Nov
30

Il design inclusivo nei luoghi di lavoro: la mia presentazione al WUD

Giacomo Mason Wudrome 2017

Carissimi, come qualcuno di voi saprà, qualche settimana fa a Roma c’è stata la nuova edizione del WUD Roma, con oltre 300 partecipanti e un clima molto bello e persone simpatiche e presentazioni interessanti. Insomma, finalmente un bell’evento (per la cronanca: io non partecipo mai a nessun evento, quindi non faccio testo come recensore di eventi belli in giro, ma tant’é).

Quest’anno il tema era il design inclusivo, e anche io ho parlato, a modo mio, di inclusione, ovvero dell’inclusione dei dipendenti nel processo di design delle intranet e delle applicazioni interne.

Un intervento che ho costruito per l’occasione a partire dalla mia esperienza di progettista dentro le organizzazioni.

Ora sono disponibili sul sito le slide del mio intervento (e anche  quelle degli altri) caricate anche su slideshare.

 

Ovviamente sono pensate per la presentazione dal vivo, ma spero si capisca almeno il senso generale :-)

Nov
28

Intranet Italian Network: la community italiana degli intranet manager

Cari amici, ho creato su Linkedin un gruppo dedicato ai professionisti intranet italiani e l’ho chiamato, senti un po’, Intranet Italian Network.

logo-italian-intranet-network

Mi piacerebbe che diventasse la comunità di pratica italiana di chi comunica, progetta, gestisce, sviluppa e lavora nei progetti intranet (link, eventi, corsi, segnalazioni, screenshot, buone pratiche di design, architettura informativa, ricerca sugli utenti, esperienze e domande tra i professionisti del mondo intranet nel nostro Paese).

Ecco il link

https://www.linkedin.com/groups/12076840

Ci vediamo lì? :-)

Nov
12

Gestire al meglio il gruppo di lavoro: un mio intervento

Vi segnalo un mio intervento sul blog di Ariadne Digital (di cui sono partner) dedicato alla gestione del gruppo di lavoro in un progetto inranet.

Intranet: come gestire il gruppo di lavoro

Le intranet sono oggetti complicati. L’altro giorno ero in una riunione con il team di lavoro, alla vigilia di un delivery importante. La intranet manager alla fine della riunione mi ha chiesto: io non capisco, ma perché siamo arrivati a questo punto con 3 mesi di ritardo?

Già, perché?

Oltre la tecnologia: comunicazione, organizzazione e governance

Spesso i progetti intranet hanno una forte componente tecnologica, che ne orienta l’andamento (e spesso il destino). In alcuni casi troviamo un capo progetto tecnologico, che si rapporta al cliente interno con il quale dialoga su scadenze e rilasci.

Questa impostazione, apparentemente sensata, tralascia però molte componenti, che presto si faranno sentire sotto forma di esigenze non mappate, requisiti mal definiti, attori non coinvolti che all’improvviso si trovano alle prese con un progetto di cui non avevano idea. E tutto si complica.

Se vogliamo avere successo in un progetto intranet dobbiamo considerarlo un progetto organizzativo, che coinvolge tutta l’azienda e che richiede, in fasi diverse, il coinvolgimento di tanti attori e figure […]

Continua a leggere sul blog di Ariadne Digital

Nov
1

Progettare la intranet con le jouney map: finalmente qualcuno l’ha fatto

Cari amci, come sapete da molti anni mi occupo di progettare intranet e sistemi di comunicazione interna usando strumenti presi dallo User Centered Design: negli anni, come molti di noi, ho approfondito e praticato molte tecniche per portare questi progetti dall’approssimazione volontaristica (e talvolta eroica) in cui spesso si trovano alle “vette” del rigore del metodo. E del successo.

Negli anni ho usato, con successi a dire il vero alterni, un po’ di tutto, in libertà a seconda del caso e delle opportunità (e del budget): card sorting, tree testing, personas, user sories, interviste, diari, discovery workshop, co-design workshop, test di usabilità, osservazione partecipante. E altro ancora.

C’era solo una cosa che mi rammaricavo di non aver mai usato e, ancora peggio, di non aver mai visto usare nei progetti intranet, ovvero le customer journey map (il link all’articolo di Cristina Lavazza è un atto dovuto), e la spiegazione che mi sono sempre data era questa: gli ambienti intranet sono troppo vasti, troppo “pieni” di risorse, troppo poco “lineari” come servizi per poter ipotizzare un qualche “viaggio” del dipendente, se non a prezzo di grandi forzature.

Beh, mi sbagliavo. E’ di qualche mese fa un articolo che racconta come una società di consulenza abbia usato con successo delle versioni interne (chiamate Emplyee journey map) per mappare e clusterizzzare i bisogni dei dipenenti di una azienda manifatturiera.

journey map

L’articolo spiega molto bene il processo utilizzato (adattato dal modello di Adaptive path):

  • ricerca con gli utenti per capire gli eventi da mettere nel “viaggio”;
  • co-design del viaggio (workshop);
  • design della mappa;
  • uso della mappa per trovare nuovi servizi che le intranet deve offire.

Ovviamente andranno fatte diverse mappe per diverse figure o per diversi eventi specifici legati alla intranet.

Una fi-ga-ta. Ditemi, vi prego, che li useremo *tutti* d’ora in avanti :-)

Mag
18

Gestire i contenuti in intranet: le 6 dimensioni da considerare

Cari amici, sapete meglio di me quanto un progetto intranet di comunicazione interna sia legato a tanti fattori (umani, tecnologici, organizzativi) e come il successo si giochi spesso sul filo del rasoio: un buon contenuto, una inizitiva che centra un bisogno, un aggiornamento importante.

Di fatto, se mettiamo da parte (o, meglio, se diamo per scontate) le questioni più strattamente tecnologiche, considerandole “risolte” (anche se sappiamo che non è mai pinenamente così), resta la qestione più spinosa che è come sapete, LA vera questione della intranet: i contenuti.

Cosa sono i contenuti in una intranet? Sostranzialmente, anche se non esclusivamente, documenti, giusto? E dunque: mettiamo questi benedetti documenti una volta per tutte e facciamola finita.

La questione sembra risolta, e invece apre un mare di sottoquestioni che fanno la differenza: perché a volte i documenti sono incompleti o insufficienti rispetto alle esigenze del momento, oppure sono introvabili all’interno dell’ambiente, o ancora sono dei mattoni illeggibili e il fatto di averli piazzati sulla intranet non li rende miracolosamente seducenti.

Ma i problemi non finscono qui: spesso i documenti non sono quelli che servono davvero, oppure sono obsoleti, o convivono con cose anteguerra. Inoltre, ci si accorge molto presto che senza un’organizzazione del gruppo di lavoro vengono pubblicate cose sbagliate, nei tempi sbagliati, nei modi sbagliati.

La intranet è insoddisfacente? Ecco perché.

Oggi voglio quindi, anche sulla base di un bell’articolo di risorse sulla gestione dei contenuti in intranet, provare a definire un mio modello di gestione dei contenuti in intranet, (che amplia quello dell’articolo) basato su 6 dimensioni:

  • Sostanza
  • Struttura
  • Presentazione
  • Bisogni
  • Governance
  • Aggiornamento
Schema intranet content management

Le 6 dimensioni per la gestione dei contenuti in intranet: 3 di queste riguardano i contenuti stessi, mentre altre 3 riguardano le persone che li gestiscono.

Tre di queste dimensioni riguardano i contenuti stessi, mentre le altre tre sono legate alle persone che i contenuti li gestiscono. Di seguito descrivo meglio le 6 dimensioni:

Sostanza

I contenuti devono, per l’appunto, avere dei contenuti, e non essere versioni esangui dei contenuti reali. Se pubblicate il contratto di lavoro assicuratevi che ci siano le cose che servono ai destinatari. La sostanza comprende cose come:

  • completezza dei contenuti
  • chiarezza dei contenuti
  • rispondenza ai bisogni dei diversi target

Struttura

Non basta riversare in quelche modo il contenuto sulla intranet affiché tale contenuto sia reso fruibile. E, no, l’idea magica di un “motore di ricerca superintelligente”  che faccia il lavoro al posto vostro non vi aiuterà, perché se il motore è davvero intelligente tratterà un contenuto male indicizzato per quello che è: spazzatura.

Gli aspetti di struttura comprendono cose come:

  • Collocazione in una struttura di navigazione
  • Criteri per filtrare i contenunti
  • Metadati
  • Tag
  • Contenuti correlati
  • Labeling. Se pensate che le etichette non facciano la differenza leggetevi questo articolo spassoso che spiega come essere passati dalla label “Nuovi prodotti” a quella più enigmatica di “Fattori di crescita” abbia fatto diminuire drasticamente i clic  diun’azienda di beni di consumo.
Tag sui contenuti intranet

Un articolo dalla intranet di Fastweb: ogni contenuto ha dei tag che permettono sia l’aggregazione automatica dei contenuti con lo stesso tag sia una ricerca più intelligente.

 

Cluste tematici sui contenuti intranet

Un articolo dalla intranet di Fastweb: ogni contenuto ha dei contenuti correlati che permettono una navigazione trasversale e un raggruppmento in cluster tematici che facilitano la ricerca dell’informazione

Aggiungo una considerazione: a volte il fatto stesso di organizzare meglio una risorsa che era già disponibile diventa di per se stesso un nuovo contenuto. Immaginate di costruire una pagina di semplici link diretti a risorse sparse della vostra intranet e riguardanti un singolo argomento (ad esempio la formazione, o la sicurezza, o le relazioni con gli invensitori).  In qusto caso il valore del contenuto si divide tra la sostanza (preesistente) e la struttura (che avete fornito voi e che rende finalmente il contenuto fuibile).

La struttura ha (in un certo senso) “creato” il contenuto.

Presentazione

I contenuti, oltre ad avere una sostanza e a una struttura, dovrebbero poi essere editati in modo da renderli più leggibili e fuibili dai destinatari: gli editor interni pertanto non dovrebbero limitarsi a “caricare roba”, ma dovrebbero trasformarla opportunamente a seconda del caso.

La trasformazione dei documenti (in genere Ppt, Pdf, Word, ecc) comprende cose come:

  • trasformare i documenti in pagine con indici cliccabili
  • trasformare i documenti in slideshow
  • trasformare i documenti in infografica
  • trasformare i documenti in FAQ
  • trasformare i documenti in pagine scritte per il web
  • riassumere i documenti creando blocchi di testo omogenei
  • aggiungere abstract e titoli
  • aggiungere immagini

 

Indice cliccabile

Un documento normativo interno diventa una pagina con indici cliccabili, in modo che il dipendente possa arrivare subito al tema di interesse e in modo che il motore di ricerca sia facilitato.

 

Documento che divetna uno slideshow

Un documento molto lungo in PDF diventa uno slideshgow che mostra le informazioni principali

 

Sembra facile eh?

Veniamo ora alle dimensioni legate alle persone

Bisogni

Avere documenti che hanno “sostanza” non siginifca ancora ancer centrato i bisogni delle persone. Per fare un esempio, potreste aver creato un bellissimo slideshow con il modello 231 dell’azioenda, pieno di informazioni, ma probabilmente tutta questa sostanza non centra i bosigni del vostro customer care, che sta cercando i listini aggiornati.

Centrare i bisogni significa dunque lavorare sistematicamente con i vostri utenti e comprende cose come:

  • intervistare le persone nei diversi settori dell’azienda
  • creare workshop di codesign dei contenuti
  • esaminare i flussi (spesso deliranti) di comunicazione via mail
  • esaminare i dischi di rete dove venogno in genere “riversate” tristemente le informazioni
  • fare incontrare sistematicametne forntori di contenuti interni e fuitori
  • richiedere feed back, sia fisicamente che nelle pagine della intranet

 

Governance

La governance è il sistema con il quale tenete sotto controllo il processo di gestione dei contenuti. Ripetente come me: senza governance niente intranet. Capito? La governance comprende cose come:

  • organizzazione dei redattori distribuiti
  • supporto redazionale ed help desk
  • ruoli e funzioni
  • palinsesto editoriale
  • roadmap periodica e piano di incontri
  • guide di stile
  • policy

Aggiornamento

L’aggiornamento dei contenuti merita un punto tutto suo perché è un punto cruciale: potete aver seguito tutti i punti precedenti, ma se i contenuti non sono aggiornati tutto questo lavoro non seve a niente. Contenuti obsoleti non solo rendono inutile la intranet, ma la squalificano immediatamente agli occhi dei dipententi.

Tenere aggiornati i contenuti significa:

  • associare ogni contenuto ad un owner specifico
  • creare dei sistemi di alert e “gardening” automatico sui contenuti
  • fare audit periodiche guardando le date di pubblicazione

 

Ecco, questo è il lavoro da fare. Se non ve la sentite beh, datemi retta, non fate la intranet :-)

Apr
5

Intranet: la cura dimagrante che migliora i contenuti

In Philips ultimamente hanno fatto alcune innovazioni molto interessanti nella gestione dei contenuti e nell’archittettura informativa della intranet.

Tanto per cominciare, un paio di anni fa sono passati da una architettura informativa tradizionale, basata su una navigazione ad albero, ad una navigazione per tag/topic, nella quale

  • sparisce il menù di navigazione
  • la ricerca occupa un posto centrale
  • la ricerca converge non tanto sul testo delle pagine ma su un sistema di tag usato coerentemente da tutti gli editor dell’azienda.

In aggiunta: la ricerca e la visibilità dei contenuti in home page vengono migliorate attraverso un sistema di  profilazione sul ruolo e attraverso un esteso gioco di “sottoscrizioni” ai singoli tag da parte di ciascun dipendente.

Il sistema è davvero interessante e ha consentito all’azienda di migliorare enormente la trovabilità dei contenuti.

 

Ma non è finita: dopo aver realizzzato questa piccola “rivoluzione copernicana” nella gestione e nella ricerca dei contenuti, l’azienda si è accorta di avere un problemino di aggiornamento e governance dei contenuti stessi.

E qui entra in gico la fase 2: con 123.000 pagine e circa 900 siti su Sharepoint la intranet era diventata un mostro informe pressoché ingovernabile.

In redazione hanno allora deciso di affrontare il mostro con una tecnica radicale:

gardening + policy + bastone nodoso di legno

In un articolo Dennis Agusi,  spiega come hanno fatto a passare da 123.000 pagine (utili e inutili, vecchie e nuove) a 5.000 pagine tutte utili. In sostanza hanno usato alcuni trucchi:

  1. Nuovo ambiente. Hanno creato un novo ambiente “pulito” dove mettere solo la roba “buona”.
  2. Il sistema “ping”. Hanno spento la maggior parte dei siti e aspettato che qualcuno si facesse vivo. Se nessuno reclamava l’ambiente, beh, indovinate un po’.
  3. Il file della Verità. Hanno creato un file che hanno chiamato il File della Verità, nel quale ad ogni sito erano collegati i dati di accesso, l’obsolescenza dei contenuti, la quantità di roba presente eccetera. Con questo file si sono presentati a ciascun owner per capire che cosa fare. Di fronte a quei dati molti owner hanno deciso di soprassedere al loro sitarello (inutile).

Con questo sistema le pagine “buone” si sono ridotte del 96%. Chiaro?

Come mantenere pulito l’ambiente? La redazione ha adottato una serie di accortezze di governance:

  • processo di revsione semestrale;
  • email automatica a tutti gli owner;
  • richiesta tassativa di prendere una decisione su ogni contenuto: cancellare, cambiare, validare (in questo caso il contenuto assume la data della validazione);
  • se nessuna risposta arriva, beh, indovintate un po’?
Inoltre le news vengono eliminate automaticamente dopo 15 mesi dalla pubblicazione (se no che news sono?)
Questo sistema, beh, ha funzionato. E sapete perché? Perché dietro a tutto questo c’è una cosa magica che si chiama GO VER NAN CE.
Prendiamo esempio.

Apr
1

Lanciare la intranet: meglio big bang o long wow?

Meglio il long wow, ve lo dico subito.

Immagine correlata

Un articolo di Intranetizen affronta un tema di governance assai dibattuto nel nostro mondo di progettisti della comunicazione interna.

Il tema è questo:  in un progetto intranet è meglio lanciare il nuovo ambiente tutto di un botto, facendo vedere in modo netto il lavoro fatto e mostrando il grande strappo rispetto al passato, o è meglio la politica dei piccoli passi? Il primo metodo è chiamato dagli autori (e non solo da loro) il metodo big bang.

A prima vista sembra una cosa sensata: non stresso le persone con continui cambiamenti, mi preparo bene bene bene ben bene e quando ho tutto a posto faccio il graaaaande lancio che lascerà tutti a bocca aperta. Daje.

E tutti restano a bocca aperta in effetti. Prima di chiudere il brwoser con una scrollata di spalle.

Sì, perché il problema del metodo Big bang (ovvero: grande cambiamento tutto in una volta, cambiamento che ti travolge e che si spera porti grandi pacche sulle spalle specialmente da parte dei nostri capi) sta proprio in quello che dovrebbe essere il suo punto di forza: si tratta di troppo cambiamento in troppo poco tempo.

I nostri colleghi resteranno storditi, è vero, ma non nel senso che pensiamo noi: ma che succede? Non vi siete mossi per dei mesi, non ci avete fatto sapere un accidente, avete fatto tutto in segreto nelle stanze di IT e della comunicazione e adesso (adesso!) ve ne venite fuori con questa novità. E quando ho il tempo di imparare? E dove sono finiti i miei link utili? Ma che vi salta in testa? Qui dobbiamo lavorare.

Eccetera eccetera.

Insomma, il metodo big bang si porta dietro una serie di conseguenze spiacevoli:

  • per tanto tanto tempo nessuno vede un cambiamento (e continua ad usare i vecchi sistemi inefficienti);
  • il cambiamento tutto insieme produce necessità di apprendimento e crea resistenze forti (o più forti);
  • il cambiamento forte è in genere seguito da una stasi, per cui diventa presto la normlità (addio big bang)

Qual è l’approccio alternatio? Gli autori (e non solo loro) lo chiamano Long wow (ecco un approfondimento sul metodo long wow)

 

In sostanza si tratta di adottare un approccio con rilasci graduali di cose belle, interessanti, e richieste dagli utenti, cominciando dalle più urgenti.

In questo modo gli utenti si abitueranno meglio ai cambiamenti, potranno dare feed back in corso d’opera, si sentiranno tirati a bordo e progrediranno nelle loro competenze e nei loro comportamenti in modo analogo a quanto progredisce la intranet.

L’unica cosa che non avranno è la “magica” sensazione del grande botto, che spesso è solo un fuoco d’artificio senza alcun reale valore.

Il vero cambiamento, il cambiemnto che dura, è fatto di piccoli movementi in avanti. Costanti, senza strappi, caparbi. La goccia che scava la roccia.

Ce la facciamo.

Dic
14

I contenuti della intranet sono marciti? Fai un assessment

Cari amici, voi sapete meglio di me che la intranet non sopravvive con contenuti vecchi, inutili, inaccurati, inapropriati. Marci.

Potete mettere tutti i widget di questo mondo, potete avere il design più cool creato dalla agency milanese col ciuffo, potete avere il motore di ricerca che trova anche i granelli di sabbia, potete inventarvi le social feature che fanno impallidire Facebook.

Senza contentui non-fun-zio-na.

Le persone vi diranno che il motore non va, o che la intranet non gli serve, oppure che la grafica non è accattivante, o che non trovano le cose giuste, opppure che non hanno tempo eccetera eccetera eccetera. La verità è un altra: i vostri contenuti fanno schifo.

Creare i contenuti giusti costa fatica, sudore, riunioni, a volte aspre lotte per il potere interno (io ho già la mia piattaforma, che volete da me?), paure organizzative immotivate (davvero volte eliminare le mail a tutti?), ma è l’unica strada per avere successo. E successo sigfinifca risparmi, eficienza, soddisfazione di tutti.

Contenuti dunque. Tanti. Aggiornati. Utili. E soprattutto gestiti. Ma come?

E’ semplice: i contenuti vanno tenuti sotto controllo, monitorati costantemente. In questo ci viene in aiuto un articolo di Nolinear enterprise che parla proprio di come fare un assessment dei contenuti della intranet (in realtà loro la chiamano “analisi del marciume” e forse hano ragone).

Ecco un esempio di grafico che analizza le pagine rispetto alla data di aggiornamento (ma non è l’unica strada).

 

Lean intranet content strategy tactic 1

 

Tenete conto che quando parliamo di assessment dei contenuti non parliamo di sitarelli vetrina, ma di oggetti con migliaia, decine, centinaia di migliaia di pagine. Ed è per questo che la intranet deve essere sca-la-bi-le (capito designer col ciuffo? Con le intranet il vostro design deve resistere ad aumenti di scala da due zeri).

Lean intranet content strategy tactic 1

L’articolo spega bene come fare un content assessment, e fornisce, udite udite, anche un ottimo foglio excel da usare per l’assessment dei contenuti.

Lo farete? Me lo promettete? :-)

Nov
29

Le intranet tra chat, bot e chatbot

Come da più parti viene sottolineato, le chat e gli instant messaging stanno diventano la nuova frontiera della collaborazione sincona nelle aziende: là dove prima esisteva solo il telefono ora comincia ad affermarsi in maniera stabile la comunicazione via intranet messaging o chat.

Complice di questo affermarsi – natuaralmente – è la diffusione massiccia di software e plug in molto popolari  sia dentro le aziende, come ad esempio Slack (per chi ancora non conoscesse slack vi consiglio l’articolo “i segreti del successo di Slak che ora vale 3,6 miliardi“) sia fuori di esse (Whatsapp in primis).

Come dicevo qualche tempo fa questo tipo di tecnologie copre solo il primo dei tre livelli di collaborazione presenti in azienda, ma lo comincia a coprire in modo massiccio e soddisfacente (ecco un raro articolo italiano sul tema chat interne).

Il tema è talmente maturo che oggi non  si parla più solo di chat, ma la frontiera si è spostata sul tema dei bot e dei chatbot, ovvero degli algoritmi che simulano la conversazione in chat in modo da offriere servizi ai dipendenti.

Sembra dunque che nei prossimi anni avremo sembre più a che fare con questi strani oggetti sempre più intelligenti e sofisticati: a titolo di esempio vi segnalo un articolo che parla esplicitamente di chat bot nelle intranet, e un altro, molto simpatico, che prova ad elencare gli 8 bot che sarebero davvero utili in una intranet.

Per non parlare di Awhy, startup bolognese che ha creato un sitema di chatBot che apprende man mano che lo si usa e che ci spiega sul suo blog perché le chatbot rivoluzioneranno la comunicazione interna).

Siamo solo agli inzi, ma è meglio che cominciamo a pensarci :-)

Per concludere questa rassegna con qualcosa di utile ecco due risorse da consultare:

confronto_chat

Nov
7

Il mio corso sulle intranet torna a Roma il 18 novembre

Cari amici e lettori, vi segnalo una nuova edizione del mio corso sulle intranet, il 18 novembre a Roma.

Il corso è il mio consueto percorso teorico e pratico di una giornata che mostra gli attuali standard di desgin e esamina la roadmap progettazione e le principali tecniche di user centered design che si applicano a questo tipo progetti.

corsoCi vediamo li? :-)

Nov
7

Stai monitorando la intranet? Ma lo stai facendo bene?

Come sanno molti miei clienti e partner, sono abbastanza fissato con l’uso di analitycs per la intranet, e in particolare con Piwik, uno strumento open source intuitivo, piuttosto completo e che non crea quasi alcuna scocciatura, e siccome io odio con tutte le mie forze ogni tipo di scocciatura, mi ci sono affezionato.

Ora, come divceva Roberta Kaplan (quello che ha inventato la balcend socrecard) “Non si può gestire quello che non si può misurare” e io rimango sono sempre più sorpreso di quante aziende si dimentichino completamente di questo aspetto quando lanciano un progetto intranet, salvo poi correre ai ripari frettolosamente (spesso con trumenti inadeguati).

E a quanto pare non sono il solo, leggendo questo articolo di Sam Marshall che spiega i più comuni errori nell’uso di sutmenti in analytics per la intranet.  A quanto pare non solo nelle aziende non esiste in media nessuna pianificazione strategica a riguardo (dove per “stetegica” si intende: “pensarci per tempo”), ma le stesse fiuge che dovrebbeo occuparsene spesso sono impreparate in modo imbarazzate (e qui i consulenti si sfregano le mani).

 

Analytics objectives

 

Per aiutarci nel compito di quale sistema scegliere Sam ha anche preparato uno studio che mette a confronto 4 sistemi di analytics per le intranet (Piwik, Ngage, Harepoint e CardioLog)

Si può scaricare gratuitamente.

(Sul tema delle misure in intranet vi ricordo ovviamente la mia presentazione).

Ott
4

Progettare le intranet con i lego

Ho pescato un articolo di qualche anno fa di Ernst Décsey, intranet manager per l’UNICEF, che spiega come ha progettato collaborativamente una nuova intranet usando i mattoncini LEGO.

In questo caso non si tratta della più complessa metodologia del LEGO serious play, che da qualche tempo si sta affermando anche nel nostro Paese, ma di un sistema più semplificato (ogni sessione può durare anche solo 20 secondi): ad ogni partecipante viene chiesto di costruire la sua personale intranet usando mattoncini di diverso colore, e ciascun colore rappresenta una componente della intranet (contenuti, collaborazione, attività, social, news).

Il risultato è una rappresentazione “plastica” di quello che la intranet è o dovrebbe essere per ciascun partecipante.

Secondo Ernst i risultati più evidenti che si ottengono applicando il metodo in diverse sessioni sono i seguenti:

  • i contenuti vengono sempre messi come base di qualcunque progetto;
  • le news sono viste ancora come la principale porta d’ingresso;
  • la presenza di componenti di “attività”, ad esempio prenotare sale riunioni o ordinare la cancelleria) resta una forte abilitatore;
  • la componente “Collaborazione” è sempre intrecciata con la componente “Social”;
  • la componente “Social” è considerata la “colla” che unisce tutte le componenti.

Mi sembra davvero un sistema molto interessante e facile da implementare. :-)

Per chi fosse invece interessato alla più complessa metodologia dei lego serious play segnalo questo bellissimo evento a Milano dal 20 ale 23 ottobre 2016: la prima festa italiana dedicata alla metodologia.

Ci saremo? (sconti per i soci architecta).

Lug
15

Che cosa metto in homepage? Un benchmark danese

Se vi sentite insicuri su quale tipo di contenuto dovrebbe andare nella homepage della vostra intranet potreste dare un’occhiata al report di Intra2, un’azienda danese che si occupa di intranet. Hanno fatto un banchmark (questo benchmark è anche un servizio che offrono ai loro clienti) per capire quanto spazio è occupato in genere rispettivamente  da:

  • news e avvisi
  • link e navigazione
  • elementi collaborativi
  • Tool per “fare cose”

Il risultato medio è il seguente (41 intranet analizzate):

contenuti_home_page

 

 

 

 

 

 

Come vedete lo spazio dedicato alle news e agli aggiornamenti è è in media encora preponderante.

In ogni caso questo schema può aiutarvi a capire come si colloca il vostro specifico “mix” di elementi, se sia più  collaborativo,  informativo o operativo.

Se vi interessa tutta le loro presentazione ecco le loro slide

Mar
15

Le 3 velocità della collaborazione in azienda

Quando si parla di collaborazione in azienda si rischia sempre di fare un po’ di confusione tra livelli, strumenti e significati diversi. Dopo tutto si collabora parlando, telefonando, passandosi documenti, e in tanti tanti altri modi. E per questo parlare di “strumenti di collaborazione” o di “intranet collaborativa” rischia spesso di confondere ciò che dovrebbe invece contribuire a chiarire.

Ora, in genere si riconsoce un buon modello esplicativo quando non solo riesce ad illuminare in modo chiaro pezzi di realtà, ma anche quando riesce a farlo in modo elegante e possibilimente semplice. E il modello delle tre velocità, proposto da Davide “folletto” Casali (lo ha proposto per la prima volta nel libro curato da Hugo Messer) ha proprio questo pregio.

Il modello, in sintesi è questo: la collaborazione in ogni organizzazione avviene *sempre* (e questo è importante) su tre piani diversi, corrispondenti a 3 diverse “velocità”:

  • collaborazione realtime;
  • collaborazione asincrona;
  • collaborazione “documentale” (se così posso tradurre “storage”).

Questi tre livelli sono presenti in ogni ambito che preveda collaborazione, e vengono “agiti” di volta in volta con strumenti più o meno adeguati (a partire dalle triade infernale telefono – email – dischi di rete).

Davide ne elenca diversi (da Hangout a Yammer, da Sharepoint a WordPress) ed il pregio del modello è proprio quello di poter collocare in modo funzionalmente corretto un buon numero di soluzioni che oggi affollano il mercato e vangono frettolosamente classificate sotto il termine-ombrello di “strumento per la collaborazione”.

Ancora più interessanti sono a mio modo di vedere alcuni principi strategici che Davide elenca e che dovrebbero essere cultura comune per ogni progettista di ambienti di collabroazione interni:

  1. Una strategia di collaborazione deve sempre affrontare tutti e tre i livelli (e nessun tool è in grado da solo di affrontmarli tuti e tre).
  2. E’ bene non mettere in compitizione più strumenti per lo stesso livello (ad esempio Skype e Hangout, tanto per dire).
  3. E’ importante permettere forme di integrazione tra gli strumenti ai diversi livelli.

Interesante vero? Ecco la presentazione di Davide che, oltre al suo articolo sul tema, permette di approfondire meglio la questione.

Buona lettura (e buona collaborazione).

Mar
14

Misurare la intranet. La guida definitiva

Cari amici, il tema della misurazione delle intanet emerge periodicamente nei progetti e assale alle spalle gli spesso impreparati intranet manager turbando le loro giornate quando non anche i loro sonni :-)

Per questo motivo ho deciso di creare un vademecum che illustra, spero, lo stato dell’arte rispetto al tema della misurazione dei progetti intranet.

Ho inserito un ampio ventaglio di indicatori ma, soprattutto, una metodologia che spero sia facilmente adottabile. Non ultimo, ci sono alcuni riferimenti alla letteratura internazionale sul tema.

Spero vi sia utile, fatemi sapere. E buone misurazioni a tutti :-)

Ott
28

Promuovere la intranet con le cacce al tesoro

Come sapete, il tema dell’adozione da parte dei dipendenti dei progetti intranet, una volta lanciati, è una delle principali preoccupazioni organizzative da parte dei team di progetto: la intranet non si “incontra per caso” nei corridoi; è un sito web a cui bisogna collegarsi e che richiede, anche nel migliore dei casi, una curva di apprendimento oltre che piccoli o grandi cambiamenti nelle proprie abituidini e routine quotidiane.

Per questo il tema dell’intranet adoption  è uno dei più battuti in rete (basta cercare su Google). Da parte mia ho sempre considerato le strategie di adoption come un insieme di iniziative di varia natura , che possono essere adottate in misura diversa a sdeconda del tipo di organizzazione:

  • Messaggistica (canali tradizionali, manifesti, email, fumetti, messaggi CEO, brochure)
  • Gadgettistica (ad esempio chiavette, mosepad, collari portabadfge)
  • Guerrilla marketing (atrii, bagni, postazioni comuni)
  • Eventi (workshop, cacce al tesoro online, contest, inaugurazioni)
  • Temi virali (ad esempio: il gallo cerca casa)
  • Video illustrativi (video tutorial, video “emozionali”)
  • Organizzazione (Amobasciatori locali, champions)

In questo senso vi voglio segnalare una balla iniziativa messa in piedi dal Teachers’ Retirement System of the City of New York (TRS), e segnalata recentemente da Thougtfarmer.

Per fare conoscere la nuova intranet agli impiegati hanno organizzato una caccia al tesoro dentro la intranet:  i dipendenti potevano rispondere a un questionario in intranet ma per rispondere “dovevano” visitare alcune sezioni della intranet, imparando così a conoscerla. A ogni risposta esatta si guadaganvano punti.

Intranet-tip-38-screenshot-big

Un ottimo modo di creare interesse e di aumentare la conoscenza del nuovo ambiente informativo.

Che dite, lo facciamo? :-)

Ott
13

Quando la cassetta delle idee produce spazzatura

Bad-Idea-

Un articolo molto interessante di Joahn Aurik, di A.T. Kearney, fa il punto sulle iniziative di Idea management, che sempre più fanno capolino sulle intranet di tutto in mondo.

Il suo punto di partenza è piuttosto sconsolato, e parte dalla dichiarazione di un Dirigente che commenta un episodio realmetne afvvenuto nella sua azienda:

Non molto tempo dopo aver creto una cassetta delle inee in intranet, con le campane e i fischietti delle ultime tecnologie social-media, un dirigente si lamentava: Tutto ciò che otteniamo sono un sacco di piagnistei e idee talmente sconclusionate che non potrebbero essere implementate in un milione di anni.

E allora, che succede? Succede, come spiega bene l’articolo,  che una tecnlogia di collaborazione o crowdsourcing, da sola, non è in grado di generare valore, ma inizia a crearlo solo a patto che ci siano alcune condizioni.

E sono tutte condizioni organizzative. L’articolo ne elenca alcune, tratte sempre da casi reali:

  • cambiare la proposta: non chiamre più l’iniziativa “cassetta delle idee” ma, ad esempio “cassetta delle soluzoni”;
  • invitare le persone chiedendo loro un suggerimento su un tema specifico, facendole convergere su una proposta precisa;
  • dare feed back continuamente alle persone su quello che sta succedendo attorno alla loro proposta;
  • permettere alle persone non solo di inviare proposte, ma anche di selezionare e votare le proposte migliori;
  • invitare le persone individualmente, e non con email di massa;

La conclusione dell’articolo è condivisibile e saggia, e fa appello all’ingeneria della partecipazione invece che alla fanatica acquisizione tecnologica:

gli strumenti social e di collaborazione, da soli, non creano un flusso di idee e innovazioni. Ma possono essere efficaci nel convincere le persone a impegnarsi per alcuni problemi e a offrire spunti di riflessione. Per attivare le potenzialità inespresse dai dipendenti rinchiusi nei loro silos tutto quello che dovete fare è porre le domande giuste.

Ott
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Il mio corso raddoppia: a Milano il 19 ottobre, a Roma il 27 novembre

Cari amici, non aggiorno tanto questo blog, lo so e vi prometto che rimedierò :-)

Per intanto vi segnalo due nuove edizioni del mio corso Intranet management in pratica, ovvero l’edizione “pocket” del mio corso sulle intranet, ospitata dalla UX university.

  • il 19 ottobre a Milano, allo spazio Brerapoint di viale Elvezia 10/A (zona Arena)
  • il 27 novembre a Roma, alla sede di Usertest/lab in via Salaria 292

(ecco nel dettaglio dove si svolgono i corsi)

Vi ricordo che gli argomenti sono legati alla gestione efficace del progetto:

  • che cos’è una intranet di nuova generazione e che cosa può fare
  • come è fatta la roadmap di progettazione e quali sono le atività user centered
  • qual è il sistema di governance da adottare
  • che cosa serve per gestire al meglio il progetto
  • quali sono le variabili da tenere sotto controllo

con una parte pratica dedicata alla riflessione sullo specifico progetto di ciascun partecipante.

Ecco il form di iscrizione online per Milano e il form di iscrizione online per Roma

Vi aspetto numerosi? :-)

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Grazie mille per la pazienza. E' l'Europa che ce lo chiede