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Ott
13

Quando la cassetta delle idee produce spazzatura

Bad-Idea-

Un articolo molto interessante di Joahn Aurik, di A.T. Kearney, fa il punto sulle iniziative di Idea management, che sempre più fanno capolino sulle intranet di tutto in mondo.

Il suo punto di partenza è piuttosto sconsolato, e parte dalla dichiarazione di un Dirigente che commenta un episodio realmetne afvvenuto nella sua azienda:

Non molto tempo dopo aver creto una cassetta delle inee in intranet, con le campane e i fischietti delle ultime tecnologie social-media, un dirigente si lamentava: Tutto ciò che otteniamo sono un sacco di piagnistei e idee talmente sconclusionate che non potrebbero essere implementate in un milione di anni.

E allora, che succede? Succede, come spiega bene l’articolo,  che una tecnlogia di collaborazione o crowdsourcing, da sola, non è in grado di generare valore, ma inizia a crearlo solo a patto che ci siano alcune condizioni.

E sono tutte condizioni organizzative. L’articolo ne elenca alcune, tratte sempre da casi reali:

  • cambiare la proposta: non chiamre più l’iniziativa “cassetta delle idee” ma, ad esempio “cassetta delle soluzoni”;
  • invitare le persone chiedendo loro un suggerimento su un tema specifico, facendole convergere su una proposta precisa;
  • dare feed back continuamente alle persone su quello che sta succedendo attorno alla loro proposta;
  • permettere alle persone non solo di inviare proposte, ma anche di selezionare e votare le proposte migliori;
  • invitare le persone individualmente, e non con email di massa;

La conclusione dell’articolo è condivisibile e saggia, e fa appello all’ingeneria della partecipazione invece che alla fanatica acquisizione tecnologica:

gli strumenti social e di collaborazione, da soli, non creano un flusso di idee e innovazioni. Ma possono essere efficaci nel convincere le persone a impegnarsi per alcuni problemi e a offrire spunti di riflessione. Per attivare le potenzialità inespresse dai dipendenti rinchiusi nei loro silos tutto quello che dovete fare è porre le domande giuste.

Ott
23

Cumulus, ripensare i processi collettivamente (e senza consulenti)

Se è vero, come viene ripetuto da più parti, che nelle iniziative social interne conta più la proposta (purpose) che la tecnologia che la abilita bisogna davvero fare i complimenti al team di  Automation Anywhere, un’azienda di consulenza per l’automazione aziendale che ha creato una piattaforma (n.b. basata su Yammer) per identificare collettivamente e dare una priorità ai processi interni che potrebbero essere automatizzati (senza scomodare costosi analisti esterni da 1000 euro al giorno che non cito perché tanto li conosciamo :-).

La piattaforma si chiama Cumulus e non le manca niente (ecco un articolo che ne parla).

Si tratta come ovvio di una variante nella vasta galassia di piattaforme di crowdsourcing, ma ve la voglio segnalare perché a mio parare va nella direzione nella quale tutte le iniziative social interne si dovrebbero muovere (e si stanno, di fatto, muovendo), ovvero nell’uso della rete (di colleghi) per risolvere problemi specifici e/o soddisfare esigenze esplicite, lontani da suggestioni modaiole passeggere.

Dic
24

L’adozione della intranet 2.0 e i suoi dilemmi

C’è un aspetto che riguarda i social software interni e più in generale tutte le funzionalità avanzate di collaborazione e community che, fino a ora, non ero mai riuscito a chiarirmi: quanto dobbiamo lasciare libere le persone di adottare queste funzionalità e quanto invece dobbiamo costruire un contesto adeguato capace di dare un senso operativo a questi strumenti?

Naturalmente conosco bene l’importanza del community management, e io stesso battuto su questo tasto ripetutamente in questi anni. In buona compagnia peraltro: basta leggere ad esempio “Software is not enough“, di Rachel Happe o”6 Keys to Launching Successful Collaborative Intranet Groups“, o ancora “Enabling Participation: More Art Than Science“, solo per citare alcuni esempi, per rendersi conto di quanto sia diffusa la convinzione che sia *sempre* necessaria una qualche strategia di adozione.

Eppure c’è qualcosa che non mi quadra in questa posizione così netta: tutte le volte che un cliente mi parla del successo immediato del nuovo sistema di instant messaging o tutte le volte che leggo di come un qualche software di microblogging sia stato adottato seza problemi all’inerno di una certa realtà organizzativa, un campanello d’allarme suona nella mia testa.

In questo caso infatti non c’è alcuna “strategia di community management”, ma solo una logica Software as a Service (SaaS) nella quale un nuovo sistema viene messo online per fare fare ai dipendenti alcune cose (in genere comunicare) dopodiché vengono esaminati i risultati e i valutati comportamenti.

Come la mettiamo allora, SaaS o community management? Notate che le conseguenze della risposta influenzano l’organizzazione interna, il peso che le tecnologie assumeranno, le strategie di comunicazione e di analisi preliminare.

E la risposta è che queste due alternative non si escludono tra loro, e il dilemma tra “lanciare un software e vedere che effetto fa” e “costruire il contesto perché le persone lo utilizzino” è in realtà falso. Si tratta di capire che le due alternative sono in realtà due estremi di uno stesso spettro, nel quale vanno inseriti i diversi strumenti.

Spero che lo schema seguente mi aiuti a farmi capire:

Lo schema presenta:

  • nella parte alta gruppi di strumenti, in ordine di adottabilità SaaS;
  • nella parte bassa le relative strategie di adozione.

All’estremo sinistro dello spettro abbiamo gli strumenti che possono essere erogati in modalità SaaS, e man mano che ci spostiamo verso destra troviamo strumenti e funzionalità che necessitano sempre di più di modalità gestionali complesse.

Come vedete, all’estremo sinistro troviamo strumenti legati per lo più alla comunicazione, mentre all’estremo destro troviamo iniziative legate per lo più alla partecipazione attiva e alla produzione di contenuti. Come vedete, gli strumenti SaaS come la webmail o l’instant messaging necessitano in genere solo di policy e tutorial, mentre man mano che ci spostiamo verso destra le strategie di adozione diventano sempre più complesse.

Adottare in modalità SaaS un sistema di IM è quindi relativamente più “facile” che adottare gli RSS, che sono più facili della compilazione del profilo personale arrichito, il quale è a sua volta più facilmente adottabile dei commenti ai contenuti e così via, fino ad arrivare ai wiki o ai forum tematici.

Credo che questa soluzione, che vede SaaS e communtiy management lungo una linea di continuità, permetta di superare certe “anomaile di Kuhn” nelle quali talvolta ci capita di imbatterci (almeno per me).

Che ne dite? Intanto buon Natale a tutti.

Set
30

Il sottile brivido della news commentabile

Molte organizzazioni alle prese con l’idea di introdurre nelle loro intranet elementi di interazione, strumenti di collaborazione o iniziative di coinvolgimento potrebbero fare un piccolo passo in questa direzione con un semplice accorgimento: permettere i commenti alle news.

Ne abbiamo parlato spesso e un recente post di James Robertson ci ricorda i vantaggi delle news commentabili. Considerate che le news sono un oggetto onnipresente nelle intranet, e l’introduzione dei commenti da parte dei dpendenti rappresenta uno dei tanti “ponti” che permettono un passaggio graduale da un approccio top-down a uno bottom-up.

Secondo il giudizio di Nina Sonne Nikolaisen, di Cowi (un’azienda che ha implementato la funzionalità) i commenti si ripartiscono in genere tra:

  • lamenti
  • approfondimenti correlati
  • domande professionali
  • annunci

 

 

 

Robertson elenca alcuni accorgimenti per un’adozione migliore della funzionalità:

 

  • Evitare l’anonimato
  • Facilità di utilizzo
  • Visibilità in homepage
  • Policy chiare
  • integrazione dei commenti con il profilo
  • adozione incoraggiata dall’alto.

Lo so, per molte aziende, anche questa semplice iniziativa può provocare qualche brivido; tuttavia i vantaggi reali superano in genere di gran lunga i rischi possibili e sappiamo tutti bene quanti danni e quanta immobilità procuri basare le decisioni sulle proprie paure invece che sui propri sogni.

In realtà credo sia davvero un piccolo passo, che potremmo provare a fare tutti.

Set
15

Se 9 milioni vi sembran pochi

Su Ragan troviamo una bella rassegna di casi di studio (in realtà sono solo citazioni) di organizzazioni che hanno adottato con successo sistemi di generazione di idee da parte dei dipendenti. Un caso che mi ha colpito è quello dello Stato del Kentucky: in un anno il sistema ha raccolto idee che hanno fatto risparmiare all’amministrazione quasi 9 milioni e mezzo di dollari.

Ovviamente esiste un sistema di rewarding delle idee: va da un minimo di 100 dollari ad un massimo di 2.500 sulla base dei risparmi documentabili che l’idea genera. Qui trovate un approfondimento sul caso del Kentucky (ecco il link – riservato – alla piattaforma. Perché l’ho messo se è riservato? boooh, forse per convincere me stesso che non sto sognando).

Insomma, sarebbe possibile farlo anche nelle amminsitrazioni italiane? Se si, in quali? E se no, perché?

 

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Grazie mille per la pazienza. E' l'Europa che ce lo chiede