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26

Intranet e il catalogo (sognato) degli skill

A pensarci bene, di fronte al – frequente – problema di “mappare le competenze e gli skills” delle persone in azienda mi sento un po’ come Sant’Agostino di fronte al concetto di tempo (Cos’è dunque il tempo? Se nessuno m’interroga, lo so; se volessi spiegarlo a chi m’interroga, non lo soConf.  11, 14,1 7).

Insomma, siamo tutti d’accordo che avere una “mappa” dinamica di quello che le persone sanno fare, magari associata  al loro profilo personale e ricercabile per parola chiave, sia una cosa ottima per tutti, ma quando cominciamo a riflettere su cosa siano e come debbano essere raccolte queste competenze cominciano i problemi.

Fate questo esperimento: mettetevi davanti ad un foglio bianco, spegnete il computer e il cellulare, concentratevi e provate, in 5 minuti, a scrivere i vostri skill sul foglio. Fatto? Non è un gran risultato, vero? Magari avete una conoscenza perfetta delle strade di Barcellona, ma non vi è venuto in mente di scriverlo. E così. Se però vi chiedo di elencarmi i vostri skill sugli applicativi grafici, sulle tecniche di meditazione, sulle lingue straniere o sui sughi col pomodoro ecco che la vostra mente comincia a ritrovare degli elementi. Una specie di archeologia dei saperi (scusate il gioco di parole foucaultiano).

Il fatto è che le competenze si comportano come il linguaggio, nel modo in cui Wittgenstein lo raffigurava nelle Ricerche filosofiche in un celebre passo (ecco un riferimento tra i tanti):

Il nostro linguaggio può essere considerato una vecchia città: un dedalo di stradine e di piazze, di case vecchie e nuove, e di case con parti aggiunte in tempi diversi; e il tutto circondato da una rete di nuovi sobborghi con strade diritte e regolari, e case uniformi. (Ric. Fil, oss. 18)

Esistono skill perfettamente definibili, perché appartengono a una qualche pratica specialistica dominata da sottocodici linguistici (i sobborghi con le strade dritte nella metafora di Wittgenstein) e una propria storia consolidata nel tempo (pensiamo alla divisione accademica dei saperi). Ma ne esistono altri che possono emergere solo laddove una qualche forma di “contesto” ne ritagli  il profilo: conoscere perfettamente le strade di Barcellona è uno skill – eccome – per un pony express catalano.

Si potrebbe continuare a divagare, ma vorrei invece fermarmi per osservare come, in questo terreno così scivoloso e pieno di trappole si siano create nel tempo  due strade, una antica, l’altra recentissima, che affrontano il problema da due punti di vista diametralmente opposti:

  • l’approccio top-down, rappresentato da tutti i progetti più o meno tradizionali di skill matrix, ovvero la definizione delle competenze come un catalogo precostituito associato al proprio ruolo, secondo il tradizionale approccio dello skill management;
  • l’approccio bottom-up, rappresentato oggi nella sua forma migliore dalla sezione skills di Linkedin, non a caso una sezione definita sperimentale, che consiste nella mappatura degli skill a partire da una raccolta non regolata di tutti gli utenti.

Le due strade per mappare le competenze

Il primo approccio è piuttosto semplice (e anche divertente) perché prevede una sequenza di passi piuttosto chiara:

  • definire i ruoli organizzativi nell’organizzazione;
  • associare le competenze richieste per ciascun ruolo;
  • mappare le competenze (in genere con un grading da 1 a 5);
  • predisporre le necessarie azioni di sviluppo per coprire i “buchi” di competenze nei diversi ruoli.

Di seguito alcuni esempi, più o meno “evoluti”, di questi approccio:

mappatura_skill_top_down

 

sungard_avantgard_skillmatrix_reporstartscreen_web

Il primo esempio è tratto da un progetto che ho seguito personalmente per operatori di call center: potete notare, nella versione aggiornata dell’applicazione, che a fronte della competenza mappata dalla persona vengono proposti, in modo automatico, dei contatti che hanno competenze simili e dei materiali formativi a supporto.

Il secondo appartiene invece ad una intranet che ha vinto un premio nel 2009 nel contest di StepTwo.

 

Ora, paragoniamo questo approccio a quello che vediamo all’opera in Linkedin:

Skill Linkedin 01

 

Skill Linkedin 02

 

Quali sono le differenze? Elenco le principali:

  • Le competenze non sono legate al ruolo: posso essere esperto di giardinaggio e di Photoshop;
  • le competenze sono un catalogo dinamico che si alimenta man mano: ogni nuova aggiunta diventa così una possibilità da selezionare per chi viene dopo;
  • le competenze diventano Tag, che vengono  associati da basso in base alle associazioni che gli utenti stessi fanno (è probabile che se sono competente in “intranet strategy” lo sia anche in “intranet portals”, semplicemente perché gli utenti tendono ad associare il possesso di queste competenze);
  • le competenze vengono valutate dagli altri, che possono confermarne il possesso, aggiungendo così anche un meccanism,o di gioco e relazione, oltre che di filtro e selezione;
  • sono le persone stesse ad aiutarsi nel definire quali competenze mettere, grazie al semplice meccanismo di autocomplete che il sistema propone.

Vi confesso che trovo questo esperimento di Linkedin di un’importanza cruciale e penso che chiunque si occupi di competenze in azienda dovrebbe seguirlo con attenzione. Credo che questo esperimento (che forse solo Linkedin poteva fare, sia per il volume di utenti sia per la sua natura come social network) ci dica molto già adesso su quali siano i meccanismi necessari per creare sistemi simili in azienda.

Da parte mia vedo almeno due azioni indispensabili affinché queste iniziative non si rivelino un buco nell’acqua:

  • creare sempre un contesto, ovvero un insieme di “categorie” che aiutino le persone a fare mente locale su quali siano le competenze da elencare. Le categorie dovrebbero essere aperte e dinamiche come gli stessi skill, ma dovrebbero costituire un nucleo di partenza
  • creare un bacino, ovvero permettere alle competenze già inserite di fare da guida per i colleghi, ad esempio attraverso i sistemi di autocomplete.

Aggiungiamo, come sempre, una buona dose di pazienza e umiltà: la partecipazione degli altri è sempre un regalo, non dimentichiamolo.

feb
20

Nordea, e il nuovo standard per il cercapersone interno

Ormai gli esempi di cercapersone aziendale “evoluto” si stanno moltiplicando come funghi, e non è più così difficile trovare casi di profili personali di nuova concezione che vanno a sostituire le obsolete schede-dipendente.

Guy van Leemput ha riportato recentemente il caso del gruppo Nordea,  emblematico di questa nuova tendenza. Il caso esprime bene lo stato dell’arte relativo a questa funzionalità-chiave interna ed è ben documentato da un significativo screenshot del profilo personale:

Nordea People Book: profile page

 

C’è più o meno tutto quello che serve (a loro): foto, collegamento all’instant messaging interno, dati organizzativi, dati personali, competenze, attività, risalita gerarchica eccetera.

Non c’è nulla di particolarmente nuovo se non il consolidarsi di uno standard di progettazione: credo che possiamo considerare questo screenshot la base da cui partire per la progettazione dei cercapersone da qui in avanti.

gen
6

Compilare il profilo? Diventa una gara

Alla Lewis group, un’azienda inglese di 600 dipendenti (credo che facciano il simpatico mestiere di recupero crediti) hanno creato un contest per la compilazione del profilo da parte dei dipendenti. In palio un voucher da 25 sterline e t-shirt esclusive.

I dipendenti, una volta compilato, mandano un alert alla redazione (che valuterà la qualità dei contenuti inseriti) usando un bottone “talking point” posto sulla testata.

Come sapere l’idea di monetizzare pervasivamente la partecipazione è una cosa sbagliata, ma puntellare con piccoli riconoscimenti (che poi hanno il sapore del gioco) alcuni task chiave in certi momenti della vita organizzativa può essere una strategia percorribile.

 

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19

Si fa presto a dire profilo personale

Sono contento che negli ultimi tempi il tema dei profili personali in intranet e nelle community interne abbia fatto un gigantesco passo in avanti; si è infatti passati dal problema di capire perché dovremmo averli a quello, molto più pratico, di come far compilare il profilo ai dipendenti.

Si, perché la grossa novità (si fa per dire) che stiamo scoprendo e che non basta mettere a disposizione la mera possibilità affinché i dipendenti accorrano a compilare la sospirata scheda. Ma come? Abbiamo fatto le barricate per riuscire ad avere questa funzionalità e adesso la snobbate in questo modo? Che ingrati.

Ma non tutti i mali vengono per nuocere, e la constatazione di questa amara verità è  di fatto il primo passo per capire meglio come funzionano le dinamiche di partecipazione. Le persone, nella vita e ancora di più in azienda, non fanno nulla se non percepiscono un qualche valore, reale o potenziale. E il profilo personale, lasciato a se stesso, ha solo l’aria di una vaga promessa.

E questa promessa viene tradita tutte le volte che:

  • il profilo è in competizione con altri sistemi di gestione dell’identità a cui gli utenti sono abituati;
  • il profilo è troppo complicato da compilare;
  • il profilo è slegato da tutte le altre applicazioni della intranet;
  • con il profilo, apparentemente, non ci puoi fare una mazza.

Parlo di questo tema perché è uscito un articolo, come sempre illuminante, di Oscar Berg dedicato proprio ai profili personali (intitolato “The employee profile – What’s in it for me?“). Nell’articolo Berg analizza in modo dettagliato tutti i fattori di impedimento, che dicendono come declinazioni dal Grande Problema Principale, ovvero l’inutilità percepita. Ecco le ragioni che elenca per motivare il disinteresse del personale:

  • i dipendenti devono fornire dati senza sapere per che cosa saranno usati e in che contesto saranno visualizzati;
  • l’inserimento è troppo complesso;
  • spesso devono fornire tutti i dati assieme senza una guida e una distinzione tra i dati importanti e quelli marginali;
  • non è facile dare feed back e nessuno si cura della qualità dei dati inseriti;
  • i dipendenti non hanno alcun controllo su quello che verrà visualizzato;
  • i dipendenti sono sanno per quale scopo saranno usati i dati.

Come vedete sono tutti problemi seri, che riguardano in primo luogo fattori di comunicazione e accompagnamento, oltre che di tecnologie performanti.

Ecco invece quali sarebbero gli elementi di un possibile scenario che favorisse al massimo la partecipazione dei dipendenti:

  • il mio profilo è visibile a chiunque ne avesse bisogno, che può condividerlo e aggiungerlo ai propri segnalibri;
  • il mio profilo è ricercabile e appare negli altri sistemi aziendali;
  • il mio profilo è un hub per tutti i miei contributi;
  • non devo compilare tutti i campi subito: il sistema mi guida nel fornirli e mi aiuta a compilare quelli fondamentali. Mi avvisa anche del progresso nel completamento;
  • per ogni dato che inserisco  so chiaramente quale potrebbe essere l’utilità;
  • compilare il profilo è così facile e intuitivo che non richiede sforzo;
  • i colleghi possono inviarmi feed back e suggerimenti su quello che ho inserito;
  • altre persone possono interagire e arricchire i dati che ho fornito;
  • i dati che fornisco si combinano automaticamente con altri dati per darmi valore;
  • alcuni dati del profilo sono mostrati automaticamente in contesti dove possono creare per me nuove opportunità;
  • ho il controllo sui dati che vengono mostrati e forme di preview nei diversi contesti;
  • ho dettagliate informazioni su dove questi dati sono stati mostrati e chi li ha visti o condivisi;
  • i dati sono connessi automaticamente ad altre informazioni che mi permettono di scoprire altre informazioni rilevanti per me.

Come vedete, in questo scenario il profilo non è più un’ulteriore incombenza, ma un’ulteriore possibilità, che le persone percepiscono perché è stata ben descritta e comunicata.

La disponibilità a partecipare non quindi è una caratteristica dei singoli, che alcune aziende avrebbero la fortuna di avere ed altre no, ma un percorso che può essere progettato

A volte il gradino da superare (economico, tecnologico, culturale, cognitivo) per partecipare è semplicemente troppo alto. Abbassiamolo, e le persone lo saliranno.

 

feb
22

segnalazioni sparse su profili, casi di studio, e altre amenità intranet

Cari lettori, sono talmente saturo di materiale che mi arriva da ogni dove che faccio fatica ad assimilarlo come si deve. Una delle maniere che uso da tempo per fare ordine è proprio questo blog, nel quale cerco di tirare le fila di ciò che leggo in giro (o quantomeno di dargli una parvenza d’ordine).

In ogni caso vi lascio un po’ di segnalazioni interessanti che mi sono capitate.

Un articolo che racconta l’esperienza delle community interne in unicredit (ecco, ora che ho inserito di nuovo la parola “Unicredit” sul mio blog sarò sommerso di accessi da google con questa parola chiave, come avviene in maniera inspiegabile a tempo, il che farà aumentare a dismisura il mio bounce rate – va beh, questa era una considerazione smanettonica). Ho provato a contattare la responsabile per scrivere un caso di studio più approfondito ma non mi si è filata. Accontentiamoci di questo articolo.

Mark Morrel racconta come le ricerche di mercato e le informazioni sui trend di settore siano una killer application della intranet BT. Come al solito ha pubblicato anche degli screenshot della sezione intranet.

Un sito raccoglie e recensisce le principali piattaforme per intranet, wiki e collaboration. Utile.

Un articolo di stepTwo dedicato alla navigazione di primo livello all’interno delle intranet. Il senso, come anch’io ho più volte ribadito, è che non esiste un modello unico valido per tutti.

Una riflessione di Mike Gotta, di Cisco, sul ruolo dei profili personali e più in generale sulla costruzione dell’identità dei dipendenti in intranet. C’è anche uno suo interessante screencast.

Toby Ward riflette sulla nozione di Portale e come essa stia rapidamente invecchiando. Nel contempo le piccole intranet emergono come veri serbatoi di innovazione.

Ok, per oggi basta. Buona lettura a tutti.

feb
19

La lenta (e inesorabile) avanzata dei profili personali in intranet

Il tema dei profili personali in intranet (di cui, come sapete, parlo molto da tanto tempo) sta crescendo nella letteratura specialistica di settore: oggi ormai tutti gli osservatori considerano il profilo personale una caratteristica standard delle intranet di nuova generazione e il tema si è spostato rapidamente da considerazioni di mera opportunità (e perché mai dovremmo farlo?) a riflessioni sulla maniera migliore per crearlo e per metterlo a frutto nell’organizzazione.

Ovviamente il tema è cruciale per un sacco di questioni: l’evoluzione dinamica dei sistemi cercapersone per rendere più efficiente il contatto tra colleghi, la valorizzazione dei contributi dei singoli, la ricerca interna di competenze ed esperti, la disintermediazione delle informazioni, la reputazione e la comunicazione interna sono tutti elementi che si intrecciano con il profilo personale. E molte aziende si stanno attrezzando, creando i loro progetti in alcuni casi davvero notevoli, come quello raccontato da Alex Manchester di StepTwo

Naturalmente in azienda le cose non sono mai semplici e spesso, anche una volta ottenuto il sospirato ok manageriale, ci scontriamo con resistenze di diversa natura, innanzitutto manifestate dagli stessi colleghi, spesso presi alla sprovvista (credevate che tutti si sarebbero buttati di gran lena a compilare il profilo? Beh, non è così).

Per non parlare delle numerose rogne tecnologiche che rendono il progetto assai più complicato della compilazione di un profilo su Linkedin: ad esempio il problema dell’integrazione con i dati LDAP, la presenza di sistemi concorrenti che giacciono su piattaforme alternative o la difficile integrazione con basi dati sparse i settori diversi dell’organizzazione (ad esempio la formazione). Sembra facile ma a volte è una fatica nera.

Ok, mi sto dilungando: quello in realtà volevo segnalarvi questo post che elenca 14 consigli per motivare i dipendenti a compilare il proprio profilo personale. Ok, non sono cose stratosferiche ma sono sensate, e dimostrano in ogni caso una maturazione nella riflessione sul tema.

Vorrei aggiungerne uno, dettato da un’esperienza che sto portando avanti in questo periodo in un’azienda manifatturiera italiana di  dimensioni medio-grandi: agite per passi successivi. Non è necessario che il profilo abbia fin da subito tutti i campi che avete in mente o che sono emersi nella fase di analisi: cominciate con un set minimo e aumentate i campi a disposizione anche sulla base dei feed back e delle richieste che arrivano dai settori.

L’altro giorno ad esempio è emerso che le persone del customer care avrebbero bisogno di sapere, per ogni persona, chi è il responsabile commerciale di riferimento (riportandolo sul profilo) mentre quelli di IT avrebbero bisogno di sapere chi conosce particolari software. Queste sono come ovvio tutte possibili direzioni nelle quali espandere il profilo personale, con alcune piccole differenze rispetto ai profili tradizionali (ad esempio linkedin o facebook):

  • emergono come richieste all’interno della comunità aziendale;
  • sono specifici della singola azienda;
  • rispondono a bisogni reali dell’attività.

Questo succede *sempre*, per cui è inutile lambiccarsi il cervello cercando di pianificare tutto dall’inizio: piuttosto, partite con poco e lasciatevi un buon margine di modificabilità in corso d’opera, per aggiungere le cose che servono e che quindi – statene certi – verranno usate.

set
27

Qualche intranet-segnalazione

Eccovi qualche segnalazione dal mondo della blogosfera sui temi a me cari (si vede che ho fatto un po’ di pulizia nel mio aggregatore eh?)

Mark Morrell parla dei meccanismi di governance per ottenere contenuti di qualità sulla intranet BT. Molto interessante il sistema che hanno messo in piedi: ogni pagina viene automaticamente contrassegnata con un colore diverso (verde, ambra, rosso) a seconda del ciclo di vita dell’informazione: per 12 mesi resta nella fase “verde” dopodiché, se non ci sono interventi di aggiornamento o riattivazione, entra nella fase “ambra” con un warning al redattore. Se per 60 giorni non viene fatto nulla l’informazione entra nella fase “rossa”. Se nessuno interviene per 30 giorni l’informazione viene cancellata automaticamente dalla intranet. Amen.

James Robertson se la prende con quelli che esordiscono con affermazioni ingenue tipo: “perché la nostra intranet non può avere un’interfaccia come Google, con solo il motore di ricerca”? Insomma, nelle intranet basta la ricerca?

Disegno intranet simil google

Per Robertson questo approccio funzionerebbe solo per situazioni nelle quali si sa esattamente che cosa cercare, mentre nelle situazioni ambigue poter navigare nella intranet rappresenta ancora un fattore determinate per trovare le informazioni. Ovviamente una cosa non esclude l’altra.

Simon Goh, da Singapore, propone un approccio alla creazione di community interne basato sugli hashtag. L’idea è affascinante e la rappresentazione grafica della sua ipotesi è molto potente:

Non so se davvero si possono creare community in senso stretto in questo modo, ma è certo che è un sistema che permetterebbe una maggiore serendipity nella ricerca delle informazioni.

Towerswatson ha pubblicato un pdf (che non ho ancora letto e a dire il vero non so se lo leggerò) sul ROI della comunicazione interna. Se siete a caccia di qualche suggestione per convincere il vostro capo vi conviene dare un’occhiata.

Teale Shapcott ha  pubblicato un post che riassume i benefici di un buon content inventory per la intranet.

Eight benefits of content inventories for IntranetsChe dire? Non possiamo che essere d’accordo con lei.

StepTwo pubbica il caso dello social staff directory di Ideo, che rispecchia la metamorfosi dei cercapersone di vecchia generazione verso un modello legato ai profili personali sui quali innestare relazioni.

Infine, ecco la ricetta dei fagioli all’uccelletto: non c’entra niente ma non volevo privarvi la condivisione dei i miei patetici tentativi di cucinare qualcosa di decente la sera.

giu
25

Altri case studies di profili personali su intranet

Navigando tra gli arretrati del mio aggregatore scopro moltissime informazioni, davvero molto interessanti , che faccio molta fatica ad assimilare. In questo senso il blog diventa un ottimo strumento di riflessione e “digestione” delle tante suggestioni.

Sul tema dei profili personali, in particolare ho trovato delle segnalazioni interessanti, ad esempio Dorjem segnala una serie di casi che ha visto durante gli Intranets live 2009.

Ecco il post con le sue segnalazioni sui profili  personali di Nokia, Deloitte, e delle sua azienda (non so quale sia, ma è grande e  sta in Nuova Zelanda).

Nokia:

Deloitte:

Grande Azienda neozelandese:

In particolare è interessante il caso di Nokia, nel quale sono evidenziate molte funzionalità interessanti, tra cui l’indicatore di presenza della persona, la possibilità di inviare wia web un SMS alla persona, le competenze personali e le esperienze in azienda.

mar
3

La scommessa del directory

Uno degli ultimi post di Jane McConnell riguarda un tema che mi sta molto a cuore, ovvero l’evoluzione del directory aziendale verso gli used generated content.

schema di Jane McConnel sul directory aziendale

Credo anche io che su questo tema si giochi una scommessa fondamentale: flessibilità, possibilità di modifica e di generazione dei contenuti sul directory rappresentano la vera sfida organizzativa per stemperare la visione gerarchico-organizzativa dei ruoli e delle competenze.

Tra l’altro Jane tiene un gruppo su linkedin dedicato agli intranet managers e al quale vi consiglio di aderire.

Ciao

nov
28

Chi sono io? Chi sei tu? Ancora sull’identità in intranet

Credo che ci sia un tema che, sia nei suoi risvolti strettamente tecnologici che nella visione strategica che ne costituisce lo sfondo, attraversa tutti i progetti intranet di nuova generazione.
Credo che questo tema sia la vera chiave di volta che segna il passaggio ad una nuova visione dei rapporti professionali, del nostro stare in azienda come portatori di saperi, del modo con cui ci inseriamo nei processi produttivi, della maniera con cui creiamo valore ogni giorno, degli equilibri tra ciò che siamo come persone e ciò che siamo come lavoratori.
Questo tema è senza dubbio l’identità, e se ci torno sopra è perché credo che si debba fare chiarezza una volta anche, in modo da partire con il piede giusto nella progettazione di sistemi di knowledge sharing, di enterprise 2.0 e di social network interni, ovvero che i progetti con cui ci confrontiamo oggi.
Fino ad oggi, e Jacob Nielsen ce lo ha ripetuto fino alla nausea, una delle killer application dei progetti intranet è stata il cercapersone, o directory aziendale, che assolve il ruolo di rubrica del telefono o rubrica dei contatti dei dipendenti.
Questa applicazione è ovviamente fondamentale, perché risolve una serie di problemi oeprativi che tutte le persone hanno durante la loro giornata: trovare il numero di telefono del collega, il suo capo, il suo settore, la sua mail eccetera. Non mi stancherò mai di ripetere che questa è veramente un’applicazione fondamentale.
Ma veniamo al punto: se mi limito a tracciare questi elementi, che cosa ne sarà della mia identità perofessionale? In sostanza verrò rappresentato, alla fine, in una specie di scheda elettronica entro la quale sono descritti i miei riferimenti organizzativi, la mia collocazione in azienda, in poche parole il mio ruolo.

sheda cercapersone povera

E’ tutto qui? Credo proprio di no. Chiunque, guardando una scheda del genere, riconoscerà solo una parte di sé. Nella nostra giornata lavorativa, in fondo, facciamo molte cose: mettiamo in gioco competenze, saperi, relazioni, expertize. Produciamo documenti, chiediamo consigli, diamo risposte. Premiamo e veniamo premiati. Siamo noi.
La nostra identità professionale è qualcosa di più della rappresentazione impoverita che ce ne dà il cercapersone: è un gioco dinamico tra alto e basso, tra personale e lavorativo, tra contenuti e relazioni. È questo che dobbiamo rappresentare. È questo che ci serve.

rappresentazione identità professionale in intranet

In questa nuova visione l’identità si compone di diversi elementi, generati peraltro in modi assai eterogenei:
- Alcuni sono generati dall’alto (informazioni organizzative)
- Alcuni sono generati dalla persona (informazioni personali, foto, fotogallery, documenti e materiali pubblicati, skill inventory)
- Alcuni sono generati dalla community (rating e ranking sulla bontà dei contenuti prodotti)
- Alcuni sono generati dal sistema (link ai contenuti prodotti, elenco contatti..)
Come vedete, in questa rappresentazione le informazioni organizzative sono solo una parte del gioco, che in realtà è giocato a tutto campo tra informazioni aziendali, informazioni personali, expertize, contributi dati alle community, progetti seguiti, colleghi con cui faccio rete, qualità dei miei contributi. Il risultato è qualcosa di simile a questo:

scheda profilo identità professionale in intranet 2.0

Come vedete è qualcosa di ben diverso dalla scheda del cercapersone: comincia ad essere qualcosa in cui posso riconoscermi, e nel quale possono riconoscermi anche i miei colleghi. Non solo: comincia ad essere un oggetto che entra in gioco nei processi operativi con cui le persone si cimentano ogni giorno.
Non è un gioco: è l’architrave di un nuovo modo di lavorare degerachizzato, relazionale, personale e professionale al tempo stesso.
Per inciso, ho visto per esperienza che questo tipo di informazioni diventano rapidamente le più viste nei progetti di enterprise 2.0 a cui ho partecipato.
Questo oggetto non è un oggetto separato dagli altri nella intranet, anzi: ogni contenuto prodotto è collegato ad esso. Ogni articolo, ogni documento, ogni post nei forum, ogni attività che viene compiuta sulla intranet è legata a doppio filo a questa identità dinamica rappresentata da questo profilo arricchito.
Se volete progettare un social network interno o una intranet di nuova generazione, ricordate sempre che il primo passo che dovete fare è chiedervi: in questo particolare contesto organizzativo, come rappresento l’identità delle persone? Come la rappresento nel sistema? Come la metto in gioco nella generazione dei contenuti?
Se saprete rispondere a queste domande nel modo corretto avrete una intranet di nuova generazione successo. Utile, divertente, innovativa. Se sbagliate a rispondere o, peggio, non vi ponete neanche la questione, le cose si faranno molto, molto difficili.

lug
16

L’albero ondeggiante

Sono molto contento, perché continuo a imbattermi in post che affrontano questioni legate a intranet sulle quali rifletto da tempo. Chi segue questo blog sa infatti che sono un grande sostenitore del cercapersone (o “Directory aziendale“) come killer application delle intranet e sa anche che questo tema rappresenta, a mio modo di vedere, la vera frontiera e il ponte cognitivo che permette a una intranet di passare dall’1.0 al 2.0 affrontando di petto la questione criuciale: mettere al centro le persone.

In particolare, come ho più volte scritto, il cercapersone dovrebbe evolvere al più presto in un sitema di social network che sappia unire, attraverso il sistema dei profili, dati organizzativi, dati personali, spazi documentali condivisi, filtri e personalizzazioni, competenze, servizi personali e accessi profilati.

Solo in questo modo è possibile sviluppare intranet che mettano insieme contenuti, relazioni e identità e sviluppino dinamiche di rete realmente alternative alle logiche gerachico-fordiste (io dirigente vedo solo i miei, i quali vedono solo i loro e così via piamidaleggiando).

Io devo poter vedere, contattare, entrare in relazione, scambiare contenuti anche in modo orizzontale e il profilo personale all’interno di un social netwok e il mattone principale di questa nuova costruzione.

E a quanto pare questa è anche l’idea di Elizabeth Marsh, dell’International Benchmarking Forum, la quale ha scritto un bel post parlando proprio di questa nuova generazione di Direcotry aziendali capaci di diventare il vero centro vivente delle intranet 2.0 (Elizabeth li definisce “Wave three“).

Ecco il post, ed ecco l’immagine che rappresenta in sintesi le diverse funzioni che dovrebbe assolvere questo oggetto all’interno della intranet.

funzioni_profilo_personale-intranet

mag
28

Visioni mistiche: creare COP con la “work affinity”

Allora, seguite il mio ragionamento: una delle cose più interessanti di Anobii (e credo francamente che sia anche una sua “killer application”) è il grado di compatibilità tra utenti, creato attraverso un algoritmo automatico che controlla e miscela una serie di variabili: i libri a cui abbiamo dato lo stesso voto, i libri nella stessa edizione, gli autori in comune e così via.

affinità_su_anobii_01

affinità_su_anobii_02

Questo meccansimo è molto interessante perché crea una dinamica di serendipity tra le persone: ovviamente sono portato a visitare, contattare, fare rete con le persone con le quali il sistema mi dà un’alta compatibilità.

Peraltro, parlando di libri, tocchiamo una sfera particolarmente sensibile, dove le affinità su gusti e autori rappresentano una buona “radiografia” delle rispettive personalità.

Ok, adesso proviamo ad applicarlo internamente all’azienda: Luca, come tutti i dipendenti di Grande Azienda, è mappato sul cercapersone. Quindi l’azienda mette a disposizione del suo profilo, in modo automatico, settore, mail, telefono, repsonsabile, indirizzo e altri dati organizzativi.

Inoltre, il settore Formazione mette a disposizione del suo profilo i corsi a cui ha partecipato e le attività formative svolte.

Inoltre Luca ha compilato le parti del suo profilo di sua competenza: i progetti seguiti, le competenze su alcune aree di interesse aziendale, gli interessi personali, la conoscenza di alcune specifiche materie (informatica, lingue straniere ecc)

Infine: il profilo mostra i gruppi e i forum interni a cui Luca partecipa, la documentazione che ha caricato (e scaricato), con relativi tag, le pagine che ha creato con relativi tag.

Ok, adesso il sistema ha tutti gli elementi per creare una “work affinity” con gli altri colleghi dell’azienda: in altre parole, Luca è in grado di vedere, all’interno dell’azienda, tutti gli altri colleghi che, in base al magico algoritmo, hanno una qualche affinità, maggiore o minore, con lui.

Per esempio Luca scopre che ci sono altri colleghi, in altre sedi in italia, che smanettano su PHP, si sono occupati nel tempo di supporto alla vendita, suonano uno strumento e conoscono il tedesco. Questa, come direbe Etienne Wenger, è una Comunità di Pratica allo stato potenziale. O, per usare termini più alla moda, un social network basato sugli skills (e mi sorprende che Linkedin non ci abbia ancora pensato, ma forse sono ignorante io…),

A questo punto non resta, a Luca e amici, di creare un proprio gruppo online sulla intranet dove poter condividere le proprie conscenze e le proprie esperienze. Qunado ci sarà da risolvere un problema in PHP, tradurre un termine tecnico dal tedesco o mettere su un gruppo musicale beh, Luca avrà qualche canale in più per risolvere questi problemi. Al di fuori dei confini gerarchico-organizzativi.

E vissero felici e contenti.

Ok, il primo che la realizza faccia un fischio a tutti gli altri.

apr
21

Visti di profilo

Ecco una bella presentazione che spiega l’importanza dei profili utente nella nuova intranet (by Kiwilight). Personalmente, considero quella dei profili utente una questione cruciale per traghettare le intranet verso le nuove frontiere collaborative e il vero ponte concettuale/operativo che permette di passare dall’1.0 al 2.0.

Insomma, la scommessa è passare dalla semplice rubrica del telefono online (o cercapersone) ad un vero sistema di social network nel quale le persone gestiscono la prorpia identità, i prorpi interventi sulla intranet, la propria documentazione, le proprie competenze, i propri interessi.

Dal punto di vista tecnologico significa arrivare ad un sistema di single sign on, ma dal punto di vista della governance significa molto di più: arrivare ad una intranet guidata dalle persone e basata sulle loro attività, profilata sulle loro esigenze, che dà visibilità e che permette aggregazioni diverse da quelle gerarchico-funzionali.

Qualisasi progetto intranet mettiate in piedi, ricordate che quella del cercapersone/profili utente/My page resta una questione architetturale di base, sulla quale innestare tutte le iniziative a seguire.

feb
6

Ponti progettuali per le nuove intranet

My page, profilo, cercapersone evoluto, pagina personale, Scheda personale,  biglietto da visita, cruscotto personale, ecc…Sono tanti i nomi mi capita di sentire nei progetti intranet, ma si riferiscono tutti alla stessa cosa, ovvero ad uno spazio all’interno del quale le persone trovano l’accesso alle loro informazioni personali, alle informazioni che hanno scritto e/o sottoscritto, ad un insieme di applicazioni e servizi profilati, ai contatti personali. Non solo: questi spazi sono in genere visitabili dagli altri colleghi, con i prevedibili effetti network che questo comporta.

Ecco in ordine ti tempo, l’ultima variante che ho visto in rete, e che secondo il creatore è una vera e propria killer application. In questo caso la pagina dà accesso a tutte le risorse che la persona ha creato all’interno del wiki aziendale.

my page

Questa applicazione, nelle sue varie declinazioni, si conferma essere l’applicazione killer delle intranet, ma è qualche cosa di più: è anche un vero e proprio ponte progettuale che collega i vecchi tipi di intranet alle nuove e folgoranti intranet 2.0.

Mi spiego meglio: in ogni intranet che si rispetti esiste un meccanismo di autenticazione. In ogni intranet che si rispetti esiste un cercapersone che porta alle schede dei singoli dipendenti. Ed è proprio questo, se ci pensate è il nucleo centrale attorno al quale è possibile impostare  le intranet di nuove generazione.

Questa base di dati, infatti, arricchita e potenziata, costituisce il nucleo identitario a partire dal quale cresce e si alimenta *ogni* social network che si rispetti.

La costruzione di una intranet passa quindi sempre dalla progettazione accurata di questo nucleo centrale. Indipendentemente dal tipo di intranet (applicativa, di servizi, informativa, di KM, di apprendimento): che si debba accedere ai propri servizi, ai propri applicativi, alle news sottoscritte, agli esperti della comunità che abbiamo selezionato, ai prorpi documenti, ai documenti degli altri, ecc è sempre la “my page” a fare da driver alla generazione e al filtraggio dei contenuti.

Perché? Perché riesce a fare, in modo semplice ed elegante, quello che ogni social network, reale o virtuale è in grado di garantire: l’unione di contenuti e relazioni.

L’insieme di informazioni e servizi che progetterete su questo livello determinerà le dinamiche e il tipo di intranet che avrete a disposizione: p0erdeteci un po’ di tempo, quando progettate lo spazio: ne vale la pena

(prossimamente sperro di darvi contenuti dettagliati su questo tema…)

ott
24

Metterci la faccia

Sam Marshall fa una proposta non certo apocalittica, ma proprio per questo implementabile da subito sulla vostra intranet: dare un volto alle persone che ricevono i feed-back. La questione è ovvia: se alla fine degli articoli, o nelle pagine di sezione della intranet ci sono, (come è assolutamente necessario) solo dei form di feed-back o delle mail per ricevere segnalazioni e contributi, il processo rischia di restare nell’anonimato. Con il rischio delle spiacevoli conseguenze del caso (flaming innanzitutto, ma anche poca serietà nei feed-back).

E’ molto più utile e produttivo che quando chiediamo un feed-back associamo a questa richiesta almeno la foto della persona concreta che lo riceverà. Questo, ovviamente è molto semplice da realizzare se, ad esempio, esiste una pagina dedicata alla redazione “allargata”, con foto e mail (e altre cose) relative a tutte le persone che collaborano e che sono, di volta in volta, destinatarie dei feed-back.

Se poi il cercapersone è  già strutturato in questo modo la cosa diventa ancora più facile. Alla fine si tratta di costruire dei profili come si deve delle persone che partecipano al progetto. e come sappiamo, in intranet, tutte le persone partecipano al progetto.

E’ un piccolo passo. Facciamolo.

feb
24

Il cercapersone tra fantasia e realtà

Come tutti sappiamo, una delle cose di sicuro successo in intranet è il cercapersone interno (alzi la mano chi non ha qualcosa di simile sulla sua intranet), ovvero la classica rubrica telefonica online che consente di trovare i riferimenti dei colleghi semplicemente digitando il nominativo.

Questa banale applicazione rappresenta, in genere, una delle “killer application” della intranet, ed è una cosa che, sul piano della promozione del progetto, capiscono tutti, dalla segretaria al mega dirigente.
In genere questa applicazione contiene una serie di riferimenti aziendali sulla persona, ovvero una serie di campi, (che tipicamente risiedono in un database) utili a reperire la persona, ad esempio:

Telefono fisso
Telefono cellulare
Fax
Email
Indirizzo sede di lavoro
Sigla del settore

Fin qui nulla di nuovo: si tratta della trasposizione digitale della vecchia rubrica, anche se ha l’indubbio vantaggio della velocità di reperimento e dell’aggiornamento in tempo (quasi) reale da un unico server.esempio cercapersone

Ma quest’oggetto, all’apparenza innocuo, può trasformarsi rapidamente in uno strumento molto più “affilato” e utile, semplicemente aggiungendo alcuni campi, quali:

– riferimenti del responsabile, con possibilità di risalita gerarchica con un semplice clic
– riferimenti di tutte le persone specifiche del settore di appartenenza
– riferimenti dei colleghi di stanza, in modo da poter reperire informazioni in assenza della persona
– foto della persona

E adesso entriamo nel regno della fantascienza: immaginate che il cercapersone non sia costruito solo su questi campi relativi ai riferimenti, ma si allarghi ad altri oggetti, in parte automatici e in parte inseriti direttamente dalla persona, come:

– progetti seguiti in azienda
– principalmente in azienda mi interfaccio con…
– competenze informatiche
– lingue conosciute
– la mia documentazione pubblica
– i miei hobby
– forum e conversazioni alle quali partecipo (visualizza i miei ultimi messaggi)

Ora immaginate di poter fare ricerche su tutti questi campi, all’interno dell’applicativo.Cercate “CRM” e vi viene fuori il nome di chi ha inserito CRM tra i progetti seguiti. Cercate “lingua giapponese” e vi viene fuori chi conosce il giapponese.
Ora vi chiedo: che cosa è diventato questo Cercapersone? Non è forse uno strumento di knowledge management interno?

Per costruirlo non ho usato sofisticati sistemi informatici: ho usato la buona vecchia rubrica del telefono arricchita da campi inseriti direttamente dalla persona. Sento già l’obiezione dell’uomo di RU: ma chi certifica queste competenze?

La risposta è: come in tutte le comunità di pratiche la certificazione avviene dal basso, attraverso il successo pratico delle competenze trasmesse dalla persona.

Pensiamo, ad esempio, ad un meccanismo di “voto alla collaborazione”, o di ranking rispetto alla documentazione scaricata: in questo caso la community farà emergere direttamente le persone più competenti attraverso la composizione automatica dei comportamenti di ciascuno.

Alla fine dell’anno, poi, è possibile anche premiare le persone più competenti e collaborative. Un sogno?