apr
23

La intranet Mobile di Fastweb

Cari lettori,chi mi conosce un po’ sa che da quanche tempo il tema della intranet mobile è diventato una mia ossessione. Credo infatti che nei prossimi anni anche la progettazione di questi sistemi dovrà partire dal mobile come punto di riferimento, e non solo per la aziende che ne hanno necessità eviedente (grande distribuzione, reti di vendita, manifattura ecc) ma per le aziende tout court.

Per questo sono davvero felice oggi di poter raccontare su questo blog di un progetto, al quale ho dato il mio contributo, che credo sia davvero di grande interesse per chi si occupa di comunicazione interna nelle azienda italiane.

Qualche mese fa è infatti stata lanciata la prima release della intranet mobile di Fastweb, un progetto a mio parere molto importante e che credo si collochi all’avanguardia nei progetti di comunicazione interna con le nuove tecnologie nel nostro Paese.

 

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All’insegna del claim “Siamo fuori ma sempre connessi”, è infatti stato lanciato un progetto che ha visto, nella sua progettazione, la partecipazione di tantissime persone di Fastweb, coinvolti a vario titolo nella definizione dei contenuti e dei servizi principali da offrire.

La intranet mobile di Fastweb

Nella prima versione, quella attualmente in linea, sono state inserite:

  • le news (commentabili e votabili via mobile)
  • la ricerca dei colleghi in rubrica
  • le sezioni informative
  • i video
  • l’accesso ad alcuni importanti applicativi interni

La intranet mobile di Fastweb - Cereca collega

L’iniziativa è stata accolta con grande entusiasmo. I primi commenti (arrivati rigorosamente via mobile), ne sono la testimonianza.

 

La intranet mobile di Fastweb - comenti positiviLa intranet mobile di Fastweb - Commenti positivi

Per capirne qualcosa di più niente di meglio che rivolgerci ai diretti interessati, ovvero a Sara Bruno, una delle persone del team Fastweb che, assieme a Eva Bandelli e coordinate da Luciana De Laurentiis hanno curato il progetto e lo stanno portando avanti con passione.

Prima di tutto ci spiegate il perché di questa scelta coraggiosa: perché vi siete concessi il “lusso” di una intranet mobile?
FASTWEB ha cambiato Vision & Valori a settembre 2013. La vision è “Arricchire la vita e il lavoro attraverso internet”.
In coerenza con la nuova vision, la nostra azienda si è posta l’obiettivo di diventare una Digital Customer Centric Company e di cambiare il modo di lavorare all’interno.

Noi ci occupiamo di comunicazione interna, quindi i nostri clienti sono i nostri colleghi.

Ci siamo dunque chieste come potevamo «Arricchire la vita e il lavoro (delle persone di Fastweb) attraverso internet» e come contribuire all’obiettivo di diventare una Digital Customer Centric Company e di cambiare il modo di lavorare all’interno. Rendere la intranet disponibile su tutti i device ed in qualsiasi momento è stata la risposta che ci siamo date.

Quali sono le applicazioni “chiave” della intranet mobile di Fastweb?
Le applicazioni chiave sono quelle utili anche fuori dall’ufficio. Le abbiamo individuate grazie alle “abitudini” dei colleghi di Fastweb, con un workshop per far emergere i casi d’uso.

E’ stato un momento utile e fondamentale per individurare il percorso da fare e sicuramente i 50 colleghi che hanno partecipato ci sono stati di grande aiuto. Durante quella giornata, sono emerse le esigenze di persone con ruoli, orari e vite diverse (es. pendolare e chi abita accanto all’ufficio).

Ecco alcuni dei tool individuati come fondamentali da utilizzare quando non si è davanti alla scrivania dell’ufficio:

Lo sportello Dipendente, per inserire ferie, giustificativi, approvare (se si è capi), normalizzare eventuali anomalie.

La intranet mobile di FAstweb - Sportello dipendente

La prenotazione Sale Riunioni, per cercare una sala per le riunioni dell’ultimo momento

La intranet mobile di FAstweb - Prenotazione sale

E Youtool, chepermette di accettare e gestire gli inviti ai corsi di formazione

La intranet mobile di FAstweb - FormazioneAvete notato qualcosa di particolare da quando è iniziata la sperimentazione? Come sta andando l’accoglienza presso i vostri colleghi?
Nei primi giorni di lancio abbiamo assistito qualche collega nelle fasi di accesso, ma in seguito non ci è praticamente più capitato. Agorà Mobile si è integrata bene con la vita delle persone di Fastweb, anzi a volte sembra che ci sia sempre stata.

Quotidianamente sentiamo qualcuno dire “puoi farlo da Agorà Mobile”, oppure “l’ho letto/fatto tramite la intranet mobile” quindi abbiamo raggiunto l’obiettivo di migliorare la vita e il lavoro attraverso internet. In più, i dati ci dicono che i contenuti disponibili vengono consultati (anche) da mobile sempre di più.

Come siete arrivati a questo risultato? Che processo avete seguito in azienda?
Ci ha appunto guidati la nostra vision “Arricchire la vita e il lavoro attraverso Internet” che ci ha permesso di avere la sponsorship del nostro Management.
Da subito, ci è stato chiaro che per rendere possibile questo progetto, era necessario creare il team di lavoro che si sarebbe occupato di ogni aspetto: responsabili dei tool da portare su mobile, la nostra web agency (partner fondamentale e costante nel nostro lavoro), Security (per accedere in modo da rispettare gli standard di sicurezza richiesti e garantire una buona user experience), It, Operation, Network, i nostri consulenti (tra cui tu,  gli amici di Nois3 e quelli di VDU :-), i consulenti degli altri gruppi.

Dopo i primi confronti, è arrivato il momento di coinvolgere i colleghi per i casi d’uso, i test e l’usabilità quindi abbiamo fatto 1 workshop sui casi d’uso, 8 interviste one-to-one, 6 incontri di kick off, Continui test, 1 wall di commenti, 1 survey, 1 Test di lancio.

Quando, alla fine, tutto era pronto abbiamo lavorato alla campagna di comunicazione che ha annunciato l’arrivo di Agorà Mobile. Una delle attività di comunicazione, è stata la pubblicazione di un video di lancio che aveva come protagonisti le persone del team di lavoro. E’ stato il modo perfetto di concludere insieme la prima fase di lavoro.

Il giorno di lancio, infine, il team di lavoro era riunito in un’unica location per offrire e garantire supporto a chi ne avesse bisogno.

La intranet mobile di FAstweb - Tool per lavorare

Quali sono stati gli ostacoli più grandi?
Siamo stati tra i primi in Italia a lanciare la intranet su mobile e questo vuol dire che non hai riferimenti storici a cui rivolgerti in caso di bisogno. Il team di lavoro (che alla fine era composto da 40 persone) ad ogni criticità ha dovuto esplorare e trovare la soluzione migliore.
Questo ovviamente alla fine ci ha resi ancora più orgogliosi del risultato perché lo abbiamo raggiunto tappa dopo tappa, insieme.

A proposito del gruppo di lavoro… Durante i primi incontri era sicuramente complicato “capirsi”: Hr, tecnici e Security parlano lingue diverse, hanno competenze diverse, ma abbiamo saputo contaminarci a vicenda e oggi tutti abbiamo arricchito il nostro vocabolario e la nostra capacità di ascolto.

La intranet mobile di Fastweb - Video

C’è qualche lezione che avete imparato, qualche consiglio che volete dare a chi sta implementando un progetto mobile in azienda?
Bisogna sempre rimanere concentrati sull’obiettivo e fare di tutto per garantire agli utenti finali la miglior experience possibile. Un progetto all’inizio è di chi lo ha voluto, ma ben presto diventa delle persone che lo useranno, anche se non sanno che esiste :-)

Avere chiaro per chi lo si sta realizzando e il beneficio che porterà vi sarà utile nei momenti di fermo, quando si presenteranno i problemi. In quei momenti potrete fare affidamento solo sulla squadra che avrete creato, quindi create una squadra vincente.

Quali sono i vostri progetti per il futuro? Come evolverà l’applicazione?
C’è una fase 2 di Agorà mobile che partirà presto e che aumenterà i servizi a disposizione, già individuati grazie al lavoro svolto con i colleghi tester.
Abbiamo inoltre delle idee e dei progetti per rendere la nostra intranet (non solo quella mobile) sempre più utile per le persone di Fastweb, ma questo ve lo raccontiamo un’altra volta :-)

 

Grazie mille Sara
Grazie a voi!

**********************************************

Sara BrunoSara Bruno

32enne, pugliese di nascita, mi sono trasferita a Milano (e ci sono rimasta) per studiare fotografia e grafica.

Lavoro in Fastweb dal 2003 e da 4 anni mi occupo di comunicazione interna e quindi di intranet, campagne di comunicazione ed engagement, eventi aziendali e facilitazione di format sociali per la partecipazione e il coinvolgimento (world cafè e barcamp), fumetti per la comunicazione interna.

Amo il mio lavoro perché mi da la possibilità di occuparmi di tutti gli aspetti della comunicazione (di cui sono grande sostenitrice) per il cliente che più amo: quello interno.

apr
7

Realizzare un piano di lavoro per la intranet: ecco il PDF

Cari lettori, come spesso ho ripetuto su questo blog un progetto intranet è essenzialmente un progetto organizzativo, che segue una roadmap ben definita e che, per arrivare al successo (successo vuol dire: utilità per tutti ed efficienza per l’azienda) , ha bisogno di seguire alcuni passaggi ben precisi.

Per questo, sulla scorta della mia esperienza e spinto da un recente workshop che ho organizzato, ho elaborato una guida che ho chiamato “Piano di lavoro per la intranet”, che serve ad aiutare chi è alle prese con questi progetti a raccogliere le ieee e ad elaborare un piano che lo guidi nelle diverse fasi.

Il piano si dettaglia in 8 fasi:

  1. Obiettivi della intranet
  2. Organizzazione
  3. Analisi del dominio
  4. User research
  5. Progettazione
  6. Sviluppo
  7. Lancio e promozione
  8. Gestione

Potete scaricare liberamente la guida da Slideshare

 

 

Momento autopomozionale

Per chi volesse sapere di più sull’utilizzo della guida e approfondire  i diversi elementi di cui si compone suggerisco ovviamente di partecipare al mio prossimo corso “Intranet management in pratica“, a Roma il 4 maggio: vedremo nel dettaglio i diversi passi definiti nella roadmap e ciascuno proverà ad applicarli alla propria realtà organizzativa.

Vi aspetto :-)

mar
23

Unicoop Tirreno: la intranet alla prova della grande distribuzione

Nel mio lavoro come docente alla Scuola Coop ho potuto incontrare tanti professionisti che gravitano attorno a questo mondo, alle prese con progetti di comunicazione interna ed esterna e di intranet. Il tema, come potete immaginare, è molto importante, perché arrivare agli addetti che operano nella Grande distribuzione è sempre una sfida organizzativa.

Per questo, quando ho saputo del rinnovamento della intranet di Unicoop Tirreno, portato avanti dalla tenace Susanna Orlando e dal suo gruppo di lavoro non ho resistito alla tentazione di una intervista via mail, con tanti screenshot a corredo. Quello che segue è il risultato. Buona lettura :-)

Buongiorno Susanna, e grazie di aver accettato l’intervista. Ci puoi dire a quanti dipendenti si rivolge la intranet?
Circa 1200 pc (alcuni pc sono condivisi tra più dipendenti).

Home page Intranet unicoop tirreno

La nuova home page della intranet di Unicoop Tirreno, realizzata in Drupal

Come accedono le persone?
Al momento accedono solo dai pc fissi. Abbiamo appena iniziato il progetto per l’accessibilità da mobile ma siamo allo studio di fattibilità.

Quando avete lanciato la nuova versione?
1 dicembre 2014, dopo vari mesi di lavoro.

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Il cruscotto delle vendite, aggiornato giornalmente. Era una delle esigenze emerse nei focus group

Quali sono i contenuti e i servizi chiave?

  1. Parte informativa e Rassegna stampa quotidiana aggiornata.
  2. Cruscotto andamento quotidiano vendite. In home un sintetico grafico dà l’immediata visibilità a tutti dell’andamento vendite quotidiano confrontato con l’anno precedente. All’interno del cruscotto vari percorsi offrono dati di dettaglio su incassi e produttività di tutti i punti vendita.
  3. Agende condivise presenze e sale riunioni (si tratta di un restyling di quanto era già presente sulla vecchia versione).
  4. Cercapersone con indicazione di ruolo, foto, contatti e collegamento all’agenda condivisa, campo libero a disposizione dei colleghi.
  5. Meteo con possibilità di selezionare come predefinito il proprio territorio: gadget richiesto dai punti vendita perché ha una relazione anche con le affluenze nei negozi e gli ordini merce.
  6. Punti vendita: sezione completamente rivista con indicazioni dei reparti e servizi presenti e dettagliati filtri di ricerca a faccette. Sintetica presentazione anche dei punti vendita delle società partecipate da Unicoop Tirreno.
  7. Applicazione per il calcolo automatico delle distanze km.
  8. Possibilità di differenziare home o menu per gruppi di utenti (assoluta novità)
  9. Assistenze tecniche ai negozi (è fondamentale ma è una conferma della precedente intranet)
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L’applicazione per cercare e filtrare i punti vendita, con filtri a faccette

 

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Il dettaglio della scheda di un punto vendita

Quante persone ci operano? (come redattori interni/esterni, IT, intranet manager, ecc)
La intranet è gestita da me ma conta sulla preziosa collaborazione di diversi colleghi che intervengono in qualità di redattori news o redattori di funzione. Per fare i primi esempi che mi vengono in mente:

  • i miei colleghi dell’ufficio stampa collaborano nelle news e nella pubblicazione della Rassegna quotidiana
  • la responsabile del web nei punti vendita, orari ecc
  • una collega del Personale aggiorna le novità sugli incarichi
  • un altro pubblica gli aggiornamenti in organigramma, le aree documentali ad accesso riservato sono tutte mantenute dalle fonti dirette dell’informazione.

Solo grazie a questo riusciamo ad essere al passo con i tempi. Le persone abilitate agli aggiornamenti (non tutti ovviamente quotidiani) sono circa 10. Tra le parti più importanti poi, le assistenze ai negozi sono completamente gestite dall’help desk aziendale e Il Cruscotto vendite è alimentato da un collega dei Sistemi Informativi con il quale abbiamo condiviso il percorso in poche ore.

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Il cercapersone, con filtri a faccette

 

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La scheda profilo del dipendente, con campi editabili dal singolo

Le sezioni sono tutte pubbliche?
La maggior parte delle Sezioni sono pubbliche ma ci sono anche diverse aree riservate, ad esempio i documenti Sicurezza per i punti vendita, quelli del Controllo Gestione, quelli relativi all’andamento della Logistica ecc. Le ultime novità sono il menu della mensa di sede visibile solo agli utenti di sede e i video sui temi della sicurezza per il gruppo dirigente che pubblicherò in questi giorni.

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Un esempio di area documentale, con filtri a faccette

Ogni quanto viene aggiornata, e con che informazioni?
L’area informativa propone novità quasi ogni giorno. Tutti i giorni poi entro la mattinata è on line la rassegna stampa del giorno. Il cruscotto delle vendite è aggiornato più volte al giorno e il meteo è impostato sul giorno con visibilità dei 4 giorni successivi.

Presidio personalmente le altre aree consultandomi di tanto in tanto i colleghi cui sono affidate alcune aree della intranet oppure, su loro specifica richiesta, li ascolto per trovare soluzioni possibili. Il mio motto è che se un collega ti cerca per un’idea, una notizia o una novità sulla intranet non si debba dire mai di no……..piuttosto si tratta per trovare la soluzione più convincente!

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Un esempio di contenuto commentabile

Quali elementi di interazione e community avete introdotto?
L’area informativa è tutta commentabile. I commenti spesso arrivano quando si raccontano progetti che hanno visto il coinvolgimento diretto di alcuni colleghi. Gli utenti possono indicare “Mi è stato utile” in fondo ad ogni notizia, possono condividere via email l’articolo con altri colleghi mentre nelle storie (che sono prevalentemente progetti raccontati con immagini) hanno la possibilità di cliccare su “mi piace”.

Nel profilo personale l’utente può inserire la propria foto e cambiare il proprio numero di telefono in caso di errore. Inoltre ognuno può impostare il meteo del suo territorio preferito e selezionare i contenuti intranet da impostare come suoi “preferiti”.

 

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Commenti ai video

Che processo avete seguito per arrivare a questo redesign? Avete coinvolto gli utenti?
Avrei voluto lavorare con un maggior coinvolgimento degli utenti ma ho dovuto fare i conti con le risorse e anche un po’ con il momento aziendale alle prese con cambiamenti organizzativi. Ho comunque fatto alcuni colloqui con importanti funzioni aziendali e ho chiesto alla Direzione del Personale un contributo per l’organizzazione di tre focus group con una rappresentanza di colleghi.

In tutto hanno partecipato quasi trenta persone tra capi reparto, capi negozio e persone che lavorano in sede. Sono poche ma è stato utilissimo. A scuola coop poi abbiamo fatto insieme anche un test per la definizione del menu.

Quali sono gli insight più preziosi che sono arrivati dagli utenti?
Hanno influito sul mio modo di pensare al senso del mio lavoro e ora sono davvero più consapevole che anche un prodotto “ben fatto” può significare ben poco se non intercetta l’interesse dei colleghi.

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L’applicazione per prenotare le sale riunioni

Anche per questo si deve lavorare a un continuo rilancio. Comunque senza i focus non ci sarebbe stato il meteo e probabilmente neppure il cruscotto vendite e tanti altri piccoli aggiustamenti.

Altri suggerimenti andavano ben oltre la intranet ma mi hanno consentito di gettare comunque le basi per un migliore comprensione e anche per un miglior dialogo con i referenti interni.

Un bell'esempio di contenuto editoriale, che arriva dal territorio

Un bell’esempio di contenuto editoriale, che arriva dal territorio

Perché avete scelto proprio Drupal come piattaforma?
Perché poteva integrare diverse funzioni, perché non mette troppi limiti alle idee e perché è una piattaforma open source. Mi trovo bene: è piuttosto facile da imparare e lascia una buona dose di autonomia anche a chi non la conosce in profondità.

Quali sono i problemi maggiori che avete incontrato?
Interfacciarci in modo proficuo con i sistemi già presenti in azienda ma non è stato affatto semplice e non siamo arrivati dove avremmo voluto: volevamo creare automatismi maggiori con il software che gestisce l’anagrafica dei dipendenti. Un passo avanti comunque lo abbiamo fatto: gli utenti sono riconosciuti tramite active directory, quindi sono sparite le password intranet e i suoi permessi di lettura possono essere più facilmente gestiti sulla base di gruppi di persone già identificati.

Non esisteva una base dati aggiornato e completo delle informazioni sui punti vendita e lo abbiamo dovuto creare con una “colletta” di fonti.

Quali sono stati i feed back dagli utenti a valle del lancio?
Indifferenza al lancio (ma va bene: significa assenza di problemi) e poi complimenti scritti o a voce da qualche collega, assieme a qualche segnalazione di problema, risolto in poche ore. I primi giorni sei sempre in allerta più verso gli imprevisti dietro l’angolo che verso il risultato.

Qual è la sfida più grande che vi aspetta?
Essere molto più accessibili (anche dal mobile) e migliorare all’area del servizio alla persona o altri ambiti di interesse per  chi lavora a punto vendita.

Solo così credo si potrebbe affermare di più anche nel dialogo e nell’interazione.

Grazie mille Susanna!
Grazie a voi :-)

Potete contattare Susanna  a questo indirizzo: susanna.orlando@unicooptirreno.coop.it

gen
12

Intranet management in pratica: nuova edizione a Roma il 4 maggio 2015

Cari amici, per chi se lo fosse perso torna una nuova edizione del mio corso Intranet management in pratica, a Roma il 4 maggio 2015, nell’ambito del progetto Ux university (che comprende corsi molto interessanti legati ai metodi di progettazione User centered, basti per tutti quello di Raffaele Boiano dedicato al rapid prototyping).

Breve durata, ambiente raccolto (max. 6 partecipanti), lezione informale e orientata al pratico, possibilità di discutere dei propri casi: un format che nella prima edizione e ha dimostrato di funzionare.

Insomma, vi aspetto (ecco il form di iscrizione) :-)

gen
5

Il gallo cerca casa, e la intranet diventa virale

Molto carina questa presentazione che mostra come un galletto di nome Norris alla ricerca di una nuova casa sia diventato un vero tema virale nella intranet della federazione delle piccole imprese britanniche, aumentando l’interazione, l’interesse e le visite.

Le persone non solo hanno visitato di più la intranet, ma hanno imparato meglio ad usare le sue funzionalità più avanzate e le sezioni più “social”.

Alla l’utilizzo è cresciuto del 20%. Ci vuole solo un po’ di coraggio e fantasia. Comunicatori interni, ci proviamo?

dic
8

Video tutorial che spaccano: Yammer al ministero (olandese)

Se qualcuno vi chiede un esempio di video fatto bene per introdurre e motivare i colleghi a usare una funzionalità social interna fategli vedere questo, realizzato per l’applicazione Yammer introdotta all’interno del Ministero delle infrastrutture e ambiente olandese.

Rijkswaterstaat: Yammer introduction from Tribewise on Vimeo.

Naturalmente il video l’ho trovato grazie al prezioso lavoro di raccolta di Ellen Van Aken. Qui trovate tutta la sua raccolta.

nov
4

Intranet management in pratica, il mio corso il 15 dicembre a Roma (e molto altro)

Scusate se vi assillo con le mie segnalazioni in parte autopromozionali, ma voglio davvero segnalarvi due bei progetti (al di là della mia presenza), entrambi legati al tema della user experience e dello user experience design.

Il primo, a Roma, nasce  dalla vulcanica mente di Stefano Dominici, si chiama UX university e vuole colmare un vuoto legato alla formazione su questi temi. Propone corsi brevi a molto pratici, focalizzati su singoli temi. Il 15 dicembre parte anche il mio corso “Intranet management in pratica”, e sul sito trovate tutte le informazioni.

Il secondo progetto, a Milano, è più ambizioso ancora, ed è organizzato dagli amici di Architecta:  si tratta del primo master italiano in Architettura dell’informazione e user experience design, presso lo IULM di Milano. Anche qui troverete una mia lezione,  verso maggio 2015.

Insomma, non avete più scuse per non saperne nulla :-)

ott
30

Progettare una intranet, il mio webinar gratuito questo pomeriggio

Per chi fosse interessato, questo pomeriggio alle 14.00 tengo un webinar di una quarantina di minuti su “Progettare una intranet” (tanto per restare in tema).

Parlerò – brevemente – delle intranet oggi, della roadmap di progettazione, della governance e di alcuni standard emergenti. L’ospite in questo caso sono gli amici di Abstract, con cui ho lavorato in passato.

Ecco il link per registrarvi gratuitamente all’evento.

Vi aspetto :-)

p.s. upgrade: ecco il la videoregistrazione dell’evento (putroppo si sono persi i primi 10 minuti circa:-((

ott
3

Affrontare al meglio una fusione o acquisizione: un white paper

Per chi fosse interessato, è uscito un nuovo breve white paper (da parte di ThoughtFarmer) dedicato in specifico ai modi per affrontare dal punto di vista della comunicazione (e delle tecnologie interne) un periodo di cambiamento culturale legato a una fusione o acquisizione.

Il paper serve un po’ da traino per il loro software, e va beh: in effetti non trovate niente di davvero strabiliante, ma forse può servire come rapida chck list di quello che serve (anche se per me servono anche altre iniziative, se vi devo dire la verità).

Potete scaricare il white paper da questa pagina. Buona lettura :-)

set
29

Qualche idea per i vostri post interni

Come forse sapete, sono un grande sostenitore dell’uso dei blog come strumento di comunicazione interna, specialmente se utilizzati dalla redazione per aprire un canale di dialogo non eccessivamente serio ma allo stesso tempo con una sua dignità e struttura editoriale.

Che cosa pubblicare? Tantissime cose ovviamente, riguardati innanzitutto gli aggiornamenti della intranet ma anche iniziative di comunicazione, richieste di feed back, sondaggi, richieste di adesione a iniziative.

Se però siete a corto di idee date un’occhiata al post di ServiceRocket, che ci spiega i  7 tipi di post che aumentano la collaborazione (usando Atlassian, ma questo è un dettaglio).

Ovviamente le foto, le persone e le storie fanno sempre la parte del leone.

 

pam hot seat

 

confluence questions tips

 

Sono tutte idee belle e spendibili facilmente. Ce la facciamo?

set
9

Il community management passo per passo

Vale veramente la pena dare anche più di un’occhiata a una presentazione uscita a luglio da parte di Communityrountable, una società di Boston che aiuta le organizzazioni a sviluppare community di diversa natura sia interne che esterne. Producono anche tantissime ricerche e fanno dell’orttima divulgazione.

Il documento che vi segnalo su Slideshare si intitola Community management fundamentals, e anche se è rivolto all’esterno i principi che sono espressi (iceberg, ritmo, tempo ecc..) valgono allo stesso modo per le community interne.

Ottimi schemi e ottime immagini: da leggere e studiare attentamente.

 

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2

Grandi intranet social a confronto

Voglio segnalarvi un bel White paper, prodotto dai canadesi della Prescient digital media,  che racconta nei dettagli alcuni casi di studio riguardanti intranet “social”. In particolare si trovano descritti “con screenshot” i casi di.

  • Cisco
  • IBM
  • Unisys
  • DIRECTV

Credo valga la pena, ed è gratuito (previa compilazione di un semplice form).  Ecco il link per scaricare il Paper.

lug
31

Psicanalizza la tua intranet con le intanet diagnosis cards

Sembra uno scherzo, ma in realtà è un bel metodo che si sono inventati quelli di Intranet directions (UK) per permettere agli intranet manager di fotografare lo stato dell’arte del loro progetto sfruttando le strategie oblique di Brian Eno (che, devo confessare, non conoscevo affatto), una sorta di “metodo” per favorire la serendipity creativa dell’artista.

In questo caso si tratta di favorire la serendipity del team di lavoro, con un mazzo di carte (scaricabili) ciascuna delle quali riporta una domanda sulla intranet riguardante un aspetto del progetto (ad esempio: “Qual è lo scopo della intranet? E’ uno scopo troppo limitato? Alle persone interessa al momento? Perché? Stai ascoltando i tuoi utenti? Il problema è tecnologico? Eccetera eccetera).

Insomma un percorso fatto di domande che aiutano ad andare “in profondità” (non lontano da una psicoterapia, dunque :)

Riporto dal post le istruzioni per l’uso:

Instructions for use

  1. icon_mis  Wake up one morning feeling like your intranet has so many problems you just don’t know where to start.
  2. icon_download Download the Intranet Directions Diagnosis Cards PDF (239 KB, on us, for free, no sign-ups)
  3. icon_print Print it out on real world paper. Or on some nice card with a view to getting it laminated if you have loads of time and budget. But you won’t have either
  4. .icon_papers  Take the pieces of paper from the printer, and go back to your desk.
  5. icon_cutting Get some real world scissors and cut across the dotted lines. Be careful with those scissors, now. You might want to get someone with a technical background to help.
  6. icons_cards  Place the cards in a nice neat pile and contemplate their zen like papery-ness. Grab some of your colleagues for a meeting.
  7. icon_cardsStart to think about some of those things the users and your team moan about.
  8. icon_look  Look at the cards to start to tease at exactly what the problem is. You can’t blame everything on the users or IT, you know. How about a few post-its?
  9. icon_idea Also identify some successes. Make small paper aeroplanes out of the ones that aren’t problems. Start to see some common themes emerging. Articulate the major pain points and prioritise what needs to be addressed.
  10. icon_happy  Feeling motivated, commit to making a plan of action.
  11. icon_drinkYou’ll now need a stiff drink after such brutal self-honesty. Raising a glass to the Intranet Directions team, you’re now on the path to success.

Ecco l’articolo completo, buona lettura!

lug
29

Testare l’usabilità dell’architettura con il tree testing

Come ormai sappiamo, uno dei modi migliori per aumentare l’efficacia dell’architettura informativa di un sito web è testarla con gli utenti usando la tecnica del tree testing. Questo vale naturalmente anche per le intranet, e in questo caso saranno i nostri colleghi ad essere coinvolti nelle sessioni di test.

Su questo tema esistono molti contributi, a partire dal bell’articolo di StepTwo del 2011 che spiega nel detaglio come fare usando semplici fogli di carta:

 

Tuttavia la soluzione “live” non è l’unica possibile, ed esistono oggi dei tool online che permettono di fare questo test direttamente via web. Il più famoso (o meglio quello che io uso e conosco) si chiama Treejack ed è davvero ottimo e a buon prezzo (ecco un esempio di come lavora).

Naturalmente ci sono una serie di accortezze per fare funzionare bene il test, e per questo voglio segnalarvi questo aritcolo che elenca 7 trucchi per migliorare il tree testing della intranet usando Tree jack.

Beh, ora non resta che provare, che dite? :-)

 

lug
27

Perché la label “Documenti” non funziona: la parola a Nielsen

A volte nelle intranet si ha la tentazione (l’ho avuta anch’io) di creare delle architetture informative che al primo livello sono basate basate sui formati del materiale (video, pdf, doc ecc).  In fondo, si pensa,  è sempre meglio che dividere le informazioni per settori (che sappiamo essere la pratica più sbagliata in assoluto).

E’ così ci ritroviamo magari con un menù di navigazione fatto in questo modo:

  • Home
  • News
  • Video
  • Documenti
  • MP3

Ora, una delle ultime ricerche del buon Jakob Nielsen ci avvisa che questa soluzione è molto rischiosa, perché non permette ai visitatori di capire che cosa esattamente troveranno dietro le label (Nielsen la chiama “perdita di contesto”).

Ecco un esempio (Nielsen si concentra per lo più sui video, mentre nelle intranet il problema lo avremmo maggiormente con label quali “Documenti”, “Documentazione”, ecc).

Screenshot of main navigation of Epicurious website

Nielsen ci conferma invece che questa soluzione funziona nelle parti profonde del sito, quando siamo all’interno di una pagina più specifica, nella quale il contesto è chiaro.

Concludo citando la conclusione del lungo articolo di Nielsen:

Videos and other formats of content can be a great supplement to text- and image-based content, but must be presented in context to stand a chance at being discovered and interacted with by topic-focused users. Generic format-based links at the main- or secondary-navigation level of a site are not compelling to users as they do not carry a high level of information about real content. Instead, focus on getting users to the content related to their task, and then present them with the option to watch a video, download a whitepaper, read a related article, view a step-by-step guide, and so on.

lug
25

Le tante varianti dei “quick links”

Come certamente sapete quasi ogni intranet presenta, in un modo o nell’altro, uno o più box di link rapidi in home page. E’ vero, non si dovrebbe fare, (appesantisce la pagina e può essere segno di incertezze nell’architettura informativa), ma di fatto questi “quick links” ci sono (quasi) sempre.

Ecco quindi che i tipi di DVG, dopo aver pubblicato in passato un tutorial di consigli su come creare un elenco efficace di link rapidi hanno ora pubblicato, sulla base del loro recente contest “My beautiful intranet 2014“, una serie di  esempi che costituiscono tutte “varianti” sul tema, sia nella collocazione che nel labeling.

Adobe intranet homepage quick links screenshot

 

ACCA intranet homepage quick links screenshot

ARI intranet homepage quick links screenshot

Ecco l’articolo completo che prova anche a illustrare i pro e i contro delle diverse soluzioni.

lug
23

L’irresistibile tentazione del video creativo

Lo so, lo so, di fronte al problema di come lanciare la intranet presso la popolazione aziendale la tentazione di fare un video “che spacca” è davvero alta. Del resto, la prospettiva alternativa, fatta di noiosi video tutorial mal realizzati è per molti un incubo da cui sfuggire.

Per cui saltano fuori soluzioni creative che, e dire il vero, sono molto divertenti. Ne segnalo alcune davvero ingegnose e divertenti (che ho tatto da questo post di Thoughtfarmer e dalla raccolta molto ricca di Ellen van Aken)

 

Meet Watson—LPK’s Upgraded Social Intranet from LPK on Vimeo.

 

NEO from Greer on Vimeo.

 

Digital Workplace from Home Retail Group on Vimeo.

 
 
Sono tutte davvero soluzioni molto creative e accattivanti (e, immagino, costose), ma alla fine io preferisco sempre dei video più sobri e informativi, che però non sacrifichino nulla dal punto di vista professionale.

Un esempio di questa “terza via” tra il video emozionale e quello didascalico è ad esempio il video di lancio della intranet di Unicredit

Voi che dite?

lug
21

Intranet design, la lenta ricerca di nuovi standard

E insomma, sembra proprio che dal punto di vista del design stiamo arrivando anche con le intranet a un punto di svolta. Una svolta che lascia cadere come zavorra tutto quello che ancora sa di “portale” e vola verso nuove direzioni.

Quali? Difficile dare una risposta univoca, ma dagli esempi che sempre più numerosi si affacciano in rete sembra che la decisa “pintrestizzazione”, unita alla presenza massiccia di elementi dinamici (microbliogging in primis) la facciano da padroni.

A conferma di questo provate a dare un’occhiata alla nuova intranet di Adidas

Screenshot della nuova intranet di Adidas

 

Oppure a questa, segnalata all’interno di un articolo dal significativo titolo “The destruction of home page news

http://www.intranetblog.com/wp-content/uploads/2014/06/Pitney-Bowes-Intranet-home-page-2012.png

In realtà le news non vengono “distrutte”, ma solo affiancate da elementi dinamici prodotti dalla comunità. C’è insomma una decisa virta verso il “wall” a cui Facebook ci ha abituato, senza però rinunciare alla comunicazione top-down tradizionale.

Il tutto in un mix che risente molto delle tendenze attuali (Tiles, foto, carousel, streaming, navigazione in alto, ecc).

Credo sia normale che anche in ambito interno gli standard si distacchino finalmente dal pigro “portal style” che ha caratterizzato per molti anni tutte le applicazioni interne.

Il movimento è lento, ma c’è :-)

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Grazie mille per la pazienza. E' l'Europa che ce lo chiede