lug
2

Uno spiraglio nel firewall

2010 by Giacomo Mason, 11:45

A chi non l’avesse ancora fatto suggerisco di iscriversi al Worldwide Intranet Challenge (WIC), un gruppo su Linkedin promosso dal vulcanico Andrew Wright e dedicato interamente ai temi riguardanti le intranet; raccoglie moltissimi specialisti internazionali della materia, le discussioni sono molto pertinenti e avete modo di entrare in contatto con temi e problemi comuni in tutto il mondo.

Credo che nel nostro campo ogni iniziativa del genere sia una boccata d’aria fresca: dobbiamo cominciare a fare rete in tutti i posti disponibili, perché le intranet e i progetti Enterprise 2.0 stanno dietro i firewall aziendali e questo rende le cose molto, molto più complicate.

Tra le ultime segnalazioni del gruppo vi evidenzio la discussione riguardante il design della home page e quella sulle applicazioni killer della intranet. Inoltre qualche giorno fa Kevin Cody ha segnalato un PDF dedicato ai fallimenti dei progetti intranet. Potete scaricare il PDF da qui.

Buona lettura e buona iscrizione :-)

Categorie: Segnalazioni, Vita da intranet manager.
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giu
29

Sharepoint, i suoi fratelli e il problema del design

2010 by Giacomo Mason, 19:44

Prendo spunto da un articolo recente di Jakob Nielsen che affronta il tema del design delle intranet e di come esso si combina con la scelta delle piattaforme, ed in particolare di Sharepoint (la quale, ricordiamolo,  occupa oggi solo il 20% del mercato, con una posizione tuttavia dominante rispetto al frastagliato panorama di alternative che crescono come funghi nel tumultuoso territorio delle applicazioni enterprise).

La tesi di Nielsen è condivisibile sia nelle sue premesse sia nella sua conclusione (anche se debole nelle sue argomentazioni): dato che le intranet sia basano principalmente su alcuni precisi task dei dipendenti,  la presenza di piattaforme precostituite non ci esime dall’attività di progettazione e di design. E se esaminiamo alcune intranet costruite a partire da Sharepoint ci accorgiamo immediatamente delle differenze, in barba alle funzionalità native che può presentare l’applicazione.

Homepages of 4 Intranet Design Annual winners. Top row: Huron Consulting Group and Enbridge. Bottom row: SCANA Corp. and Jet Propulsion Laboratory (JPL)

In realtà le obiezioni di Nielsen all’idea (così come alla perversa aspirazione) che una piattaforma come Sharepoint possa ridurre tutti gli ambienti a cloni di se stessi sono fin troppo lievi: per Nielsen a parità di piattaforma varieranno in modo consistente sia l’architettura informativa (o meglio le label) sia i contenuti in evidenza in home page. Ma questa obiezione non tocca il cuore del problema, perché è scontato che questi elementi saranno diversi da azienda ad azienda e non è su lor che va misurata l’eterogeneità radicale dei due elementi di design da una parte e piattaforma dall’altra.

Il fatto è che le aziende, come ho sottolineato più volte, non operano in un “vuoto di tecnologie” che la intranet dovrebbe occupare. E non operano neanche in un “vuoto di pratiche”, che la intranet sarebbe chiamata ad abilitare. Al contrario, le aziende sono già piene di tecnologie stratificate: email, dischi di rete, client della più diversa natura, bizzarre applicazioni, siti web abusivi, database estemporanei che diventano, anche in mancanza di alternative, elementi strutturali dei processi. A questo caleidoscopico orizzonte dobbiamo aggiungere le pratiche quotidiane delle persone, stratificate in abitudini, comportamenti, processi di fatto e così via.

Progettare una intranet significa guardare in faccia questa situazione, per così dire, spigolosa e disegnare – all’apparenza in astratto, ma in fine dei conti in modo molto più concreto di quanto le piattaforme possano offrire in modo nativo – un’applicazione che ne sia la sintesi. In tutto questo le piattaforme entrano fino a un certo punto e a dire il vero le migliori intranet dissimulano la loro origine, ovvero le piattaforme, perché sono sempre un oggetto ibrido che deve mettere insieme cose assai diverse tra di loro.

Il processo di design riguarda l’architettura informativa, certo, e lo schema delle pagine, ovviamente, ma anche la collocazione dell’ambiente in un ecosistema più ampio, nel quale la piattaforma si colloca come attore al pari degli altri. In alcuni casi certe funzionalità della piattaforma andranno completamente riscritte, in altri casi sarà affiancata da altre applicazioni che si integreranno ad essa. A volte metà della home sarà occupata dal motore di ricerca, in altri casi la presenza di CRM, wiki o sistemi di e-learning dovrà rubare posto ad altri elementi. Per non parlare delle pagine interne o di applicazioni verticali come il cercapersone. In questo Sharepoint o i suoi fratelli non ci possono aiutare e lo dimostrano le tante aziende che si sono portati a casa queste tecnologie per poi ritrovarsi ai dire ” e mo” che facciamo?”.

Anche la migliore piattaforma, in definitiva, resta qualcosa di più astratto del peggior design perché, mentre quest’ultimo si confronta comunque con i reali problemi dei dipendenti di un’organizzazione, la prima definisce uno standard buono per tutti e per nessuno, a cui bisognerà, nel migliore dei casi, “rimettere mano”.

Ciò non toglie, ovviamente, che molte intranet si assomiglino tra di loro, ma questo avviene meno per la presenza di piattaforme che uniformano i contenuti e più per il ricorrere di problemi comuni alle aziende, che, fortunatamente, possono essere trasformati in pattern di design. oggi i menù di navigazione principali tendono ad essere collocati in alto e il design tende ad essere a due colonne; sappiamo dove mettere il motore di ricerca e come, grossomodo, deve essere fatta la scheda di un dipendente.

Questo rende più semplice, ma non elimina il problema del design. Che eccede sempre le piattaforme per collocarsi in un territorio neutro nel quale tecnologie, pratiche, esigenze e pattern diventano progetto concreto.

P.S. Scusate lo stile fortemente ipotattico, ma mi sono accorto di essere ancora in modalità libro. Tornerò in modalità blogger dopo un sano periodo di disintossicazione :-)

Categorie: Intranet design, Software e applicazioni.
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giu
28

Il wiki nella piccola impresa italiana? Si può fare!

2010 by Giacomo Mason, 12:17

Cari lettori, amici, compulsivi frequentatori del mio blog, eccomi di ritorno dalla lunga maratona per la scrittura del mio libro. Il mio blog stava facendo la muffa e forse molti di voi lo avevano già dato per spacciato, ma non è così. In questi mesi sono successe un sacco di cose, ovviamente (riporto unicamente il fatto che presto diventerò papà, e questa è già una notizia) che non ho potuto raccontare vista la sovrumana concentrazione necessaria per scrivere il testo (ma chi me l’ha fatto fà),  che uscirà a fine settembre, mi dicono.

Ma veniamo a noi: per il libro mi sono arrivati molti esempi (di cui ringrazio davvero tutti) e oggi voglio parlarvi del caso di una piccola azienda del Veneto, la AZ spa, che produce macchine utensili (il suo gioiello sono i sistemi per rettificare gli alberi a gomito). Roba hard, insomma, niente a che vedere con gli inafferrabili servizi da terziario avanzato:  sono cose solide e voluminose che esporta in tutto il mondo (circa 30 dipendenti interni più una rete di rivenditori freelance sparsi in 105 Paesi, una “multinazionale tascabile” come l’ha definita la mia referente).

Perché ve ne parlo? Perché l’azienda, sulla carta, rientrerebbe tra quelle escluse a priori dall’uso di sistemi intranet innovativi: pochi dipendenti, settore manifatturiero, lontana da suggestioni metropolitane. E invece proprio qui hanno cominciato ad usare con successo un wiki interno per condividere informazioni e ricostruire alcuni processi operativi.

Lascio parlare direttamente la persona dell’azienda che ha seguito il progetto dall’interno:

Abbiamo deciso di implementare un wiki in azienda inizialmente per questi 3 motivi:

•    la gestione flessibile ed efficiente della documentazione relativa alla ISO9001-2008
•    la gestione delle informazioni non strutturate
•    il risparmio cartaceo e la sensibilità all’ambiente

Con l’implementazione di Wiki,  oltre a gestire in maniera estremamente flessibile la documentazione relativa alla qualità ISO9001-2008, che possiamo considerare interna al flusso dei processi aziendali, ci siamo resi conto di quante informazioni “non strutturate” vi siano in azienda che escono dai normali flussi aziendali e con gli strumenti elencati precedentemente non trovano posto: con il wiki siamo è riusciti a trovare una collocazione a qualsiasi eccezione.

Sono rimasti solamente 3 moduli cartacei che seguono fisicamente il prodotto nella fase di montaggio, tutto il resto è solo su wiki (incredibile risparmio di carta); Ogni funzione aziendale è responsabile delle modifiche e validazioni della parte di wiki di sua competenza: ad ogni aggiornamento di wiki, il responsabile e le persone coinvolte ricevono automaticamente una email di avviso; le revisioni sui documenti sono automatiche. Ogni ufficio è responsabile di un certo numero di procedure e di permessi;

la certificazione non è più il fine da raggiungere ma è diventato uno strumento aziendale e un modo di pensare organizzato e snello. Tutto questo è stato possibile raggiungerlo solo grazie al wiki.

Esempio di wiki interno - Az spa

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Esempio di wiki interno 02 - Az spa

Dice ancora la persona dell’azienda:

Aver raccolto tutte le istruzioni aziendali in un unico punto ci permette di essere operativi in poche ore con qualsiasi dipendente o esterno che lavori con noi anche per brevi periodi in quanto su wiki trova qualsiasi procedura e informazione di cui ha bisogno.

Questo è un utilizzo del wiki dentro il flusso, ovvero per supportare e riconfigurare gli abituali processi di lavoro (per inciso, sono quelli veramente importanti, anche se meno appariscenti). Ma, come sappiamo in letteratura esiste un altro tipo di wiki interno, ovvero quello “fuori da flusso“, come supporto esterno ai processi (ad esempio un enciclopedia interna o un indice di acronimi aziendali). Anche in questo caso il wiki viene in aiuto all’azienda:

Tutte le leggi e normative che purtroppo sono l’incubo di molte piccole aziende non avendo una persona dedicata che le possa seguire, sono state risolte col wiki.

Tutte queste informazioni erano mille post-it e appunti sparsi per tutte le scrivanie senza un preciso responsabile. Un esempio è la gestione dei rifiuti, la quale comporta più persone coinvolte, più enti esterni, scadenze e documentazione. Anche in questo caso, tutta la documentazione relativa all’analisi dei rischi la stiamo completamente portando in wiki in modo che il responsabile ad ogni controllo possa facilmente fare le dovute verifiche e modifiche.

Ad ogni aggiornamento della legge viene semplicemente modificata questa pagina dove c’è una lista completa dei rifiuti prodotti, il responsabile da chiamare, la scadenza dei controlli e tutte quelle informazioni eccezionali che erano normalmente scritte su un post-it attaccato sotto il monitor dell’amministrazione.

Esempio di un wiki interno 03 - AZ spa

In sintesi, per questa piccola azienda il wiki oggi è:

  • un editor sostitutivo a Word
  • un sistema di backup
  • un sistema di versioning dei documenti
  • un sistema di condivisione delle informazioni
  • un enciclopedia aziendale
  • una bacheca aziendale
  • un manuale d’istruzione
  • un manuale della qualità
  • un repository di offerte commerciali
  • un gestore di progetti
  • un calendario
  • un gantt di progetto
  • un blog
  • un server condiviso

Dulcis in fundo: ci si è messo anche il titolare, che sta usando il wiki per scrivere un libro:

Il titolare stesso , l’anima dell’azienda, sta scrivendo un libro interamente su wiki. Questo libro che avrà anche uno scopo promozionale, sarà un manuale sulla rettifica per alberi a gomito. La fase attuale è raccogliere in un unico punto tutte le informazioni tecniche, le domande frequenti, i testi, i link, gli spunti da parte dei dipendenti e tutto quello che può servire per la futura stesura dello stesso.

Una volta finita la raccolta, il wiki è pronto per essere passato al curatore del libro.

Credo che questo progetto, nella suo tutto sommato modesto ambito applicativo, ci dimostri molte cose (e ringrazio ancora Ernesto Capozzo, che ha seguito la realizzazione, per avermelo segnalato): che si può fare innovazione anche nel piccolo e che si possono guardare in faccia i problemi aziendali e provare a risolverli in modo nuovo anche al di fuori dell’hype che a volte contraddistingue questi progetti: la referente dell’azienda con cui ho parlato era allegramente stupita che ci fosse attenzione attorno a questo tema; mi chiedeva curiosa se c’erano altre aziende si erano regolate in questo modo; non sapeva che ci fosse una letteratura, e tantomeno una retorica al riguardo. Avrei voluto abbracciarla.

Poco alla volta, senza clamori, senza riempirsi la bocca di termini alla moda, senza fare faraonici piani di comunicazione che non portano da nessuna pare, senza comprare costose e frustranti portaerei editoriali e soprattutto senza unirsi al coro degli entusiasti paladini del 2.0 a qualsiasi costo, alcune aziende sperimentano, innovano, coinvolgono i dipendenti, cambiamo il loro modo di lavorare, portano a casa dei risultati.

E’ una bella notizia.

Categorie: Vita da scrittore, Wiki interni.
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apr
1

In cerca di screenshot per il mio nuovo libro

2010 by Giacomo Mason, 14:02

Cari amici e lettori, so che non sto aggiornando questo blog che pure mi ha dato tante soddisfazioni e che non dovrei trascurare quantomeno per educazione,  ma sono alle prese con il mio nuovo libro, che dopo mesi e mesi di titubanza mi sono deciso a scrivere, e sto in apnea compulsiva come da copione. Il libro si intitolerà (ma guarda un po’) “Intranet 2.0″ ed è una specie di manuale di gestione dei processi e dei tool collaborativi in azienda, con un occhio alle community, alla governance, alle funzionalità.

Vi dico subito che ho attinto a piene mani dalle cose che ho pubblicato in questi 6 anni sul blog quindi, lettore, se sei un mio fedele seguace puoi evitare di comperare il libro.  :-))

In realtà ho iniziato a scriverlo anche perché ho un buco lavorativo in parte cercato da me e in parte provvidenziale. Del resto, lavorare per non essere pagato, cosa che mi capita sempre più di frequente, non era la mia principale aspirazione come freelance.

Ma veniamo a noi. Mentre qui fuori stanno potando i miei ulivi e io qui dentro scrivo il mio libro sono alle prese col problema di trovare screenshot adeguati per supportare le cose che vado dicendo nel libro. Ho preso molto materiale dai miei contatti e dalla letteratura internazionale, ma sarebbe molto bello poter corredare il volume con qualche altro esempio italiano rilevante. Per questo vi chiedo, o lettori, se avete degli screeenshot interessanti tratti dalle vostre intranet che riguardano le funzionalità che elenco sotto e siete in grado di condividerli io sono qui.

Le immagini che inserirò, nell’eventualità, saranno corredate da una didascalia con l’indicazione “Per cortese concessione di nome persona – nomeazienda)

Di seguito elenco le funzionalità intranet per cui sto cercando screenshot:

  • Profilazione spinta (riconoscimento utente e visualizzazioni diverse
  • Commenti alle news
  • Commenti ai documenti
  • Voti di utilità ai contenuti
  • Personalizzazione: links
  • Personalizzazione: widget in home
  • “my page” con propri contenuti e iscrizioni
  • Rss dei contenuti
  • Notifiche via mail sui contenuti
  • Tagging sui contenuti
  • Comportamenti emergenti sui contenuti (più visti, più commentati, più votati ecc)
  • Profilo personale “arricchito” (vedi i miei post relativi)
  • Forum tecnici trasversali (es. pc help)
  • Forum tecnici settoriali
  • Forum di help desk con esperti
  • Forum con il Vertice
  • Forum Vita & lavoro
  • Funzionalità forum: galleggiamento, sticky post, segnala un abuso
  • Esempi di blog del vertice
  • Esempi di blog di esperti
  • Esempi blog di progetto
  • Esempi di blog della redazione
  • Esempi di wiki fuori da flusso (enciclopedie, glossari..)
  • Esempi di wiki dentro il flusso (gruppi di lavoro)
  • Funzionalità interne wiki: permessi, edit, wysywyg…
  • Social network interni
  • Microblogging
  • Virtual team
  • Calendari condivisi
  • task management
  • web conference
  • Idea box
  • Brainstorming online
  • Slidecast formativi
  • Video pillole formative
  • Web game formativi
  • Piattaforme di e-learning interne
  • Community ludiche (dopolavoro, recensioni, ricette ecc)
  • Bacheca vendo compro
  • community solidarietà
  • Condivisione foto

E’ tanta roba lo so: è tutto quello di cui parlo nel libro. Se pensate che la cosa possa interessarvi e pensate di avere materiale utile, mi servono in formato TIF (per la stampa). Potete usare la mia mail. Darete una mano a me, darete un po’ di visibilità a qualche vostro progetto, ma sopratutto aiuterete i decisori di questo Paese a capire che si può fare…(tra l’altro un grazie a chi, come Gigi, Roberto e Marco, mi hanno già dato molto materiale utile…)

Grazie a tutti e ci rivediamo alla fine dell’apnea.

Categorie: Vita da consulente, Vita da scrittore.
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feb
22

Alla ricerca del modello perfetto per intranet e l’enterprise 2.0

2010 by Giacomo Mason, 18:55

Devo dire che nell’intenso dibattito – permanente – su enterprise 2.0 e intranet innovative, un dibattito attraversato da momenti di euforia, ripensamenti, grandi intuizioni e prosaici casi di studio, ci scontriamo con un autentico diluvio di modelli interpretativi e tentativi di cogliere astrattamente in un tutto l’insieme di dinamiche che queste nuove tendenze e questo insieme di tecnologie abilità.

La cosa è piuttosto divertente e il risultato assomiglia ad un collage di visioni che nel momento in cui si legittimano (poiché ognuna di essere ha dalla sua un bel po’ di evidenza empirica) contribuiscono a dipingere un quadro ancora davvero acerbo del fenomeno. Siamo tutti alla ricerca del nostro modello definitivo e della nostra narrazione unificante, anche se questa non si lascia ancora cogliere pienamente.

Nel frattempo accontentiamoci di frammenti di sistema: il primo, certamente già molto famoso e con un grande potenziale davanti a sé, è quello di Andrew McCafe, che cerca di dividere il territorio delle relazioni aziendali (Ricordate? Rapporti forti, deboli, potenziali, assenti).

Enterprise 2.0 Rings

Recentemente Andrew ha sottolineato come, secondo lui, gli strumenti dell’enterpse 2.0 diano i loro più grandi benefici negli anelli esterni di questo “bersaglio”.

Un secondo modello interessante è quello proposto da Bryan Menell, di Thoughtfarmer; Bryan racconta come nella definizione dei processi di user centred design per la loro intranet abbia utilizzato un modello che richiama la prossemica di Edward T. Hall. Il risultato è una definizione dell’ambiente intranet che va dalla persona all’ecosistema aziendale.

thoughtfarmer_proxemics

L’articolo è interessante anche per un altro motivo, ovvero perché propone un approccio alla personalizzazione degli ambienti che bypassa l’alternativa tra la personalizzazione totale da parte dell’utente (strategia su cui più di uno specialista ha qualche dubbio) e controllo centralizzato della home page (Un tema che molti, naturalmente, affrontano a modo loro, dai saggi consigli di Jane McConnell all’approccio darwinista di Stephan Schillerwein).

Vorrei provare a dare, in questo senso un mio contributo a questa intensa battaglia combattuta a colpi di schemi, diagrammi, freccioni e bersagli: il mio schema parte dal fatto che ogni ambiente intranet di nuova generazione supporta il lavoro dei singoli, ma lo supporta e lo segue nelle diverse situazioni sociali in cui sono impegnati in azienda:

- Supporta me in quanto lavoratore
- Supporta me in quanto appartenente a un dipartimento
- Supporta me in quanto appartenente a un team di progetto
- Supporta me in quanto appartenente ad una community (di pratica o di interesse)
- Supporta me in quanto appartenente ad un ecosistema di informazioni aziendali

Nelle diverse situazioni, ovviamente, cambiano i contenuti, i servizi, le funzionalità; ma anche l’impegno che mediamente è richiesto (sulla questione dell’impegno diversificato vi consiglio questo post di B. Duperrin, molto illuminante) il tipo di contributo che le persone danno (lavorare è diverso da collaborare che è diverso da condividere che è diverso da contribuire). Anche l’uso della mail, da sempre cartina di tornasole delle attività svolte in azienda, tende a diminuire man mano che si passa dall’uso individuale a quello “sociale”.

Modelli dei diversi usi della intranet

E’ importante, a mio parere, che ragioniamo sempre in termini di usi prevalenti e che pensiamo in quale contesto d’uso (più individuale o più sociale) si inseriscono le nostre applicazioni. Perché dobbiamo pensare che cambiano gli scopi, i tempi di utilizzo ma soprattutto l’impegno che la situazione (la situazione, non la tecnologia) richiede.

Che ne pensate?

Categorie: Enterprise 2.0, Social network interni.
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feb
22

Gli incentivi aziendali e il problema della candela

2010 by Giacomo Mason, 15:52

Consiglio a tutti di mettersi comodi e di guastarsi questo intervento di Daniel Pink alle TED confercence. Qualcosa di fa-vo-lo-so. In 18 minuti Dan ci spiega perché gli incentivi economici e, più in generale, gli incentivi “esterni” non siano più adatti a garantire l’eccellenza nelle prestazioni lavorative del 21° secolo.

Tutto quello che sappiamo sulla logica del bastone e della carota, così cara a livello manageriale, ha senso solo per prestazioni elementari ma, man mano che aumenta la necessità di pensiero divergente e visione sistemica, non ha più alcuni significato. Anzi, è dannosa e peggiora le prestazioni. Tutto provato, anche se apparentemtne controintuitivo.

Il video è sottotitolato anche in italiano per cui…Buona visione. Ah, per la cronaca: il video l’ho trovato in un che, coerentemente, parla di come aumentare il valore dei progetti enterprise 2.0 tramite gioco e motivazione.

Categorie: Intranet governance.
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feb
18

Ancora sulle applicazioni interne di domanda/risposta

2010 by Giacomo Mason, 18:14

Ho parlato più volta del caso di “Sabre town“, il social network interno a Sabre e dedicato a domane e risposte professionali  tra colleghi (qui potete scaricare il PDF con il caso descritto da Stetwo). E’ uno dei casi più interessanti al mondo di microblogging interno che funziona, e secondo i coordinatori ha già fatto risparmiare all’azienda centinaia di migliaia di dollari (soldi veri, non del Monopoli).

Come sapete (perché vi ho fatto una capa tanta) credo che il tema delle domande-risposte dentro l’organizzazione sia una delle cose più promettenti e interessanti sul tappeto perché è un argomento capace di produrre molto valore con uno sforzo minore che per altre iniziative. Il motivo di questa relativa facilità credo risieda in alcune caratteristiche proprie di questi progetti:

- Intercettano n bisogno comune a tutti: tutti abbiamo bisogno di chiedere qualcosa a qualcuno durante la nostra giornata lavorativa, e lo stesso fanno gli altri con noi.

- Mappano online una pratica già consolidata: non si tratta di far fare alle persone qualcosa di nuovo (come scrivere un documento in parallelo tra più persone) ma di portare online qualcosa che le persone conoscono bene.

- La proposta è semplice: il tipo di progetto è facile da capire, in altre parole, nei termini di Clay Shirky, promessa, strumenti e patto sono assolutamente chiari a tutti fin dall’inizio.

- L’applicazione è semplice da imparare: non richiede sofisticati layer e bottoni, ma è sufficiente, lato utente, un form per inviare la domanda e una bacheca per leggere domande e risposte, e questo abbassa  la curva di apprendimento. Certo, ci saranno tag e altre opzioni; certo, il codice per inviare le domande agli esperti magari sarà sofisticato, ma lato utente la cosa è molto semplice e comprensibile.

Il tema delle domande/risposte è quindi davvero esplosivo e in rete ci sono molti esperti che cominciano a parlarne e a riportare casi interessanti (leggete ad esempio questo post di Gil Geuda dedicato al problema di trovare esperti in azienda e alla sua analisi di ArdWark, applicazione per fare, guarda un po’, domande/risposte in rete agli esperti. L’applicazione tra l’altro è stata comprata la settimana scorsa da Google e la cosa la dice lunga sugli investimenti e l’attenzione in questo campo).

Dato che Sabre è uno dei vincitori dell’Intranet Award 2009 i ragazzi di Steptwo hanno fatto l’intervista al coordinatore del progetto e l’hanno pubblicata su youtube. Credo valga la pena.

Categorie: Knowledge management, Micro-blogging.
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feb
18

Qualche regola per l’enterprise 2.0

2010 by Giacomo Mason, 17:44

Vi segnalo un’altra bellissima presentazione di Oscar Berg, dedicata all’enterprise 2.0. Le presentazioni di Berg sono sempre impeccabili e hanno il pregio di comunicare cose mai banali. Mi sembrano molto preziose le indicazioni da slide 27 a 37. Buona lettura.

Information Management Loves Enterprise 2 0

Categorie: Social network interni.
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feb
16

In Sardegna, a parlare di web writing

2010 by Giacomo Mason, 11:42

In genere non segnalo mai i corsi che tengo, a prescindere dall’argomento; oggi faccio un’eccezione e segnalo che sarò a Cagliari, a maggio, a parlare di web writing all’interno del master “Le nuove frontiere del marketing e della comunicazione“, tenuto da Eutropia. Vi confesso che sono un poco agitato, non tanto per le lezioni in sé, che ho tenuto varie volte, ma per il fatto che arriverò dopo 4 giornate di Luca Conti e altre 4 di Altavilla e Petrone. E son dolori :-)

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feb
7

La solitudine degli early adopters e come uscirne: una presentazione

2010 by Giacomo Mason, 14:35

E’ o non è bellissima questa presentazione (scovata via max)? Racconta con una serie di vignette la solitudine degli early adopters di fronte ai cambiamenti che le nuove tecnologie di collaborazione portano in azienda, e come si possa uscire da questa solitudine per fare rete e contagiare gli altri. Non è nulla di nuovo, ma è davvero molto carino (e userò di sicuro qualche slide nei miei prossimi corsi).

Smarter Work: Why Social Networks Matter

View more presentations from Sacha Chua.

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feb
2

Una manciata di link su collaborazione, ruolo di H.r. microblogging interno, community management e molto altro

2010 by Giacomo Mason, 14:03

Vi segnalo un po’ di link interessanti in ordine sparso: riguardano argomenti un po’ disparati (e-learning, collaborazione, ruolo di h.r. ecc)  ma sempre legati al tema centrale di questo blog.

Alcune preoccupazioni attorno al microblogging interno. Oscar Berg affronta alcune tipiche obiezioni (poche persone orientano le discussioni, arriva lo spam, c’è il rischio di essere fraintesi). Interessante anche un suo articolo precedente:  “Il microblogging interno può intimidire“.

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L’importanza di un community management attivo, provata con i dati.  L’esperienza di un community manager nel corso di un anno di gestione; i numeri mostrano che cosa succede quando le communty vengono lasciate sole. Appassiscono.

Google Analytics - 1/1/2008 to 12/31/2008

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Come cambia il ruolo di H.R. con il web 2.0. Una tabella interessante (in francese). Sul tema leggete anche il post di Jon Husband.

RH 2.0 HR 2.0

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L’organizzazione tradizionale è una macchina e noi invece siamo esseri umani. Questo articolo prosegue il tema del rapporto tra orgnanizzazione e processi informali, tra struttura e flusso. Aspettiamo gli altri articoli della serie

Employee_Engagement_This_is_how_it_is2

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Il lato oscuro dell’enterprise 2.0. E’ bene che qualcuno ricordi non solo le promesse ma anche i rischi. Anche perché sono quelli che i manager vedono per primi. Bella anche la presentazione.

12 motivi per i quali l’e-learning è così efficace. Vale la pena ripassarseli.

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Tecnologia e processi collaborativi negli ambienti di ricerca e sviluppo. Interessante esplorazione dei mutamenti nei tema di lavoro legati alla ricerca con l’arrivo delle tecnologie di social networking per i team.

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Un bel caso di studio su un blog interno. E alcune regole per farlo funzionare bene.

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E per finire, alcuni dubbi sull’efficacia effettiva dei sistemi online per la ricerca di esperti interni. Il senso è: magari li trovo più facilmente, ma se sono straimpegnati che ci faccio? In risposta a questo articolo, un po’ troppo agiografico.

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Buona lettura :-)

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gen
29

Portare la nuvola in azienda: il mio intervento al Kublaicamp

2010 by Giacomo Mason, 14:46

Vi segnalo la presentazione che farò domani pomeriggio al Kublaicamp (mi hanno un po’ tirato in mezzo, ma va bene, se non non andrei mai da nessuna parte). Il tema della sessione è  molto interessante: “Lavorare sulla nuvola“.

La mia presentazione (10 minuti) è dedicata alla mia esperienza personale e soprattutto a quella di portare “la nuvola” in azienda (la slide 11 è venuta male su Slideshare:  erano 2 screenshot dei miei blog).  Ci vediamo lì?

Portare la nuvola in azienda

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gen
29

Tecniche per far fallire il blog interno dell’AD

2010 by Giacomo Mason, 13:23

In un interessante post il blog Intranet matter riporta un caso di studio relativo al fallimento di un progetto di blogging interno per i manager di un’azienda (non si sa molto di più). E’ molto interessante la lista di errori fatti in quell’occasione, perché ci dice molto sulla progettazione di queste iniziative e su quanto tali progetti procedano sempre su una lama di rasoio.

Ecco la lista degli errori evidenziati (leggete bene che c’è da ridere):

  • presumere che il progetto funzionerà a prescindere (ehi, dopo tutto, è roba web 2.0…);
  • predisporre un solo blog per tutti i manager aziendali (in modo da ostacolare il tratto personale del blog);
  • permettere commenti anonimi dei dipendenti in un ambiente potenzialmente esplosivo;
  • non rispondere ai temi negativi emergenti nei commenti critici (in modo da assicurarsi che riemergeranno ancora e ancora);
  • non spiegare ai manager come usare lo strumento al meglio;
  • dire ai manager che non è un problema si il settore Comunicazione scrive i post al posto loro (assicurandosi così perdita di spontaneità e autenticità);
  • non cambiare rotta quando si vede che la cosa non funziona, ma lasciarla morire per conto proprio in silenzio (così da partire col piede giusto quando mai si penserà ad un’iniziativa analoga);

La lista fa abbastanza sorridere, se non fosse che è tutto vero. Aggiungo alla lista qualche altro errore basato sulla mia esperienza:

  • pensare che il blog sia fatto di un post solo, o di una comunicazione all’anno;
  • ragionare in termini di marketing, scrivendo cose con 600 punti esclamativi, minando la credibilità del tutto
  • obbligare le persone a commentare (capita anche questo)
  • selezionare i commenti e pubblicare solo quelli positivi
  • pubblicare solo cose positive dell’azienda e non temi “caldi” o problematici.

Ecco -  lo dico ai manager nostrani -  se dovete fare un blog interno con queste premesse,  potete anche evitarvi questa fatica. Sono blog, non pozioni magiche.

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gen
28

Dai canali alle piattaforme. La buccia di banana delle notifiche

2010 by Giacomo Mason, 14:09

C’è un tema che attraversa trasversalmente tutti i progetti di collaboration aziendale e che, spesso cacciato dalla porta, rientra dalla finestra sotto forma di lamenti, mugugni, ostilità latenti. Si tratta del tormentato rapporto con le email, ovvero con il più tirannico, pervasivo, usato e abusato strumento di comunicazione inventato dall’uomo.

Ovviamente una promessa, implicita o esplicita, dei progetti di collaboration aziendale è quella di ridurre il volume di mail o per lo meno di associarsi ad esse in un ecosistema di informazioni che stanno in parte sui PC e in parte nella “nuvola” aziendale. Ma spesso si fanno i conti senza l’oste, ovvero la massa di persone che ha impiegato anni a passare dai vecchi sistemi (dal fax alla telescrivente) alle mail e che ora si trova a gestire – ovviamente in modo forsennato, frustrante, surreale – il volume di comunicazioni che arrivano sulla posta elettronica.

Ma come? ora la mail è diventata il nostro archivio, la nostra chat, il nostro sistema documentale, il nostro social network, che cos’altro volete da noi? Dobbiamo cambiare un’altra volta?

Ovviamente si, devono cambiare un’altra volta; ma hanno ragione, dal loro punto di vista. E proprio per questo il lavoro di accompagnamento dai vecchi sistemi ai nuovi, dai canali alle piattaforme, non può avvenire in un “vuoto” progettuale: vanno costruiti dei ponti e quello delle notifiche è sicuramente il principale.

Nella mia esperienza mi è capitato tante volte di sentirmi dire: “ci andrei, ma non so mai se c’è qualcosa di nuovo e non vengo avvisato”, oppure “ormai ci sono troppi contenuti, dovrei avere un sistema per ritrovare quelli che mi interessano”. Insomma, capita troppo spesso di costruire piattaforme dimenticandoci dell’aspetto – essenziale – del collegamento delle stesso con i vecchi sistemi, email in primis.

Ormai ho capito che qualunque piattaforma di condivisione interna dovrebbe avere – di default – altert di notifica via email per *tutto*:

- per i nuovi post nei blog a cui sono iscritto
- per i commenti ai miei commenti
- per i therad e le discussioni nei forum a cui  sono iscrtitto
- per gli archivi documentali a cui sono iscritto
- per le pagine wiki a cui sono iscritto
- per i contenuti generali dai miei gruppi di lavoro
- per commenti e domande ai materiali che ho caricato

Eccetera eccetera. Perché ci si pensa così poco  quando le si progetta? Mah, forse perché la email è alla fine un oggetto così ambiguo e ormai così prosaico da non destare più alcun luccichio negli occhi di nessuno, casomai un moto di fastidio. Ma dobbiamo guardare il mostro in faccia, e affrontarlo a viso aperto fin dall’inizio per evitare che si trasformi in una buccia di banana progettuale che vanifica gli sforzi di tutti.

Vorrei aggiungere una considerazione per quanti ritengono che in questo modo non si riduce il volume della email, anzi lo si aumenta e tanto basta a considerare inefficienti queste applicazioni. Sono d’accordo: il volume delle email forse non cambierà, e anzi può darsi che aumenti. Ma quello che cambia è lo statuto di queste mail: sono avvisi, non contenuti. Il contenuto (ovvero la ciccia) sta nella piattaforma, ed è questo  che conta.

La mail si svuota così dei gravosi compiti a quali è stata sottoposta (comunicazione, archivio, condivisione, coordinamento, avviso, discussione in real time) ed assume il ruolo modesto ma fondamentale di neutro indicatore di contenuti. E cestinarle è molto, molto più veloce.

Categorie: Intranet governance.
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gen
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Enterprise microblogging matrix (by Pistachio)

2010 by Giacomo Mason, 10:57

Non so perché ma credevo di averla già segnalata. Si tratta di una ricerca di Pistachio consulting dedicata ad alcuni tool per il microblogging interno.

Pistachio ha creato una matrice di comparazione molto interessante, e di alcune applicazioni non ne avevo minimamente sentito parlare.

Potete scaricare tutto il report da qui.

Oppure leggerlo su Scribd.

Enterprise Micro Sharing Tools Comparison 11032008

Categorie: Micro-blogging.
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gen
25

Supportare i team virtuali? Non è un gioco.

2010 by Giacomo Mason, 16:14

Quando pensiamo ad intranet non dobbiamo immaginare uno spazio monolitico con certe funzionalità definite e un tipo predeterminato di utilizzo: dobbiamo invece pensare ad uno spazio polifunzionale, che supporta diversi attori durante la giornata; attori che, in momenti diversi possono avere ruoli e bisogni differenti.

Quanti sono questi attori e quali sono questi ruoli? Proviamo a definire questo elenco: una intranet aggrega in un insieme applicazioni e tool che supportano:

  • me come dipendente (es: servizi online)
  • i team interfunzionali (es: gruppi di lavoro virtuali)
  • i settori/dipartimenti (es: canali di settore)
  • le community (es: forum tematici)
  • le reti informali (es: social network)
  • i processi (es: form online)
  • l’azienda come sistema di conoscenze (es: wikipedia interna)

Si potrebbero, come ovvio, aggiungere altri esempi per ogni tipo di utilizzo, e va anche detto che, alla fine, ognuno di questi utilizzi supporta il singolo dipendente. Aggiungiamo il fatto che a volte alcune applicazioni stanno a cavallo di queste distinzioni, ma credo lo stesso sia davvero importante distinguere preliminarmente, e a livello astratto, questi possibili utilizzi, perché determinano le funzionalità che vanno pensate, progettate e poi realizzate sulla intranet.

La intranet è grande, e c’è posto per tutti,  ma è importante non confondere le mele con le pere anche per essere in grado di misurare successi e insuccessi. In particolare mi ha sempre affascinato e spaventato allo stesso temo il tema dei team interfunzionali.

Questo tema infatti è una reale sfida per il progettista ed un banco di prova tra i più seri per il progetto intranet: i team interfunzionali devono infatti arrivare a dei risultati, hanno in genere bisogni precisi, hanno una storia di collaborazione alle spalle che le nuove tecnologie tenderanno in parte a ridefinire, usano tecnologie che entrano direttamente nel flusso di lavoro.

Insomma, con le tecnologie a supporto dei team non si scherza, e la progettazione sconta sempre il dilemma se assecondare le vecchie abitudini – disfunzionali – o inaugurare nuove modalità che rischiano di  non essere adottate. Il dilemma permanente – diasporico e contraddittorio – del progettista.

In generale, direi che le tecnologie a supporto dei team virtuali si dividono i tre categorie:

- Tecnologie di comunicazione (mail, telefono, Instant messaging, videoconferenza, micro-blogging, voice over IP, ecc.)
- Tecnologie di condivisione (news, blog, document sharing, wiki, forum, ecc.)
- Tecnologie di cordinamento (calendari, project management, ecc.)

Come usarle e in quel mix presentare ai team è – appunto – tema della progettazione di questi ambienti.

A questo riguardo vi segnalo una bella ricerca sui team virtuali condotta recentemente su più di 400 aziende europee (ecco il pdf da scaricare – 879 kb)  che racconta le difficoltà e le caratteristiche della collaborazione a distanza tra i team aziendali.

Tra tutti i dati vale la pena riportare il grafico sulle tecnologie utilizzate:

grafico tecnologie usate a supproto dei team virtuali

Mi sembra che emerga come le tecnologie di comunicazione siano ancora, tra le tre, le più utilizzate. Un altro dei risultati che emergono dalla ricerca riguarda il management di queste iniziative: perché abbiano successo è infatti molto importante sia una gestione attenta e meticolosa da parte dei capi progetto sia un insieme di regole rigorose da rispettare (ad es: devi rispondere entro 48 ore e cose così) proprio perché i membri del team non hanno a disposizione molti elementi per “correggere il tiro” fisicamente se qualcosa va storto o un membro del team non dà segni di se per giorni e giorni.

Insomma, un tema affascinante, che va ben oltre le tecnologie a supporto.

Categorie: Intranet.
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25

Intranet o enterprise 2.0? Guarda la governance e lo saprai

2010 by Giacomo Mason, 15:26

Man mano che passa il tempo mi si fa sempre più chiara la differenza tra i progetti intranet ed enterprise 2.0. In genere mi capita di collaborare ad entrambi e capisco sempre di più che le differenze riguardano – ovviamente – meno gli strumenti che i modelli di governance sottostanti (ne ho già parlato più sotto, comunque).

Chi organizza un progetto di enterprise 2.0 ha di fronte a se, in genere, due soggetti:

- i committenti/sponsor
- i dipendenti (che si divideranno poi in champions e tutti gli altri).

A volte il progetto si allarga ad altri dipartimenti, ma resta comunque animato da questa bipartizione fondamentale (un esempio abbastanza charo di questa impostazione è un recente post di Betrand Duperrin).

Chi invece organizza un progetto  intranet (“tradizionale”, ma anche innovativa) ha di fronte a se, fin dall’inizio, per lo meno tre soggetti:

- i committenti/sponsor
- i dipendenti
- i referenti/redazione allargata/contributori/owners

Tralascio naturalmente la galassia di attori che gravitano attorno alle tecnologie, che sono gli stessi per entrambe le dimensioni (IT, consulenti, fornitori ecc).

Ora, questo terzo livello è particolarmente delicato, perché coinvolge figure di diversa natura, di diverso peso e a diverso titolo. Son inclusi in esso:

- Referenti della comunicazione
- Redattori istituzionali
- Responsabili di siti intranet locali
- Detentori di contenuti particolari
- Responsabili di applicazioni
- Capi ufficio sparsi per l’organizzazione
- Responsabili forum, blog, FAQ per le applicazioni interattive

Naturalmente la composizione, il ruolo e i contenuti variano da azienda ad azienda ma la sostanza resta che nei progetti intranet dobbiamo fare i conti con questa massa di persone, le quali determinano alla lunga il successo o l’insuccesso del progetto. E questo perché tutte queste persone hanno il compito di fornire contenuti ufficiali e aggiornati, di gestire la qualità delle risposte e delle discussioni, di coprire tutte le esigenze informative della loro popolazione di riferimento.

Una faticaccia.

Naturalmente anche i progetti enterprise 2.0 hanno i loro bei problemi e non ci voglio tornare sopra adesso; ora volevo solo ribadire come spesso questo livello di governance sia la vera discriminante tra le due dimensioni.

A questo proposito vi segnalo un bel post di Jane McConnell che da alcuni consigli sulla governance, e un altro post  di J. Boye su come supportare al meglio i “content owner” nei progetti intranet che coinvolgano una migrazione di contenuti .

Categorie: Intranet governance.
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25

11 principi per spiegare l’enterprise 2.0 ai nostri manager

2010 by Giacomo Mason, 12:45

Era un po’ che volevo segnalare questo post che mi ha inviato Cristiano, perché mi sembra un’ottima sintesi dei principi che stanno dietro e attraversano i progetti intranet innovativi ed enterprise 2.0 in generale.

L’autore sintetizza il passaggio di prospettiva in questi progetti attraverso 11 principi oppositivi (anche se il titolo dice 10) . Praticamente una slide perfetta (o anche 10 slide perfette, se usate un approccio “zen” ortodosso nelle presentazioni) per chi si occupa di consulenza o formazione:

Eccoli:

- Conversazione vs. Broadcast
- Bottom up vs. Top-down
- Reputazione vs. gerarchia
- Emergenza vs. Struttura
- Folksonomie vs. Tassonomie
- Agilità Vs. Burocrazia
- Trasparenza vs. Sicurezza
- Reti intrecciate vs. Silos funzionali
- Semplicità vs. Complessità
- Tecnologie user-oriented vs. IT Governance
- Fiducia vs. Controllo

Niente di speciale, nulla di realmente dirompente: poche parole semplici che devono solo aiutare i manager a capire di che cosa stiamo parlando.

Può servire.

Vale la pena, già che ci siamo, segnalare anche la sua presentazione su Slideshare dedicata al tema.

Enterprise 2.0 : Leveraging collaboration platforms to foster knowledge, innovation and productivity

View more documents from Cecil Dijoux.

Categorie: Enterprise 2.0, Intranet governance.
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