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Apr
5

Intranet: la cura dimagrante che migliora i contenuti

In Philips ultimamente hanno fatto alcune innovazioni molto interessanti nella gestione dei contenuti e nell’archittettura informativa della intranet.

Tanto per cominciare, un paio di anni fa sono passati da una architettura informativa tradizionale, basata su una navigazione ad albero, ad una navigazione per tag/topic, nella quale

  • sparisce il menù di navigazione
  • la ricerca occupa un posto centrale
  • la ricerca converge non tanto sul testo delle pagine ma su un sistema di tag usato coerentemente da tutti gli editor dell’azienda.

In aggiunta: la ricerca e la visibilità dei contenuti in home page vengono migliorate attraverso un sistema di  profilazione sul ruolo e attraverso un esteso gioco di “sottoscrizioni” ai singoli tag da parte di ciascun dipendente.

Il sistema è davvero interessante e ha consentito all’azienda di migliorare enormente la trovabilità dei contenuti.

 

Ma non è finita: dopo aver realizzzato questa piccola “rivoluzione copernicana” nella gestione e nella ricerca dei contenuti, l’azienda si è accorta di avere un problemino di aggiornamento e governance dei contenuti stessi.

E qui entra in gico la fase 2: con 123.000 pagine e circa 900 siti su Sharepoint la intranet era diventata un mostro informe pressoché ingovernabile.

In redazione hanno allora deciso di affrontare il mostro con una tecnica radicale:

gardening + policy + bastone nodoso di legno

In un articolo Dennis Agusi,  spiega come hanno fatto a passare da 123.000 pagine (utili e inutili, vecchie e nuove) a 5.000 pagine tutte utili. In sostanza hanno usato alcuni trucchi:

  1. Nuovo ambiente. Hanno creato un novo ambiente “pulito” dove mettere solo la roba “buona”.
  2. Il sistema “ping”. Hanno spento la maggior parte dei siti e aspettato che qualcuno si facesse vivo. Se nessuno reclamava l’ambiente, beh, indovinate un po’.
  3. Il file della Verità. Hanno creato un file che hanno chiamato il File della Verità, nel quale ad ogni sito erano collegati i dati di accesso, l’obsolescenza dei contenuti, la quantità di roba presente eccetera. Con questo file si sono presentati a ciascun owner per capire che cosa fare. Di fronte a quei dati molti owner hanno deciso di soprassedere al loro sitarello (inutile).

Con questo sistema le pagine “buone” si sono ridotte del 96%. Chiaro?

Come mantenere pulito l’ambiente? La redazione ha adottato una serie di accortezze di governance:

  • processo di revsione semestrale;
  • email automatica a tutti gli owner;
  • richiesta tassativa di prendere una decisione su ogni contenuto: cancellare, cambiare, validare (in questo caso il contenuto assume la data della validazione);
  • se nessuna risposta arriva, beh, indovintate un po’?
Inoltre le news vengono eliminate automaticamente dopo 15 mesi dalla pubblicazione (se no che news sono?)
Questo sistema, beh, ha funzionato. E sapete perché? Perché dietro a tutto questo c’è una cosa magica che si chiama GO VER NAN CE.
Prendiamo esempio.

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Grazie mille per la pazienza. E' l'Europa che ce lo chiede