Quando mettiamo in piedi dei blog interni siamo alle prese con qualche problema in più; in particolare dobbiamo fare i conti con il fatto che alcuni candidati blogger sono poco pratici dello strumento. E’ quindi una buona norma creare una sorta di mini-guida editoriale che aiuti il collega/futuro blogger a partire con il piede giusto. Ecco quindi, per voi lettori, una bozza su cui potrete basarvi per costruire le vostre guide editoriali interne. E’ divisa in due parti:
- Per che cosa puoi usare il tuo blog interno?
- Il decalogo del bravo intranet-blogger
Ok, non sorridete: molti di questi consigli vi sembreranno, a voi navigatori esperti, delle autentiche banalità, ma dovete tenere conto del target a cui questi consigli sono rivolti. Ecco il tutorial: ognuno potrà copiarlo e adattarlo come meglio crede alla propria realtà, avendo però una base di partenza che lo aiuti nel lavoro. Buon copia e incolla a tutti!
A) Per che cosa puoi usare il tuo blog interno?
Un blog è un oggetto molto versatile e ti permette di realizzare facilmente molte attività legate alla comunicazione e all’aggiornamento dei tuoi colleghi. Ecco di seguito alcune possibili applicazioni interne, anche se la gamma di usi non è vincolante: tu stesso potrai trovare nuove possibilità di utilizzo nella tua pratica quotidiana.
1) Aggiornare i colleghi sui propri progetti
Un blog è uno strumento che vive nel tempo. Questo significa che ti permette con facilità di aggiornare i colleghi, giorno dopo giorno, settimana dopo settimana, dell’avanzamento di un progetto che stai seguendo, mettendo in luce le novità, i punti deboli, le sperimentazioni, i punti di svolta
2) Informare i colleghi su una materia specialistica
Se sei uno specialista di una materia, probabilmente hai una serie di informazioni tecniche e puoi accedere ad una serie di fonti specialistiche a cui i tuoi colleghi non accedono. Grazie al blog puoi condividere con i tuoi colleghi queste conoscenza, inserente, di volta in volta, approfondimenti o segnalazioni rispetto alla tua specifica materia. In questo fai crescere le competenze diffuse della tua comunità di riferimento. Risparmiando, spesso, mail e telefonate di colleghi che ti domandano qualcosa.
3) Chiedere feed-back
Il blog, grazie alla sua struttura “dialogica” ti permette di entrare direttametne in contatto con i tuoi lettori. In questo modo puoi con facilità chiedere feed-back rispetto ad un progetto, ad una attività o ad un’idea che stai seguendo. Grazie al blog puoi fare mini-brainstorming e raccogliere rapidamente idee e suggerimenti dai colleghi
4) Mettere in contatto centro e periferia
Grazie al blog hai uno strumento che permette a chi sta in Direzione Generale di dialogare direttamente con il territorio e viceversa, diminuendo i tempi di touble solvinge accorciando le distanze nel flusso di informazioni-chiave necessarie all’organizzazione
5) Pubblicare documentazione
Grazie al blog puoi pubblicare documentazione e commentarla all’interno dei post. La documentazione sarà sempre disponibile e rintracciabile. Eviterai così l’uso della mail e allargherai il bacino di fruitori potenziali della documentazione
6) Pubblicare segnalazioni
Tutti navighiamo in rete, trovando risorse interessanti per il nostro lavoro. Con il blog potrai segnalare dei link interessanti riguardanti la tua attività e quella dei tuoi colleghi.
7) Condividere verbali
Grazie al blog potrai condividere verbali e resoconti di incontri e riunioni, evitando l’uso della mail e aumentando il bacino di lettori.
B) Il decalogo del bravo intranet-blogger
Di seguito trovi elencate alcune regole “auree” dell’attività di blogger. Seguirle ti aiuterà ad usare la meglio questo strumento e a metterne a frutto al massimo le sue potenzialità.
1) Centra il tema
Ricorda che i blog migliori (e di maggior successo) sono quelli legati ad un tema specifico, ovvero che hanno uno scopo preciso e restano, più o meno, coerenti con esso nel corso della vita del blog. Ricorda anche che non è indispensabile arrivare a tutti i colleghi: ogni blog si rivolge a nicchie di lettori interessati. Questo sottoinsieme di colleghi è la community che il tema del tuo blog aggrega.
2) Scrivi post brevi
Non è necessario che i post siano lunghissimi (ad esempio 2-3 pagine word). Anzi, è meglio che siano sintetici e vadano al dunque subito. Le persone in rete non leggono volentieri, e hanno poco tempo. Meglio quindi concentrarsi sull’essenziale. Ricorda: non stai scrivendo un romanzo né un saggio scientifico. Stai solo aggiornando i tuoi colleghi su progetti e segnalazioni. Mantieni i tuoi post in una lunghezza accettabile (da 5 a 40 righe) e sarai sicuro di essere letto.
3) Scrivi con regolarità
In un blog non è importante scrivere articoli lunghi e complessi una volta ogni tanto, ma al contrario scrivere post magari più brevi ma con una certa regolarità. Il blog è un “diario di bordo” e come tale dovrebbe contenere aggiornamenti continui. Non è necessario scrivere 2 o 3 post al giorno, ma mantenere una certa regolarità nella pubblicazione. Se decidi di scrivere un post alla settimana va bene, basta che tu lo faccia sempre. Mantieni un ritmo, tieniti in contatto con i tuoi lettori. Se poi qualche volta avrai qualche aggiornamento in più – o in meno - non è un problema. Ricorda comunque che il blog è uno strumento dinamico.
4) Scrivi in modo informale
Il blog non è una testata giornalistica o un convegno di scienziati: è un diario di bordo nel quale l’autore stabilisce una sorta di conversazione con i suoi lettori. Ricordati di mantenere uno stile informale. Puoi anche affrontare argomenti seri, o serissimi: l’importante è farlo nella consapevolezza di essere in un ambiente web di tipo colloquiale. Evita toni eccessivamente formali o altisonanti; cerca di scrivere nel modo in cui parleresti a un collega alla macchinetta del caffé.
5) Leggi i commenti dei tuoi colleghi
Nei blog ogni post è commentabile. Questo significa che qualche collega potrà commentare o integrare le informazioni che dai. Ricordati quindi di controllare periodicamente se ci sono commenti ai tuoi post.
6) Rispondi ai commenti
Nei blog l’autore dei post sta conversando con una community di lettori/commentatori. Ricordati di rispondere, all’interno del blog, ai commenti più significativi dei tuoi lettori. Ovviamente, non è necessario che tu risponda a *tutti* i commenti di *tutti* i lettori; è sufficiente che, a fronte degli spunti che ritieni più significativi, tu dia una risposta, o integri e precisi le informazioni. Ricorda: la conversazione con la tua comunità di lettori è parte integrate dell’attività di blogging. Se riesci a mantenere un ritmo nella lettura/risposta ai commenti il successo del tuo blog è assicurato.
7) Impara a tollerare gli “off topic”
Nel blog potrà capitare che qualche lettore vada fuori tema o, peggio, scriva cose sgradevoli o inappropriate. Se la quantità di questi interventi resta entro un limite ragionevole, questo fatto è normale e capita sempre. Impara a tollerare questo tipo di manifestazioni, evita di rispondere a queste persone e concentrati invece sui commenti e gli interventi dei lettori più propositivi. Con il tempo, anche i polemici più accaniti si stancheranno.
8) Scrivi post “ricchi”
In un blog non siamo limitati a pubblicare solo testi. È possibile, anzi, arricchire ogni post con foto, video, link esterni e interni significativi, documentazione. Ed è possibile farlo con facilità. La redazione potrà darti una mano nell’imparare le semplici operazioni necessarie. Ricorda: un post ricco di contenuti sarà letto più volentieri e fornirà un’informazione più completa ai tuoi lettori.
9) Scrivi titoli significativi
Ogni post che scrivi ha un titolo. Ricorda che i titoli sono la prima cose su cui si concentra il lettore del web e rappresentano la prima “porta d’accesso” alle informazioni che fornisci. Ricorda di creare titoli che siano significativi e descrivano in modo diretto e completo il contenuto del post.
10) Mettici la faccia
Il blog è un oggetto “d’autore”, ovvero legato ad una persona o ad un gruppo di persone specifiche. È importante che queste persone siano riconoscibili, perché il lettore del blog desidera entrare in conversazione con persone “vere” e non con sigle aziendali. Ricorda: l’autore del blog sei tu, non la tua funzione d’appartenenza. Non nasconderti, anzi: fatti vedere e firma i tuoi interventi con nome e cognome.
11 – “Golden rule”) Divertiti!
Tenere un blog può essere impegnativo, ma ricordati che può anche essere molto piacevole. Raccontare la propria attività, aggiornare i colleghi, dare informazioni importanti e tempestive, dialogare con i lettori può essere una cosa soddisfacente, efficace, ma soprattutto divertente. Ricordati, quando blogghi, di considerare sempre anche questo lato della questione.
