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Lug
9

Tassonomie che funzionano in 10 passi

In uno dei progetti che sto seguendo ultimamente è venuto fuori, intervistando gli utenti, che la pagina su “come fare le videoconferenze”, sulla intranet, è introvabile. Motivo? E’ inserita sotto “viaggi”. E’ perché? “Beh, credo sia perché con le videoconferneze risparmi sulle trasferte”. Risultato? La pagina sulle videoconferenze non la trova mai nessuno.

Ok, fine del simpatico aneddoto, che mi serve solo per segnarvi un bellissimo poster, pubblicato su Green chamaleon, che descrive graficamente, dall’inizio alla fine, lo sviluppo di una tassonomia. Credo metta bene in evidenza come costruire una buona architettura informativa richieda qualche sforzo in più che il semplice e solitario “spremersi le meningi”.

Il processo è adatto, ovviamente, per tutti i casi di architettura informativa per le intranet (e in questo caso gli utenti sono davvero a un passo da voi).

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Qui trovate il PDF da scaricare (anche in A3).

Mar
16

L’organizzazione delle informazioni secondo Pebbleroad

Il team di Pebbleroad ha pubblicato un nuovo paper gratuito, che va ad aggiungersi all’intranet manager’s guidebook, pubblicato lo scorso anno.

Il nuovo paper è dedicato all’organizzazione delle informazioni, sia sul web che negli spazi intranet. In realtà non dice nulla di particolarmente novo, ma sistematizza un bel po’ di informazioni e fornisce anche una buona introduzione alla classificazione a faccette, che oggi è uno standard ormai riconosciuto per l’organizzazione dei documenti, delle pagine e dei risultati dei motori di ricerca in  intranet.

Da qui potete scaricare direttamente il PDF (7 mb).

Gen
12

Indici A-Z in intranet, gioie e dolori

Archivio alfabetico - Fonte http://www.sxc.hu/photo/284743/Un tema all’apparenza controverso, nell’architettura informativa delle intranet, riguarda la presenza o meno degli indici a-z, ovvero i raggruppamenti di argomenti in ordine alfabetico. Secondo Nielsen gli indici a-z devono morire, e naturalmente ha buone ragioni per dirlo.

Tuttavia nelle intranet le cose non sono mai così semplici e spesso le buone pratiche di design devono convivere con le (cattive?) abitudini degli utenti.

Anche Donna Spencer, esperta internazionale di Architettura dell’informazione è assai possibilista a riguardo: in un suo articolo dedicato ai criteri di classificazione (tradotto da Marco Dini) afferma esplicitamente che gli indici A-Z:

Sono anche eccellenti schemi secondari di un altro schema principale. Anche come criterio secondario può essere utile; ho lavorato su una intranet dove cui la gente diceva: “Fate quello che volete, ma non togliete la classificazione A-Z”.

L’articolo di Donna Spencer è utile anche perché elenca una serie di possibili schemi di classificazione abbastanza comuni in ambienti intranet (per argomenti, per appartenenze, per formati).

Anche Elizabeth Marsh, dell’Intranet benchmarking forum si schiera apertamente a favore del loro uso, mentre Luke Oatham racconta come gli indici a-z possano lavorare in sinergia con il motore di ricerca interno.

In sintesi, i consigli che emrgono da tutte queste fonti possono essere riassunti così:

  • usate gli indici a-z come sistema secondario di navigazione, affiancandoli alla navigazione principale e al motore di ricerca interno;
  • aggiungete, (ma solo se è il caso), parole tratte dal gergo comune con cui i dipendenti identificano le risorse: la formazione può andare sotto “Formazione” ma anche “Corsi” (oppure, come dicevano i tecnici quando lavoravo ad Alcatraz, “Addestramento“);
  • in alternativa potete aggiungere la terminologia corretta a fianco del termine (sbagliato?) usato dai dipendenti: ed esempio “Addestramento (Formazione)
  • non elencate tutte le singole foglie di informazione, ma limitatevi ad elencare le categorie più generali (ad esempio “Maternità” potrà includere la pagina-indice che porta agli assegni di maternità, ai permessi maternità eccetera);
  • usate le chiavi di ricerca degli utenti come fonti da elencare nell’indice, in modo da legare l’indice ai comportamenti egli utenti (naturalmente una volta che avete capito che cosa cercano con quelle chiavi).

Giu
29

Sharepoint, i suoi fratelli e il problema del design

Prendo spunto da un articolo recente di Jakob Nielsen che affronta il tema del design delle intranet e di come esso si combina con la scelta delle piattaforme, ed in particolare di Sharepoint (la quale, ricordiamolo,  occupa oggi solo il 20% del mercato, con una posizione tuttavia dominante rispetto al frastagliato panorama di alternative che crescono come funghi nel tumultuoso territorio delle applicazioni enterprise).

La tesi di Nielsen è condivisibile sia nelle sue premesse sia nella sua conclusione (anche se debole nelle sue argomentazioni): dato che le intranet sia basano principalmente su alcuni precisi task dei dipendenti,  la presenza di piattaforme precostituite non ci esime dall’attività di progettazione e di design. E se esaminiamo alcune intranet costruite a partire da Sharepoint ci accorgiamo immediatamente delle differenze, in barba alle funzionalità native che può presentare l’applicazione.

Homepages of 4 Intranet Design Annual winners. Top row: Huron Consulting Group and Enbridge.  Bottom row: SCANA Corp. and Jet Propulsion Laboratory (JPL)

In realtà le obiezioni di Nielsen all’idea (così come alla perversa aspirazione) che una piattaforma come Sharepoint possa ridurre tutti gli ambienti a cloni di se stessi sono fin troppo lievi: per Nielsen a parità di piattaforma varieranno in modo consistente sia l’architettura informativa (o meglio le label) sia i contenuti in evidenza in home page. Ma questa obiezione non tocca il cuore del problema, perché è scontato che questi elementi saranno diversi da azienda ad azienda e non è su lor che va misurata l’eterogeneità radicale dei due elementi di design da una parte e piattaforma dall’altra.

Il fatto è che le aziende, come ho sottolineato più volte, non operano in un “vuoto di tecnologie” che la intranet dovrebbe occupare. E non operano neanche in un “vuoto di pratiche”, che la intranet sarebbe chiamata ad abilitare. Al contrario, le aziende sono già piene di tecnologie stratificate: email, dischi di rete, client della più diversa natura, bizzarre applicazioni, siti web abusivi, database estemporanei che diventano, anche in mancanza di alternative, elementi strutturali dei processi. A questo caleidoscopico orizzonte dobbiamo aggiungere le pratiche quotidiane delle persone, stratificate in abitudini, comportamenti, processi di fatto e così via.

Progettare una intranet significa guardare in faccia questa situazione, per così dire, spigolosa e disegnare – all’apparenza in astratto, ma in fine dei conti in modo molto più concreto di quanto le piattaforme possano offrire in modo nativo – un’applicazione che ne sia la sintesi. In tutto questo le piattaforme entrano fino a un certo punto e a dire il vero le migliori intranet dissimulano la loro origine, ovvero le piattaforme, perché sono sempre un oggetto ibrido che deve mettere insieme cose assai diverse tra di loro.

Il processo di design riguarda l’architettura informativa, certo, e lo schema delle pagine, ovviamente, ma anche la collocazione dell’ambiente in un ecosistema più ampio, nel quale la piattaforma si colloca come attore al pari degli altri. In alcuni casi certe funzionalità della piattaforma andranno completamente riscritte, in altri casi sarà affiancata da altre applicazioni che si integreranno ad essa. A volte metà della home sarà occupata dal motore di ricerca, in altri casi la presenza di CRM, wiki o sistemi di e-learning dovrà rubare posto ad altri elementi. Per non parlare delle pagine interne o di applicazioni verticali come il cercapersone. In questo Sharepoint o i suoi fratelli non ci possono aiutare e lo dimostrano le tante aziende che si sono portati a casa queste tecnologie per poi ritrovarsi ai dire ” e mo” che facciamo?”.

Anche la migliore piattaforma, in definitiva, resta qualcosa di più astratto del peggior design perché, mentre quest’ultimo si confronta comunque con i reali problemi dei dipendenti di un’organizzazione, la prima definisce uno standard buono per tutti e per nessuno, a cui bisognerà, nel migliore dei casi, “rimettere mano”.

Ciò non toglie, ovviamente, che molte intranet si assomiglino tra di loro, ma questo avviene meno per la presenza di piattaforme che uniformano i contenuti e più per il ricorrere di problemi comuni alle aziende, che, fortunatamente, possono essere trasformati in pattern di design. oggi i menù di navigazione principali tendono ad essere collocati in alto e il design tende ad essere a due colonne; sappiamo dove mettere il motore di ricerca e come, grossomodo, deve essere fatta la scheda di un dipendente.

Questo rende più semplice, ma non elimina il problema del design. Che eccede sempre le piattaforme per collocarsi in un territorio neutro nel quale tecnologie, pratiche, esigenze e pattern diventano progetto concreto.

P.S. Scusate lo stile fortemente ipotattico, ma mi sono accorto di essere ancora in modalità libro. Tornerò in modalità blogger dopo un sano periodo di disintossicazione :-)

Apr
23

Oltre l’organigramma. Appunti per l’architettura informativa delle intranet

Sto partecipando ad una gara per la riprogettazione di una grande intranet pubblica, e questa occasione mi ha dato modo di riflettere in modo più approfondito sull’architettura informativa di intranet di grandi dimensioni, in special modo legate alle pubbliche amministrazioni ma non solo.

Mi riferisco in particolare alla costruzione dell’architettura di primo livello, la quale è naturalmente solo una parte dell’architettura informativa più generale. Tuttavia,  come ovvio, rappresenta una scelta fondamentale, che orienterà l’andamento di tutto lo spazio nel tempo e che richiede particolare una cura progettuale.

Spesso però in questo campo si commettono molte leggerezze, che si trasformano rapidamente in errori decisivi. I motivi di questi errori sono legati a molti fattori:

  1. fretta realizzativa (intanto andiamo online, poi magari modifichiamo in corso d’opera)
  2. presunzione organizzativa (conosco bene l’azienda, i contenuti vanno organizzati attorno ai processi di marketing)
  3. abitudini consolidate (noi in genere negli archivi cartacei le cose le organizziamo per codice matricola)
  4. sottovalutazione strategica (architettura informativa? E che cosa c’entra con il web? Piuttosto, ti hanno mandato la bozza grafica?)
  5. Approssimazione metodologica (ne ho parlato al bar con il Dirigente e ha detto che la mia ipotesi va bene)
  6. Scarsa attenzione agli utenti (non la trovano? Ma se sta proprio lì, sotto la sotto-sezione “Funzioni Operative!)
  7. Pulsioni megalomane (fate come volete, ma la mission aziendale deve apparire prima di tutto)

E molti, molti altri non facilmente classificabili. Il risultato di questa leggerezza progettuale è in genere un guazzabuglio in rapida crescita che provoca frustrazione, mal di testa, depressione cosmica; effetti soggettivi che si trasformano, nel migliore dei casi, nella dolorosa consapevolezza che bisognerà, prima o poi, “rimettere mano” a qualcosa che a prima vista sembrava funzionale, e che ora è diventato un mostro inavvicinabile.

Eppure l’architettura di primo livello di una intranet, per quanto complessa, non è un oggetto così enigmatico. Anzi, è possibile con facilità individuare alcune tipicità nella costruzione, ciascuna delle quali presenta una serie di vantaggi e di svantaggi.

Vorrei provare ad elencarle, identificandone le caratteristiche distintive. Come vedrete alcune sono assai ingenue, e inadatte a quasi tutte le situazioni tipiche che possono presentarsi.  Ma vale la pena passarle comunque in rassegna.

Modello 1: Architettura per settori aziendali

Metafora: organigramma

Architettura informativa per settori

Vantaggi

Facilità nell’individuare gli owner di sezione. In alcuni casi possono coincidere con i rappresentanti del gruppo di lavoro.
Relativa velocità nella costruzione dell’architettura. E’ sufficiente basarsi sull’organigramma aziendale già definito, proseguendo in profondità con le sotto-strutture e associandole alle sottosezioni.

Svantaggi

Sono tantissimi. Ne elenco qualcuno, ma ce ne sono sicuramente altri

Difficile gestione delle trasversalità. Molto contenuti non appartengono in specifico a un settore aziendale, e diventa difficile collocarli in questa architettura.
Cambiamento continuo. I settori, così come l’azienda, cambiano continuamente, e l’architettura rischia di invecchiare molto velocemente.
Scarsa trovabilità. Molti argomenti, servizi e contenuti della intranet sono percepiti dai dipendenti in modo dissociato rispetto ai settori, e rischiano quindi di non essere trovati con facilità.
Scarsa scalabilità. E’ molto facile che le sezioni di primo livello diventino troppe, e ingestibili
Appiattimento contenutistico. Mettere sullo stesso piano H.R. e, poniamo, Legale, significa, in genere, non tenere conto delle esigenze degli utenti, mediamente più interessati al primo che al secondo
Scarsa visibilità dei servizi. Tutti gli elementi di servizio e operativi, legati a precisi task degli utenti vengono mesi in secondo piano

Quando usarla

L’unica maniera sensata di usare un’architettura del genere è quando siamo in presenza di tante intranet separate, una per ogni settore e abbiamo la necessità di fornire comunque un unico punto di accesso alle diverse sezioni., In questo caso il “portale” non altro, appunto, che una porta introduttiva ad altre intranet di settore, con architetture proprie.

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Modello 2: Architettura per aree tematiche

Metafora: biblioteca

Architettura informativa per aree tematiche

Vantaggi

Identificazione precisa dei temi. E’ abbastanza facile identificare i diversi temi e i contenuti e raggrupparli secondo uno schema razionale.
Content owner. Anche in questo caso è abbastanza facile identificare i content owner e i gestori delle sezioni.

Svantaggi

Overflow. Questa architettura rischia molto rapidamente di deragliare verso un affollamento di temi che la rende a lungo andare inservibile.
Labeling. In lacuni casi il labeling diventa difficile e richia di asssbassare l’intelegibilità dell’architettura dal lato degli utenti. In alcuni casi l’informazione diventa difficile da trovare fin dal primo clic.
Appiattimento dei contenuti. In questa architettura i vari temi rischiano di oscurare i concreti task utenti: in alcuni casi diventa difficile evidenziare che in alcune aree sono presenti servizi interattivi o contenuti generati dagli utenti.

Quando usarla

E’ un’architettura ottima per ambienti molto legati alle informazioni e con un tasso di crescita contenuto. In ambienti con molti servizi interattivi e con un forte tasso di crescita delle informazioni rischia di trasformarsi in un boomerang.

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Modello 3: Architettura per formati

Metafora: FNAC (?)

Architettura informativa per formati

Vantaggi

Lerneability. E’ un’architettura con una curva di apprendimento piuttosto bassa, che facilita mediamente la vita degli utenti nell’ambiente.
Stabilità. E’ un’architettura che resiste ai cambiamenti organizzativi.

Svantaggi

Profondità. E’ un’architettura che rischia di essere molto profonda, a causa dei sottolivelli che spesso è necessario creare.
Invisibilità dei settori. Al contrario della prima, è un’architettura che rende invisibili i settori aziendali e non prevede spazi specifici per loro dal primo livello. In alcuni casi questo può essere un problema.

Quando usarla

Personalmente è una delle architetture che prediligo, per il buon compromesso che offre tra scalabilità, intelleggibilità, completezza. Va molto bene per intranet ricche di contenuto, con contenuti diversificati in termini di formato, ed è in grado di ospitare le espansioni di contenuti e servizi abbastanza facilmente conservando un’eleganza di fondo. Anche se in alcuni casi è necessario associare navigazioni parallele per aspetti legati ai progetti o ai settori.

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Modello 4: Architettura per eventi

Metafora: sportelli pubblici

Architettura informativa per eventi

Vantaggi

Architettura stretta. E’ un’architettura che non rischia di esplodere, almeno al primo livello
Focus sull’attività. Il richiamo a una qualche attività che gli utenti possono compiere è certamente attrattivo.

Svantaggi

Contenuti multiappartenenza. Alcuni contenuti non appartengono in specifico a evento della vita aziendale e diventa difficile collocarli in questa architettura. Servizi come un forum di help desk tecnico appartengono a “informarsi”, “lavorare”, o “collaborare”?
Scarsa trovabilità. Molti argomenti, servizi e contenuti della intranet sono percepiti dai dipendenti in modo dissociato rispetto agli eventi e rischiano quindi di non essere trovati con facilità.
Inserimento di formati diversi. In uno stesso contenitore possono finire contenuti molto diversi per formato (notizie, documenti, servizi interattivi, applicazioni ) e per tipo di attività richiesta (lettura, scrittura, collaborazione ecc).

Quando usarla

Certamente è un passo in avanti rispetto ad un’architettura per organigramma o per semplici aree tematiche, ma l’uso di questa architettura è un rischio qualora non sia associata ricerche sugli utenti e sulla loro “mappa mentale” rispetto informazioni aziendali. Dopo un serio lavoro di ricerca può essere una valida alternativa ai modelli precedenti.

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Modello 5: Architettura per appartenenze

Metafora: notiziario locale – Buffet

Architettura informativa per appartenenza

Vantaggi

Focus sui singoli. Le informazioni sono molti più focalizzate sulle esigenze del singolo.
Personalizzazione. E’ molto più facile costruire un proprio palinsesto.

Svantaggi

Difficile gestione dei contenuti extraprofilo. Diventa difficile gestire contenuti e servizi che non si associano direttamente al profilo della persona.
Rischio di overflow nella parte generale. La parte generale rischia di essere sovraccaricata di contenuti e servizi eterogenei

Quando usarla

Quasi tutte le intranet di grandi dimensioni si possono giovare di un’architettura di questo tipo, perché permette con facilità di abbinare contenuti generali e contenuti specifici o personali. Richiede una certa curva di apprendimento e l’abbinamento ad una architettura di secondo livello più “convenzionale” (poer aree tematiche o formati).

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Modello 6: Architettura per servizi

Metafora: Cassetta degli attrezzi

Architettura informativa per servizi

Vantaggi

Distinguibilità dei servizi. Ogni servizio è facilmente distinguibili e immediatamente disponibile.
Relativa velocità nella costruzione dell’architettura. E’ sufficiente basarsi sull’insieme di servizi disponibili
Relativa facilità di coordinamento. Non è necessario individuare persone specifiche per la gestione delle singole sezioni, ma lavorare con il bacino esteso dei contributori

Svantaggi

Perdita di controllo redazionale. Questo tipo di architettura lascia molto autonomia agli utenti nell’occupazione dello spazio spazio, perdendo la possibilità di fare “pushing” su determinati temi/servizi
Dissociazione dai contenuti. Essendo legata ai servizi sezione può contenere contenuti più disparati (il blog di progetto assieme a quello dell’A.D., la modulistica assieme alle presentazioni, il forum di cazzeggio assieme a quello dell’help desk)

Quando usarla

Questo tipo di architettura è abbastanza flessibile da contenre praticametne tutto e permette con facilità l’individuazione dei servizi disponibili.  E’ ottima quasi esclusivamente per intranet che si pongono come “gateway” di servizio, ovvero come piattaforme “neutre” che gli utenti possono poi utilizzare a loro piacimento in tanti modi diversi. E’ insomma un’architettura da Intranet As A Service (IaaS), nelle quali la redazione, o il gruppo di lavoro, si incarica unicamente di animare lo spazio e di fornire dei servizi, che vengono poi fatti propri da gruppi di utilizzatori.

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Modello 7: Architettura per task

Metafora: Consolle di comando – Stanze di casa

Architettura informativa per task

Vantaggi

Eleganza. Questo tipo di architettura ha il pregio dell’eleganza e di una certa armonia di fondo.
Brevità. In genere questo tipo di architettura di primo livello tende ad essere breve, con pochi task ben identificati, a vantaggio della facilità d’uso.
Focus sulle azioni delle persone. Per definizione questa architettura è ben focalizzata sulle azioni che gli utenti possono compiere, evitando ambiguità e orientando l’ambiente ferso uno scenario attivo e partecipativo.

Svantaggi

Poco “profumo dell’informazione“. Questa architettura, ottima per semplici task utente, perde  valore man mano che i contenuti crescono,PErdendo “profumo informativo”.
Contenuti “intrattabili”. Con questo tipo di metafora alcuni contenuti saranno difficili da trattare, non riuscendo ad esprimerli con un verbo adeguato
Mescolamento. Alcuni contenuti rischiano di finire tutti in un unico contenitore, che a poco a poco si snatura.

Quando usarla

Come tutte le architetture tipiche dei servizi “2.0”, questo tipo di impostazione riflette fortemente una logica di “azione” che l’utente deve compiere su di una applicazione. Pertanto è controindicata in intranet di grandi dimensioni, che offrono una molteplicità di servizi e altrettante “situazioni” nelle quali è necessario presentare informazioni. E’ un ottimo tipo di architettura per singole applicazioni, per intranet piccole e molto centrate su task specifici o per sotto-sezioni specifiche, ma rischia di non riuscire a cogliere tutti gli effettivi “task utente” per intranet di grandi dimensioni.

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Osservazioni conclusive

Scordatevi la purezza. La maggior parte delle architetture concrete che si incontrano nella realtà non possono, né devono essere costruite secondo un modello P”uro”, scelto tra i 7 che ho elencato. Piuttosto, quello che funziona veramente è un sapiente dosaggio che ad un’architettura prevalente è capace di aggiungere elementi presi da altre architetture capaci di integrarsi con gli usi prevalenti e le mappe mentali degli utilizzatori. A volte è necessario inserire in un’architettura per Aree tematiche la funzione “H.R., altre volte è opportuno inserire la voce “Blog” in un’architettura per appartenenze. non sarà elegante, ma funziona.

Associate più architetture. Nelle intranet di grandi dimensioni è sempre una buona regola associare più architetture, in modo da offrire una visione alternativa dello stesso tipo di informazioni.  In alcuni casi possono essere due architetture parallele, in altri delle architetture secondarie che si aprono sotto l’architettura principale. Quasi mail, nel caso di grandi progetti, un’unica metafora è in grado di cogliere tutti i contenuti. Nella maggior parte dei casi le architetture si alternano a seconda del livello di profondità. Per esempio:

– in superficie architetture per formati o appartenenze
– in profondità architetture per task o aree tematiche

Sono solo degli esempi: in realtà le cose vanno valutate caso per caso.

Ascoltate gli utenti. Nessuna architettura può funzionare senza un ascolto costante e attento degli utenti, ovvero dei colleghi. Se avete dei dubbi potete stare certi che loro ve li toglieranno. Usate gli strumenti a disposizione (card sorting, interviete ecc) e fatene tesoro prima di costruire l’architettura.

Nov
13

Architettura informativa e navigazione

Ogni tanto (molto raramente, e meno male) faccio anche lezioni introduttive alla progettazione web. Settimana prossima parlo di progettazione della navigazione.

Ecco le mie poche slide sul’argomento: anche in questo caso vi avviso che non c’è niente di “strabiliante”: sono solo appunti per la mia lezione con i ragazzi la settimana prossima

Ciao ciao

Lug
21

Segnalazioni

L’architettura informativa delle intranet (uno studio di Toby Ward riguardante architettura, categorie, label e navigazione su un cospicuo gruppo di intranet, da affiancare all’analogo studio – a pagamento – di Jacob Nielsen).

Le slide dell’international enterprise 2.0 forum di Varese (animato dal vulcanico Quintarelli).

I costi “soft” delle intranet fallimentari (perdita di credibilità, mancanza di supporto del management, calo del morale tra gli sviluppatori e così via. Un bell’articolo dell’intranet journal).

Usare i widget personalizzabili con Lotus notes (sempre via l’intranet journal).

Le 7 differenze tra web 2.0 ed enterprise 2.0 (sono: orientamento dei contenuti verso il lavoro, accountability, maggiore forzatura nell’utilizzo, trasparenza, effetto network amplificato, facilitazione all’uso, produttività sociale).

Qual è la diffferenza tra contenuti “sociali” e contenuti di Business? (La risposta di Richard Dennison è: nessuna. Un bel post a difesa degli elementi “relazonali” e di cazzeggio sulle intranet).

Apr
30

Intranet design for dummies

Ho pubblicato sul mio spazio in Slideshare una breve presentazione con alcuni consigli per il design intranet (architettura, home page, navigazione, ecc).

Mi raccomando, considerate che si tratta solo di poche regole della nonna (e purtroppo ho dovuto cassare molti screenshot per questioni di riservatezza). Chi già opera nel campo può saltare…

:-)

Nov
28

L’architettura intranet secondo Nielsen

L’ultima newsletter di Jacob Nielsen, dedicata all’architettura informativa per le intranet, è una delle più interessati degli ultimi tempi.

Ovviamente lo scopo è vendere il suo voluminoso report che analizza in dettaglio 56 intranet nei più diversi settori, ma le informazioni che regala sono comunque interessanti. Provo a riassumere alcuni punti salienti

1) Creare un’architettura purchessia è sempre meglio di lasciare che la intranet cresca così come viene

2) Anche se non ci sono specialisti di IA in azienda, e il team deve fare più cose contemporaneamente (caso tipico), l’utilizzo di semplici metodi (questionari, card sorting, analisi della navigazione), anche caserecci, può dare grandi risultati in termini di informazioni utili per costruire la navigazione

3) Non c’è un rapporto stretto tra dimensioni dell’azienda e complessità dell’architettura

4) Anche se c’è molta variabilità specifica, ci sono alcune voci abbastanza comuni a tutte , e cioè

– Risorse Umane

– Informazioni sull’azienda

– News

– Informazioni sui dipartimenti

5) I tool di personalizzazione sono poco usati e complicati. In genere li usano solo gli smanettoni

6) Un’ottima pratica è definire la navigazione trasversale (ovvero i link correlati) su ogni pagina)

7) E’ meglio progettare basandosi sui task che sui dipartimenti (anche perché i dipartimenti cambiano)

8) Non fate decidere ai manager le etichette dei menù, per non rischiare di ritrovarsi con label “alla moda” ma incomprensibili ai dipendenti.

Spero di entrare in possesso del report e darvi info più dettagliate.

Ciao

Ago
8

Per un card sorting efficace

Ecco un insieme di strumenti utili per fare un buon card sorting.

C’è anche il foglio excel già preimpostato in cui inserire i dati. Il problema come mi diceva fraktal,  è quello che ce li facciano fare, sti benedetti card sorting.

Mag
4

Misurare le classificazioni

Se avete un po’ di tempo a disposizione, quando progettate la navigazione di una intranet (o di un sito internet), sarebbe bene impiegarne un po’ per fare una valutazione della classificazione delle informazioni.

Questo articolo spiega bene come farla (in realtà l’articolo è un – esplicito – affinamento del metodo proposto qualche anno fa da Donna Maurer in questo articolo).

Valutazione_classificazioni

E’  facile (richiede solo fogli di carta e un foglio excel per elaborare i dati), è utile (vi darà molte informazioni inaspettate) e può essere divertente (può essere l’occasione per fare un po’ di chiacchiere con colleghi che non sentite da tempo).

Tre/quattro ore di tempo, ma alla fine avrete delle idee molto più chiare sulla vostra classificazione.

Vale la pena, no?

Mar
13

Segnalazioni della settimana

Rassegna dalla blogosfera e altro

Feb
22

Rassegna intranet dalla blogosfera

Ogni tanto apro il mio feedreader, e mi spavento… Oggi mi sono fatto coraggio, e allora vi rilancio un po’ di segnalazioni sulle intranet dalla blogosfera mondiale.

Su Columntwo si parla di navigazione vs. ricerca in intranet. Per l’autore è necessario che siano sempre presenti entrambi i sistemi, e io sono d’accordo.

La cara Jane McConnell ci mostra uno dei risultati della sua ricerca sulle intranet internazionali (a proposito, sto preparando anche io, assieme a Cristiano, una ricerca sulle intranet nostrane). Il risultato (gli aspetti politici incidono sulla lentezza delle decisioni in azienda) non sorprende più di tanto. Sorprende solo chi pensa che le cose vadano così solo nel nostro Paese.

Più interessante il post di Toby Ward sul ruolo dei form in intranet. Se ogni modulo venisse trasformato in form l’efficienza ci guadagnerebbe, e in intranet è molto facile farlo. Ma attenzione a che form mettiamo in piedi…  (un approfondimento qui)

Il buon Roberto Cobianchi si è letto il Report di Nielsen 2007 e segnala che, stano ai risultato, il rapporto medio tra dipendenti e intranet team è di uno a mille.

Il centro di ricerche IBM ha condotto uno studio etnografico sul lavoro collaborativo e il knowledge in azienda.

Infine, quelli di Avenue a discutono di vantaggi e svantaggi di wiki e 2.0 nelle intranet. Loro stanno facendo, in questo senso, da apripista mondiali, direi…

Gen
4

Intranet e “profumo dell’informazione”

Il lavoro di Jared Spoo è certamente utile per chi progetta interfacce.  In uno dei suoi ultimi articoli affronta il tema delle intranet, partendo dal concetto di “profumo dell’informazione

Le sue ricerche dimostrano che:

  • Le persone accedono alla intranet sono quando hanno qualche necessità. Hanno quindi qualche cosa di specifico in mente
  • I migliori portali sono quelli che, già dalla home page, forniscono i link alle funzioni più importanti e richieste
  • I designer dovrebbero evitare di confidare nelle funzioni di ricerca, perché sono poco usate, o sono usate come ultima spiaggia>
  • Bisognerebbe guardare i log delle ricerche in intranet, perché forniscono le parole più ricercate e meno trovate in intranet
  • l’86% delle ricerche sono rivolte a trovare colleghi. Un buon cercapersone evita la maggior parte delle ricerche
  • Una buona intranet divide le informazioni su molteplici pagine, in modo da rendere ogni pagina precisa su un argomento
  • Le pagine iniziali servono più che altro ad indirizzare verso queste molteplici pagine e a permettere ai colleghi di eliminare quello che non gli serve. Questo, dicono gli autori, è come zooommare su una mappa per vedere una stradina, mentre prima si vedevano solo le strade più grandi
  • Le buone intranet danno fin dalle pagine più alte della gerarchia un buon “aroma” di informazione” sulle pagine successive
  • Le intranet ben disegnate raggruppano i link secondo divisioni logiche che rispecchiano come gli impiegati percepiscono i contenuti e le loro relazioni, e non secondo le logiche dipartimentali
  • Il Card sorting è sempre un’ottima tecnica
  • L’ordine e la gerarchia dei link sono importantissimi

Ecco l’articolo completo, di tre settimana fa.

Mag
20

Classificazioni pigliatutto

Una delle attività più alte di un uomo, almeno da Aristotele in poi, è quelle di saper classificare le cose in insiemi di cose, e di saper quindi attribuire delle proprietà agli enti. Questa è un’attività in senso proprio filosofica, perché concerne unicamente i concetti e le loro relazioni reciproche.

Bene, quest’attivtà, che ha sempre trovato solidi sostegni pratici nella tradizione e nelle abitudini classificatorie proprie di ogni disciplina,  è stata in questi anni messa a dura prova dal web: come classificare i contenuti? Che cosa appartiene a che cosa? Come etichettare questi insiemi? Insomma, come fare un menù di navigazione decente? Un vero rompicapo.

Oggi questo rompicapo, irrisolvibile secondo parametri, diciamo “tradizionali” del meodo “fisico” di classificare le cose (come in biblioteca) sembra trovare una soluzione, che usa la natura stessa della Rete per risolevere un problema che nella Rete stessa ha trovato la sua espressione più matura: la classificazione a faccette. Leggete, è interessante.

La cosa, assolutamente nuova se guardiamo al modo tradizionale di disporre gli oggetti in un insieme, è in fondo di una banalità sconcertante se consideriamo il mondo digitale (e il linguaggio XML in particolare): ogni oggetto appartiene a diversi insiemi ed è classificato in insiemi diversi secondo il grado di maggiore o minore pertinenza a questi insiemi. Si chiama classificazione mutlidimensionale.

Certo, a pensarci è una cosa ovvia: la bottiglia di Vino è classificata per annata, regione, colore ecc…Ma, a pensarci bene, ci sono volute ben due rivoluzioni perché accettassimo queso fatto come un fatto ovvio: la smaterializzazione dei dati, prorpia della clutura digitale, e la relativizzazione delle nostre gerarchie e categorie, propria della clutura post-moderna. Solo i filgi di queste due rivoluzioni potranno godere di questa multidimensionalità senza sentirsi in imbarazzo né, tantomeno, sensa sentire di avere tradito qualche cosa.

Apr
8

Regole e modelli in Intranet

Se è vero che la letteratura in lingua italiana sulla progettazione e la gestione delle intranet è cosa rara, cerchiamo allora di non ignorare nessun contributo. Per questo vi segnalo una serie di risorse sull’architettura dell’informazione tra le quali si trova, in particolare, un testo che propone un modello di lavoro per la progettazione di una intranet aziendale, assai simile a quello che vado proponendo in giro da un po’ di tempo. Le differenze ci sono, ma sono, alla fine terminologiche (io non suo così tanti inglesismi). Ma il succo è lo stesso: senza  un’analisi  “a monte” la nostra intranet avrà molti, molti problemi.

Al di là dei contenuti specifici sono contento, perché questo è la dimostrazione che alcune regole si stanno finalmente affermando e non sono regole teoriche stabilite da qualcuno: al contrario esse sono, per così dire, il sedimento della pratica di molti. In attesi di nuovi fatti che le smentiscano.

Lug
23

Gmail versus Aristotele: un articolo

Nel suo ultimo articolo, pubblicato su Boxesandarrows, Dan Brown, architetto dell’informazione, riflette sui problemi legati alla categorizzazione delle mail e di come l’arrivo di Gmail abbia portato allo scoperto alcune tipiche modalità di utilizzo della posta elettronica, trasformandole in interfaccia, modalità che proiettano istantaneamente gli utenti in un modo privo di barriere, in un universo complesso, poliforme ed interrelato. Una nuova interfaccia in cui l’immagine della complessità lotta contro la metafora della biblioteca. Insomma Gmail rappresenta, per l’autore, un vero e proprio nuovo paradigma: riscirà Google a stabilire un nuovo standard in cui non ci sia più bisogno di archiviare?

Apr
8

Le curve di apprendimento sono dalla nostra

C’è una caratteristica singolare della navigazione all’interno delle intranet che, nella sua semplicità, le differenzia fortemente dal tradizionale web della grande Rete, ed impatta fortemente sia sulla progettazione grafica che sull’architettura dell’informazione.

La intranet è un oggetto consultato quotidianamente, spesso più volte al giorno. Questo significa che le persone imparano abbastanza presto come usarla, qual è la sua struttura profonda, dove risiedono le informazioni che più interessano loro, quali “scorciatoie” prendere. Insomma, qualsiasi livello di complessità raggiunga la intranet, la curva di apprendimento tende ad appiattirsi.

Questa caratteristica permette ai progettisti una serie di soluzioni di “compromesso” che, senza pregiudicare troppo l’usabilità, favoriscono anzi la fruizione immediata delle informazioni. Ad esempio:

  • La possiblità di avere home page molto “ricche” di informazioni e servizi, che permettano un risparmio di livelli di navigazione
  • La possiblità di “esplodere” canali e rubriche di news fin dall’inizio
  • La possibilità di eseguire cambiamenti in corso d’opera, che verranno presto assimilati dai colleghi
  • La possibilità di fare scelte “audaci” di posizionamento senza pagare un prezzo troppo alto

Spesso, mi è stato detto, la “prima impressione” è di una grande confusione (“Nella tua intranet c’è troppo roba…”). In realtà questa impressione sfavorevole si trasforma, dopo pochi gironi, in un vantaggio.

Faccio queste osservazioni perché mi è capitato spesso di vedere home page di intranet molto “povere” che sacrificavano la presenza immediata di informazioni ad un concetto di “eleganza” di cui, in realtà, non si sente in azienda alcun bisogno.

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Grazie mille per la pazienza. E' l'Europa che ce lo chiede