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Mag
18

Gestire i contenuti in intranet: le 6 dimensioni da considerare

Cari amici, sapete meglio di me quanto un progetto intranet di comunicazione interna sia legato a tanti fattori (umani, tecnologici, organizzativi) e come il successo si giochi spesso sul filo del rasoio: un buon contenuto, una inizitiva che centra un bisogno, un aggiornamento importante.

Di fatto, se mettiamo da parte (o, meglio, se diamo per scontate) le questioni più strattamente tecnologiche, considerandole “risolte” (anche se sappiamo che non è mai pinenamente così), resta la qestione più spinosa che è come sapete, LA vera questione della intranet: i contenuti.

Cosa sono i contenuti in una intranet? Sostranzialmente, anche se non esclusivamente, documenti, giusto? E dunque: mettiamo questi benedetti documenti una volta per tutte e facciamola finita.

La questione sembra risolta, e invece apre un mare di sottoquestioni che fanno la differenza: perché a volte i documenti sono incompleti o insufficienti rispetto alle esigenze del momento, oppure sono introvabili all’interno dell’ambiente, o ancora sono dei mattoni illeggibili e il fatto di averli piazzati sulla intranet non li rende miracolosamente seducenti.

Ma i problemi non finscono qui: spesso i documenti non sono quelli che servono davvero, oppure sono obsoleti, o convivono con cose anteguerra. Inoltre, ci si accorge molto presto che senza un’organizzazione del gruppo di lavoro vengono pubblicate cose sbagliate, nei tempi sbagliati, nei modi sbagliati.

La intranet è insoddisfacente? Ecco perché.

Oggi voglio quindi, anche sulla base di un bell’articolo di risorse sulla gestione dei contenuti in intranet, provare a definire un mio modello di gestione dei contenuti in intranet, (che amplia quello dell’articolo) basato su 6 dimensioni:

  • Sostanza
  • Struttura
  • Presentazione
  • Bisogni
  • Governance
  • Aggiornamento
Schema intranet content management

Le 6 dimensioni per la gestione dei contenuti in intranet: 3 di queste riguardano i contenuti stessi, mentre altre 3 riguardano le persone che li gestiscono.

Tre di queste dimensioni riguardano i contenuti stessi, mentre le altre tre sono legate alle persone che i contenuti li gestiscono. Di seguito descrivo meglio le 6 dimensioni:

Sostanza

I contenuti devono, per l’appunto, avere dei contenuti, e non essere versioni esangui dei contenuti reali. Se pubblicate il contratto di lavoro assicuratevi che ci siano le cose che servono ai destinatari. La sostanza comprende cose come:

  • completezza dei contenuti
  • chiarezza dei contenuti
  • rispondenza ai bisogni dei diversi target

Struttura

Non basta riversare in quelche modo il contenuto sulla intranet affiché tale contenuto sia reso fruibile. E, no, l’idea magica di un “motore di ricerca superintelligente”  che faccia il lavoro al posto vostro non vi aiuterà, perché se il motore è davvero intelligente tratterà un contenuto male indicizzato per quello che è: spazzatura.

Gli aspetti di struttura comprendono cose come:

  • Collocazione in una struttura di navigazione
  • Criteri per filtrare i contenunti
  • Metadati
  • Tag
  • Contenuti correlati
  • Labeling. Se pensate che le etichette non facciano la differenza leggetevi questo articolo spassoso che spiega come essere passati dalla label “Nuovi prodotti” a quella più enigmatica di “Fattori di crescita” abbia fatto diminuire drasticamente i clic  diun’azienda di beni di consumo.
Tag sui contenuti intranet

Un articolo dalla intranet di Fastweb: ogni contenuto ha dei tag che permettono sia l’aggregazione automatica dei contenuti con lo stesso tag sia una ricerca più intelligente.

 

Cluste tematici sui contenuti intranet

Un articolo dalla intranet di Fastweb: ogni contenuto ha dei contenuti correlati che permettono una navigazione trasversale e un raggruppmento in cluster tematici che facilitano la ricerca dell’informazione

Aggiungo una considerazione: a volte il fatto stesso di organizzare meglio una risorsa che era già disponibile diventa di per se stesso un nuovo contenuto. Immaginate di costruire una pagina di semplici link diretti a risorse sparse della vostra intranet e riguardanti un singolo argomento (ad esempio la formazione, o la sicurezza, o le relazioni con gli invensitori).  In qusto caso il valore del contenuto si divide tra la sostanza (preesistente) e la struttura (che avete fornito voi e che rende finalmente il contenuto fuibile).

La struttura ha (in un certo senso) “creato” il contenuto.

Presentazione

I contenuti, oltre ad avere una sostanza e a una struttura, dovrebbero poi essere editati in modo da renderli più leggibili e fuibili dai destinatari: gli editor interni pertanto non dovrebbero limitarsi a “caricare roba”, ma dovrebbero trasformarla opportunamente a seconda del caso.

La trasformazione dei documenti (in genere Ppt, Pdf, Word, ecc) comprende cose come:

  • trasformare i documenti in pagine con indici cliccabili
  • trasformare i documenti in slideshow
  • trasformare i documenti in infografica
  • trasformare i documenti in FAQ
  • trasformare i documenti in pagine scritte per il web
  • riassumere i documenti creando blocchi di testo omogenei
  • aggiungere abstract e titoli
  • aggiungere immagini

 

Indice cliccabile

Un documento normativo interno diventa una pagina con indici cliccabili, in modo che il dipendente possa arrivare subito al tema di interesse e in modo che il motore di ricerca sia facilitato.

 

Documento che divetna uno slideshow

Un documento molto lungo in PDF diventa uno slideshgow che mostra le informazioni principali

 

Sembra facile eh?

Veniamo ora alle dimensioni legate alle persone

Bisogni

Avere documenti che hanno “sostanza” non siginifca ancora ancer centrato i bisogni delle persone. Per fare un esempio, potreste aver creato un bellissimo slideshow con il modello 231 dell’azioenda, pieno di informazioni, ma probabilmente tutta questa sostanza non centra i bosigni del vostro customer care, che sta cercando i listini aggiornati.

Centrare i bisogni significa dunque lavorare sistematicamente con i vostri utenti e comprende cose come:

  • intervistare le persone nei diversi settori dell’azienda
  • creare workshop di codesign dei contenuti
  • esaminare i flussi (spesso deliranti) di comunicazione via mail
  • esaminare i dischi di rete dove venogno in genere “riversate” tristemente le informazioni
  • fare incontrare sistematicametne forntori di contenuti interni e fuitori
  • richiedere feed back, sia fisicamente che nelle pagine della intranet

 

Governance

La governance è il sistema con il quale tenete sotto controllo il processo di gestione dei contenuti. Ripetente come me: senza governance niente intranet. Capito? La governance comprende cose come:

  • organizzazione dei redattori distribuiti
  • supporto redazionale ed help desk
  • ruoli e funzioni
  • palinsesto editoriale
  • roadmap periodica e piano di incontri
  • guide di stile
  • policy

Aggiornamento

L’aggiornamento dei contenuti merita un punto tutto suo perché è un punto cruciale: potete aver seguito tutti i punti precedenti, ma se i contenuti non sono aggiornati tutto questo lavoro non seve a niente. Contenuti obsoleti non solo rendono inutile la intranet, ma la squalificano immediatamente agli occhi dei dipententi.

Tenere aggiornati i contenuti significa:

  • associare ogni contenuto ad un owner specifico
  • creare dei sistemi di alert e “gardening” automatico sui contenuti
  • fare audit periodiche guardando le date di pubblicazione

 

Ecco, questo è il lavoro da fare. Se non ve la sentite beh, datemi retta, non fate la intranet :-)

Ott
3

La tolleranza del content manager

Come sappiamo, nelle intranet che funzionano il publishing è decentralizzato: c’è qualcuno che scrive di marketing, qualcuno pubblica i piani di carriera, altri creano pagine sui servizi al personale e così via. E se il publishing è decentralizzato, è fatale che la qualità complessiva delle pagine possa subire oscillazioni. Ci saranno alcuni molto bravi e scrupolosi , altri meno bravi e più frettolosi.

Entro una certa soglia questo fenomeno è fisiologico e non ci si può fare niente, anche se ovviamente ci sono una serie di accortezze che è bene predisporre, ovvero:

  • una serie di standard tecnologici vincolanti;
  • una sezione di risorse online per i publishers;
  • delle guide editoriali;
  • delle policy editoriali;
  • dei meccanismi automatici di controllo, come quello di cui parla Mark Morrell;
  • momenti di allineamento reciproco con valorizzazione delle cose migliori;
  • momenti di formazione sul web writing;

Ma nonostante questo non potete essere certi che questa uniformità si realizzerà, almeno in breve tempo: ci sono troppe variabili interne che riguardano il tempo a disposizione e l’impegno richiesto.

Per questo sono grato a Wedge per aver pubblicato due post il cui senso è quello di promuovere l’arte della tolleranza verso i publishers: può darsi che alcune pagine siano povere o inefficaci, ma dobbiamo essere in grado di vedere il Grande Disegno dietro le piccole realizzazioni. Il secondo post approfondisce il tema: Wedge distingue tra pagine “eccellenti”, “buone”, “abbastanza buone” e “povere”. E conclude che le pagine povere sono inevitabili anche se si possono sempre migliorare una volta pubblicate.

Set
29

Tempi duri per le news in intranet

E’ evidente a tutti che la lenta metamorfosi degli spazi intranet, che li sta portando lentamente verso un modello collaborativo guidato dagli utenti, coinvolge e trasforma molti aspetti collaterali a questi progetti, fino a ridisegnare il ruolo stesso della comunicazione interna e dei suoi strumenti tradizionali.

Ho provato a rappresentare l’insieme dei cambiamenti che sta travolgendo questi spazi in questa tabella (forse un po’ grossolana)

Schema: le tre fasi storiche della intranet

In questo insieme di cambiamenti ne fa le spese uno degli oggetti tipici delle intranet, almeno fino a qualche tempo fa, ovvero le news che raccontano le novità dall’azienda. Naturalmente le news non sono scomparse ancora dalle intranet, ma stanno soffrendo una sorta di crisi di identità che le costringe a misurarsi in continuazione con domande circa la loro utilità, il loro statuto, il loro ruolo effettivo nella nuova comunicazione interna.

Un tempo architrave dell’impianto editoriale di questi progetti, stanno poco alla volta cedendo il passo per mettersi al servizio del nuovo panorama fatti di discussioni,  servizi, applicazioni, spazi di collaborazione e così via. Questo cambiamento è testimoniato ad esempio da questo articolo che spiega la ragione segreta per cui le news non vengono lette dai dipendenti.

Io sono abituato ad evitare in questo campo contrapposizioni molto nette: credo che le news sopravviveranno per molto tempo nel modo in cui le conosciamo ma che semplicemente saranno poco alla volta affiancate da altre modalità di comunicazione (una di queste sono le notifiche, ovvero gli avvisi all’utente, un’altra sono i blog interni di progetto o specialistici e così via). Tuttavia ci sarà sempre bisogno di una parte della intranet che racconti in modo più o meno ufficiale le novità dall’azienda: semplicemente questa parte non sarà più il baricentro delle attività.

Anzi, per venire incontro a coloro che ancora si affannano sulla scrittura di news vi segnalo questa check list per misurare l’efficacia delle vostre news in intranet.

Buona lettura.

Mar
30

La intranet content map

Cari lettori, ho deciso di condividere con voi una mappa globale dei contenuti tipici di una intranet di successo. E’ ovvio che parlare di contenuti “tipici” è un po’ un ossimoro, visto che ogni azienda è un caso a se.

Diciamo che questa è una mappa-standard per un’azienda-stadard con esigenze-standard, ovvero per qualcosa che non esiste nell’esperienza empirica (si tratta quindi di un prototipo).

Credo, al di là delle necessarie varianti e integrazioni, che possa comunque servire come base per la progettazione di massima.

Ho individuato (come faccio sempre) 10 tipi di contenuti:

– Notizie e informazioni
– Documenti
– Servizi
– Instant content
– Formazione
– Multimedia
– Spazi “vita & lavoro”
– Iniziative speciali
– Comunicazione e collaborazione
– Applicazioni 2.0

Che cosa ne pensate? Ho dimenticato qualcosa?

P.S. Quasi dimenticavo di darvi il PDF da scaricare (ricordate però la Creative Commons). Buon lavoro.

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Grazie mille per la pazienza. E' l'Europa che ce lo chiede