova intranet Ibm

Effettivamente troviamo parecchie novità e qualche tentativo di superare in via definitiva il portal style che ha dominato negli scorsi anni. Al di là della scelta cromatica, che abbandona il blu e vira verso un black and white che si avvicina molto alle scelte di Apple, da quello che ho letto e da quelo che vedo credo che le novità più rilevanti siano:

  • l’abbandono del menù di sinistra, anche per la navigazione contestuale, sostituito da mega menù a scomparsa dall’alto (del resto scelta all’opera anche nel sito esterno);
  • la conseguente divisione molto netta tra lo spazio di navigazione (tutto in alto, su tre diversi livelli) e quello dei contenuti;
  • una scelta verso un modello “a portlet” radicale, peraltro adesso molto più facilemente configurabile dalle persone;
  • In generale una maggiore pulizia, come si vede dallo screenshot successivo, che ho “rubato” ad un recente webinar di Toby

redesign pagine di contenuto Ibm

Nell’articolo di Toby trovate altri dettagli. Buona lettura.

 

 

Dic
15

AltanA, piccoli passi verso l’innovazione nel Comune di Venezia

Come sapete quando posso cerco di pubblicare casi di studio reali, a maggior ragione se vengono dalla pubblica amministrazione italiana. Credo che questo sia il miglior modo di mettere a fattor comune buone pratiche e contemporaneamente tastare il polso dell’innovazione sui progetti intranet.

Per questo sono molto contento di mostrarvi il lavoro che stanno facendo al Comune di Venezia, dove da un paio d’anni è attivo un progetto intranet (AltanA) davvero interessante. Personalmente non ho partecipato alla costruizione della intranet, ma ho dato una mano con alcune giornate formative all’inizio del progetto.

altana - home - Intranet del comune di Venezia

Ho chiesto quindi a una delle animatrici della intranet, Paola Caporossi, di mandarmi  qualche dettaglio in più. Il progetto è interessante per molte ragioni, alcune di carattere organizzativo, altre relative alle funzionalità e alle scelte tecnologiche. In particolare vorrei segnalare:

  1. Coinvolgimento diffuso
  2. Publishing distribuito
  3. Forte personalizzazione
  4. Strumenti partecipativi
  5. Killer application
  6. Tecnologie open source

Convolgimento diffuso: i 4.000 dipendenti, su 260 sedi, sono stati coinvolti preliminarmente nella creazione del progetto. Nelle parole di Paola:

Per coinvolgere gli stessi dipendenti nella realizzazione del progetto è stato aperto un forum, “La Intranet che vorrei” per chiedere  a tutto il personale dell’Amministrazione che cosa avrebbe voluto trovare. Ne è emerso un dibattito molto interessante e partecipato in cui i colleghi non solo hanno espresso esigenze concrete come ad esempio la possibilità di avere un organigramma navigabile, la vetrina della mobilità interna, la logistica delle sedi comunali, ma anche richieste più astratte, ma molto significative, quali la valorizzazione delle persone e delle professionalità, la condivisione della conoscenza, lo sviluppo dell’interattività.

Inoltre tutta la intranet è pensata in ottica partecipativa:

Gli utenti della nuova Intranet non sono più destinatari passivi perché ogni contenuto è pensato e pubblicato per stimolare il loro intervento. Tutto il personale del Comune può creare forum e partecipare a sondaggi. Ogni pagina, ogni notizia, ogni sezione ha uno spazio dedicato ai commenti e un sistema per votare i contenuti pubblicati. Anche la prassi di gestione delle informazioni cambia con l’abbandono della modalità top-down.

notizia con commenti - Intranet del comune di Venezia

 

sondaggio con commenti - Intranet comune di venezia

Publishing decentrato: il publishing è stato fortemente decentrato: al momento il team centrale della itranet è affiancato da 42 redazioni decentrate che gestiscono in modo autonomo i contenuti ufficiali della intranet. Grazie al sistema di profilazione degli utenti, molto flessibile e configurabile, tutti i servizi dell’Amministrazione sono autonomi nell’organizzazione, pubblicazione e aggiornamento dei contenuti.

Formazione intranet comune di venezia

Ma, come ribadiesce Paola:

E’ invece aperta a tutti gli utenti autenticati la pubblicazione di alcuni contenuti: nuovi argomenti di discussione del forum, commenti alle notizie, critiche, suggerimenti, annunci della bacheca.

bacheca_annunci_annuncio - Comune di Venezia

 

Forte personalizzazione: nella intranet è presente una sezione, denominata “La mia AltanA”, che consente a ciascun dipendente di aggregare diverse fonti di informazioni in un unica pagina utilizzando un semplice meccansimo Drag and drop. La pagina è quindi composta di widget configurabili dal singolo dipendente.

My page della intranet del comune di Venezia

 

Strumenti partecipativi: è presente unh blog di progetto relativo alla nuova intranet, curato dlla stessa Paola, per aggiornare i colleghi sulle novità principlai della intranet.

blog interno - Intranet del comune di Venezia

Inoltre è molto attivo uno spazio forum che viene utilizzato per diversi aspetti della vita organizzativa. Questi forum sono molto usati dai dipendenti. Dice Paola:

E’ stato ad esempio attivato un forum “SCAI 2.0” come strumento di supporto on-line per un applicativo nuovo, SCAI (sistema contabile amministrativo integrato), di cui si è dotata l’Amministrazione. E’ stato creato un forum denominato “Sperimentazione Zimbra” per consentire agli utilizzatori della nuova webmail di esprimere un parere sul sistema di gestione della posta elettronica appena introdotto, e un altro ancora per consentire di gestire al meglio dubbi e criticità legate alla procedura per la gestione delle determinazioni digitali.

forum scai - Intraent comune di Venezia

Ancora,  sono molto utilizzati wbebform che hanno nel tempo sostituito i questionari cartacei.

Killer application: vi sono ovviamente alcune killer application. Tra queste, come spesso avviene, troviamo:

  • Self service al dipendente (presenze, giustificativi…)
  • Cedolino paga
  • Webmail
  • Rubrica telefonica

Su quest’ultimo punto, dice Paola:

La rubrica telefonica è stata completamente riprogettata per valorizzare l’identità professionale delle persone. Accanto ai dati ufficiali (nome, cognome, numero di matricola, servizio di appartenenza) è stato dato spazio alle informazioni personali. Lo scopo è far emergere non solo di cosa si occupa il lavoratore, ma anche chi è: le sue competenze, i suoi interessi, le sue passioni.

scheda personale - Intranet del comune di Venezia

I punti chiave della nuova applicazione sono:

–         l’ampliamento delle modalità di ricerca: un unico campo in cui è possibile effettuare ricerche per nome, cognome, numero di telefono, numero di matricola, tag.

–         l’inserimento di nuovi campi in cui il dipendente può pubblicare informazioni personali: curriculum, competenze, hobby, note personali (assenze per ferie, maternità ecc) e indicazioni su come essere raggiunto;

–         l’organigramma navigabile: grazie ad un lavoro di programmazione che ha intrecciato i codici struttura a cui ciascuno dipendente è associato, si è riusciti a restituire l’organigramma navigabile dell’Amministrazione comunale. Se si cerca una persona è possibile conoscere non solo la struttura di appartenenza, ma anche il livello superiore e l’organizzazione interna, scorrendo la pianta organica verso l’alto oppure verso il basso.

–         Tag cloud: i più chiamati per evidenziare le persone più cercate all’interno dell’Amministrazione comunale.

–         Cerco spesso: una mini rubrica con i numeri che il singolo dipendente cerca di più. Il servizio consente a chi lo desidera di attivare la funzione di registrazione dei numeri ricercati attraverso la rubrica. Il sistema, una volta attivato, crea un contatore per ciascun utente, proponendo poi l’elenco dei 10 numeri più cercati.

TagCloud - Rubrica intranet comune d Venezia

Tecnologia open source: infine va segnalata la scelta di Drupal per costruire tutta la nuova intranet. La piattaforma è stata ricustomizzata grazie anche al contributo dell’azienda informatica del comune. Dice ancora Paola:

Drupal aveva tutte le caratteristiche di cui avevamo bisogno: flessibilità, semplicità d’uso, presenza di più di 4000 moduli-estensione con cui poterne ampliare le funzionalità, possibilità di integrazione con LDAP. L’uso di Drupal avrebbe consentito l’autenticazione degli utenti alla Intranet con la stessa login e password con cui accedono al proprio computer.

Tutte queste caratteristiche ne fanno un progetto che ha avuto successo, si è poco alla volta inserito nella vita organizzativa e produce valore per tutti.

Con il passar dei mesi, e il coinvolgimento di tutti, Altana si è consolidata come strumento di lavoro, conoscenza e dibattito. E’ diventata il punto d’accesso unico per molteplici applicativi e un supporto democratico alla partecipazione.

 

Ringrazio Paola Caporossi e tutto il gruppo di lavoro della intranet del comune di Venezia per aver voluto condividere questo caso.

Giu
22

Qualche idea per le intranet della PA

Se siete in cerca di idee per intranet della Pubblica Amministrazione potete dare un’occhiata ai tanti esempi su Flickr, messi a disposizione da eGov nell’ambito del recente premio “Intranet screenshot collection“.

Per la cronaca, ha vito la camera di commercio di Lucca.

Mar
29

Benvenuto screenshot!

Il magazine egov ha dato vita a un’iniziativa sacrosanta:  una raccolta di screenshot dalle intranet della Pubblica Amministrazione. Come sapete il tema del banchmark sulle intranet è tanto importante quanto difficoltoso da realizzare, e tutte le iniziative di questo tipo sono le benvenute.

Per partecipare non dovete fare altro che salvare in jpg o png uno screenshot della vostra intranet e spedirlo ai simpatici organizzatori. I più avventurosi possono anche cimentarsi con uno screencast. Avete tempo fino al 20 aprile 2011.

Mi raccomando di partecipare: più persone aderiscono più casi ci saranno da confrontare e maggiori saranno i benefici per tutti.

 

Nov
15

Intranet 2.0: il libro è disponibile, e ora viene il bello :-)

copertina del libro intranet 2.0Cari amici, lettori, blogger complusivi, donne e uomini di azienda, questa è una comunicazione di servizio per avvisarvi dell’uscita in libreria della mia nuova fatica editoriale, ovvero “Intranet 2.0. Gestire la collaborazione e creare community interne con forum, blog, wiki e social network“, edito da Tecniche Nuove.

Il libro raccoglie tutte le mie riflessioni sul tema, a partire da ciò che ho scritto in questi anni su questo blog (i lettori assidui possono quindi astenersi dal comprarlo), arrichite di esempi nazionali e internazionali che ho raccolto sul campo oppure che ho ottenuto grazie all’immensa cortesia di tanti amici e di tante organizzazioni che mi hanno dato una mano in vari modi.

Voglio ringraziare, in ordine sparso: Roberto Bernabò, Ernesto Capozzo, Gigi Cogo, Milco Forni, Massimo Mortini, Francesco Paradiso, Alessandra Pelagallo, Anna Pizzolato, Luca Ribani, Tamara Scapin, AUSL di Bologna, Assifero, Camst, Enel, Honda Italia, Iks-Coreconsulting, Polizia di Stato, Sea, Telecom Italia, Zambon, Cristiano Siri, Michele Melis, Anna Lapenna, Giuliana Mason, Luisa Carrada, Fausto Liberini, Beatrice Monacelli, Marco Lotito.

Un grazie riconoscente ad Alberto Mucignat ed Emanuele Quintarelli, per aver arricchito il libro con le due preziose appendici in calce al volume.  Un grazie a Patrizio Di Nicola e Marco Stancati per aver accettato di scrivere, rispettivamente, la prefazione e la postfazione al volume.

Per chi fosse interessato, ho creato una pagina dedicata al libro (che contiene la quarta di copertina e l’indice) e una pagina di dettaglio con tutti i link citati nel libro.

Per i più avventurosi c’è anche una pagina su Facebook dedicata al libro (non ci siamo fatti mancare niente).

Il libro è un manuale di gestione: non troverete quindi indicazioni tecnologiche specifiche, e nemmeno (troppi) grafici e indicazioni di scenario.  Spero invece che il libro possa darvi una mano a realizzare concretamente questi progetti dentro la vostra organizzazione.

Un saluto a tutti, e fatemi sapere che ne pensate :-)

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Grazie mille per la pazienza. E' l'Europa che ce lo chiede