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Mar
11

Il corporate-wiki che vorrei

Appunti sulle caratteristiche di un intranet wiki

Più approfondisco il tema del wiki e più tutto questo mi sembra una figata pazzesca.
Ma ho anche imparato che bisogna stare attenti e non lasciarsi trascinare dai propri entusiasmi solitari, per evitare di voltarsi e scoprire che dietro di noi non c’è più nessuno che ci segua.

E dunque, dato che in questo periodo devo occuparmi anche di questo sono stato costretto a riflettere un po’ meglio sulle caratteristiche e i requisiti funzionali del corporate-wiki ideale.

Di seguito trovate il frutto di queste mie riflessioni, ovvero l’elenco delle principali funzionalità che, secondo la mia modesta opinione, dovrebbe garantire un corporate-wiki per funzionare all’interno di un’organizzazione, in special modo di un’organizzazione abituata a ragionare in termini di portal-style (ovvero il 99% delle organizzazioni).

Permessi
Non so se è chiaro, ma nel corporate-wiki NON tutti possono scrivere tutto. Ad esempio il menù di navigazione non sarà editabile da tutti, ma solo dagli amministratori. In alcuni casi si potrà dividere idealmente il menù in varie parti, permettendo l’editing a diverse figure

Ci saranno diversi tipi di permessi, che implicheranno diversi livelli di intervento sulle diverse parti del Wiki. I listini dei prodotti, ad esempio, potrebbero essere aggiornabili solo da 10 persone del marketing, e visibili e commentabili da altre 1.000 del Customer Care. Alcune persone potranno editare tutto, altre potranno editare solo alcune parti, altre potranno solo commentare, altre potranno solo inserire documenti, e così via.

Vi sembra una violazione delle “sacre regole del wiki”? Mostratemi un wiki (possibilmente di successo) dove tutti fanno tutto e mi ricrederò.

Documentazione
Il corporate-wiki, come tutti gli spazi intranet che si rispettino, è fatto anche di documentazione, ovvero doc, xls, ppt ecc.

Per questo è necessario che la documentazione che viene pubblicata all’interno delle singole pagine create venga anche raccolta in una sezione a parte, che chiameremo “Documentazione” e che starà come label nel menù principale in alto. In questa sezione troveremo tutti i doc prodotti, sia dentro la sezione che dentro le singole pagine del wiki, con tanto di tags, descrizioni e naturalmente, il link alle varie pagine nelle quali sono allegati, se ci sono.

La pagina è ovviamente commentabile da tutti.

Menù
Il corporate-wiki ha, secondo me, due tipi di menù: un menù in alto che porta a sezioni e servizi trasversali (es: documentazione, il mio profilo) e un menù laterale che porta  a pagine e gruppi di pagine create. Come dicevo sopra, questi menù non saranno editabili da chiunque, ma solo dagli amministratori e, in alcune parti, da altri utenti identificati (ad esempio il sottomenù che parla dei prodotti sarà modificabili da quelli del marketing e così via)

Ovviamente ci sarà una sezione di discussione collettiva e di proposta associata alla pagina del menù

Pagine
Il corporate-wiki è fatto, come tutti i wiki, di pagine create dagli utenti. Queste pagine dovranno avere una serie di caratteristiche, che in parte coincidono e in parte no con i classici spazi wiki di internet. Vediamole di seguito:

  • Commenti. Possibilità di commentare la pagina creata. Meglio se in forma visibile in coda alla pagina e in una forma  che assomiglia al forum, come in wetpaint.
  • Voti. Ogni pagina è votabile dai colleghi quanto a utilità.
  • Storia. Ogni pagina ha la sua cronologia, con le modifiche effettuate nel tempo da tutti gli utenti.
  • Notifiche. Ogni pagina dà la possibilità di ricevere notifiche (via mail o RSS o anche SMS) sulle modifiche effettuate (in questa cosa, ad esempio, è ottimo wikispaces).
  • Tag. Ogni pagina è taggabile. In questo modo ogni pagina si assocerà in modo automatico con altre pagine che hanno lo stesso tag.
  • Documentazione. Ogni pagina raccoglie a parte la documentazione prodotta. Scusate l’ossessione, ma i documenti in azienda la fanno sempre da padrone e se non ci pensiamo ci si riversano addosso come in un fiume.
  • Cartelle/categorie. Ogni pagina è raggruppabile in pagine-cartella, in modo da limitare il proliferare di pagine a cazzo. In questo senso la funzionalità di PBwiki è fantastica.
  • Wysiwyg. Ogni pagina è ovviamente editabile in modalità Wysiwyg (ci manca solo di chiedere agli utenti di imparare il markup dei wiki).

Sotto la voce “pagine” rientra anche un’altra caratteristica che secondo me è essenziale delle pagine, ovvero il fatto che in alcuni casi, certe pagine saranno visibili (non editabili, ho detto proprio visibili) solo a certe persone.

In alcuni casi, ad esempio, un listino potrebbe essere visibile nella sua interessa al manager e solo in alcune parti all’operatore. Lo so, lo so: voi penserete che questa è un’altra delle prosaiche esigenze aziendali che contrasta con l’euforico wiki-style, ma se non la garantite state sicuri che molti in aziona faranno fatica a pubblicare le cose.

Potete lavorare perché ci sia la massima condivisione, ma questa funzionalità la dovete comunque garantire.

Profili utente
Il problema cardine del modello-wiki applicato alle aziende è la scarsa visibilità degli autori.
Mentre per Wikipedia questa cosa può funzionare, in azienda, per vari motivi (credibilità, motivazioneinteriore, ecc) la visibilità è fondamentale.
In questo senso il wiki deve essere integrato con modelli che arrivano dai social network.

Per questo motivo il wiki in intranet ha uno spazio molto curato per i profili utente. Da questo punto di vista il modello offerto da wetpaint è formidabile (guardate ad esempio questa pagina).

Ogni persona ha il proprio profilo, il più possibile ricco e completo, compilato secondo un template predefinito. Ovviamente questo insieme di dati servirà anche come base per il cercapersone aziendale, per filtrare le persone in base alle competenze, al territorio o al settore, e per associare ogni contenuto prodotto ad una persona concreta.

Ripeto, in questo senso Wetpaint fa veramente scuola: per ogni persone sono elencati anche gli interventi fatti ed esiste sulla home page l’elenco dei top contributors. Una figata.

Non esiste dunque un corporate-wiki senza una attenta gestione dei profili utente e delle modalità semplici per risalire dal contenuto all’utente e dall’utente ai contenuti.

Template
Il corporate-wiki è alimentato dallo smanettane ma anche da chi ha poca dimestichezza. Per questo, il wiki in intranet è fatto con i template. Nel senso che, per ogni pagina che creo, il sistema mi deve far scegliere dei template predefiniti che mi aiutano nel mio lavoro. Ci potranno essere ad esempio dei template per:

  • Profili personali
  • Listini
  • Elenchi alfabetici
  • Verbali
  • Informazioni in tabelle
  • Grafici
  • Notizia con allegati documentali
  • Galleria fotografica
  • Elenco di documenti

Se non c’è  un template che mi soddisfa ne creo uno nuovo. Alla fine allora il sistema mi chiederà se voglio salvarlo e renderlo disponibile anche raglia altri. Se gli dico di si il template arriverà all’amministratore, che deciderà se pubblicarlo così com’è, pubblicarlo con qualche modifica, non pubblicarlo.

Il template nuovo sarà sempre associato all’autore.

Home page
La home page del corporate-wiki dovrebbe contenere, secondo me:

  • Un diario giornaliero delle attività svolte (creazione pagine, modifiche alle pagine). Tipo blog, ma generato automaticamente.
  • Un box con le pagine più viste.
  • Un box con i documenti più scaricati.
  • Un box con i top contributors.
  • Una parte dedicata alle comunicazioni della redazione.
  • Eventualmente una tag cloud.

La home page non sarà modificabile da tutti. Mi spiace.

Link
Nel corporate-wiki creare un link  deve essere facilissimo. La maschera che si apr4e quando chiedo di inserire un link ma darà varie possibilità per crearlo:

  • Crealo dall’elenco delle pagine già create.
  • Crealo dall’elenco dei profili utente.
  • Crealo dalla documentazione.
  • Crealo verso una pagina nuova
  • Crealo verso una pagina esterna

Tagging
Nel corporate-wiki, come ho già detto, i tag servono a scovare contenuti correlati e a fare associare in modo automatico le pagine tra di loro. Ovviamente ogni pagina avrà  in basso il suo elenco di tag, e ci potrà essre una pagina che riporta tutti i tagi inseriti o anche una tag cloud in home page (soluzione alla moda ma alla fin fine non moloto efficace secondo me).

Help
Esiste, nel menù principlae in alto e anche in corrispondenza di pagine e finzionaità specifiche, un completo sistema di help generali e contestuali e un corposo sistema di FAQ. Molte delle funzionalità che un Wiki offre appaiono per la prima volta agli utenti, ed è importaqnte che le persone possano imparare le cose strada facendo.

Ok, queste sono le conclusioni a cui sono arrivato fino ad ora. Ovviamente se Cristiano, Emanuele, Fabio, Giulio, Luca, Gigi, Donatella e naturalmente tutti voi avete delle osservazioni, siete i benvenuti.

Ciao

17 Commenti

  1. utente anonimo ha detto:

    ad occhio e croce non manca nulla. DekiWiki secondo me è lapiattaforma migliore per implementare rapideamnte tutte queste caratteristiche. ha anche un linguaggio di scripting utile per elaborare template

  2. 02068449 ha detto:

    Grazie Fabio, anche se mi sono accorto or ora che non ho scritto niente sul motore di ricerca interno

  3. utente anonimo ha detto:

    Bhe, hai rifatto una Intranet da zero :-)

    A parte gli scherzi. Il tuo manifesto è, come sempre, esemplare.

    Gran parte di quello che proponi lo ho già adottato, come avrai avuto modo di vedere.

    Resta irrisolta, ma solo nell’ambito PA, secondo me, la possibilità di aprire spazi di collaborative writing completamente liberi.

    Purtroppo dovremo prima sbarazzarci dei “ruoli” che hanno poco a che vedere con il termine “collaborative”.

    Nella PA si collabora fra pari. Purtroppo!

    p.s. quando Splinder aderirà a OpenId sarà sempre tardi :-(

  4. utente anonimo ha detto:

    DekiWiki sembra molto più di una piattaforma di Wiki… In ambito enterprise, io darei un’occhiata a Confluence che vanta una notevole base di utenti e ha il grande appeal di essere java. In seconda battuta guarderei Socialtext anche i loro prezzi sono completamente fuori mercato.

    Ciao… Nicola

  5. michelemelis ha detto:

    Questo manifesto è molto interessante.

    Sottoscrivo tutti gli aspetti e aggiungo un appunto sulle pagine personali di wetpaint: il sommario generale (tra l’altro introdotto recentemente) dei profili personali è fantastico ma le pagine personali in sè hanno scarsa attrattiva imho… il problema secondo me è la scelta di utilizzare nelle stesse gli strumenti wiki delle pagine normali, mentre sarebbe auspicabile l’utilizzo di strumenti più propri dei social network per gestire i profili personali (nonchè la relazione tra gli stessi)

  6. 02068449 ha detto:

    Michele, hai assolutamente ragione. Infatti nei progetti intraent la parte profili deve essere separata e fare da infrastruttura generale per tutti i servizi (anche perché in genere si apppoggia ad LDAP aziendali preeesistenti)

    GRazie del contributo

    Ciao

  7. utente anonimo ha detto:

    Post veramente interessante.

    Condivido quanto scritto.

    Nell’azienda per cui lavoro sono riuscito a far capire i vantaggi di blog e wiki come strumenti per la collaborazione interna ed attualmente li stiamo usando con profitto.

    Il blog serve per la comunicazione interna: ognuno è libero di postare articoli e commenti all’interno di una serie di “argomenti” prefissati. La piattaforma dispone di svariati plugin, profili personalizzabili ecc.

    Per ciò che riguarda la Wiki invece viene usato come strumento di informazione. All’interno vengono gestite informazioni relative alle varie aree: amministrazione, R&D, sviluppo, ecc. Tutti possono scrivere ma solo l’admin ha la gestione dei menù, la possibilità di spostare o cancellare articoli e di personalizzare il sistema.

    Aggiungo il vostro blog ai miei feed per capire dove posso sviluppare ulteriorimente questi due progetti interni che sto seguendo.

    Giuliano Prati – Intesys

  8. Nonostantetutto ha detto:

    Beh scendi in campo su un tema che mi tocca.

    Ci saranno diversi tipi di permessi, che implicheranno diversi livelli di intervento sulle diverse parti del Wiki. I listini dei prodotti, ad esempio, potrebbero essere aggiornabili solo da 10 persone del marketing, e visibili e commentabili da altre 1.000 del Customer Care.

    Cioè finché si parla di listini e di prezzi inendiamoci ti posso anche seguire.

    Ma se parlìaiamo, più prosaicamnte, dei contenuti d’istruzione afferenti i prodotti, beh io sto facendo una cosa molto diversa visto che sono proprio le persone del Customer Care (circa 5000 sul 1×7 e 3000 sul 1×1 senza contare gli altri dei co sourcers, e degli out sourcers che condivideranno il wiki).

    Perché io credo una cosa Jack.

    Dopo 10 giorni … e non voglio dire 10 minuti per decenza, dal lancio del prodotto, dell’offerta o di qualunque altro cazzo … fossero anche i frigorifori al polo o gomme da masticare agli scoiattoli (eh si che vanno visto che li regalano loro ai pinguini adesso), chi ne saprà di più del prodotto:

    il PM del marketing, chiuso dentro una stanza a Milano o Bolgna o Pescara, o a Roma, e credo di avere citato le più importanti sedi, o quel povero disgraziato, magari di Reggio Calabria, o di Sondrio, o di vattela a pesca Fritz, pagato molto meno, che alla centesima telefonata (quitidinana) nella quale si sente dire che quella cosa scritta nel wiki del marketing (magari anche nel listino prezzi perché sotto casa sua un negozio lo vende a … o la vicina dalla concorrenza lo ha acquistato a …) è un emerita cazzata, magari qualcosina da scrivere su come ha deciso di gestire quella telefonata la vorrebbe scrivere.

    Non fosse altro che per dire al collega del marketing, hoi Ciccio e allora cha famo?)

    E no perchè se no facciamo il wiki 0.1 altro che 2.0.

    Ecco io valuto solo il giusto, bilanciato e sottostimato equilibrio delle forze in campo ed apro a tutti i wiki, tanto non sarnanno tutti a trovare l’energia e la motivazione e l’aver capito il vantaggio di farlo. Anche io non unto sulle masse ma sull’esempio di minoranze grazie ai wiki meno silenziose, si. Jak si e 10.000 volte si. Se non il wiki non serve a una cippa. Diventa solo una cosa figa da dire al coffea break. Li sento già: “Sai ho postato un aggiornamento del listino nel wiki dell …

    Va detto che ho fatto sviluppare una funzioanalità aggiuntive questo si però, eh, che i PM vangano allertati ogni qual volta un operatore del call center ha alimentato il wiki.

    E questo sia per il time to market del suggerimento (e che furbata) e sia perché … ed beh certo la mamma dei figli di Berluxxoxi è sempre in cinta.

    Magari sarà un flop pazzesco e mi licenzieranno, ma leggiti wikinomics (http://www.wikinomics.com/) io l’ho fatto, e fai una riflessione su quei pazzi che molto prima di noi hanno sperimentato l’approccio.

    Buonanotte.

    E chissà che un giorno non ti chiami come consulente.

    Off off topic:

    Un film strepitoso è Mars: dove nascono i sogni, vattelo a vedere al Farnese non fare il timido.

    Con affetto e stima.

    Rob.

  9. 02068449 ha detto:

    Grazie Rob, mi piace questa grinta! E mi piace il fatto che mi superi a sinistra…:-)))

    Che dire? sono assoluytamente ansioso di avere novità…

    Si’ ho letto wikinomics. Ma per i nostri scopi ti consiglio anche e soprattutto “wikipatterns”…

    http://www.amazon.com/gp/reader/0470223626/

  10. utente anonimo ha detto:

    Ciao,

    utilizziamo Confluence in azienda con risultati alterni: Il problema è la cultura aziendale non il tool!!! (questa ce l’ho tatuata sulla chiappa destra).

    Quello che mi sfugge nelle tue bellissime presentazioni è la linea di demarcazione tra blog e wiki in una intranet. Possono convivere i due modelli? Per esempio nella tua presentazione su “intranet blog” riesci a dare una visione completa e convincente di una intranet con il solo utilizzo di blog e non wiki.

    Quando e come il mix?

    ciao

    Cafonauta

  11. 02068449 ha detto:

    Ciao, sulla cultura aziendale a affini spero di avere in parte risposto nel post chilomentrico che ho appena pubblicato.

    Su blog e wiki: secondo me possono convivere benissimo: il blog ha uno o più autori e vive nel tempo, mentre il wiki e meno autoriale ed è debolmente cornologico.

    Posso usare gli uni e gli altri per fare cose diverse, e ciò che li unisce è la stessa infrastruttura di profilo personale, ovvero il social network (che nella prima versione si chiamava “cercapersone”.)

    Voglio dire: sulla base di un unico sistema di profilatora e schede utente (simile alle schede di un qualsiasi social network con i proifili delle persone) si sviluppiano i diversi oggetti collegando a questa infrastruttura ogni contenuto prodotto, sia nei blog che nel wiki.

    Ehm, spero di non essere stato criptico (ma forse si)

    ciao

  12. WIKI WIKI! « 4BAS ha detto:

    […] delle funzionalità di un WIKI. Il contenuto di questo pdf è un estratto di questo articolo ›› http://www.intranetmanagement.it/2008/03/il-corporate-wiki-che-vorrei ‹‹ risalente all’11/03/2008: potremmo dire che è vecchio, ma è ancora un’ottima […]

  13. Roberto ha detto:

    Ciao Giacomo,

    mi sto avvicinando a Confluence per lavoro; avresti dei tutorial o guide in italiano che mi illustrano il funzionamento in modo chiaro?

    Grazie mille!

  14. Giacomo Mason ha detto:

    Eh, Roberto, in italiano non sno, ad ogni modo il riferimento più autorevole sul tema è Steward Mader evangelist mondiale di Confluence. Parti da lì

    Il suo blog http://www.ikiw.org/

    Alcune sue slide http://www.slideshare.net/slmader/practice-what-you-preach-showcases-from-a-corporate-wiki-presentation?type=powerpoint

    Il suo prezioso wikipatterns
    http://www.wikipatterns.com/display/wikipatterns/Wikipatterns

    Ciao

    1. Roberto ha detto:

      Grazie mille, ora li consulto, saranno interessanti sicuramente!

  15. francesco ha detto:

    Ciao,
    vorrei capire se esiste qualche documento, slide, sito o altro che raffronti i vendor principali di soluzioni wiki che io, non so se in modo completo, ho individuato in questi:
    – Mediawiki
    – Wikispaces
    – Confluence
    – Wetpaint
    – Pbworks

    Grazie
    Franz

  16. Giacomo Mason ha detto:

    Francesco, il riferimento più importante in questo senso è certamente wikimatrix

    http://www.wikimatrix.org/

    Trovi tutte le principali piattaforme wiki sia proprietarie che open socurce, e puoi fare miriadi di comparazioni.

    Ciao

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