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15 Mag. 2020

La intranet tra coronavirus, comunicazione e remote working. L’esperienza Fastweb

In questi tempi di coronavirus, quarantena, lavoro a distanza e tanta preoccupazione, ci sono aziende che non si sono mai fermate e che hanno usato questo periodo come occasione per accelerare alcuni cambiamenti, anche nelle intranet e nella comunicazione interna.

Un recente articolo molto ricco di J Nielsen racconta molti esempi di contenuti intranet legati al Covid-19, e anche Mads Richard di Intra 2 ha pubblicato 11 casi di aziende e relative intranet alle prese con la pandemia, tra le quali Arla foods, e molti altre.

Anche in Italia ci sono molti casi di buon uso delle intranet durante il Coronavirus. Uno di questi è certamente Fastweb, che è stata capace non solo di portare tutti i dipendenti in smart working in tempi molto rapidi, ma ha anche avuto modo di sperimentare modelli di engagement sulla intranet molto interessanti.

Abbiamo chiesto a Luciana De Laurentiiss di raccontarci le loro iniziative. Ne è venuto fuori un racconto corale fatto non solo di cambiamenti organizzativi ma anche di playlist condivise, eventi a distanza, servizi di supporto online e molto altro.

Una delle tante pagine inforamtive della intranet di Fastweb dedicate all’emergenza

In remoto, tutti, da settimane

Aprile 2020: scriviamo queste parole da casa e sappiamo che anche i nostri colleghi le leggeranno fuori dalle sedi, dagli uffici e dai negozi, perché tutti lavoriamo da remoto da molte settimane, da prima che le disposizioni delle autorità lo imponessero.

In Fastweb ci siamo infatti adoperati da subito perché tutte le nostre persone potessero lavorare in sicurezza, continuando a garantire la possibilità di un’esperienza lavorativa completa e ricca anche a distanza.

Il primo passo: informazioni chiare (in intranet)

Abbiamo iniziato ad occuparci del tema Prevenzione Coronavirus prima che diventasse una reale emergenza: nel mese di Febbraio erano state messe a disposizione di tutti i nostri colleghi informazioni specifiche sulle buone pratiche di prevenzione e su come viaggiare in sicurezza.

Questa informazione preventiva è stata utile nel momento in cui il contesto di emergenza ha accelerato alcune scelte e comunicazioni.

Il secondo passo: lavoro da remoto esteso a tutti con indicazioni chiare

A Milano Padova e Torino abbiamo previsto il lavoro da remoto già da quel venerdì 21 febbraio in cui sono stati riscontrati i primi focolai.

Gradualmente la scelta di invitare i colleghi a lavorare da remoto è stata estesa sede per sede in base all’evoluzione della diffusione del virus nelle varie località. In ogni caso già dal 4 marzo tutti i colleghi sono stati abilitati a lavorare da remoto indipendentemente dalla sede di appartenenza e dal ruolo ricoperto, incluse le figure di Customer Care.

Dal 9 marzo tutti i Flagship Store Fastweb sono chiusi e i colleghi lavorano in sicurezza in smart working. E così in pochi giorni tutta l’azienda si è trovata a lavorare da casa.

Eravamo avvantaggiati da una lunga esperienza di smart working, che in Fastweb è una realtà già dal 2015. Da un lato quindi eravamo in continuità col passato, ciascuno infatti continuava il proprio lavoro come sempre, dall’altro però si tratta di lavorare tutti contemporaneamente da remoto, in un contesto che è improvvisamente cambiato, così come i bisogni delle persone!

L’emergenza coronavirus è stata per certi versi anche occasione di accelerare in pochi giorni processi che abitualmente richiedono mesi di preparazione ed esecuzione. Un esempio è stata l’assegnazione dei laptop a tutti i dipendenti che ne erano ancora sprovvisti per permettere lo smart working. Gli stessi colleghi hanno preparato 500 smartphone e tablet con SIM in una settimana da fornire a Lombardia e Veneto per gli ospedali.

Assistenza medica a distanza. E molto altro

Il Welfare ha risposto con tempestività a questi nuovi bisogni, rimodulando i servizi in essere e proponendone di nuovi:

AI primi di marzo è partito un servizio di assistenza medica a distanza DOC24h per tutti i colleghi e le loro famiglie. Una semplice App consente di fare videochiamate con personale medico competente sia su tematiche legate al Covid 19 che per altre consulenze mediche. A questa assistenza è stato affiancato anche un servizio di supporto psicologico per affrontare l’emergenza covid-19, e non solo.

Una nuova sezione con lo scopo mantenere connesse le persone di Fastweb nonostante l’isolamento in casa. All’interno iniziative per il benessere fisico (corsi di yoga e fitness online), di interesse culturale (monologhi di illustri personaggi apposta per noi – Daverio, Recalcati, Maurizio Molinari), interviste ai nostri chief.

Assicurazione sanitaria

Per tutta la popolazione aziendale è stata attivata inoltre una ulteriore assicurazione sulla salute, pensata per affrontare questo periodo di emergenza sanitaria. Ogni dipendente ha diritto nel caso di contagio a un’indennità in caso di ricovero causato da infezione COVID-19, un’indennità da convalescenza  e un pacchetto di assistenza post ricovero per affrontare al meglio il recupero della salute e la gestione familiare.

Corsi di fitness online

Le attività sportive che si svolgevano in pausa pranzo in un’area dell’Headquarter si sono riconfigurate:  tutti i corsi sono diventate dirette streaming tenute dagli stessi istruttori a cui le persone erano abituate, con il vantaggio di estendere a tutte le sedi questa possibilità e di poter fruire dei contenuti non solo in diretta streaming, ma anche on demand grazie alle videoregistrazioni.

Mindfullness, insonnia, affetti: i consigli degli esperti

È stato istituito un canale di in-formazione e condivisione per affrontare il periodo di resistenza domestica, lo Smart Caring: un palinsesto di dirette streaming con esperti professionisti, che offrono consigli utili per affrontare al meglio la nuova quotidianità che stiamo vivendo.

I temi sono i più vari, dalla gestione degli affetti al rapporto genitori-figli, passando dal prendersi cura di sé con la mindfulness e le risorse per combattere l’insonnia, fino al caregiving verso gli anziani, organizzando l’assistenza anche a distanza. Tanti moduli diversi per esigenze differenti, pensate anche per affrontare le nuove sfide, le nuove domande e anche la fase post emergenza.

I colleghi possono richiedere un supporto psicologico fornito da professionisti per affrontare momenti di difficoltà. Smart Caring – Tramite una serie di incontri streaming con esperti si possono approfondire tematiche quali il self caring, strategie e consigli per la nuova quotidianità. Nuova polizza assicurativa con indennità in caso di ricovero a seguito di Covid-19. DOC 24 – Servizio di assistenza telefonica fornito da medici professionisti

Formarsi a distanza: i webinar

Lato Formazione e Sviluppo l’emergenza non ha fermato le tante attività previste, che sono invece state rimodulate nelle modalità e nei tempi. Coaching Lab on line a distanza, corsi di management da due giorni trasformati in 8 appuntamenti via webinar  da un’ora e mezzo ciascuno, virtualizzazione ddelle certificazioni tecniche, tanti corsi in versione digitale su tematiche professionali  e di business sono stati messi a disposizione dei colleghi, che possono anche seguire i corsi online della nostra Fastweb Digital Academy su tutte le competenze digitali.

Un’iniziativa ad hoc è nata proprio in occasione dell’emergenza Coronavirus: gli incontri di Mind-Fitness Antifragile, brevi incontri ispirativi in modalità webinar per riflettere sul tempo presente.

Fra le iniziative di engagement alcuni “flashmob” dove l’AD ha chiesto ai colleghi di condividere i loro passatempi nelle giornate di riposo a casa, la musica che ascoltano e foto del loro smart working. Ogni iniziativa ha ricevuto moltissime interazioni come si può notare dai commenti ricevuti.

L’engagement e la connessione: come sentirsi uniti anche a distanza

Qualsiasi cambiamento funziona solo se le persone sono parte attiva, non perché si dice loro cosa fare ma perché le si rende consapevoli, partecipi, coinvolte e considerate. Questo è il punto di partenza che ha guidato in queste settimane tutte le azioni di engagement nei confronti della popolazione distribuita su tutto il territorio nazionale, distante, ma unita da un forte senso di appartenenza e dal desiderio di contribuire attivamente alla business continuity e allo sviluppo aziendale.

La situazione e la conseguente necessità di maggiore comunicazione ha stimolato in Fastweb una evoluzione anche della Intranet aziendale, Agorà, che è diventata l’unica sede virtuale sempre aperta, catalizzando in modo sempre più partecipativo una serie di iniziative. 

I racconti dall’interno

Trovano sempre più spazio i “racconti dall’interno”, storytelling di alcune attività che sono state riorganizzate oppure rivoluzionate per poter essere svolte dai colleghi in condizioni diverse. Questi racconti, raccolti dalla viva voce dei colleghi protagonisti, sviluppano negli altri empatia, condivisione, senso di vicinanza pur nella clausura domestica.  

Esperienza di Smart Working con un flashbob collettivo. Abbiamo raccolto 534 commenti e 319 fotografie in un paio di giorni.

La playlist condivisa della quarantena

Ma è lo stesso AD, Alberto Calcagno, a stimolare vicinanza e partecipazione sponsorizzando una serie di iniziative denominate “In connessione don l’energia”, modalità e contenuti diversi per sviluppare coesione e sentirsi parte di un gruppo solidale.

Si va dai Flashmob di socialità in cui lo stesso AD invita tutti a condividere la canzone colonna sonora di questo periodo dando vita alla playlist Fastweb Hits, oppure a condividere foto delle proprie postazioni di smart working a iniziative pensate a favore della mente e del cuore. Abbiamo inaugurato le nostre Finestre sulla primavera: 10 grandi opere che ritraggono la primavera e vengono raccontate in video, un modo originale per godere appieno la stagione più bella dell’anno insieme, anche da casa.

La playlist della quarantena, creata collettivamente dai dipendenti Fastweb, con più di 500 brani

Gli incontro di “Connessioni”

E poi ancora il format Connessioni, ciclo di incontri aperti a dipendenti ed esterni per diffondere stimoli e cultura, che si sono spostati online, con relatori d’eccezione che hanno condiviso riflessioni e chiavi di lettura diverse per aiutare a vivere questo periodo particolare.

Ecco qualche esempio: Massimo Recalcati con il suo intervento “Rispondere al trauma”, Philippe Daverio che ci racconta le pandemia nel corso dell’evoluzione della civiltà con il suo video “La storia maestra di speranza” Maurizio Molinari che condivide le sue riflessioni “Come la pandemia cambia la geopolitica” Contenuti di spessore che vengono condivisi anche sul nostro canale You Tube, a disposizione di tutti, in una connessione che supera i confini tra interno e esterno.

Abbiamo coinvolto nel nostro ciclo di incontri “Connessioni” alcuni autorevoli voci della cultura italiana che hanno preparato per noi video interventi in cui hanno ognuno a proprio modo affrontato il tema dell’emergenza che stiamo vivendo, dandoci spunti di riflessione e occasioni di confronto fra colleghi ma anche nelle nostre cerchie private.

Ancora tante saranno le attività e le iniziative che saranno pensate per favorire tutti i nostri colleghi in questa fase, soprattutto per pensare insieme al futuro.

Luciana De Laurentiis, Manager of Internal Communication and Change Management in Fastweb
Luciana De Laurentiis, Manager of Internal Communication and Change Management in Fastweb