Oggi voglio svelarvi un segreto delle intranet di successo. Questo segreto in realtà non è affatto un segreto, ma una verità lapalissiana, banale e sotto gli occhi di tutti. Il segreto è il seguente: per avere una intranet di successo occorre gestirla. Prima, durante e soprattutto dopo il lancio.
Voi mi direte grazie, lo sapevamo già. Ve l’avevo detto che era un segreto per modo di dire. Eppure questa consapevolezza diffusa, questo naturale consenso sulla semplice idea che un progetto del genere debba essere portato avanti da qualche persona che ci si dedica full time (eh, si, perché gestire qualcosa in azienda significa che c’è un omino/donnina che chiameremo “intranet manager” che si occupa solo di quello. Il segreto comincia a ad assumere qualche sfumatura nuova, vero?) beh, insomma a questo coro unanime non sembrano seguire sempre comportamenti conseguenti.
Succede questo: nasce il progetto intranet, sulla base di qualche input verticistico o di qualche esigenza improrogabile. Viene messo in piedi il team di sviluppo (e qui a volte interveniamo noi in qualità di allegri consulenti) che coinvolge varie figure interne: HR, Comunicazione, IT, a volte il marketing. Un settore ha in mano il cerino del progetto, e fa di tutto per realizzarlo nei tempi previsti. Si costituisce, nel migliore dei casi, una redazione diffusa. Si fa la formazione e “l’evangelizzazione” di questa redazione diffusa. Si creano contenuti nuovi, si integrano i servizi, ci si fa un mazzo così, fino al momento del lancio.
Arriva il momento del lancio: marketing interno, affanni, un sacco di email concitate e finalmente la intranet va in linea. A questo punto succede una cosa: i manager mandano una email al team per congratularsi. Le persone del team sono felici, ma qualcuno comincia a guardare l’orologio: si è fatto tardi, bisogna cominciare a pensare alla prossima convention, al piano di formazione, all’applicativo per i venditori, ai nuovi badge. E così via.
Piano piano il progetto intranet cede il passo ad altre cose, e qui cominciano i guai. Sì, perché la intranet non è come uno dei tanti progetti interni con un inizio e una fine, non è un’iniziativa di comunicazione spot. E’ un elemento vivo e strutturale della vostra organizzazione e senza la presenza di qualcuno che la tenga in piedi si accascerà lentamente su se stessa. Magari non ve ne accorgete, ma si sta già accasciando.
A titolo di esempio vi fornisco una lista di cose che un intranet manager fa nella sua attività quotidiana:
E questi sono solo i compiti ordinari. Quando poi nascono esigenze o progetti nuovi le cose da fare si moltiplicano. Pensate che queste cose si possano fare nei ritagli di tempo? Non è così.
Create, quindi, un team di lavoro, organizzate una redazione diffusa, trovate i responsabili delle diverse community, costruite un team IT efficace. Ma, oltre a tutto questo, identificate l’intranet manager. E’ un segreto di pulcinella, vero?