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Set
16

Epistemologia di Outlook

Ok, ok, non voglio tenervi sulle spine riguardo alla posta elettronica aziendale. E’ un tema molto sentito da ciascuno di noi e quindi voglio darvi alcuni suggerimenti, che si basano a loro volta su alcuni presupposti di, chiamiamola, “epistemologia della mail”; una disciplina, a dire il vero, ancora in fase di definizione.

La posta non è un archivio. Le mail che contengono allegati vanno eliminate, e gli allegati trasferiti sul proprio PC. E sapete perché? Perché sul proprio PC uno ha tutte le cartelle che vuole per archiviare (e ritrovare) i documenti. Inoltre ci togliamo dalle scatole “l’involucro”, ovvero la mail.

Risposte e contro risposte si includono l’una nell’altra. E perfettamente inutile tenere tutta la storia di una conversazione via mail, se l’ultimo messaggio della serie contiene tutti gi altri.

La memoria delle mie mail sta nei comportamenti. Se chiedo via mail di fare qualche cosa a qualcuno, è inutile che conservi il messaggio: tanto mi ritornerà sotto forma di azione. Se invio una cosa che qualcuno mi ha chiesto, è il destinatario ad avere il problema di gestire il messaggio. Per me è un task concluso, e la posta eliminata.

Le newsletter non sono reliquie. Una volta che mi hanno informato hanno perso il loro valore. Se invece ne hanno tanto, allora me le stampo, oppure le invio ad altri (cancellando poi il messaggio).

La comunicazione in azienda è ridondante. Se cancellate qualche cosa avrete altri mille modi per ritrovarla. I vostri archivi sono parte di una memoria collettiva, costituita dal vostro network di contatti. Quello che non avete voi lo avrà qualcun altro. E viceversa.

Siete d’accordo? Qualcuno ha altri trucchi o suggerimenti?

8 Commenti

  1. utente anonimo ha detto:

    D’accordo con “La posta non è un archivio”: devo dire che io purtroppo lo uso così, ma penso che dovrebbe essere usato come indicato nel consiglio.

    D’accordissimo con “Risposte e contro risposte…”

    Non d’accordo con “La memoria delle mie mail…”: spesso mi capita di tenere le mail come promemoria perché a queste non seguono i comportamenti. In altre parole: mi servono per ricordarmi che qualcuno doveva fare qualcosa.

    D’accordo con “Le newsletter…”

    Parzialmente d’accordo con “La comunicazione in azienda…”: se io cancello tutto e gli altri fanno altrettanto, chi terrà copia di cosa?

    Perdona la brevità, ho cercato di essere sintetico per non appesantire il blog.

    Ciao

  2. fugaz ha detto:

    Sembra che la tua preoccupazione sia quella di buttare, pero’ non si capisce perché.

    Per quanto io non sia un fanatico dell’archiviazione a tutti i costi, mi sfugge il vantaggio di tenere le mailbox leggere.

    Sono d’accordo che l’efficienza sta dalla tua parte, ma rispetto a quello che dici i vantaggi del ‘conservare’ superano quelli del ‘buttare’.

    fugaz

  3. 02068449 ha detto:

    La domanda è legittima: perché buttare?

    La mia risposta è: perché esiste troppa informazione. Il problema delle nuove tecnologie è che abilitano un eccesso e un proliferare di dati. Il probolema allora diventa ecologico: non è più legato all’avere i dati, ma al selezionarli, all’ordinarli, al gerarchizzarli.

    Dobbiamo imparare ad avere un rapporto ecologico con il nostro ambiente, e nella network society il nostro ambiente è un ambiente “informazionale”.

    Quando vedo le caselle di alcuni dirigenti con, tipo, 8.500 messaggi di post (e non è un iperbole), capisco che c’è qualche cosa che non va.

    Io considero le informazioni come il nostro nuovo “ambiente sociale”. E dobbiamo imaparare a viverci.

    ciao

  4. fugaz ha detto:

    Completamente d’accordo con te sull’esigenza ‘ecologica’ (che tra l’altro mi sembra una metafora eccellente).

    D’accordo anche sul fatto che l’informazione sia mediamente ridondante.

    Tuttavia esistono strumenti capaci di organizzare in maniera efficiente quantità enormi di informazione non strutturata (per esempio gmail).

    In definitiva, se ti riferisci alla ‘leggerezza’ come costume da adottare sono completamente d’accordo con te, lo sono di meno se la assumi come esigenza dell’infrastruttura che stiamo utilizzando.

    Non mi scandalizza una casella di 8500 messaggi – a meno che siano in stato ‘nuovo’, nel qual caso c’è effettivamente un problema :)

    ciao,

    fugaz

  5. utente anonimo ha detto:

    Il secondo consiglio implica che nessuno sappia quotare correttamente, cosa ahimè sempre più vera, ma che non contrabbanderei come auspicabile.

    (mafe)

  6. utente anonimo ha detto:

    Anche sul primo ho qualche dubbio: ok archiviare gli allegati, ma il corpo delle mail? Preferisco cercare nell’archivio di mail, cosi’ ho anche la data di una certa conversazione. Ma forse il tuo problema in merito è che usi Outlook :)

    (mafe)

  7. 02068449 ha detto:

    il corpo della mail spesso non serve a nulla, oppure segue il destino degli altri casi.

    Mi rendo conto che mi sono dimenticato di citare la nefasta abitudine del “Copia Conoscenza”: ok, come regola io mi interesso solo alle mail che sono destinate solo a me. quelle per le quali sono “in conoscenza” sono solo il frutto di cattiva organizzazione aziendale e di cattive abitudini.

    Quoting o non quoting, è solo l’ultimo messaggio che ha l’ultima parola.

    La mail è, nella sua essenza, oralità scritta, e vaba volant (anzi cancellant)

    ;-)

  8. utente anonimo ha detto:

    Il corpo della mail spesso non serve a nulla? Ma che mail ricevi?

    (mafe)

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