C’è un tema che attraversa trasversalmente tutti i progetti di collaboration aziendale e che, spesso cacciato dalla porta, rientra dalla finestra sotto forma di lamenti, mugugni, ostilità latenti. Si tratta del tormentato rapporto con le email, ovvero con il più tirannico, pervasivo, usato e abusato strumento di comunicazione inventato dall’uomo.

Ovviamente una promessa, implicita o esplicita, dei progetti di collaboration aziendale è quella di ridurre il volume di mail o per lo meno di associarsi ad esse in un ecosistema di informazioni che stanno in parte sui PC e in parte nella “nuvola” aziendale. Ma spesso si fanno i conti senza l’oste, ovvero la massa di persone che ha impiegato anni a passare dai vecchi sistemi (dal fax alla telescrivente) alle mail e che ora si trova a gestire – ovviamente in modo forsennato, frustrante, surreale – il volume di comunicazioni che arrivano sulla posta elettronica.

Ma come? ora la mail è diventata il nostro archivio, la nostra chat, il nostro sistema documentale, il nostro social network, che cos’altro volete da noi? Dobbiamo cambiare un’altra volta?

Ovviamente si, devono cambiare un’altra volta; ma hanno ragione, dal loro punto di vista. E proprio per questo il lavoro di accompagnamento dai vecchi sistemi ai nuovi, dai canali alle piattaforme, non può avvenire in un “vuoto” progettuale: vanno costruiti dei ponti e quello delle notifiche è sicuramente il principale.

Nella mia esperienza mi è capitato tante volte di sentirmi dire: “ci andrei, ma non so mai se c’è qualcosa di nuovo e non vengo avvisato”, oppure “ormai ci sono troppi contenuti, dovrei avere un sistema per ritrovare quelli che mi interessano”. Insomma, capita troppo spesso di costruire piattaforme dimenticandoci dell’aspetto – essenziale – del collegamento delle stesso con i vecchi sistemi, email in primis.

Ormai ho capito che qualunque piattaforma di condivisione interna dovrebbe avere – di default – altert di notifica via email per *tutto*:

- per i nuovi post nei blog a cui sono iscritto
- per i commenti ai miei commenti
- per i therad e le discussioni nei forum a cui  sono iscrtitto
- per gli archivi documentali a cui sono iscritto
- per le pagine wiki a cui sono iscritto
- per i contenuti generali dai miei gruppi di lavoro
- per commenti e domande ai materiali che ho caricato

Eccetera eccetera. Perché ci si pensa così poco  quando le si progetta? Mah, forse perché la email è alla fine un oggetto così ambiguo e ormai così prosaico da non destare più alcun luccichio negli occhi di nessuno, casomai un moto di fastidio. Ma dobbiamo guardare il mostro in faccia, e affrontarlo a viso aperto fin dall’inizio per evitare che si trasformi in una buccia di banana progettuale che vanifica gli sforzi di tutti.

Vorrei aggiungere una considerazione per quanti ritengono che in questo modo non si riduce il volume della email, anzi lo si aumenta e tanto basta a considerare inefficienti queste applicazioni. Sono d’accordo: il volume delle email forse non cambierà, e anzi può darsi che aumenti. Ma quello che cambia è lo statuto di queste mail: sono avvisi, non contenuti. Il contenuto (ovvero la ciccia) sta nella piattaforma, ed è questo  che conta.

La mail si svuota così dei gravosi compiti a quali è stata sottoposta (comunicazione, archivio, condivisione, coordinamento, avviso, discussione in real time) ed assume il ruolo modesto ma fondamentale di neutro indicatore di contenuti. E cestinarle è molto, molto più veloce.