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Apr
1

Lanciare la intranet: meglio big bang o long wow?

Meglio il long wow, ve lo dico subito.

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Un articolo di Intranetizen affronta un tema di governance assai dibattuto nel nostro mondo di progettisti della comunicazione interna.

Il tema è questo:  in un progetto intranet è meglio lanciare il nuovo ambiente tutto di un botto, facendo vedere in modo netto il lavoro fatto e mostrando il grande strappo rispetto al passato, o è meglio la politica dei piccoli passi? Il primo metodo è chiamato dagli autori (e non solo da loro) il metodo big bang.

A prima vista sembra una cosa sensata: non stresso le persone con continui cambiamenti, mi preparo bene bene bene ben bene e quando ho tutto a posto faccio il graaaaande lancio che lascerà tutti a bocca aperta. Daje.

E tutti restano a bocca aperta in effetti. Prima di chiudere il brwoser con una scrollata di spalle.

Sì, perché il problema del metodo Big bang (ovvero: grande cambiamento tutto in una volta, cambiamento che ti travolge e che si spera porti grandi pacche sulle spalle specialmente da parte dei nostri capi) sta proprio in quello che dovrebbe essere il suo punto di forza: si tratta di troppo cambiamento in troppo poco tempo.

I nostri colleghi resteranno storditi, è vero, ma non nel senso che pensiamo noi: ma che succede? Non vi siete mossi per dei mesi, non ci avete fatto sapere un accidente, avete fatto tutto in segreto nelle stanze di IT e della comunicazione e adesso (adesso!) ve ne venite fuori con questa novità. E quando ho il tempo di imparare? E dove sono finiti i miei link utili? Ma che vi salta in testa? Qui dobbiamo lavorare.

Eccetera eccetera.

Insomma, il metodo big bang si porta dietro una serie di conseguenze spiacevoli:

  • per tanto tanto tempo nessuno vede un cambiamento (e continua ad usare i vecchi sistemi inefficienti);
  • il cambiamento tutto insieme produce necessità di apprendimento e crea resistenze forti (o più forti);
  • il cambiamento forte è in genere seguito da una stasi, per cui diventa presto la normlità (addio big bang)

Qual è l’approccio alternatio? Gli autori (e non solo loro) lo chiamano Long wow (ecco un approfondimento sul metodo long wow)

 

In sostanza si tratta di adottare un approccio con rilasci graduali di cose belle, interessanti, e richieste dagli utenti, cominciando dalle più urgenti.

In questo modo gli utenti si abitueranno meglio ai cambiamenti, potranno dare feed back in corso d’opera, si sentiranno tirati a bordo e progrediranno nelle loro competenze e nei loro comportamenti in modo analogo a quanto progredisce la intranet.

L’unica cosa che non avranno è la “magica” sensazione del grande botto, che spesso è solo un fuoco d’artificio senza alcun reale valore.

Il vero cambiamento, il cambiemnto che dura, è fatto di piccoli movementi in avanti. Costanti, senza strappi, caparbi. La goccia che scava la roccia.

Ce la facciamo.

Lug
23

L’irresistibile tentazione del video creativo

Lo so, lo so, di fronte al problema di come lanciare la intranet presso la popolazione aziendale la tentazione di fare un video “che spacca” è davvero alta. Del resto, la prospettiva alternativa, fatta di noiosi video tutorial mal realizzati è per molti un incubo da cui sfuggire.

Per cui saltano fuori soluzioni creative che, e dire il vero, sono molto divertenti. Ne segnalo alcune davvero ingegnose e divertenti (che ho tatto da questo post di Thoughtfarmer e dalla raccolta molto ricca di Ellen van Aken)

 

Meet Watson—LPK’s Upgraded Social Intranet from LPK on Vimeo.

 

NEO from Greer on Vimeo.

 

Digital Workplace from Home Retail Group on Vimeo.

 
 
Sono tutte davvero soluzioni molto creative e accattivanti (e, immagino, costose), ma alla fine io preferisco sempre dei video più sobri e informativi, che però non sacrifichino nulla dal punto di vista professionale.

Un esempio di questa “terza via” tra il video emozionale e quello didascalico è ad esempio il video di lancio della intranet di Unicredit

Voi che dite?

Apr
15

Come lanciare il forum? Raccontandolo

Se qualcuno mi chiedesse un consiglio su come lanciare e promuovere un nuovo servizio intranet certamente gli suggerirei di dare un’occhiata a quello che fanno a Interact, un’azienda inglese che produce e commercializza un CMS per creare social intranet. La verità è che io non ho mai usato quel software, ma il modo nel quale hanno lanciato le nuove funzionalità è davvero fantastico.

Date un’occhiata alla pagina che descrive i nuovi forum : una lunga sequenza di brevi testi e immagini a tutto schermo che raccontano il processo di sviluppo, le persone coinvolte, i numeri principali relativi all’applicazione e così via. Una narrazione davvero efficace, con personaggi in carne e ossa.

 

 

Non vi viene voglia di correre a provare i nuovi forum? Credo che in questo caso ci sia da imparare più sul processo di comunicazione che su quello di sviluppo (che comunque a occhio sembra ottimo). Provate per esempio a mettere a confronto questa pagina con quella che spiega i cambiamenti di Sharepoint 2013 rispetto al 2010 e vedrete la differenza.

Se vi interessa restare in contatto con l’azienda, tengono un blog davvero interessante sui temi intranet & co.

Dic
31

Più di 50 video per lanciare la intranet

Come sappiamo il lancio di una nuova intranet, o in generale di una nuova applicazione web interna, va preparato con cura: l’oggetto che vogliamo promuovere non è infatti fisicamente visibile e richiede che ciascuno dei dipendenti si colleghi con un qualche device e scopra autonomamente la novità, meglio se con una qualche guida che lo aiuti nella navigazione.

In questo senso i video sono sempre stati un’ottima carata da giocare:  sono immediati, facili da fruire e possono essere usati sia per spiegare in modo dettagliato una funzionalità (uso demo) sia per raccontare con una metafora il progetto (uso teaser).

Ogni azienda in genere si organizza a modo suo e ogni tanto qualche video spunta sulla grande rete, ma nessuno fino ad ora si era preso la briga di raccogliere in modo sistematico degli esempi che potessero guidare altri professionisti alle prese con il lancio della intranet.

Beh, ci ha pensato Ellen van Aken, specialista olandese di Sharepoint, che ha raccolto, in vari post, più di 50 video di lancio di intranet in tutto il mondo (ce ne sono anche due italiane).

Di più: ha creato una raccolta usando la nota applicazione di curation Scoop.it: ecco quindi la raccolta completa dei video.

Qui di seguito riporto solo il video relativo a Cube, una intranet coreana che ha come protagonista un impiegato novello Indiana Jones alla ricerca di informazioni nei meandri della burocrazia aziendale.

 

Cube – Find the answer in a simpler and more efficient way from Cube on Vimeo.

 

Upgrade
Segnalo che nel frattempo i video italiani, abbagliati forse dalla troppa visibilità, sono ora stati resi privati. Oh, adesso sì che ci riconosciamo. The unmistakeble italian Syle.

Dic
23

Come ti lancio il microblogging

Un altro bel caso di lancio interno di un tool di collaborazione: il Department of Education & Communities (DEC) dello stato del Nuovo Galles del sud, in Australia, ha creato un bellissimo videotutorial per spiegare ai dipendenti l’utilizzo del loro sistema interno di microblogging (dopo varie vicissitudini sono passati da Yammer a Socialtext).

Lo spazio si chiama Maang.

Ott
4

Di gamification, rewarding, engagement e altre inquietanti parole

Oggi si parla molto (all’estero) di meccanismi di gamification (associare dinamiche di gioco a comportamenti e ad ambienti che di per se non sarebbero ludici) e di sistemi di riconoscimento simbolico per i contributi che arrivano dai dipendenti.  Se ne parla talmente tanto che si cominciano – giustamente – a fare i primi distinguo, a cercare di capire che cosa funziona veramente e che cosa è solo frutto di una moda passeggera.

Per capirlo abbiamo ovviamente bisogno di appoggiarci a dei casi di studio concreti, che ci aiutino a distinguere, tra le tante soluzioni, quella che davvero ha un senso. Fortunatamente di casi cominciano ad uscirne, ed uno in particolare, che citerò alla fine, mi ha davvero colpito non tanto per il sistema in se, quanto per la coerente, pervasiva e intelligente campagna di coinvolgimento che è stata fatta presso i dipendenti.

Cominciamo da Accenture, che ha associato un dettagliato sistema a punti per favorire l’adozione della nuova piattaforma interna (Sharepoint). Il caso di Accenture è ben documentato ed è uscito recentemente (c’è anche chi ha già espresso alcune perplessità).

 

PeopleProfile

image

 

C’è poi il noto caso di Sabre town, e del suo social network di Q&A, associato al meccanismo dei Karma point sulle risposte (qui un approfondimento nientemeno che di di Jared Spool).

LinkedIn

Poi c’è il caso di Idea Street, un sistema di generazione di idee per i dipendenti pubblici del dipartimento inglese per le pensioni (la nostra INPS), che ha creato un meccanismo di visibilità per gli autori delle idee, che poi è stato replicato da un’azienda che si occupa di piattaforme enterprise 2.0 (qui il caso).

 

 

 

 

 

 

 

 

Poi c’è il caso di GreenNature, con la sua piattaforma per sostenere le cause dei colleghi.

 

Ma la cosa che più mi ha colpito è il caso del colosso della ristorazione Yum!, e della sua piattaforma collaborativa interna, dal bellissimo nome di Iching. Il caso è documentato solo da alcune slide in PPT che potete scaricare da qui (vi consiglio di farlo).

Le slide contengono alcune perle: per prima cosa il primo caso di uso dei badge di cui io sia venuto a conoscenza.

 

Ma la cosa che mi ha davvero colpito è stata la strategia di lancio e di “engagement” del personale per l’adozione della piattaforma. Di seguito alcune immagini:

 

Lancio della intranet gadget

 

Lancio della intranet messaggistica

 

Davvero delle idee carine e intelligenti.

Il tema, come potete immaginare, è abbastanza in divenire. Una cosa è certa: il giusto dosaggio di meccanismi di visibilità, gioco, riconoscimento è certamente una chiave vincente nell’adozione interna di questi sistemi, anche dalle nostre parti. A presto per aggiornamenti in merito :-)

 

 

 

Nov
25

Quando il video tutorial supera se stesso

Come ho già scritto più sotto, le demo-video sono un ottimo strumento per promuovere l’adozione della intranet da parte dei dipendenti: se fatte bene portano le persone direttamente nel mezzo del progetto e permettono di illustrare funzionalità che altrimenti sarebbero molto più difficili da spiegare.

Ma a volte capita che i progettisti superino se stessi e creino dei prodotti video magistrali, che vanno al di là della semplice illustrazione di funzionalità; piccole perle di creatività.

E’ il caso del video promozionale della intranet di questa azienda olandese, costruito con un concept che lo fa sembrare un video dentro la intranet stessa.

Il video è in olandese, ma appaiono dei pop up in inglese. Molto molto carino.

[Via Steptwo]

Set
30

Diffondere il verbo della intranet con i video-tutorial

Come sanno bene gli intranet manager una tra le attività imprescindibili, quando si lancia una intranet, è quella di aiutare gli utenti a esplorarne le funzionalità, e supportare il loro utilizzo delle varie parti dell’ambiente. In questa opera di divulgazione e supporto i video-tutorial svolgono un ruolo importante, perché aiutano a mostrare concretamente  come funziona l’ambiente.

A questo proposito voglio segnalarvi il video-tutorial creato per la nuova intranet di Hudson, una società di recruiting multinazionale (2.000 persone).

Il video è realizzato con Camtasia e credo sia davvero fatto bene (va beh, il razzo spaziale potevano evitarselo). Qui trovate il post che ne parla.

Gen
2

Qualche segnalazione intranet per cominciare l’anno

Qualche piccola segnalazione per cominciare il nuovo anno (queste segnalazioni servono anche a me per scaldarmi i muscoli su questo blog, che ho abbandonato per troppo troppo tempo a causa di problemi legati alla mia nuova condizione campagnola – condizione materiale e condizione spirituale – e non aggiungo altro).

Rebecca Rodgers, di StepTwo, parla dei test con gli utenti all’interno dei progetti intranet (“qualche test è sempre meglio di ‘nessun-test “); è vero che spesso questi benedetti test non ce li fanno fare con tutti i crismi, ma in ogni caso condurre anche qualche indagine “cotta e mangiata” è meglio che non condurne affatto.

– In un vecchio articolo del 2004 Paul Chin parla delle tecniche di promozione per il lancio della intranet, un tema a volte sottovalutato e che va invece affrontato con serietà e con un briciolo di creatività. Da notare che in questo caso Paul sdogana la necessità di contenuti ludici ed extra-lavorativi in nome della visibilità del progetto.

– StepTwo ha pubblicato il suo intranet innovation 2009, con una serie di casi molto interessanti, tra i quali ad esempio quello del gruppo russo ChTPZ, che ha creato una applicazione molto sexy per mandare sms ai cellulari dei dipendenti tramite un’opzione nel cercapersone.

chtpzgroup_mobile_04_edit

Altro caso ineressante è quallo di Sabre, e della sua applicazione (SabreTown) di microblogging per domande e risposte tra i dipendenti (mooooolto interessante).

sabre_New_hub

Il report è a pagamento, ma potete scaricare una ricca sintesi gratuitamente (ecco il link al PDF della sintesi dell’intranet innovation 2009 – 4,3 Mb).

– Sempre a proposito di roba da scaricare, potete dare un’occhiata all’intranet matrix di Toby Ward, che elenca le caratteristiche delle buone intranet a confronto con quelle delle “ottime” intranet. Niente di speciale,  ma vale la pena darci un’occhiata (vi dovete registrare per scaricare).

– Infine, Oscar Berg ha pubblicato l’elenco di 12 (dodici) report gratuiti sull’enterprise 2.0, pescati da varie fonti consulenziali come KPMG o McKinsey.

Per il momento siamo a posto così…ciao ciao e che riusciate a realizzare quello che, esplcitamente od oscuramente, per scelta o per necessità, avete meditato per quest’anno che viene.

Set
7

Il coinvolgimento del personale: solo marketing o c’è dell’altro?

Interessante, sull’ultimo numero della newsletter di Intranetfiles, l’articolo di Valentina De Vita dedicato alla fase di promozione interna della intranet. Come abbiamo detto spesso anche da queste colonne, la interanet vive della partecipazione di tutti, ed è un processo di coinvolgimento progressivo: ovvia quindi la necessità di attivarsi per una sua rapida ed efficace “penetrazione” in tutta la popolazione aziendale.L’autrice distingue, a mio avviso correttamente, tra mezzi di diffusione push e pull.

Vorrei fare solo un’unica precisazione, riguardo al coinvolgimento “bottom-up”: la partecipazione degli utenti nella creazione dei contenuti viene letta, in questo contesto, come una strategia di marketing, mentre a mio parere resta l’asse strategico del progetto in tutte le sue fasi. In questo senso, nella fase iniziale può, certo, contribuire alla promozione del progetto, rivelandosi però efficace ed essenziale anche nelle fasi più mature di esercizio ed evoluzione. Ad ogni mdoo, buona lettura.

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Grazie mille per la pazienza. E' l'Europa che ce lo chiede