Il corporate-wiki che vorrei

Appunti sulle caratteristiche di un intranet wiki

Più approfondisco il tema del wiki e più tutto questo mi sembra una figata pazzesca.
Ma ho anche imparato che bisogna stare attenti e non lasciarsi trascinare dai propri entusiasmi solitari, per evitare di voltarsi e scoprire che dietro di noi non c’è più nessuno che ci segua.

E dunque, dato che in questo periodo devo occuparmi anche di questo sono stato costretto a riflettere un po’ meglio sulle caratteristiche e i requisiti funzionali del corporate-wiki ideale.

Di seguito trovate il frutto di queste mie riflessioni, ovvero l’elenco delle principali funzionalità che, secondo la mia modesta opinione, dovrebbe garantire un corporate-wiki per funzionare all’interno di un’organizzazione, in special modo di un’organizzazione abituata a ragionare in termini di portal-style (ovvero il 99% delle organizzazioni).

Permessi
Non so se è chiaro, ma nel corporate-wiki NON tutti possono scrivere tutto. Ad esempio il menù di navigazione non sarà editabile da tutti, ma solo dagli amministratori. In alcuni casi si potrà dividere idealmente il menù in varie parti, permettendo l’editing a diverse figure

Ci saranno diversi tipi di permessi, che implicheranno diversi livelli di intervento sulle diverse parti del Wiki. I listini dei prodotti, ad esempio, potrebbero essere aggiornabili solo da 10 persone del marketing, e visibili e commentabili da altre 1.000 del Customer Care. Alcune persone potranno editare tutto, altre potranno editare solo alcune parti, altre potranno solo commentare, altre potranno solo inserire documenti, e così via.

Vi sembra una violazione delle “sacre regole del wiki”? Mostratemi un wiki (possibilmente di successo) dove tutti fanno tutto e mi ricrederò.

Documentazione
Il corporate-wiki, come tutti gli spazi intranet che si rispettino, è fatto anche di documentazione, ovvero doc, xls, ppt ecc.

Per questo è necessario che la documentazione che viene pubblicata all’interno delle singole pagine create venga anche raccolta in una sezione a parte, che chiameremo “Documentazione” e che starà come label nel menù principale in alto. In questa sezione troveremo tutti i doc prodotti, sia dentro la sezione che dentro le singole pagine del wiki, con tanto di tags, descrizioni e naturalmente, il link alle varie pagine nelle quali sono allegati, se ci sono.

La pagina è ovviamente commentabile da tutti.

Menù
Il corporate-wiki ha, secondo me, due tipi di menù: un menù in alto che porta a sezioni e servizi trasversali (es: documentazione, il mio profilo) e un menù laterale che porta  a pagine e gruppi di pagine create. Come dicevo sopra, questi menù non saranno editabili da chiunque, ma solo dagli amministratori e, in alcune parti, da altri utenti identificati (ad esempio il sottomenù che parla dei prodotti sarà modificabili da quelli del marketing e così via)

Ovviamente ci sarà una sezione di discussione collettiva e di proposta associata alla pagina del menù

Pagine
Il corporate-wiki è fatto, come tutti i wiki, di pagine create dagli utenti. Queste pagine dovranno avere una serie di caratteristiche, che in parte coincidono e in parte no con i classici spazi wiki di internet. Vediamole di seguito:

  • Commenti. Possibilità di commentare la pagina creata. Meglio se in forma visibile in coda alla pagina e in una forma  che assomiglia al forum, come in wetpaint.
  • Voti. Ogni pagina è votabile dai colleghi quanto a utilità.
  • Storia. Ogni pagina ha la sua cronologia, con le modifiche effettuate nel tempo da tutti gli utenti.
  • Notifiche. Ogni pagina dà la possibilità di ricevere notifiche (via mail o RSS o anche SMS) sulle modifiche effettuate (in questa cosa, ad esempio, è ottimo wikispaces).
  • Tag. Ogni pagina è taggabile. In questo modo ogni pagina si assocerà in modo automatico con altre pagine che hanno lo stesso tag.
  • Documentazione. Ogni pagina raccoglie a parte la documentazione prodotta. Scusate l’ossessione, ma i documenti in azienda la fanno sempre da padrone e se non ci pensiamo ci si riversano addosso come in un fiume.
  • Cartelle/categorie. Ogni pagina è raggruppabile in pagine-cartella, in modo da limitare il proliferare di pagine a cazzo. In questo senso la funzionalità di PBwiki è fantastica.
  • Wysiwyg. Ogni pagina è ovviamente editabile in modalità Wysiwyg (ci manca solo di chiedere agli utenti di imparare il markup dei wiki).

Sotto la voce “pagine” rientra anche un’altra caratteristica che secondo me è essenziale delle pagine, ovvero il fatto che in alcuni casi, certe pagine saranno visibili (non editabili, ho detto proprio visibili) solo a certe persone.

In alcuni casi, ad esempio, un listino potrebbe essere visibile nella sua interessa al manager e solo in alcune parti all’operatore. Lo so, lo so: voi penserete che questa è un’altra delle prosaiche esigenze aziendali che contrasta con l’euforico wiki-style, ma se non la garantite state sicuri che molti in aziona faranno fatica a pubblicare le cose.

Potete lavorare perché ci sia la massima condivisione, ma questa funzionalità la dovete comunque garantire.

Profili utente
Il problema cardine del modello-wiki applicato alle aziende è la scarsa visibilità degli autori.
Mentre per Wikipedia questa cosa può funzionare, in azienda, per vari motivi (credibilità, motivazioneinteriore, ecc) la visibilità è fondamentale.
In questo senso il wiki deve essere integrato con modelli che arrivano dai social network.

Per questo motivo il wiki in intranet ha uno spazio molto curato per i profili utente. Da questo punto di vista il modello offerto da wetpaint è formidabile (guardate ad esempio questa pagina).

Ogni persona ha il proprio profilo, il più possibile ricco e completo, compilato secondo un template predefinito. Ovviamente questo insieme di dati servirà anche come base per il cercapersone aziendale, per filtrare le persone in base alle competenze, al territorio o al settore, e per associare ogni contenuto prodotto ad una persona concreta.

Ripeto, in questo senso Wetpaint fa veramente scuola: per ogni persone sono elencati anche gli interventi fatti ed esiste sulla home page l’elenco dei top contributors. Una figata.

Non esiste dunque un corporate-wiki senza una attenta gestione dei profili utente e delle modalità semplici per risalire dal contenuto all’utente e dall’utente ai contenuti.

Template
Il corporate-wiki è alimentato dallo smanettane ma anche da chi ha poca dimestichezza. Per questo, il wiki in intranet è fatto con i template. Nel senso che, per ogni pagina che creo, il sistema mi deve far scegliere dei template predefiniti che mi aiutano nel mio lavoro. Ci potranno essere ad esempio dei template per:

  • Profili personali
  • Listini
  • Elenchi alfabetici
  • Verbali
  • Informazioni in tabelle
  • Grafici
  • Notizia con allegati documentali
  • Galleria fotografica
  • Elenco di documenti

Se non c’è  un template che mi soddisfa ne creo uno nuovo. Alla fine allora il sistema mi chiederà se voglio salvarlo e renderlo disponibile anche raglia altri. Se gli dico di si il template arriverà all’amministratore, che deciderà se pubblicarlo così com’è, pubblicarlo con qualche modifica, non pubblicarlo.

Il template nuovo sarà sempre associato all’autore.

Home page
La home page del corporate-wiki dovrebbe contenere, secondo me:

  • Un diario giornaliero delle attività svolte (creazione pagine, modifiche alle pagine). Tipo blog, ma generato automaticamente.
  • Un box con le pagine più viste.
  • Un box con i documenti più scaricati.
  • Un box con i top contributors.
  • Una parte dedicata alle comunicazioni della redazione.
  • Eventualmente una tag cloud.

La home page non sarà modificabile da tutti. Mi spiace.

Link
Nel corporate-wiki creare un link  deve essere facilissimo. La maschera che si apr4e quando chiedo di inserire un link ma darà varie possibilità per crearlo:

  • Crealo dall’elenco delle pagine già create.
  • Crealo dall’elenco dei profili utente.
  • Crealo dalla documentazione.
  • Crealo verso una pagina nuova
  • Crealo verso una pagina esterna

Tagging
Nel corporate-wiki, come ho già detto, i tag servono a scovare contenuti correlati e a fare associare in modo automatico le pagine tra di loro. Ovviamente ogni pagina avrà  in basso il suo elenco di tag, e ci potrà essre una pagina che riporta tutti i tagi inseriti o anche una tag cloud in home page (soluzione alla moda ma alla fin fine non moloto efficace secondo me).

Help
Esiste, nel menù principlae in alto e anche in corrispondenza di pagine e finzionaità specifiche, un completo sistema di help generali e contestuali e un corposo sistema di FAQ. Molte delle funzionalità che un Wiki offre appaiono per la prima volta agli utenti, ed è importaqnte che le persone possano imparare le cose strada facendo.

Ok, queste sono le conclusioni a cui sono arrivato fino ad ora. Ovviamente se Cristiano, Emanuele, Fabio, Giulio, Luca, Gigi, Donatella e naturalmente tutti voi avete delle osservazioni, siete i benvenuti.

Ciao