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Dic
24

L’adozione della intranet 2.0 e i suoi dilemmi

C’è un aspetto che riguarda i social software interni e più in generale tutte le funzionalità avanzate di collaborazione e community che, fino a ora, non ero mai riuscito a chiarirmi: quanto dobbiamo lasciare libere le persone di adottare queste funzionalità e quanto invece dobbiamo costruire un contesto adeguato capace di dare un senso operativo a questi strumenti?

Naturalmente conosco bene l’importanza del community management, e io stesso battuto su questo tasto ripetutamente in questi anni. In buona compagnia peraltro: basta leggere ad esempio “Software is not enough“, di Rachel Happe o”6 Keys to Launching Successful Collaborative Intranet Groups“, o ancora “Enabling Participation: More Art Than Science“, solo per citare alcuni esempi, per rendersi conto di quanto sia diffusa la convinzione che sia *sempre* necessaria una qualche strategia di adozione.

Eppure c’è qualcosa che non mi quadra in questa posizione così netta: tutte le volte che un cliente mi parla del successo immediato del nuovo sistema di instant messaging o tutte le volte che leggo di come un qualche software di microblogging sia stato adottato seza problemi all’inerno di una certa realtà organizzativa, un campanello d’allarme suona nella mia testa.

In questo caso infatti non c’è alcuna “strategia di community management”, ma solo una logica Software as a Service (SaaS) nella quale un nuovo sistema viene messo online per fare fare ai dipendenti alcune cose (in genere comunicare) dopodiché vengono esaminati i risultati e i valutati comportamenti.

Come la mettiamo allora, SaaS o community management? Notate che le conseguenze della risposta influenzano l’organizzazione interna, il peso che le tecnologie assumeranno, le strategie di comunicazione e di analisi preliminare.

E la risposta è che queste due alternative non si escludono tra loro, e il dilemma tra “lanciare un software e vedere che effetto fa” e “costruire il contesto perché le persone lo utilizzino” è in realtà falso. Si tratta di capire che le due alternative sono in realtà due estremi di uno stesso spettro, nel quale vanno inseriti i diversi strumenti.

Spero che lo schema seguente mi aiuti a farmi capire:

Lo schema presenta:

  • nella parte alta gruppi di strumenti, in ordine di adottabilità SaaS;
  • nella parte bassa le relative strategie di adozione.

All’estremo sinistro dello spettro abbiamo gli strumenti che possono essere erogati in modalità SaaS, e man mano che ci spostiamo verso destra troviamo strumenti e funzionalità che necessitano sempre di più di modalità gestionali complesse.

Come vedete, all’estremo sinistro troviamo strumenti legati per lo più alla comunicazione, mentre all’estremo destro troviamo iniziative legate per lo più alla partecipazione attiva e alla produzione di contenuti. Come vedete, gli strumenti SaaS come la webmail o l’instant messaging necessitano in genere solo di policy e tutorial, mentre man mano che ci spostiamo verso destra le strategie di adozione diventano sempre più complesse.

Adottare in modalità SaaS un sistema di IM è quindi relativamente più “facile” che adottare gli RSS, che sono più facili della compilazione del profilo personale arrichito, il quale è a sua volta più facilmente adottabile dei commenti ai contenuti e così via, fino ad arrivare ai wiki o ai forum tematici.

Credo che questa soluzione, che vede SaaS e communtiy management lungo una linea di continuità, permetta di superare certe “anomaile di Kuhn” nelle quali talvolta ci capita di imbatterci (almeno per me).

Che ne dite? Intanto buon Natale a tutti.

Dic
19

Ricordiamoci dei wiki

Vi segnalo un breve articolo che sintetizza gli usi possibili dei wiki interni. Niente di particolarmente nuovo, ma sono interessanti anche gli articoli correlati, ad esempio quello relativo alle più comuni piattaforme wiki disponibili.

Lo segnalo solo per ricordare, prima di tutto a me stesso, che questi strumenti esistono, e si possono usare con profitto.

Buona lettura.

 

Nov
15

Intranet 2.0: il libro è disponibile, e ora viene il bello :-)

copertina del libro intranet 2.0Cari amici, lettori, blogger complusivi, donne e uomini di azienda, questa è una comunicazione di servizio per avvisarvi dell’uscita in libreria della mia nuova fatica editoriale, ovvero “Intranet 2.0. Gestire la collaborazione e creare community interne con forum, blog, wiki e social network“, edito da Tecniche Nuove.

Il libro raccoglie tutte le mie riflessioni sul tema, a partire da ciò che ho scritto in questi anni su questo blog (i lettori assidui possono quindi astenersi dal comprarlo), arrichite di esempi nazionali e internazionali che ho raccolto sul campo oppure che ho ottenuto grazie all’immensa cortesia di tanti amici e di tante organizzazioni che mi hanno dato una mano in vari modi.

Voglio ringraziare, in ordine sparso: Roberto Bernabò, Ernesto Capozzo, Gigi Cogo, Milco Forni, Massimo Mortini, Francesco Paradiso, Alessandra Pelagallo, Anna Pizzolato, Luca Ribani, Tamara Scapin, AUSL di Bologna, Assifero, Camst, Enel, Honda Italia, Iks-Coreconsulting, Polizia di Stato, Sea, Telecom Italia, Zambon, Cristiano Siri, Michele Melis, Anna Lapenna, Giuliana Mason, Luisa Carrada, Fausto Liberini, Beatrice Monacelli, Marco Lotito.

Un grazie riconoscente ad Alberto Mucignat ed Emanuele Quintarelli, per aver arricchito il libro con le due preziose appendici in calce al volume.  Un grazie a Patrizio Di Nicola e Marco Stancati per aver accettato di scrivere, rispettivamente, la prefazione e la postfazione al volume.

Per chi fosse interessato, ho creato una pagina dedicata al libro (che contiene la quarta di copertina e l’indice) e una pagina di dettaglio con tutti i link citati nel libro.

Per i più avventurosi c’è anche una pagina su Facebook dedicata al libro (non ci siamo fatti mancare niente).

Il libro è un manuale di gestione: non troverete quindi indicazioni tecnologiche specifiche, e nemmeno (troppi) grafici e indicazioni di scenario.  Spero invece che il libro possa darvi una mano a realizzare concretamente questi progetti dentro la vostra organizzazione.

Un saluto a tutti, e fatemi sapere che ne pensate :-)

Giu
28

Il wiki nella piccola impresa italiana? Si può fare!

Cari lettori, amici, compulsivi frequentatori del mio blog, eccomi di ritorno dalla lunga maratona per la scrittura del mio libro. Il mio blog stava facendo la muffa e forse molti di voi lo avevano già dato per spacciato, ma non è così. In questi mesi sono successe un sacco di cose, ovviamente (riporto unicamente il fatto che presto diventerò papà, e questa è già una notizia) che non ho potuto raccontare vista la sovrumana concentrazione necessaria per scrivere il testo (ma chi me l’ha fatto fà),  che uscirà a fine settembre, mi dicono.

Ma veniamo a noi: per il libro mi sono arrivati molti esempi (di cui ringrazio davvero tutti) e oggi voglio parlarvi del caso di una piccola azienda del Veneto, la AZ spa, che produce macchine utensili (il suo gioiello sono i sistemi per rettificare gli alberi a gomito). Roba hard, insomma, niente a che vedere con gli inafferrabili servizi da terziario avanzato:  sono cose solide e voluminose che esporta in tutto il mondo (circa 30 dipendenti interni più una rete di rivenditori freelance sparsi in 105 Paesi, una “multinazionale tascabile” come l’ha definita la mia referente).

Perché ve ne parlo? Perché l’azienda, sulla carta, rientrerebbe tra quelle escluse a priori dall’uso di sistemi intranet innovativi: pochi dipendenti, settore manifatturiero, lontana da suggestioni metropolitane. E invece proprio qui hanno cominciato ad usare con successo un wiki interno per condividere informazioni e ricostruire alcuni processi operativi.

Lascio parlare direttamente la persona dell’azienda che ha seguito il progetto dall’interno:

Abbiamo deciso di implementare un wiki in azienda inizialmente per questi 3 motivi:

•    la gestione flessibile ed efficiente della documentazione relativa alla ISO9001-2008
•    la gestione delle informazioni non strutturate
•    il risparmio cartaceo e la sensibilità all’ambiente

Con l’implementazione di Wiki,  oltre a gestire in maniera estremamente flessibile la documentazione relativa alla qualità ISO9001-2008, che possiamo considerare interna al flusso dei processi aziendali, ci siamo resi conto di quante informazioni “non strutturate” vi siano in azienda che escono dai normali flussi aziendali e con gli strumenti elencati precedentemente non trovano posto: con il wiki siamo è riusciti a trovare una collocazione a qualsiasi eccezione.

Sono rimasti solamente 3 moduli cartacei che seguono fisicamente il prodotto nella fase di montaggio, tutto il resto è solo su wiki (incredibile risparmio di carta); Ogni funzione aziendale è responsabile delle modifiche e validazioni della parte di wiki di sua competenza: ad ogni aggiornamento di wiki, il responsabile e le persone coinvolte ricevono automaticamente una email di avviso; le revisioni sui documenti sono automatiche. Ogni ufficio è responsabile di un certo numero di procedure e di permessi;

la certificazione non è più il fine da raggiungere ma è diventato uno strumento aziendale e un modo di pensare organizzato e snello. Tutto questo è stato possibile raggiungerlo solo grazie al wiki.

Esempio di wiki interno - Az spa

Esempio di wiki interno 02 - Az spa

Dice ancora la persona dell’azienda:

Aver raccolto tutte le istruzioni aziendali in un unico punto ci permette di essere operativi in poche ore con qualsiasi dipendente o esterno che lavori con noi anche per brevi periodi in quanto su wiki trova qualsiasi procedura e informazione di cui ha bisogno.

Questo è un utilizzo del wiki dentro il flusso, ovvero per supportare e riconfigurare gli abituali processi di lavoro (per inciso, sono quelli veramente importanti, anche se meno appariscenti). Ma, come sappiamo in letteratura esiste un altro tipo di wiki interno, ovvero quello “fuori da flusso“, come supporto esterno ai processi (ad esempio un enciclopedia interna o un indice di acronimi aziendali). Anche in questo caso il wiki viene in aiuto all’azienda:

Tutte le leggi e normative che purtroppo sono l’incubo di molte piccole aziende non avendo una persona dedicata che le possa seguire, sono state risolte col wiki.

Tutte queste informazioni erano mille post-it e appunti sparsi per tutte le scrivanie senza un preciso responsabile. Un esempio è la gestione dei rifiuti, la quale comporta più persone coinvolte, più enti esterni, scadenze e documentazione. Anche in questo caso, tutta la documentazione relativa all’analisi dei rischi la stiamo completamente portando in wiki in modo che il responsabile ad ogni controllo possa facilmente fare le dovute verifiche e modifiche.

Ad ogni aggiornamento della legge viene semplicemente modificata questa pagina dove c’è una lista completa dei rifiuti prodotti, il responsabile da chiamare, la scadenza dei controlli e tutte quelle informazioni eccezionali che erano normalmente scritte su un post-it attaccato sotto il monitor dell’amministrazione.

Esempio di un wiki interno 03 - AZ spa

In sintesi, per questa piccola azienda il wiki oggi è:

  • un editor sostitutivo a Word
  • un sistema di backup
  • un sistema di versioning dei documenti
  • un sistema di condivisione delle informazioni
  • un enciclopedia aziendale
  • una bacheca aziendale
  • un manuale d’istruzione
  • un manuale della qualità
  • un repository di offerte commerciali
  • un gestore di progetti
  • un calendario
  • un gantt di progetto
  • un blog
  • un server condiviso

Dulcis in fundo: ci si è messo anche il titolare, che sta usando il wiki per scrivere un libro:

Il titolare stesso , l’anima dell’azienda, sta scrivendo un libro interamente su wiki. Questo libro che avrà anche uno scopo promozionale, sarà un manuale sulla rettifica per alberi a gomito. La fase attuale è raccogliere in un unico punto tutte le informazioni tecniche, le domande frequenti, i testi, i link, gli spunti da parte dei dipendenti e tutto quello che può servire per la futura stesura dello stesso.

Una volta finita la raccolta, il wiki è pronto per essere passato al curatore del libro.

Credo che questo progetto, nella suo tutto sommato modesto ambito applicativo, ci dimostri molte cose (e ringrazio ancora Ernesto Capozzo, che ha seguito la realizzazione, per avermelo segnalato): che si può fare innovazione anche nel piccolo e che si possono guardare in faccia i problemi aziendali e provare a risolverli in modo nuovo anche al di fuori dell’hype che a volte contraddistingue questi progetti: la referente dell’azienda con cui ho parlato era allegramente stupita che ci fosse attenzione attorno a questo tema; mi chiedeva curiosa se c’erano altre aziende si erano regolate in questo modo; non sapeva che ci fosse una letteratura, e tantomeno una retorica al riguardo. Avrei voluto abbracciarla.

Poco alla volta, senza clamori, senza riempirsi la bocca di termini alla moda, senza fare faraonici piani di comunicazione che non portano da nessuna pare, senza comprare costose e frustranti portaerei editoriali e soprattutto senza unirsi al coro degli entusiasti paladini del 2.0 a qualsiasi costo, alcune aziende sperimentano, innovano, coinvolgono i dipendenti, cambiamo il loro modo di lavorare, portano a casa dei risultati.

E’ una bella notizia.

Lug
9

La vera sfida dei wiki è entrare nel flusso

Un bell’articolo pubblicato sul blog di Stewart Mader fa il punto sulle dinamiche organizzative tipiche dei wiki interni, e si focalizza su una questione – a dire il vero – assai dibattuta tra gli smanettoni che si occupano di ‘sta roba, ovvero la distinzione tra “fuori-dal flusso” e “dentro-il-flusso”.

L’articolo si intitola significativamente “In-the-Flow & Above-the-Flow: Two Types of Wikis at Work” ed è stato scritto da un vicepresident si Socialtext, un big vendor del settore.

Di che si tratta? E’ presto detto: il senso dell’articolo è che se consideriamo i wiki unicamente come oggetti che si pongono al di fuori dei normali flussi di lavoro (ad esempio come enciclopedie, indici, repository o altri spazi di publishing  destinati a una conoscenza incrementale sganciata dall’operatività) la dinamica di questi oggetti sociali rischia di assestarsi su una bassa percentuale di partecipanti molto motivati, lasciando da parte tutti gli altri.

Cito dall’articolo:

Above-the-flow wikis are used lightly (when at all) by large groups of people. Many are encouraged to participate, but participating is rarely an urgent or critical-path activity. Lurking is extremely common, and the bulk of content comes from <5% of users who are either personally invested in the success of the project or just love to publish. Wikipedia works because of the law of large numbers: A small percentage of a huge number is still a large number.

Diverso è il caso dei wiki usanti dentro i flussi di lavoro: qui troviamo piccoli tema di persone che invece di usare la mail o cartelle di rete condivise utilizza uno strumento di colalboration per portare avanti le normali attività. Senza troppi clamori.

La differenza è sostanziale, e può essere rappresentata – classicamente – in questo modo

due tipi di wiki

Nel primo caso abbiamo wiki con grande partecipazione di – tutto sommato – poche persone, mentre nel secondo caso avremo tanti wiki a cui partecipano poche persone ciascuno (i membri di un team interfunzionale, di un dipartimento eccetera) e che nel complesso coprono però gran parte dell’azienda.

Questa è la vera sfida, ed è naturalmente molto più complicata della creazione di un’enciclopedia interna, perché

  • richiede la partecipazione di tutti, a diverso titolo
  • cambia il modo di lavorare di tutti, a diverso titolo
  • inaugura dinamiche solo parzialmente prevedibili

E’ una differenza sostanziale,  e voglio aggiungere una cosa: le grandi rivoluzioni avvengono quanto tante persone, in modo più o meno coordinato passano individualmente ad utilizzare nuove tecnologie spesso per scopi eterogenei ed individuali (pensate alle mail) e credo che potremo dire di avere fatto un reale passo in avanti davvero solido solo quando saremo riusciti a catturare la coda lunga dei processi operativi all’interno delle nuove dinamiche collaborative.

Giu
26

Altre risorse sui wiki interni

Recentemente Matthew C. Clarke ha pubblicato su Boxes and Arrows un bel caso di studio che raconta il loro percorso di adozione dei wiki interni nella sua società, la Corvu.  Stiamo parlando di migliaia di persone che si occupano di Software per aziende (performance management).

Il loro problema era trovare un sistema per ottimizzare la redazione di documentazione tecnica che poi viene rilasciata al cliente, su ciascuno dei prodotti commercializzati così come sui prodotti in fase di sviluppo.

L’articolo si intitola significativamente Control and Community: A Case Study of Enterprise Wiki Usage, e vi consiglio caldamente una lettura attenta, perché entra nel merito di molte questioni concrete quali i permessi, le revisioni, il controllo, le motivazioni individuali che stanno dietro ad un progetto collaborativo di questo tipo.

Wiki Workflow Diagram

Segnalo solo alcuni spunti:

  • Il senso di appartenenza come veicolo per una anarchia sostenibile nei wiki pubblici
  • La moderazione come elemento importante nei wiki aziendali, per gestire l’alto numero dei contributori che spesso non hanno vincoli reciproci
  • La necessità nei wiki interni di gestire le risorse centralmente, evitando il proliferare di wiki autonomi di singoli settori (questo è un problema loro; in Italia, ma quando mai?)
  • Il vantaggio di creare una navigazione familiare e comprensibile (nel loro caso era l’elenco dei prodotti)
  • L’opportunità di segnalare in evidenza chi è l’autore primario della singola pagina, ovvero il creatore
  • in alcuni casi la necessita di avere pagine che solo un gruppo scrive (nel loro caso gli ingegneri di Ricerca & sviluppo) e gli altri possono solo commentare
  • La ricerca costante di sponsorship al più alto livello possibile
  • Lavorare con i champions
  • Identificare le persone-chiave che devono contribuire dando cose di qualità e dando anche autorevolezza allo spazio
  • Nel loro caso, l’importanza di coinvolgere dei revisori finali del materiale che poi va in mano ai clienti
  • L’importanza dell’integrazione con LDAP e del single sign-on
  • Ovviamente le funzionalità WYSIWYG
  • La possibilità di aggiungere allegati documentali alle pagine
  • L’importanza della creazione di una massa critica di contributori e di contenuti
  • L’importanza di imparare a spedirsi link invece di contenuti. Se qualcuno chiede qualcosa via mail la persona risponde creando una pagina wiki e poi mandando il link

Insomma, leggetevi l’articolo perché nel vale la pena.

Risorse Wiki

Steward Mader elenca una serie di prodotti per enterprise wiki che rispettano i requisiti necessari per creare wiki in azienda. Il problema è che sono tutti proprietari. A parte uno, ovvero  Mindtouch – Deki, l’unico prodotto distribuito anche in open source e che è abbastanza solido (per Mader) per le necessità aziendali.

Andatevi comunque a leggere la scheda dedicata a Mindtouch su Wikimatrix.

Altri articoli interessanti (tutti tratti da FutureChanges)

E per finire…

una bella presentazione su Slideshare dedicata al progetto wiki della John Hopkins University

Mag
19

Mark, Bill, Stephan e molti altri

La blogosfera si arricchisce di nuovi spazi dedicati a intranet, community, collaboration e così via.  E’ difficile stare dietro a tutto, ma alcune cose le voglio proprio segnalare.

Innanzitutto il blog di Mark Morrell, ovvero l’intranet manager di BT (ma allora Richard Dennison chi è? Ragazzi, mettetevi d’accordo eh…).

Poi il blog Intranet matters. Ok, è in tedesco, ma in questo blog trovate una cosa che avrei voluto fare anch’io ma non ci sono ancora riuscito, ovvero una pagina solo di case studies. Assolutamente da non perdere.

Ancora, ChiefTech, blog australiano di james Dellow, un altro profesisonista che lavora nel campo (in Australia non fanno altro a quanto pare).

Ah, va segnalato il caso di studio di Vistawiki, il wiki interno di Vistaprint.

Infine, un articolo di Giovanni Acerboni sul costo globale della scrittura dentro le organizzazioni pubbliche.

Ciao

Apr
2

Wikimatrix!

Grazie al buon Antonio Volpon vi segnalo una risorsa secondo me molto utile: wikimatrix, ovvero come selezionare tra decine e decine di piattaforme quella che fa al caso nostro.

E’ sufficiente andare sui criteri di ricerca per filtrare le caratteristiche che ci interessano.

Buon wiki a tutti!

Apr
2

Patterns per il social web

Come probabilmente saprete, esistono dei wikipatterns per progettare bene un wiki interno. Quello che non sapevo (l’ho saputo grazie a Luca Zappa su Computerworld) è che eisiste un sito analogo per la progettazione dei social network.

Designing social interfaces è un wiki che descrive tantissimi patterns per la progettazione di interfacce di ambienti sociali, costruito attorno a tre chiavi portanti:

Che peraltro assomigliano molto alle tre chiavi (idenità, contenuti, relazioni) che avevo identificato a suo tempo, ma passiamo oltre.

Gli autori sono Erin Malone e Christian Crumlish, autori anche del relativo libro. Ci sono moltissimi consigli utili e soprattutto molte indicazioni rispetto a quando usare uno piuttosto che l’altro.

Ed ecco la presentazione relativa su Slideshare

Mar
24

Per cosa usare i wiki interni? Ecco qualche idea

Sembra stia diventando un po’ un tormentone: per che cosa possiamo usare queste piattaforme di collaborazione? In realtà la domanda è un po’ forviante, a mio parere, perché queste tecnologie hanno potenzialità – e ambizioni – più vaste della semplice applicazione locale.

Quello che voglio dire è che un wiki è un oggetto talmente plastico che tende a sostituire, come nuovo paradigma (tanto per fare le persone colte…), e a sovrapporsi a interi processi operativi, riconfigurandoli. In realtà è la cosa più vicina che conosca ad una general pourpose technology (come l’energia elettrica, tanto per capirci), capace di accogliere istanze, attività, processi assai eterogenei.

Detto questo, vi segnalo l’utlimo post di Nicolò Tosi, dedicato proprio ad esaminare i possibili usi dei wiki in azienda.

Nicolò ne elanca 10

  • Sviluppo software
  • E-Learning
  • Project Management
  • Informazioni generali e Knowledge Management
  • Comunità di pratica o user group
  • Ad-hoc collaboration
  • Supporto tecnico
  • Marketing e Customer Relationship Management
  • Resource Management
  • Ricerca e Sviluppo

Ma come ho detto è veramente difficile creare una tassonomia, anche solo provvisoria: ogni elenco sarà sotituito dalla Nuova Cosa Nuova che qualcuno si inventerà.

Nel frattempo vi segnalo un nuovo articolo di StepTwo dedicato al caso della intranet di EUMETSAT, che ha fatto di recente ampio uso sia dei forum che dei wiki per la collaborazione tra i dipendenti. Il risultato sembra molto interessante:

Screenshot wiki EUMETSAT
Screenshot wiki EUMETSAT

Infine, grazie a Wekey e a Stewart Mader ecco due presentazioni di due wiki aziendali, rispettivamente di SAP e Seibert.

Mar
24

Fatti il tuo wiki con Foswiki

I ragazzi di GNUvox ci fanno sapere che è uscita la versione 1.0.4 di Foswiki, un software open source per realizzare wiki dentro le organizzazioni.

Non ho mai provato Foswiki (realizzato in Perl), ma sembra una alternativa promettente ai tanti software proprietari che oggi stanno arrivando anche sul mercato italiano.

La grande quantità di plugin a disposizione sembra poter garantire un buon livello di customizzazione per le diverse esigenze.

Di seguito il video introduttivo.


Hear about Foswiki’s advantages and see the Rich Text Editor from Foswiki Community on Vimeo.

Ott
25

Usare i wiki per i report

Per quelli che ancora pensano ai wiki interni in termini di Wikipedia..

E già che ci siamo beccatevi anche l’articolo di S. Mader: “5 usi concreti dei wiki dentro l’organizzazione“.

Ciao

Giu
22

Intranet e TLC: si può fare

Devo ammettere che questo Richard Dennison comincia a farmi veramente rosicare. Sta riuscendo a fare, dentro un gigate delle TLC quael è British Telecom, delle cose fichissime.

Ecco la sua ultima presentazione su Slideshare. Guardate bene, perché ci troverete moltissime cose: wiki, blog, podcasting, rss, My page e molto altro. Un’ottima lezione per tutti quelli del ramo TLC.

Bravo Richard!

Giu
9

Intranet fai-da-te: Google sites

Spesso in aula mostro prodotti Google. Il motivo è che sono semplici e funzionali, e anche il sistema per creare siti/wiki, non fa eccezione.

Sto parlando ovviamente di google sites, un’applicazione che vi invito a provare e che va a coprire le possibili esigenze di intranet e spazi collaborativi per piccole organizzazioni.

Puoi creare wiki-pagine, gestire documentazione, gestire attività e scadenze dei collaboratori, importare widget di ogni tipo, gestire news commentabili (in gergo di chiama blog), personalizzare i layout, tutto senza conoscere una riga di codice, ovviamente.

Ok, richiede un certo tempo di apprendimento e un certo sfozo per personalizzarla come si deve, ma credo sia parte del gioco e in ogni caso direi che è ampiamente ripagato.

Ecco la home dello spazio che ho creato per prova.

home page creata con Google sites

Mag
25

Per un wiki eco-compatibile

La presentazione è un po’ vecchiotta (del 2005), ma contiene alcune rappresentazioni secondo me preziose: si tratta di un lavoro di Elton Billings (un consulente come me), che sul suo Cluebox propone un buon modello per l’uso dei wiki dentro le intranet.

Notate che ho detto dentro le intranet e non come intranet: credo che dalla presentazione si capisca facilmente il perché di questa scelta eco-compatibile. Ecco alcuni schemi tratti dalla presentazione:

wiki_e_intranet_schema01

wiki_e_intranet_schema02

wiki_e_intranet_schema03

wiki_e_intranet_schema04

Ed ecco la presentazione in Ppt d scaricare (570 kb).

Ciao

Mag
4

Wiki vs e-mail

Emanuele ha pubblicato due post molto ricchi e interessanti sul rapporto tra wiki e riduzione delle mail e sul ROI dei wiki interni.

E’ interessante anche l’articolo che cita, tratto da CIO.

Ciao

P.s. sull’argomento vi rimando anche al noto filmatino…

Mar
17

Anche PBwiki verso l’intranet-wiki

Sto sperimentando (va beh, sperimentando è una parola grossa…) la versione 2.0 di PBwiki e devo dire che sta facendo passi in avanti sulla gestione del wiki in ottica intranet (organizzazione in cartelle, permessi più sofisticati di lettura-scrittura, gestione membri, ecc)

Ecco il video che spiega le nuove funzionalità.

Mar
11

Il corporate-wiki che vorrei

Appunti sulle caratteristiche di un intranet wiki

Più approfondisco il tema del wiki e più tutto questo mi sembra una figata pazzesca.
Ma ho anche imparato che bisogna stare attenti e non lasciarsi trascinare dai propri entusiasmi solitari, per evitare di voltarsi e scoprire che dietro di noi non c’è più nessuno che ci segua.

E dunque, dato che in questo periodo devo occuparmi anche di questo sono stato costretto a riflettere un po’ meglio sulle caratteristiche e i requisiti funzionali del corporate-wiki ideale.

Di seguito trovate il frutto di queste mie riflessioni, ovvero l’elenco delle principali funzionalità che, secondo la mia modesta opinione, dovrebbe garantire un corporate-wiki per funzionare all’interno di un’organizzazione, in special modo di un’organizzazione abituata a ragionare in termini di portal-style (ovvero il 99% delle organizzazioni).

Permessi
Non so se è chiaro, ma nel corporate-wiki NON tutti possono scrivere tutto. Ad esempio il menù di navigazione non sarà editabile da tutti, ma solo dagli amministratori. In alcuni casi si potrà dividere idealmente il menù in varie parti, permettendo l’editing a diverse figure

Ci saranno diversi tipi di permessi, che implicheranno diversi livelli di intervento sulle diverse parti del Wiki. I listini dei prodotti, ad esempio, potrebbero essere aggiornabili solo da 10 persone del marketing, e visibili e commentabili da altre 1.000 del Customer Care. Alcune persone potranno editare tutto, altre potranno editare solo alcune parti, altre potranno solo commentare, altre potranno solo inserire documenti, e così via.

Vi sembra una violazione delle “sacre regole del wiki”? Mostratemi un wiki (possibilmente di successo) dove tutti fanno tutto e mi ricrederò.

Documentazione
Il corporate-wiki, come tutti gli spazi intranet che si rispettino, è fatto anche di documentazione, ovvero doc, xls, ppt ecc.

Per questo è necessario che la documentazione che viene pubblicata all’interno delle singole pagine create venga anche raccolta in una sezione a parte, che chiameremo “Documentazione” e che starà come label nel menù principale in alto. In questa sezione troveremo tutti i doc prodotti, sia dentro la sezione che dentro le singole pagine del wiki, con tanto di tags, descrizioni e naturalmente, il link alle varie pagine nelle quali sono allegati, se ci sono.

La pagina è ovviamente commentabile da tutti.

Menù
Il corporate-wiki ha, secondo me, due tipi di menù: un menù in alto che porta a sezioni e servizi trasversali (es: documentazione, il mio profilo) e un menù laterale che porta  a pagine e gruppi di pagine create. Come dicevo sopra, questi menù non saranno editabili da chiunque, ma solo dagli amministratori e, in alcune parti, da altri utenti identificati (ad esempio il sottomenù che parla dei prodotti sarà modificabili da quelli del marketing e così via)

Ovviamente ci sarà una sezione di discussione collettiva e di proposta associata alla pagina del menù

Pagine
Il corporate-wiki è fatto, come tutti i wiki, di pagine create dagli utenti. Queste pagine dovranno avere una serie di caratteristiche, che in parte coincidono e in parte no con i classici spazi wiki di internet. Vediamole di seguito:

  • Commenti. Possibilità di commentare la pagina creata. Meglio se in forma visibile in coda alla pagina e in una forma  che assomiglia al forum, come in wetpaint.
  • Voti. Ogni pagina è votabile dai colleghi quanto a utilità.
  • Storia. Ogni pagina ha la sua cronologia, con le modifiche effettuate nel tempo da tutti gli utenti.
  • Notifiche. Ogni pagina dà la possibilità di ricevere notifiche (via mail o RSS o anche SMS) sulle modifiche effettuate (in questa cosa, ad esempio, è ottimo wikispaces).
  • Tag. Ogni pagina è taggabile. In questo modo ogni pagina si assocerà in modo automatico con altre pagine che hanno lo stesso tag.
  • Documentazione. Ogni pagina raccoglie a parte la documentazione prodotta. Scusate l’ossessione, ma i documenti in azienda la fanno sempre da padrone e se non ci pensiamo ci si riversano addosso come in un fiume.
  • Cartelle/categorie. Ogni pagina è raggruppabile in pagine-cartella, in modo da limitare il proliferare di pagine a cazzo. In questo senso la funzionalità di PBwiki è fantastica.
  • Wysiwyg. Ogni pagina è ovviamente editabile in modalità Wysiwyg (ci manca solo di chiedere agli utenti di imparare il markup dei wiki).

Sotto la voce “pagine” rientra anche un’altra caratteristica che secondo me è essenziale delle pagine, ovvero il fatto che in alcuni casi, certe pagine saranno visibili (non editabili, ho detto proprio visibili) solo a certe persone.

In alcuni casi, ad esempio, un listino potrebbe essere visibile nella sua interessa al manager e solo in alcune parti all’operatore. Lo so, lo so: voi penserete che questa è un’altra delle prosaiche esigenze aziendali che contrasta con l’euforico wiki-style, ma se non la garantite state sicuri che molti in aziona faranno fatica a pubblicare le cose.

Potete lavorare perché ci sia la massima condivisione, ma questa funzionalità la dovete comunque garantire.

Profili utente
Il problema cardine del modello-wiki applicato alle aziende è la scarsa visibilità degli autori.
Mentre per Wikipedia questa cosa può funzionare, in azienda, per vari motivi (credibilità, motivazioneinteriore, ecc) la visibilità è fondamentale.
In questo senso il wiki deve essere integrato con modelli che arrivano dai social network.

Per questo motivo il wiki in intranet ha uno spazio molto curato per i profili utente. Da questo punto di vista il modello offerto da wetpaint è formidabile (guardate ad esempio questa pagina).

Ogni persona ha il proprio profilo, il più possibile ricco e completo, compilato secondo un template predefinito. Ovviamente questo insieme di dati servirà anche come base per il cercapersone aziendale, per filtrare le persone in base alle competenze, al territorio o al settore, e per associare ogni contenuto prodotto ad una persona concreta.

Ripeto, in questo senso Wetpaint fa veramente scuola: per ogni persone sono elencati anche gli interventi fatti ed esiste sulla home page l’elenco dei top contributors. Una figata.

Non esiste dunque un corporate-wiki senza una attenta gestione dei profili utente e delle modalità semplici per risalire dal contenuto all’utente e dall’utente ai contenuti.

Template
Il corporate-wiki è alimentato dallo smanettane ma anche da chi ha poca dimestichezza. Per questo, il wiki in intranet è fatto con i template. Nel senso che, per ogni pagina che creo, il sistema mi deve far scegliere dei template predefiniti che mi aiutano nel mio lavoro. Ci potranno essere ad esempio dei template per:

  • Profili personali
  • Listini
  • Elenchi alfabetici
  • Verbali
  • Informazioni in tabelle
  • Grafici
  • Notizia con allegati documentali
  • Galleria fotografica
  • Elenco di documenti

Se non c’è  un template che mi soddisfa ne creo uno nuovo. Alla fine allora il sistema mi chiederà se voglio salvarlo e renderlo disponibile anche raglia altri. Se gli dico di si il template arriverà all’amministratore, che deciderà se pubblicarlo così com’è, pubblicarlo con qualche modifica, non pubblicarlo.

Il template nuovo sarà sempre associato all’autore.

Home page
La home page del corporate-wiki dovrebbe contenere, secondo me:

  • Un diario giornaliero delle attività svolte (creazione pagine, modifiche alle pagine). Tipo blog, ma generato automaticamente.
  • Un box con le pagine più viste.
  • Un box con i documenti più scaricati.
  • Un box con i top contributors.
  • Una parte dedicata alle comunicazioni della redazione.
  • Eventualmente una tag cloud.

La home page non sarà modificabile da tutti. Mi spiace.

Link
Nel corporate-wiki creare un link  deve essere facilissimo. La maschera che si apr4e quando chiedo di inserire un link ma darà varie possibilità per crearlo:

  • Crealo dall’elenco delle pagine già create.
  • Crealo dall’elenco dei profili utente.
  • Crealo dalla documentazione.
  • Crealo verso una pagina nuova
  • Crealo verso una pagina esterna

Tagging
Nel corporate-wiki, come ho già detto, i tag servono a scovare contenuti correlati e a fare associare in modo automatico le pagine tra di loro. Ovviamente ogni pagina avrà  in basso il suo elenco di tag, e ci potrà essre una pagina che riporta tutti i tagi inseriti o anche una tag cloud in home page (soluzione alla moda ma alla fin fine non moloto efficace secondo me).

Help
Esiste, nel menù principlae in alto e anche in corrispondenza di pagine e finzionaità specifiche, un completo sistema di help generali e contestuali e un corposo sistema di FAQ. Molte delle funzionalità che un Wiki offre appaiono per la prima volta agli utenti, ed è importaqnte che le persone possano imparare le cose strada facendo.

Ok, queste sono le conclusioni a cui sono arrivato fino ad ora. Ovviamente se Cristiano, Emanuele, Fabio, Giulio, Luca, Gigi, Donatella e naturalmente tutti voi avete delle osservazioni, siete i benvenuti.

Ciao

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Grazie mille per la pazienza. E' l'Europa che ce lo chiede