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Giu
25

Il decalogo della intranet 2.0

Anche per rispondere alle sollecitazioni di Emanuele, provo a buttare giù un rapido decalogo delle caratteristiche che dovrebbe avere una intranet per essere definita “intranet 2.0”.

Quando parlo di intranet 2.0 intendo, innanzitutto, l’evoluzione delle tradizionali intranet verso un modello e degli standard di eccellenza guidati dalle migliori pratiche a livello mondiale. Possiamo parlare di “nuovi standard” che tutte le intranet dovrebbero adottare per avere successo.

In questo senso distinguerei quindi tra la intranet 2.0 (I2.0) e l’enterprise (E2.0) che invece consiste in specifiche applicazioni del nuovo web riadattate all’interno dell’organizzazione per gestire, in genere, la conoscenza aziendale. Naturalmente i due ambiti si sovrappongono:  la mia idea è che le intranet possono – e devono – adottare delle “iniezioni” di 2.0 all’interno delle tradizionali strutture, conservando tuttavia il tradizionale impianto “a portale” che eroga anche servizi e integra informazioni.

Vediamo dunque quelli che – secondo me – sono le caratteristiche-chiave:

1) Profilo personale. Le schede dei dipendenti sono sostituite dai profili personali dei dipendenti, che si arricchiscono di nuovi elementi. I profili personali sono l’evoluzione della rubrica del telefono e vengono collegati ad ogni contenuto prodotto sulla intranet (dei profili personali, di come costruirli e del rapporto dei profili personali col cercapersone ne ho parlato fino alla nausea su questo blog).

2) Ownership esplcita. Ogni sezione o informazione della intranet ha associato in modo esplicito l’owner della sezione o dell’informazione. Può essere un piccolo box con link e foto o un link al profilo, ma è importante che si passi dalla logica dei dipartimenti a quella delle persone (le quali, ovviamente, lavorano in un qualche dipartimento, che sarà esplicitato anch’esso).

3) Commentabilità delle notizie e delle informazioni. Ogni informazione sulla intranet è commentabile dei dipendenti. Potete, se volete, parlare di blogging diffuso, ma io preferirei distinguere i due ambiti. Un blog è un oggetto costruito secondo determinate caratteristiche, con un autore, un argomento e una dinamica cronologica precisa. Qui parliamo della commentabilità diffusa di ogni informazione, anche di una sottosezione della intranet.

4) votabilità delle informazioni. Ogni informazione è votabile quanto a utilità dai dipendenti. Questo non per dare i voti di bravura, ma per poter fare emergere le informazioni ritenute più utili e poterle mettere a disposizione subito dei dipendenti. Vale ad esempio anche per documenti o modulistica.

5) Feed-back continuo. Ogni informazione dovrebbe fornire la possibilità di un feed-back diretto con gli amministratori o con lo staff che gestisce l’intranet (leggetevi questo bel post sull’importanza di consentire i feed-back tecnici per chiudere il circolo del design sulle intranet). Questi feed-back tecnici possono finire in un forum dedicato, o trasformarsi in FAQ, o in semplici messaggi verso gli amministratori. Possono riguardare le funzionalità ma anche mancanze o lacune nelle informazioni.

6) Catalogazione polidimensionale. Ogni informazione dovrebbe poter essere taggata da chi la produce, oltre che categorizzata. Questo consente la possibilità di classificare polidimensionalmente le informazioni, facilitando la ricerca. Si possono associare tag liberi (con completamento automatico) a categorie definite a monte, salvando in genere capra e cavoli.

7) Personalizzazione. Le intranet di nuova generazione sono personalizzabili. Ciò significa varie cose: potrò avere dei box che contengono link personalizzati, oppure potrò scegliere quali tipi di informazioni vedere all’interno della “my page” della intranet, scegliendole da un set di argomenti possibili (se volete rifarvi gli occhi a riguardo è sufficiente andare sulla home della BBC).

8) Filtri, iscrizioni e notifiche. Nelle intranet di nuova generazione è possibile iscriversi a categorie di notizie o informazioni, e ritrovarle sulla propria “my page”. Posso iscrivermi a una categoria di notizie, ad un tag associato alla documentazione, alle novità di una sezione, agli orgomenti di un forum interno e così via. Uno specifico box in home si incaricherà di notificarmi le ultime novità sulle coese che ho sottoscritto (come avrete notato sono riuscito a scrivere questo paragrafo senza nominare i feed RSS, ops..).

9) Comportamenti emergenti. Nelle nuove intranet le informazioni sono disposte in modo tale da evidenziare anche i comportamenti emergenti legati ai contenuti. Non solo quindi le ultime cose, ma anche le cose più lette, più scaricate, più commentate ecc. In questo modo risparmiamo dei clic all’utente e sfruttiamo l’intelligenza collettiva.

10) SaaS e coda lunga. Le intranet di nuova generazione non contengono “poche cose per tutti”, ma moltissime cose per gruppi di colleghi. Deve quindi essere possibile con facilità creare gruppi di lavoro, spazi documentali condivisi,  aree profilate dedicate a piccoli team. In questo modo la intranet diventa una vera e propria piattaforma Saas che consente in autonomia la generazione di contenuti e l’utilizzo di strumenti collaborativi in mano ai singoli team. Il grande e il piccolo, il generale e il particolare, convivono nello stesso spazio mettendo a fattor comune tecnologie e funzionalità.

Fine. Come ho detto queste sono caratteristiche che dovrebbero riguardare tutte le intranet di nuova generazione, indipendentemente dal tipo di progetto e dal tipo di contenuti e servizi che si forniscono. Naturalmente non parlo qui di UGC, governance diffusa o strumenti collaborativi. Queste caratteristiche sono in larga misura indipendenti da come si affrontano e si risolvono tali questioni.

Si tratta quindi di caratteristiche che fanno tesoro delle recenti lezioni apprese sulla Grande Rete, ma che restano, a mio parare, distinte dalle funzionalità, dai tools e dai prodotti dell’enterprise 2.0 (ovvero blog, wiki, social network, podcasting, prediction market ecc) .

E per finire guardatevi questa bella presentazione di Toby Ward dedicata all’intranet 2.0. (anche se nel suo caso si parla piuttosto di enterprise 2.0).

La parte più interessante resta, a mio parere, quella di Sabre (slide 30-31) e del suo sistema di microblogging di domande e risposte.

View more documents from Toby Ward.

5 Commenti

  1. Patrick ha detto:

    Grazie per il riferimento al nostro blog! (item #5)

    The rest goes in English as we can read but not write in Italian :-).

    Great points about Intranet 2.0 – intranets have a lot of potential but require thoughtful implementation to become a successful communication tool. Web 2.0 and collaboration concepts can definitely help make it better.

  2. Giacomo Mason ha detto:

    If you wait a litte, automatic tranlsation will appeare at this link

    http://www.intranetmanagement.it/en/

    bye

  3. gigicogo ha detto:

    Yeaaaaaa, tutto condivisibilissimo. Appena ci troviamo ti faccio vedere le UGA (User generated applications) che, IMHO, sono una componente emergente. Mi riferisco a modulistica, aggregatori, business mash-up, ecc.
    Ma tanto ne parliamo, via :-)

  4. Roberto Bernabo' ha detto:

    Di la verità … qualcuno ti ha dato l’abilitazione a TUO – Trova – Usa – Organizza, delle Fixed Customer Operations di una nota azienda di TLC italiana …

    ;-)

    Rob.

  5. Giacomo Mason ha detto:

    haha, macché :-)

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Grazie mille per la pazienza. E' l'Europa che ce lo chiede